Как за шесть шагов ускорить работу оптового склада в 2 раза в самый разгар сезона

10854

Фото: Shatterstock

Александра Зенирова Директор по персоналу ЗАО «Компания Тройка Сталь», Москва


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Какие методы помогают выявить проблемы на участках производства и оптимизировать работу склада
  • Как проанализировать бизнес-процессы компании с помощью диаграммы Исикавы
  • Какие KPI лучше установить руководителям и бригадирам

Недавно я работала на предприятии, специализирующемся на выпуске подарочной упаковки. Предприятие стремилось вкладывать значительные средства и усилия, чтобы привлекать и сохранять своих клиентов. Каждый день озвучивались отчеты руководителей отделов продаж с указанием числа клиентов, обратившихся в компанию за прошедшую неделю, количества продаж и пр. Но даже при таком тщательном подходе сохранялась тенденция снижения числа клиентов, несмотря на то, что расходы на склад лишь возрастали. Мы решили разобраться в этой проблеме подробнее, чтобы работа оптового склада стала эффективнее и рентабельнее.

Первый этап. Выявление проблем и постановка задач по оптимизации работы склада

Руководство поставило ряд основных задач: 

  1. Налаживание процессов обработки заказов. Решением вопросов по работе склада занимался раньше только один заведующий. Он не мог самостоятельно контролировать все процессы, при этом не были четко распределены обязанности всех работников на складе – 50 сотрудников.
  2. Уменьшение числа корректировок заказов до 1 процента. Корректировка заказа предполагает удаление либо изменение позиции из-за причин, которые от покупателя не зависят. К примеру, менеджерам в самый разгар сезона приходилось по несколько раз изменять заказ и согласовывать новые условия с клиентом – из-за закончившегося товара на складе, но данные об его отсутствии на сайте не выводились. В результате клиенты не были готовы терпеть эти постоянные согласования и изменения, просто уходили от нас и не возвращались.
  3. Обеспечить быструю адаптацию новых работников. С учетом сезонного характера продаж приходилось привлекать в сезон многих новых сотрудников. Но видя, какая здесь организация работы склада, они быстро увольнялись. В сезон в компании всегда высокая текучесть кадров.

Второй этап. Сбор информации: метод наблюдения и опросный лист  

Решили воспользоваться японским принципом генти генбуцу для наблюдения. Каждый сотрудник нашей компании либо сторонний специалист мог смотреть за процессами, происходящими на складе. Наблюдали за процессом все члены нашей проектной команды, внося информацию в блокнот – для дальнейшего обсуждения.

Как ускорить работу склада

Третий этап. Описание бизнес-процессов на складе  

Затем мы собирались на совещание – описывая основные операции на складе. Сравнивали мы операции в работе компании по принципу «как есть» и «как должно быть».

Как ускорить работу склада

Четвертый этап. Составление списка основных проблем – корректировка склада 

Прежде чем принимать конкретные практические меры, мы установили причины неэффективности используемых процессов. Был проведен анализ процессов по принципу «как есть» и «как должно быть», с рассмотрением наблюдений сотрудников и обсуждениями процессов в компании. Были выявлены и проанализированы следующие проблемы:

  • Завскладом решал слишком много задач, и не всегда успешно с ними не справлялся.
  • Недостаток бригадиров для полноценного контроля рабочих процессов.
  • Не было разделения сотрудников по бригадам, не закреплялись должностные обязанности за определенными работниками.
  • Отсутствовали показатели результаты, критерии в работе каждого работника и обратной связи.
  • Не организован процесс адаптации нанятых работников.
  • Отсутствие налаженного процесса постановки и контроля задач на каждый рабочий день. Решать проблемы приходилось только в случае нештатной ситуации.
  • Был ряд лишних процессов, мешающих и замедляющих работу.

Пятый этап. Выявление причинно-следственных связей 

Сначала выполнены определенные действия:

  • Объединяются все факторы, от которых зависит результат – к примеру, число собранных заказов.
  • Группировка факторов по 5 блокам – машины, измерения, материал, методы и сотрудники.
  • Ранжирование факторов в каждом блоке.
  • Выделение факторов, повлиять на которые мы не можем.

Далее наим была формировалась диаграмма Каору Исикавы, используя метод анализа ABC для понимания основных проблем. Составили список мер для изменения либо устранения определенных факторов, которые сказываются на результате деятельности.

Как ускорить работу склада

Шестой этап. Внедрение изменений – оптимизация склада 

Был сформирован перечень мер для улучшения работы сотрудников на складе:

  • Объяснение сотрудникам принципов работы склада.
  • Распределение обязанностей. Одна бригада стала ответственной за разгрузку, вторая – за выполнение сборки, 3-я – за сканирование. Назначили в каждой бригаде своего бригадира.
  • Разбиение склада по зонам с учетом процессов в нем.
  • Разработка KPI для каждой бригады. Пообщались с работниками, бригадиров научили расчету показателей. В техническом задании была закреплена вся система и процессы.

Результаты 

Сбор заказов ранее производился наугад. Сейчас же был назначен завскладом, который и отвечает за планирование сборки заказов. Он каждый вечер указывает всю информацию в таблице сборки заказов для следующего рабочего дня, учитывая время отправки каждого заказа.

Далее определяются приоритеты каждого заказа, с указанием первоочередных заказов, проектов во вторую или в третью очередь. Первоочередные заказы собираются бригадой самых опытных сотрудников. Ведется автоматический учет в  «1С».

Новшества в работе компании позволили удвоить число собранных заказов в разгар сезона, с уменьшением количества корректировок до 2% в течение первых 3 месяцев.  

Справка


Александра Зенирова окончила факультет социальной психологии Московского открытого социального университета, прошла обучение в Русской школе управления по специальности «директор по персоналу». Работала в сфере управления персоналом в юридической и производственной компаниях, а также в ресторанном бизнесе.


ЗАО «Компания Тройка Сталь»
Сфера деятельности:
 поставка металлопроката и труб (также является официальным дилером торгового дома «ЕвразХолдинг»)
Численность персонала: 150
Основные клиенты: предприятия «Мечел», «ММК», «НЛМК», «Северсталь», «ЧТПЗ»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль