Эффективные совещания: как добиться максимальной пользы от каждого

7505
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Бехтерев Сергей
Управляющий партнер консалтинговой компании «Правила игры», Москва

Эффективные совещания во многом становятся основой грамотного управления, рентабельности и перспективности компании. О принципах получения максимальной пользы благодаря совещаниям расскажет управляющий партнер московской консалтинговой компании «Правила игры» Сергей Бехтерев.

Чтобы провести совещание максимально эффективно, следует установить в своей компании ряд правил, которых Вы будете придерживаться постоянно при проведении совещаний. Откажитесь от стихийной организации и проведения встреч. Для максимально эффективных совещаний достаточно лишь учитывать и внедрять некоторые несложные рекомендации.

Приходите вовремя

Стихийный ход совещаний. Успеть прийти раньше начальника.

Что необходимо осознать. Из-за задержек в начале совещаний компании лишаются не только своих средств, но также мотивации коллектива. Для подтверждения этого утверждения нужно время опоздания умножить на число участников совещания и на стоимость их минуты работы. К примеру, опоздание в начале совещания составляет 10 минут, присутствовали 12 менеджеров, стоимость минуты работы каждого из которых составляет в среднем 25 рублей. При условии проведения в неделю 10 совещаний, то сумма получается солидная –10 × 10 × 12 × 25 = 30 000. Можно сделать вывод – даже такая минимальная задержка каждый раз приводит к потерям для компании 30 тысяч рублей в неделю.

Новое правило. На совещание рекомендуется прийти минимум за 2 минуты перед его началом – для удобного расположения, настраиваясь на предстоящую работу.

Эффективные совещания: к ним нужно готовиться

Стихийный ход совещаний. Делается то, о чем организатор просит заранее. Если же не просит об этом, то и подготовка к совещанию не требуется.

Что необходимо осознать. Из-за неподготовленности участников совещания на мероприятие требуется гораздо больше времени, при этом его эффективность только снижается.

Новое правило. Требуется ответственная подготовка к будущему совещанию. Для этого отправьте за сутки до совещания повестку его участникам, прикрепив материалы для ознакомления, перечень рассматриваемых вопросов, которые они должны заранее продумать. Для обсуждения результатов работы – следует разослать участникам совещания отчет по её итогам заранее. Чтобы не тратить время на оглашение и изучение отчета непосредственно на совещании.

Подготовка и проведение совещания – что значит договориться о каких-то решениях?

Стихийный ход совещаний.  Что-то записать в блокноте, помолчать, покивать и просто разойтись. Опыт подтверждает – треть участников к следующему совещанию просто забывают о своих поручениях, треть помнит, но не выполняет, оставшаяся треть выполняет не совсем те поручения, которые были озвучены.

Что необходимо осознать. В таком случае основная часть решений будет не выполняться либо выполнится с нарушениями.

Новое правило. Необходимо вести протокол, который обязательно подписывается всеми участниками по завершении совещания. Далее отправляется составленный список решений по e-mail. Протокол и рассылка могут производиться непосредственно участниками совещания по определенному графику.

Правильная организация совещаний – подробнее о функциях секретаря

Стихийный ход совещаний. Участия в совещании не принимает, основные его функции – принести напитки.

Что необходимо осознать. Для организации и проведения совещаний требуются многие организационные функции. Можно значительно сэкономить время, если их делегировать секретарю.

Новое правило. Секретарь проводит организаторскую работу:

  1. Занимается подбором материалов для предварительного ознакомления, составлением перечня вопросов для обсуждения на совещании – их высылает каждому участнику встречи, прикрепив также информацию о составе и повестке совещания.
  2. Следит на проводимом совещании за регламентом, говоря об истечении времени на определенный вопрос.
  3. Ведение протокола совещания, в котором фиксируются достигнутые договоренности по каждому обсуждаемому пункту.

Соблюдение регламента совещания

Стихийный ход совещаний. Обсуждение всех проблем, не устанавливая лимит времени для их рассмотрения – продолжаться деловое совещание будет, пока еще есть темы для разговора.

Что необходимо осознать. В случае отсутствия ограничения по времени на обсуждение каждого вопроса, продолжительность совещания увеличивается в 2-3 раза. В результате могут быть сорваны переговоры или другие задачи, которые запланированы после совещания.

Новое правило. Устанавливается определенный лимит времени по каждому вопросу. Хотя порой неизбежны ситуации, когда времени банально не хватает. Поэтому нужно предварительно сообщить участникам о приоритетах – важнее обсудить все проблемы либо вовремя закончить совещание.

Эффективные совещания: как добиться максимальной пользы от каждого

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль