Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач

14173
Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач

Фото: Shatterstock

Анатолий Шаульский Директор тренинговой компании «Стимул», руководитель российского отделения Международного клуба тренеров и консультантов, Санкт-Петербург



Вопрос

Как ставить приоритеты, когда наваливается много работы, например первые дни после отпуска? 


Ответ

Если пытаться совместить выполнение двух и более дел, ни одно из них не будет успешным. Об этом говорит не только народная мудрость про двух зайцев, но и научные данные. В 1970-е годы в Ленинградской военно-медицинской академии им. С.М. Кирова врачи-спецфизиологи пытались найти способы расширить поле человеческого внимания в рамках подготовки пилотов военной авиации. Но все попытки остались безуспешными: человек не может с высочайшей точностью выполнять два или более дел одновременно, даже если будет много тренироваться.


Однако, как выяснилось, человек способен переключаться между разными видами деятельности, и тогда он сможет выполнять каждую задачу с требуемым качеством. Именно переключение внимания стало главным параметром при подготовке военных пилотов. Этим же способом я советую воспользоваться и Вам. Успешному человеку необходимо уметь расставлять приоритеты в работе правильно.

Как выбрать самую важную задачу и расставить приоритеты выполнения правильно

Принимая какое-либо решение, мы, осознанно или нет, руководствуемся некими критериями приоритетности. Например, приобретая автомобиль, Вы оцениваете его по нескольким важным для Вас параметрам: внешний вид, комфорт, безопасность, бренд, скоростные или внедорожные качества – у каждого свои предпочтения. Подобные критерии должны применяться и при выборе наиболее приоритетных задач.

Например, в Японии у госслужащих есть жесткое правило: первыми выполняются задания, поступившие от руководителей высшего звена, затем – от руководителей более низкого уровня и так далее по нисходящей. У российских Генеральных Директоров нет таких жестких правил, поэтому нужно проделать определенную работу, чтобы осознать, какими критериями руководствуетесь (или хотите руководствоваться) Вы при выборе первоочередных задач, и уметь расставлять приоритеты. Другими словами, нужно выработать собственные критерии, которых Вы будете придерживаться во всех без исключения рабочих ситуациях. 


 

Как выработать свои критерии. Прежде всего, составьте список всех возможных критериев, на основании которых Вы можете судить о степени приоритетности задачи. Изначальный перечень может оказаться весьма объемным (см.: Критерии для оценки приоритетности задачи). Это не страшно, важно выделить три-четыре ключевые для Вас позиции (использование более пяти критериев будет скорее мешать, чем помогать).

Чтобы убедиться, что Вы не ошиблись с выбором, проранжируйте с помощью отобранных критериев задачи вчерашнего дня. Возможно, Вы захотите внести коррективы.


Критерии для оценки приоритетности задачи

Данные критерии называли руководители на тренингах, посвященных планированию и тайм-менеджменту.


  • Значимость результата.
  • Источник постановки задачи.
  • Последствия невыполнения задачи.
  • Наличие дедлайна (конечного срока выполнения).
  • Влияние на стратегические цели подразделения или компании.
  • Близость срока сдачи работ.
  • Возможность самостоятельного выполнения.
  • Времязатратность.
  • Возможность делегирования.
  • Степень сложности.
  • Возможность избежать контроля.
  • Наличие ресурсов для выполнения задачи в данный момент.
  • Возможность отмены или переноса сроков.
  • Возможность соблюдения технологии при выполнении задачи.
  • Влияние на безопасность.
  • Нужны ли подготовительные работы.
  • Степень новизны и неизвестности задачи.
  • Входит ли выполнение задачи в должностной функционал.
  • Личное отношение к выполнению задачи.
  • Понятность задачи.

По материалам Анатолия Шаульского

Как пользоваться критериями приоритетности на практике

 

Всякий раз, когда перед Вами стоит много задач и нужно расставить их по приоритетности, за какую взяться в первую очередь, сверяйтесь со своими критериями. 
Предположим, из первичного списка Вы отобрали следующие критерии: значимость результата, последствия невыполнения задачи, влияние на стратегические цели подразделения или компании, возможность делегирования. Наиболее приоритетной в данном случае будет задача, отвечающая большему количеству критериев. Однако может случиться так, что сразу несколько задач отвечают одинаковому количеству критериев. Поэтому следует заранее присвоить каждому из критериев свой вес, чтобы в сумме получилась единица. Например:


  • значимость результата – 40% (вес 0,4);
  • влияние на стратегические цели подразделения или компании – 30% (вес 0,3);
  • последствия невыполнения задачи – 20% (вес 0,2);
  • возможность делегирования – 10% (вес 0,1).

Тогда, если одна задача отвечает двум «легким» критериям (0,1 + 0,2), а другая – одному, но весомому (0,4), вторая будет приоритетнее. 


Один раз определив для себя ключевые критерии, Вы начнете быстрее и увереннее принимать решения в периоды цейтнота. Умение расставлять приоритеты избавит Вас от соблазна выполнять несколько дел одновременно, и Вы скорее заметите, что производительность Вашего труда выросла многократно.

Справка


Тренерское партнерство «Стимул»

Сфера деятельности: тренинги для руководителей

Численность персонала: 5 

Количество проведенных тренингов: 145 
Основные клиенты: компании «Адвекс», «Аксель групп», «Алютех», «Илим», «Калина», «Парфюм», «Силовые машины», «Спектр», Ford Motor Company, X5 Retail Group и др.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль