Автоматизация бизнес-процессов компании: четыре секрета эффективной оптимизации

7027
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Андрей Кистенев, Генеральный Директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Как вовлечь в процесс автоматизации линейных руководителей
  • Каким компаниям нужно масштабное внедрение системы, а каким можно ограничиться автоматизацией проблемного участка
  • Почему компания «Сити-Бокс», предлагающая аренду складских ячеек, отказалась от автоматизации процесса взаимодействия с клиентами

Для чего требуется автоматизация бизнес-процессов компании

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов компании – вопрос очень важный. Оптимизация деятельности компании имеет неоспоримое значение. К примеру, у нас многие операции однотипны. Если не прибегать к автоматизированным системам, возникает большая опасность ошибок. Мы пришли к мнению в определенный момент – необходимо добиться снижения процента ошибок, требуется автоматизация бизнес-процессов компании.

К примеру, как узнать, что сейчас происходит на складе. Здесь у нас несколько вариантов:  позвонить кладовщику, поинтересоваться у него, либо самому посмотреть  находящийся на складе товар и уже на месте спросить о нем у кладовщика. Однако оба варианта не принесут реальное представление.

Для понимания реальной картины прохождение товара должно быть автоматизированным – время поступления на склад, отгрузки, рассортировки. И можно на компьютере видеть документы, с которыми сейчас работает склад, с оцениванием ситуации на данный момент. После этого отказались от необходимости просматривать все документы – а получаем лишь итоговые данные. В результате, сейчас мне достаточно считанных минут утром, чтобы видеть отчет по ключевым параметрам в работе склада – количество отгруженных заказов, укомплектованных и пр.

После понимания целей автоматизации, свою идею нужно донести сотрудникам. Прежде всего, удастся сократить сопротивление со стороны работников. Второй важный момент – от персонала в дальнейшем понадобятся дополнительные усилия, включая изменение привычного для себя порядка. 

Как вовлечь персонал в автоматизацию

Именно сотрудники будут иметь дело с интерфейсом программы – так предложите им подумать, что бы они хотели видеть на мониторе, какие им нужны кнопки, какой дизайн понравится. Сопричастность даже на таком уровне позволит избежать саботажа и сопротивления при автоматизации. Я предпочитаю вовлекать не всех сотрудников (хотя у нас и небольшая компания), а только линейных руководителей. Например, анализирую жалобы клиентов, выбираю имеющие отношение к автоматизируемому процессу, зачитываю их на совещании и спрашиваю: «Как нам поступить? Как добиться, чтобы таких жалоб я больше не получал?». Начинается обсуждение, мы вместе определяем какую-то системную проблему и причину ее возникновения. Тогда я обращаюсь к руководителю участка, на котором произошел сбой: «Как нам изменить процесс, чтобы таких ошибок не было?». Линейный руководитель, осознавший ситуацию и предложивший, как ее улучшить, будет заинтересован в том, чтобы в зоне его ответственности проблем больше не возникало, а значит, будет продвигать идею и следить за тем, как подчиненные ее реализуют.

Собрания руководителей всех отделов, вовлеченных в автоматизацию, имеет смысл устраивать каждую неделю. Невозможно оптимизировать бизнес-процесс так, чтобы он не затронул работу смежных подразделений. Опыт показывает: в каждом отделе всегда уверены, что в результате изменений пострадают именно они, так как на них непременно спихнут львиную долю работы. Собрания, на которых вопросы автоматизации решаются сообща и у Вас есть возможность дополнительно разъяснить цели проекта и сложные моменты, помогают внедрить все новации спокойнее и организовать работу конструктивнее.

По материалам автора статьи

Что оптимизировать

В своей практике отмечаем 3 этапа, каждый из них следует друг за другом в таком порядке:

  1. Первая, основная ступень – автоматизация бизнес-процессов компании;
  2. Автоматизация сбора данных. Начинается уже после автоматизации бизнес-процесса, о котором планируете собирать данные;
  3. Автоматизация анализа полученных данных.

Поэтому перед реализацией своего проекта автоматизации нужно понимать – что из этих пунктов будете автоматизировать.

Подходящая оптимизация деятельности компании

Возможны два основных способа автоматизации бизнес-процессов:

  1. Масштабное внедрение. Вариант предпочтителен для компаний, у которых настроены учетные системы, налажены бизнес-процессы. Данные на таких предприятиях, как правило, находятся в различных базах. Учитывая сложности, а порой и невозможность их консолидации, выбирается масштабное внедрение автоматизированной системы. То есть, устанавливается новая система вместо действующих. Проводится внедрение в нескольких стадий: проведение аудита бизнес-процессов, формулируются требования к системе, строится её архитектура, далее разрабатывается, тестируется, запускается пилотная версия. Варьироваться сроки запуска в таком случае могут от 6 месяцев до нескольких лет.
  2. Оперативная автоматизация. Заключается в автоматизации либо улучшении одного небольшого участка. Данный метод довольно распространен среди небольших либо молодых компаний, у которых пока не отлажены используемые бизнес-процессы. Оперативная автоматизация не требует аудита – руководителю и так известна суть проблемы на данном этапе, какие меры требуются для её решения. Потребуется сравнительно немного времени – от 2 недель до считанных месяцев. После улучшения качества работы, её автоматизации, можно начинать следующий этап, смежный с первым. Главный минус такого подхода – невозможно выстраивать таким способом архитектуру единой автоматизированной системы, поскольку различные блоки через определенное время согласовываться между собой перестанут.

Кто будет ответственным за оптимизацию деятельности компании

Следует понимать, что обычно сотрудники компании и IT-подрядчики общаются на совершенно разных языках, прийти к взаимопониманию им на самом деле нелегко. Для успешности этого процесса необходим какой-то посредник. Он может прийти на склад, поинтересоваться у начальника принципами организации всего процесса. На основе объяснений начальника ответственный за автоматизацию должен данные сведения переложить уже более понятным для сотрудников языком, чтобы они тоже понимали особенности работы, что им предстоит делать. При этом ответственному за автоматизацию важно быть грамотным аналитиком – понимать, какие нужны изменения, какие нуждаются в улучшениях и модернизации. Важно, чтобы ответственный за автоматизацию мог помочь руководителю компанию в переговорах с разработчиками – поскольку последним важно побольше функций и ПО продать для лучшего заработка.

Мнение практиков

Денис Жуков, И.о. директора по производству компании «ОМЗ - Спецсталь» (Колпино, Санкт-Петербург)

Отвечать за проект по автоматизации должен один человек, но ему в помощь можно дать рабочую группу. Чаще всего руководителем проекта назначают начальника цеха или участка, на котором внедряется система.

Владимир Марков, Генеральный Директор корпорации «ТехноНиколь» (Москва)

«Если внедряемое оборудование очень сложное и дорогое, за проект отвечает лично директор компании. Если предполагается автоматизация небольшого участка, то ответственный – начальник цеха. За успешную реализацию проекта ответственный получает бонус (если речь идет об автоматизации участка, премия – несколько окладов, если об установке линии, то больше). Если в процессе реализации, например, сдвигаются сроки, бонус снижается».

Матвей Вяткин, Генеральный Директор Пермского фанерного комбината

Практика показала: назначение ответственным технического директора может привести к несогласованности его целей и действий производственного персонала. К примеру, когда идет монтаж нового оборудования и пусконаладочные работы, общая производительность в большинстве случаев сокращается, так как запуск оборудования нередко задерживается. Рабочие рассуждают так: раз проект спущен сверху, наверстывать время необязательно. Иное дело, когда за проект по автоматизации отвечает производственник: тогда производство само себя регулирует, и внедрение новой системы не сопровождается потерей производительности.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Тулешов, Генереальный Директор «Сити-Бокс»

Мы в 2010-м вышли на рынок с предложением складских ячеек в аренду – от недели до нескольких лет. Ориентированы услуги на частных лиц, поэтому предполагались отличия от работы классических складов. Требовалась организация комфортного для клиентов сотрудничества, стимулируя при этом потенциальную аудиторию к заключению договоров.

В американской и европейской практике услуги индивидуального хранения предоставляются уже более 60 лет, там полностью автоматизированные процессы. В частности, для аренды ячейки клиенту не нужно тратить время на поездку. Часто в США на складах индивидуального хранения используются и автоматы, продающие карты доступа. Следовательно, для аренды даже не нужно привлекать менеджеров. Основную часть бизнес-процессов автоматизировали. Но следует понимать слабое развитие данного рынка в России – готовых решений для автоматизации нет. Поэтому требовалась разработка своего комплекса автоматизации для бизнес-процессов. В его состав вошли 3 основных блока: 

1. Программа управленческого учета – для контроля предоставляемых услуг, включая дополнительные (погрузка, разгрузка, транспортная логистика, продажа стоек, стеллажей и пр.), которым в структуре доходов компании отводится порядка 20%.

2. CRM-система – для взаимодействия с клиентами.

3. CMS – система управления контентом. Позволяет управлять информационными ресурсами нашей компании – включая сайт, социальные сети, блоги, интранет. 

Для разработки системы нам суммарно потребовались 2.5 миллиона рублей (из них 500 тыс. на составление ТЗ разработчикам). Сейчас идут работы итоговому тестированию системы, но с основными стадиями уже справились. Можно в целом утверждать – для реализации данного проекта требуются 0.5-1 год.

Справка


Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Основатель и руководитель интернет-магазинов детских игрушек www.toys-express.ru и www.constructor-online.ru.

ООО «Интото» (служба доставки Shop-Logistics)
Сфера деятельности:грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов
Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных)
Годовой оборот: 41 млн руб. 

«Сити-Бокс»
Сфера деятельности:предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов)
Количество складов: 2
Численность персонала: 20
Годовой оборот: свыше 100 млн руб. 
Подписчик журнала «Генеральный Директор»: с 2010 года



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль