Автоматизация финансово-экономической службы

4085
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
  • Когда нужна автоматизация финансово-экономической службы
  • Что именно надо автоматизировать 
  • Во сколько обойдется автоматизация ФЭС
  • Почему директор VF Corporation по России и СНГ не рекомендует поручать автоматизацию ФЭС финансовому директору
  • Как в компании «Нижфарм» меняли мировоззрение российского бухгалтера

ЗАО «Компания АГАББ», в которой я работала, активно открывала филиалы в регионах России и странах СНГ. Территориальная удаленность сильно осложняла оперативное управление товарными запасами и финансовыми ресурсами. Собственники компании уже не могли с высокой степенью точности оценить, какова стоимость активов их компании в тот или иной момент времени, что происходит с товаром и деньгами в регионах. Другая компания, где я трудилась, датская фирма UNI International, владела несколькими десятками строительных площадок в Европе. Руководство компании остро ощущало проблему оперативной координации строительно-монтажных работ на этих площадках, а также их своевременного финансирования. Оба моих работодателя решили эти проблемы, автоматизировав финансово-экономическую деятельность своих компаний.

Когда пора автоматизировать ФЭС

Обобщая свой опыт, я советую Генеральным Директорам задуматься об автоматизации финансово-экономической службы (ФЭС) в следующих случаях.

Во-первых, если на разных уровнях управления регулярно возникают проблемы с планированием и контролем финансово-экономической деятельности. Вы не в состоянии оперативно принять управленческое решение из-за того, что сводки и отчеты в Вашей компании составляются вручную разными сотрудниками, а сведения в них противоречат друг другу; отчеты получаются трудночитаемыми, так как оформлены в виде таблиц с огромным количеством строк и столбцов, или, наоборот, получаются слишком короткими, не содержащими расшифровок по статьям затрат, важных для Вас. Зачастую сложно сопоставить данные, необходимые для оценки того или иного события, поскольку не вся документация о деятельности предприятия попадает в электронные базы данных и подлежит обязательной обработке и хранению. Бывает, что сотрудники затрудняются составить детализированный план-фактный отчет об исполнении бюджета, поэтому у Вас на столе отсутствуют оперативные данные о финансовых и хозяйственных операциях предприятия на определенную дату. Объемы подлежащей анализу и хранению информации уже превысили возможности компании по обработке данных.

Во-вторых, если организационная структура предприятия перестала быть эффективной. Например, сильно раздут штат финансово-экономической службы, и это не связано с расширением бизнеса. При этом остаются финансовые проблемы во взаимодействии с клиентами, скорость представления информации руководителю зависит от человеческого фактора, часто повторяются ситуации кассового разрыва. Явный признак неблагополучия в организационной структуре – дублирование операций разными структурными подразделениями.

Говорит Генеральный Директор 

Евгений Гриханов, Генеральный Директор компании I Q Property Management (IQPM), Москва 

Как только Вы начинаете понимать, что необходимые данные о финансовом состоянии своевременно не появляются у Вас на столе, задумайтесь, почему это происходит. Скорее всего, у компании выросли обороты и сотрудники банально не справляются с работой. Или же количество необходимых показателей выросло, и их обработка занимает значительное время. Поможет решить эту проблему автоматизация финансово-экономической деятельности предприятия. Провести ее можно с помощью готовой IT-системы или, как часто бывает, подручными средствами. Если Вы планируете расти быстрыми темпами, инвестируйте денежные средства в полноценную IT-систему. Если у Вас малый бизнес и нет планов интенсивного роста, можно позволить себе оптимизировать затраты, настроив систему управленческого учета на базе общедоступных программ Excel или Access.

Что нужно автоматизировать в первую очередь

Любой, даже очень небольшой компании я рекомендую автоматизировать бухгалтерию.

Бухгалтерский учет следует автоматизировать в первую очередь. При ведении учета вручную сотрудники нередко допускают простейшие арифметические ошибки, ошибки переноса данных из одного журнала в другой. Между тем, из-за такой небрежности предприятие может сильно пострадать. К тому же действующее законодательство часто меняется, и обидные ошибки могут возникать даже у предприятий, стремящихся соблюдать все правила учета и составления налоговой отчетности.

Налоговая отчетность. Taxcom и аналогичные системы позволяют отчитываться перед Вашей инспекцией Федеральной налоговой службы (ИФНС) через Интернет. В режиме онлайн можно получать сведения о состоянии задолженностей по тем или иным налогам и сборам. Это помогает избежать неприятных сюрпризов от территориальной налоговой инспекции: инкассовых поручений по якобы недоплаченным налогам. Кроме того, Ваш главный бухгалтер не будет тратить времени на поездки в ИФНС.

Контроль платежей. Система «Клиент-Банк» позволит оперативно управлять денежными средствами, давая возможность для конвертации данных в соответствующую учетную систему.

Во сколько обойдется автоматизация ФЭС

Итоговая стоимость складывается из следующих расходов:

  • Стоимость программного обеспечения: стандартный пакет (целиком или отдельные модули), приложения к стандартному пакету.
  • Оплата услуг разработчиков по настройке системы.
  • Стоимость доработок системы под нужды конкретной организации.
  • Услуги по сопровождению.

Приведу примеры. В 1999 году я участвовала в процессе автоматизации ФЭС в разветвленной компании, занимающейся строительством и торговлей нефтепродуктами. На базе программного продукта «Парус» внедрялись модули для автоматизированного ведения бухгалтерского учета, бюджетирования, финансового анализа, документооборота и архива. За 2,5 года, пока шел процесс автоматизации, предприятие заплатило около 500 тыс. долл. США. Большая часть этой суммы пошла на разработку и настройку модулей «Документооборот» и «Архив документации».

В 2002 году в строительной компании с большим количеством площадок UNI International мы внедряли ERP-систему Navision Axapta. За пять крупных модулей («Финансы», «Бухгалтерский учет», куда входила и консолидация данных, «Поставщики-Клиенты», «Производство», «Управление заказами») и дополнительные настройки управления банковскими счетами разработчик получил порядка 300 тыс. долл. США. Из них 60% пошло на покупку программного обеспечения, 25% – на оплату услуг по настройке, 15% составила стоимость доработок.

В 2004 году внедрение ERP Navision Attain в Москве и 11 филиалах обошлось ЗАО «Компания АГАББ» где-то в 200 тыс. долл. США. Стоимость стандартного пакета составила 45% от общего объема затрат, на доработки было потрачено 35% суммы, на настройки – 20%.

Во всех трех случаях сопровождение, как правило, сводилось к обновлению основного пакета и замену отчетных форм. Его стоимость была минимальной, поскольку основные настройки осуществляли штатные программисты.

Сэкономить можно при выборе программного обеспечения. Иностранные программные продукты стоят дорого и требуют большого количества доработок, поскольку не приспособлены к частым изменениям в российском законодательстве. Иногда они вовсе не могут быть настроены из-за противоречий в бухгалтерском и налоговом учете. Ознакомьтесь с уже готовыми, полностью адаптированными российскими разработками – сегодня на рынке их достаточно. Отечественные программные продукты имеют значительно более низкую стоимость: например, провести комплексную автоматизацию ФЭС на базе программы «1С» можно за 15–20 тыс. долл. США.

Кому поручить автоматизацию ФЭС и как распределить ответственность

Чтобы проект прошел успешно, необходимо правильно выбрать руководителя проекта, сформировать рабочую группу, распределить зоны ответственности между участниками.

  1. Финансовый директор. Очень часто проектом автоматизации руководит именно он. В его обязанности как руководителя проекта входит осуществление контроля за документированием всех видов работ, ведение протоколов совещаний проектной группы, составление необходимой отчетности по проекту. Отдавать на откуп руководителю проекта решение всех вопросов автоматизации я не советую. Например, к выбору информационной системы лучше привлечь всех участников проектной группы. Генеральный Директор и члены рабочей группы формулируют требования к системе, а руководитель IT-службы и руководитель проекта сообща выбирают конкретное программное решение.
  2. Главный бухгалтер. Бывает, что руководителем проекта назначают его, а не финансового директора. На мой взгляд, это не совсем правильно, роль главного бухгалтера в процессе автоматизации его подразделения – тестировать конечный продукт. Вообще, к процессу автоматизации следует привлекать представителей связанных с ФЭС подразделений: отделов продаж, логистики, управления строительных подразделений, персонала и другие. Напротив, не следует создавать проектную группу из лиц, не являющихся конечными пользователями IT-системы.
  3. Руководитель IT-службы. Должен стать активным помощником руководителя проекта и независимым экспертом для Вас. Поручите ему, во-первых, следить за всеми изменениями в создаваемой системе и документировать их, во-вторых, обеспечить безопасность доступа к Вашей информации.
  4. Генеральный Директор. Деятельность ФЭС напрямую связана с финансовым благополучием Вашей компании, поэтому не упускайте контроль над процессом автоматизации. Назначьте ответственного руководителя проекта, наделите его соответствующими полномочиями. Не советую Вам давать ему возможность единолично решать все вопросы автоматизации. Главное заинтересованное в успехе проекта лицо – Вы, и отвечать перед акционерами за потраченные на автоматизацию деньги и время именно Вам. Общайтесь с руководителем проекта не менее двух раз в неделю. Интересуйтесь, что за это время было сделано, а чего сделать не удалось, подключайтесь к решению возникающих проблем. Формальные отчеты нужны, но только их недостаточно: инициируйте презентационные формы отчетов, время от времени посещайте совещания проектной группы, участвуйте в обсуждениях.
  5. Группа разработчиков. Не разрешайте настраивать или дорабатывать систему в режиме удаленного доступа к серверу Вашей компании, что зачастую практикуют разработчики. В этом случае у Вас не будет возможности следить за изменениями в системе и реально оценивать результаты работы, не говоря уже о возникающем экономическом риске для компании. Решите, по каким критериям проектная группа будет оценивать каждый модуль программы и как она будет принимать его от разработчика. Настоятельно рекомендую документировать в режиме онлайн все встречи и договоренности, достигнутые в процессе разработки системы. Заранее обсудите с разработчиком форму отчетов о проделанной работе и сроках их составления (не более недели).

Говорит Генеральный Директор 

Дмитрий Еремеев, Директор по России и СНГ компании VF Corporation, Москва.

Курировать проект должен Генеральный Директор – он единственный заинтересован в максимальном увеличении роста бизнеса и сохранении контроля за ключевыми процессами. Именно ему необходимо направлять рабочую группу в составе директора по продажам, директора по логистике, финансового директора и IT-директора, который как технический специалист должен воплощать принятые решения в жизнь. Назначать руководителем проекта финансового директора я категорически не рекомендую – неизбежен конфликт интересов. Финансовый директор заинтересован прежде всего в сокращении издержек, он не всегда детально знает, как протекают бизнес-процессы на предприятии, особенно это касается материальных потоков и производства.  Также замечу, что практически все российские финансовые директора фокусируются на финансовых показателях и управлении оборотными средствами. Им сложно (в том числе и из-за отсутствия информации) принять неконсервативное решение – для этого существует Генеральный Директор.

Генеральные Директора – это полноценные участники управления предприятием, у них имеется самая полная информации о том, как работает бизнес. При автоматизации бизнес-процессов и документооборота именно они больше всех заинтересованы в результате, так как будут пользоваться возможностями новой системы в полном объеме. Поэтому, если их мнение не было учтено, система станет просто большим принтером платежек и накладных и не добавит стоимости предприятию. 

Рассказывает практик 

Александр Большов, Финансовый директор интернет-агентства «Регистратура.ру», Москва

В нашей компании за автоматизацию ФЭС отвечаю я. Большая часть времени у нашей службы уходит на три блока: налоговый учет и отчетность, управленческий учет и отчетность, управление финансами. За результаты отчитываюсь перед Генеральным Директором, который, как во многих компаниях, не принимает активного участия в процессе автоматизации, так как в основном занимается стратегическими вопросами. Участие Генерального Директора в процессе автоматизации заключается в том, чтобы выделить бюджет, сформулировать цели проекта и оценить его результаты. Финансовый директор лично заинтересован в успехе автоматизации, так вся нагрузка, связанная с неотлаженным процессом внутреннего обмена информацией, в итоге ложится на ФЭС. Непосредственные исполнители работ, сотрудники IT-отдела и внешние подрядчики, находятся в подчинении у руководителя проекта – финансового директора.

На какие вопросы Вы должны получить ответы перед началом автоматизации

Прежде чем запускать процесс автоматизации, Генеральному Директору следует ответить для себя на следующие вопросы:

Что выбрать: модульную или комплексную автоматизацию ФЭС?

Если Вы – руководитель компании с большим количеством бизнес-процессов и хозяйственных операций, совершаемых за год, Вам лучше выбрать комплексную автоматизацию, тем более что современные программные средства позволяют автоматизировать все модули, как ФЭС, так и всего предприятия на базе одной платформы («1С», «Парус», «Галактика» и др.). Если автоматизированы только отдельные блоки ФЭС и соответствующее обучение прошли не все специалисты этого подразделения, то вероятность ошибок при работе с информационной системой высока. Если у Вашей организации ограниченный набор бизнес-процессов и в год совершается небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл выбрать модульную автоматизацию ФЭС, обратив при этом особое внимание на автоматизацию бухгалтерии, управленческого учета и бюджетирования.

Имеет ли смысл автоматизировать только ФЭС (в случае, если на предприятии нет единой ERP-системы)?

Системы ERP позволяют управлять всеми бизнес-процессами на предприятии, в том числе и финансово-экономической деятельностью. Однако ERP подходит не всем: она повышает эффективность работы только в относительно стабильных условиях, когда можно подробно описать бизнес-процессы, детализировать сегменты бизнеса. Если профиль бизнеса часто меняется или компания активно растет, ERP-систему внедрять не стоит – слишком дорого обойдется ее адаптация к новым условиям, кроме того, увеличится срок внедрения. В этом случае эффективнее интегрировать различные системы, используемые в компании, и сформировать к ним дополнительные настройки. Не всегда такие системы подходят для сферы услуг и некоторых видов производств. Но даже если на предприятии не внедрена ERP-система, автоматизировать работу бухгалтерии все равно следует.

Кому больше нужна автоматизация ФЭС: компании или лично финансовому директору?

Нередко именно финансовый директор выступает с инициативой автоматизировать ФЭС. С одной стороны, после успешного завершения подобного проекта стоимость его как специалиста на кадровом рынке возрастет. С другой – нужно учитывать, что процесс автоматизации очень трудоемкий и рискованный (он может попросту провалиться). Подготовка к автоматизации ФЭС предполагает детальное описание всех бизнес-процессов, разработку унифицированных отчетных форм и форм документов, постоянно использующихся в компании, пересмотр процедур обмена информацией между структурными подразделениями и прочее. Самые сложные этапы – это этапы тестирования и апробации системы. Проект длится долго, требует совмещения проектной и текущей работы. Если финансовый директор, несмотря на все эти сложности, приходит к Вам с просьбой автоматизировать ФЭС, вероятно, потребность оптимизировать работу его подразделения действительно назрела.

Как убедить персонал в том, что необходимо автоматизировать ФЭС?

Нередко внедрению новой системы больше остальных сопротивляются именно сотрудники бухгалтерии. Участие в процессе отнимает у них до двадцати часов в неделю, в дополнение к текущей работе появляются новые обязанности, касающиеся прямого или косвенного участия в проекте. Подробно объясните персоналу, как новая информационная система облегчит жизнь ФЭС и когда это произойдет. Выслушайте сомнения сотрудников и постарайтесь их развеять. Предложите перераспределить нагрузку по текущей деятельности с тем, чтобы выделить время для работы по автоматизации. Договоритесь о материальном вознаграждении за поддержку проекта. Не последнюю роль в его популярности играет личность руководителя. Это должен быть человек, который понимает все бизнес-процессы компании и обладает достаточными полномочиями для принятия решений.

Рассказывает практик

Галина Ежова, Главный бухгалтер компании «Нижфарм», Нижний Новгород

Самое сложное в осуществлении процесса автоматизации ФЭС – «перенастроить» мозги российского бухгалтера. В нашей компании работники отделов, участвовавших в автоматизации, долго не могли понять, зачем заносить данные в новую IT-систему. Их недоверие приводило к тому, что данные, занесенные в систему, порой оказывались недостоверными, но объяснить, что тем самым они делают хуже самим себе, оказалось не так просто. На протяжении полугода, пока шла автоматизация, мы работали одновременно в двух системах и получали при этом отчеты с разными данными: одни в старой системе и совершенно другие – в новой системе. Справиться нам помогла так называемая проблема миллениума. В 2000 году изменился формат даты: вместо шести символов, не считая точек, их стало восемь. Мы сознательно не стали перенастраивать старую IT-систему, и уже в январе вся компания вынужденно работала только в новой.

Автоматизация финансово-экономической службы

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль