Как добиться, чтобы компания работала без сбоев в период отпусков

4826
Как добиться, чтобы компания работала без сбоев в период отпусков

Фото: Google.com


Прочитав эту статью, Вы узнаете

  • Что вместо оплаты можно предложить сотруднику, который замещает коллегу во время отпуска
  • Зачем директор салона красоты «Антик» летом сотрудничает с конкурентами
  • Как можно быстро оценить, будет ли летом аврал из-за отпусков в том или ином отделе: опыт компании «Мегафон Ритейл» 

Пройдут майские праздники – и начнется пятимесячный (с мая по конец сентября) период летних отпусков, когда все время кого-то из сотрудников нет на работе. Чтобы выяснить, возникают ли из-за этого в российских фирмах проблемы и как компании их решают, журнал «Генеральный Директор» совместно с компанией HeadHunter провел исследование, опросив в конце марта этого года 215 HR-менеджеров и директоров компаний. Проанализировав результаты, мы сделали вывод, что проблемы летних отпусков вызваны четырьмя причинами.

  1. В компаниях нет единого хранилища информации (контактных данных, документов и описания деталей текущих проектов).
  2. В компаниях нет формализованной процедуры, по которой уходящие в отпуск сотрудники должны передавать обязанности коллегам, процесс пущен на самотек, руководители надеются на личную ответственность работников.
  3. Временное замещение ушедших в отпуск коллег никак не поощряется (ни деньгами, ни дополнительными выходными).
  4. Выполнение обязанностей коллег увеличивает объем работы сотрудников, а руководители не вмешиваются: не выстраивают приоритеты, не делают сроки сдачи проектов и завершения заданий более гибкими, не поддерживают подчиненных.

Как быть уверенным, что во время отпусков работа компании не даст сбоя

  • назначайте исполняющих обязанности отпускников, причем делайте это официально (подписывайте соответствующий приказ). Тогда сотрудник, который будет замещать коллегу, почувствует всю серьезность возложенной на него ответственности;
  • издайте распоряжение: все сотрудники перед отпуском должны настроить в почтовой программе функцию «Автоответ», обязательно указав контактные данные того человека, к кому клиент или партнер могут обратиться;
  • поручите директору по персоналу включить в должностные обязанности каждого работника пункт с указанием, кого из сотрудников он замещает в случае необходимости;
  • решите, будете ли Вы поощрять сотрудников, замещающих коллег; если да, то каким образом – дополнительной оплатой или лишним выходным; возможны и другие варианты – пусть Ваш отдел кадров проявит фантазию в этом вопросе.
  • если в отпуск уходите Вы, назначьте того, кто будет исполнять обязанности руководителя компании. Если у Вас есть заместитель, лучше написать об этом в его должностной инструкции – тогда не придется каждый раз оформлять документы. Если же заместителя нет, Вам нужно издать приказ о назначении врио кого-либо из Ваших подчиненных. Также не забудьте оформить на него доверенность. В ней укажите, какие функции (например, подписание договоров) Вы ему передаете.

Как добиться, чтобы компания работала без сбоев в период отпусков

Опыт практика

Елена Братушка, Генеральный Директор и владелец салона красоты «Антик», Санкт-Петербург

В период летних отпусков я пользуюсь графиком замещения. Как правило, сотрудники не протестуют, поскольку во время отпуска их тоже будут подменять. Однако более всего меня выручает договор об аренде персонала, который я заключаю с директорами дружественных салонов красоты. В 2007 году я приняла участие в организованной компанией L’Orеal поездке в Грецию. Там познакомилась с директорами других салонов, потом расширила круг общения на семинарах и форумах. Со многими коллегами сложились дружеские отношения. Столкнувшись с проблемой нехватки персонала летом, мы пришли к выводу, что решать ее надо совместно. Провели переговоры с сотрудниками и выделили в каждом салоне тех, кто готов работать в других фирмах (невзирая на их местоположение) и жертвовать выходными днями (за дополнительную плату). Схема такая. В каждом из десяти салонов обычно один-два сотрудника готовы поработать на другом месте, итого – как минимум десять сотрудников: например, шесть парикмахеров и четыре мастера маникюра-педикюра. Так мы можем обеспечить парикмахерами три-четыре дружественных салона красоты, а мастерами маникюра-педикюра – два-три салона. Расчет делаем исходя из того, что мастерам необходим хотя бы один выходной в неделю.

Еще вариантсовместный наем персонала из регионов на летний периодЭту схему мы пока отрабатываем и планируем применить нынешним летом, но теоретически она выглядит так: директора совместно снимают для мастеров квартиру (большинство работников из регионов не едут в крупные города именно из-за проблемы с жильем). Аренда трехкомнатной квартиры в Санкт-Петербурге – около 30 тыс. руб. в месяц. Если заселить в нее шесть мастеров (по два человека в комнате, как при стандартном размещении в отеле), ежемесячные затраты на каждого составят 5000 руб.

Говорит Генеральный Директор

Елена Ковалкина, Генеральный Директор сети химчисток-прачечных «Диана», Москва

График отпусков мы составляем заранее, чтобы отсутствие сотрудников не сказывалось на работе предприятия (как приемных пунктов, так и цехов). Работникам, которые подменяют коллег во время отпусков, выплачиваем премии в размере 10–15% оклада. Пережить без проблем период летних отпусков помогает и пересмотр графика работы приемных пунктов: активность населения в городах падает, поэтому мы можем позже открывать или раньше закрывать те пункты, штат которых временно уменьшился. 

Решить отпускную проблему можно с помощью электронной почты и удаленного доступа

Сергей Ватутин, Генеральный Директор и совладелец сети туристических агентств «1001 тур», Москва

Поскольку уровень заработка менеджеров турагентства зависит от комиссии с продаж, очевидно, что они сами не заинтересованы уходить в отпуск летом. Но, кроме продавцов, у нас работают другие сотрудники, поэтому мы продумали ряд решений отпускной проблемы. Скажем, на время отсутствия сотрудника центрального офиса (поддерживающего работу территориальных подразделений) у нас принято настраивать в почте автоответчик1: он отвечает на все входящие письма, присылая контактные данные лиц, к которым следует обращаться. А подменяющий отпускника сотрудник получает от того исчерпывающую информацию по текущим делам и располагает всеми данными контрагентов, с которыми в отсутствие коллеги следует решать те или иные вопросы.

Как правило, уходящие в отпуск сотрудники (особенно руководители отделов) остаются на связи: отвечают на звонки, письма, продолжают участвовать в рабочих процессах (впрочем, это связано с их личной ответственностью). Компания обеспечивает техническую возможность удаленной работы и в ряде случаев компенсирует затраты (оплачивает роуминг). И конечно, руководство показывает пример: даже во время моего отпуска со мной всегда можно связаться и я продолжаю принимать активное участие в деятельности компании.

Рассказывает практик

Сергей Иноземцев, Директор по персоналу компании Magenta Technology, Самара

Уверен, главная проблема заменяемости в период летних отпусков в том, что люди не понимают целей компании и не рассматривают свою работу в контексте деятельности компании в целом: каждый сосредоточен на своем участке и не думает, как его труд может повлиять на общий результат. Когда же система функционирования компании ясна каждому, сотрудники знают: главное – чтобы все работало исправно.

В нашей компании работа организована в виде проектов и последовательно разбита на этапы: формулирование требований к системе, составление графика, собственно разработка ПО, тестирование. Каждый процесс мы выстраиваем так, чтобы обеспечить максимальную эффективность всей системы. Предположим, проект переходит в стадию тестирования, а один из специалистов в отпуске. Тогда мы просим кого-то из программистов переключиться с написания кодов на тестирование. Казалось бы, сотрудник может отказаться. Но он знает: если сейчас мы не протестируем быстро все, что необходимо, это осложнит работу команды, а его усилия как программиста лишь увеличат нагрузку на тестировщиков, не приближая конечный результат.

Давать летом отпуск надо сотрудникам с высокой производительностью

Сергей Тихонов, Директор по персоналу компании «Мегафон Ритейл», Москва

Наша компания уже полтора года работает с показателем количества неиспользованных дней отпуска на одного сотрудника. Ежемесячно отдел кадров подсчитывает, сколько дней все работники каждого подразделения не отгуляли, и делит число дней на количество сотрудников. Норму для центральных регионов мы установили в 10 дней на человека (для районов Крайнего Севера, где отпуск вдвое больше, показатель выше). Это значит: если в текущем месяце показатель какого-то подразделения, например, 13, то его сотрудники давно не ходили в отпуск, и это негативно сказывается на их производительности. А если 7 – то, наоборот, работники зачастили с отпусками, кого-то из них постоянно нет. Отдельно фиксируем результаты подразделений, показатели которых отклоняются в сторону от нормы больше чем на 50%. Это помогает решить две проблемы.

Во-первых, теперь мы знаем, кто систематически не ходит в отпуск, накапливает дни и подает плохой пример подчиненным и коллегам.

Во-вторых, можем регулировать количество отпускников в каждом месяце и не допускать массового ухода в отпуск. Как именно мы это делаем? В каждом салоне продаж (так же как и во всех отделах центрального офиса) при утверждении графика отпусков учитываем, помимо пожеланий сотрудников, их производительность. Хорошо работаешь – иди в отпуск летом в любое время; плохо – пойдешь тогда, когда это удобно компании. Таким образом удается размыть пик летних отпусков (кто-то идет в мае, а кто-то – в октябре).

  

Как не потерять клиента, если менеджер по продажам в отпуске

Александр Меренков, Генеральный Директор и совладелец страховой компании «Северная казна», Екатеринбург

Обычно у каждого менеджера по продажам есть «свои» клиенты, которые привыкли работать с ним и не знают, как быть и с кем держать связь, если персонального менеджера нет в офисе. Эта проблема у нас решается двумя способами.

Способ 1. За пару недель до ухода в отпуск менеджеры по продажам перезаключают с клиентами договоры страхования, срок которых истекает как раз в период отпуска сотрудника. При этом договор датируется не текущим числом, а тем, которое должно быть, если не переоформлять контракт заранее. Договор подписывается обеими сторонами, и мы выставляем счет тоже заранее, в момент переоформления. Поскольку обслуживанием клиента по страховым выплатам занимаются другие службы компании, никаких проблем не возникает.

Способ 2. Продавцы работают парами, тройками или пятерками, подстраховывая друг друга в период отпусков. Обычно трудностей у клиентов не возникает, потому что менеджеры занимаются только продажами и обязанности у сотрудников этого подразделения одинаковые. Кроме того, каждый менеджер, уходя в отпуск, предупреждает клиентов, к кому из его коллег можно обратиться.

Справка


«Антик» (ООО «Максимус»)

Сфера деятельности: индустрия красоты

Численность персонала: 15

Годовой оборот: 9 млн руб. 

Рентабельность: 17% (по собственной оценке)

ООО «Диана»

Сфера деятельности: услуги химчистки и прачечной

Территория: головной офис – в Москве; более 600 приемных пунктов в Москве, Московской, Владимирской, Вологодской, Ивановской, Калужской, Костромской, Рязанской, Тверской и Ярославской областях

Численность персонала: более 3000

ООО «1001 тур»

Сфера деятельности: продажа туристических путевок, авиа- и железнодорожных билетов

Территория: головной офис – в Москве; более 150 офисов – в городах России

Численность персонала: свыше 500

Magenta Technology

Сфера деятельности: разработка и внедрение программного обеспечения для логистики

Территория: головной офис – в Лондоне; центр программных разработок – в Самаре

Численность персонала: 150

ОАО «Мегафон Ритейл»

Сфера деятельности: услуги сотовой связи (компания – розничное подразделение оператора сотовой связи «Мегафон»)

Территория: головной офис – в Москве, более 1800 розничных точек продаж во всех регионах России

Численность персонала: более 12 000

ООО «Северная казна»

Сфера деятельности: страхование

Территория: головной офис – в Екатеринбурге; филиалы – в Москве, а также в 35 областных центрах России

Численность персонала: 1100

Оборот: 1,3 млрд руб. (в первой половине 2012 года)

Подписчик журнала «Генеральный Директор»:
 с 2008 года



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль