5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

7511
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
  • Какие пять правил помогут ввести гибкое рабочее время и увеличить производительность труда
  • Почему руководитель агентства «БизнесПрофи» никогда не будет вводить гибкий график рабочего времени
  • Зачем в компании «Телеконтакт» составлено больше 40 разных графиков работы 
  • По какому графику работают в большинстве российских компаний 

42% наемных работников в России хотели бы перейти на гибкий график (а 39% – по крайней мере, просто изменить режим работы). Такие результаты дал опрос, проведенный порталом HeadHunter среди 3059 респондентов. В ситуации, когда многие руководители ищут возможности повысить лояльность уже работающих сотрудников и привлечь новых, не тратя при этом денег на повышение зарплат, предоставление гибкого графика рабочего времени – прекрасное решение. Тем не менее, пока он введен лишь в 11% компаний. 

Надо заметить, что гибкий график – это не обязательно «когда хочу прихожу, когда хочу ухожу». Различают три разновидности гибкого графика: скользящий, посменный и свободный

Следить, кто во сколько пришел, – путь в никуда и признание собственного управленческого бессилия. Конечно, проблемы с дисциплиной у нас случаются, но и тогда я не регламентирую время появления в офисе, а всякий раз нахожу решение, предполагающее разъяснение и контроль выполнения задания. Чтобы работа по гибкому графику была эффективной, мы ввели несколько правил. 

Правило 1. Если сотрудник не укладывается в срок, значит, режим работы надо менять. На работу мы ходим не затем, чтобы приятно проводить время, а затем, чтобы выполнять возложенные на нас обязанности. Поэтому, если специалисту при выбранном им режиме работы не удается решать свои задачи качественно и в срок, мы изменяем его график.

Правило 2. Сотрудники всегда должны быть на связи. На письма, отправленные по электронной почте, надо отвечать быстро, максимум в течение 24 часов. Если у специалиста не находится ответа или решения прямо сейчас, от него требуется сообщить: «Пока не знаю, напишу позже». Также в рабочие часы сотруднику нужно держать мобильный телефон постоянно включенным. Заметив же пропущенный вызов, работник должен сразу перезвонить.

Правило 3. Время совещаний не обсуждается. Если совещание назначено на 9 утра, значит, сотруднику нужно приезжать к 9, не ссылаясь на то, что в офисе его в это время не бывает. Если же работник болеет или находится в командировке, на время совещания он должен связаться с коллегами по Skype.

Правило 4. Линейный руководитель сам выбирает, в какой форме общаться с подчиненными. Кто-то раз в неделю по полчаса беседует с каждым из сотрудников с глазу на глаз, кто-то проводит еженедельные общие собрания, а вопросы, решение которых не требует участия всего отдела, обсуждает по телефону и электронной почте. Кто-то находит третий вариант – кому как удобнее.

Правило 5. Обратная связь должна быть оперативной. Если сотрудник завершил работу, то начальник должен сразу же объяснить ему, правильно или неправильно выполнено поручение, если неправильно, то почему и какие возможны исправления или улучшения. Если задание только что получено, от работника требуется немедленно изложить руководителю, как он понял суть вопроса, и рассказать, что за шаги планируется предпринять. Если же от коллеги поступил ответ на запрос, нужно сообщить, все ли требуемые данные содержатся в ответе и в какой форме лучше подавать информацию в дальнейшем.

    Почему мы ввели гибкий график?

    Денис Садовский, Генеральный Директор компании «Телеконтакт», Москва

    В наших колл-центрах, где занято свыше 2000 операторов, действует больше 40 разных графиков работы. Конечно, сотрудники не могут приходить и уходить когда хотят, но мы сумели предложить каждому устраивающий его график. Например, для молодой мамы важно во второй половине дня быть дома, поэтому она работает несколько часов утром; студенту же утром и днем надо учиться, так что он работает несколько часов вечером. Есть и те, кто предпочитает трудиться ночью – таким людям мы тоже идем навстречу. К нам даже переходят работники других колл-центров – в иных и платят больше, но вот график установлен для всех один.

    У любого колл-центра загрузка неравномерная: пик звонков приходится на утро и вечер; кроме того, всплески случаются, когда клиенты проводят рекламные кампании; наконец, если возникают накладки (например, по причине проволочек на таможне задерживаются посылки из-за рубежа), обрушивается шквал звонков в службу техподдержки компании-заказчика. Налицо и фактор сезонности: зимой и летом люди менее активны. Так что если бы у всех наших сотрудников были смены по 12 часов, то сначала они бы принимали звонки, потом ничего не делали, а потом работали в авральном режиме. Подобное расходование ресурсов непродуктивно. Вот почему мы уже несколько лет используем специальную программу, которая составляет графики для всего персонала компании в соответствии с пожеланиями каждого сотрудника. В этой программе люди указывают время, когда они точно не смогут работать. Далее программа, учитывая прогноз на следующую неделю (подготавливаемый ею же) и квалификацию конкретных операторов, составляет расписание для каждого сотрудника. Нам же остается следить за соблюдением графика и наказывать за его нарушения. И хотя ввести такую систему нас побудили соображения экономической целесообразности, люди ценят, что мы учитываем их потребности и даем возможность выбора.

    А посещаемость головного офиса его сотрудниками, задача которых – работа с заказчиками, мы вообще не контролируем. Главное для менеджеров – результат работы. И этот результат неплохой – наш оборот на 33% выше, чем в прошлом году.

    5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

    Почему гибкий график рабочего времени непопулярен в России

    Некоторые руководители компаний уже устанавливали гибкий график для ряда сотрудников, но это оборачивалось срывом сроков, а то и вовсе отсутствием результатов. Другие главы предприятий придерживаются стандартного графика просто по привычке. Однако основные причины, по которым гибкий график до сих пор не получил в России широкого распространения, таковы.

    1. Отсутствие программных решений, позволяющих контролировать работу сотрудников. Руководители убеждены, что если сотрудник у них не на виду, то он не работает, поэтому вместо того чтобы выстраивать систему управления, соответствующую целям предприятия, предпочитают действовать административными методами, следя за временем прихода и ухода работников и наказывая их за нарушения графика. Кроме того, во многих компаниях слабо развита – а то и вовсе отсутствует – культура использования IT-решений (сотрудники не задействуют в полной мере возможности почтовых программ, информация не разделяется по уровням доступа и т. п.).
    2. Опасение, что сотрудники станут работать и на конкурентов. Работодатели боятся, что в стандартное рабочее время, быстро выполнив план, специалист уйдет подрабатывать к конкуренту или даже сам составит конкуренцию компании.
    3. Боязнь переработок. Если все сотрудники будут приходить и уходить в разное время, не исключено, что рабочий день Генерального Директора или руководителя отдела будет начинаться с приходом первого сотрудника рано утром и заканчиваться с уходом последнего поздно вечером.

    Говорит Генеральный Директор

    Манвел Манвелян, Директор рекламного агентства «БизнесПрофи», Краснодар; кандидат экономических наук

    До недавнего времени у нас был один график работы – с 9 утра. Однако с октября этого года из-за того, что пробок в городе стало больше, я ввел два официальных графика – с 8 до 17 часов и с 9 до 18. Гибкий график рабочего времени, при котором сотрудники приходят и уходят когда захотят, я никогда вводить не буду – и вот почему.

    Начинаются провалы в работе. Я пробовал вводить гибкий график и для опытных сотрудников, и для новичков. Результат всегда один: ужасные провалы в работе. И это несмотря на то, что мы всегда четко формулируем задачи и твердо устанавливаем сроки их исполнения, не забывая и о промежуточных точках контроля. Например, один теперь уже бывший сотрудник, перейдя на гибкий график, через месяц меня очень удивил, не сделав ничего. Из беседы с ним выяснилось, что он просто не успевал: днем много времени тратил на личные дела, откладывая дела компании на вечер, а вечера проводил с друзьями, работавшими с 9 до 18. Далеко не все люди – лидеры, способные сами себя дисциплинировать. Подавляющему большинству требуется внешнее воздействие. В моей компании даже для продавцов, хотя у них и нет обязанности проводить в офисе строго определенное число часов, действует жесткое правило: каждый будний день они должны прийти на работу утром вместе со всеми остальными. Я сам был когда-то продавцом и знаю, что, как только случается послабление, все тут же начинает сдвигаться: спишь на пару часов дольше, потом занимаешься своими делами, а встречи начинаешь в 12, а то и в обед. Приходя же на работу в 9 утра, человек живет по совершенно другому расписанию – встречи начинаются уже в 9:30–10:00.

    Становится невозможным быстрое решение срочных вопросов. При гибком графике работы то одного, то другого сотрудника на месте нет. Даже если заранее предупреждать их о совещании, никогда нельзя быть уверенным, что человек не забудет или не прикроется другой встречей.

    Утрачивается командный дух. Я уверен: работая по свободному графику, люди перестают чувствовать рядом плечо, на которое можно опереться (что-то спросить у коллеги, обратиться за помощью или за советом и т. п.). Они хуже понимают друг друга, потому что давно не собирались все вместе. Столкнулся я и еще с одной проблемой: если вводить гибкое рабочее время для отдельных сотрудников, то отношения внутри компании портятся – другие работники начинают завидовать «счастливчикам» и обижаться на работодателя.

    Возникают проблемы у руководителя. Например, сейчас все сотрудники сдают мне отчет ежедневно в 17:00. А если один работник пришлет его в 8 вечера, другой – в 12 ночи, а третий – в 8 утра следующего дня (согласно своему рабочему графику), то как быть мне? В такой ситуации я не смогу сразу познакомиться со всеми отчетами, проанализировать их, сравнить показатели работы разных сотрудников. Иными словами, мне придется ломать свой план работы, постоянно подстраиваясь под других. 

    5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

    Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа руководителя

    Школа руководителя

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    

    Доставка новостей@

    Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

    150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




    © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    Журнал «Генеральный Директор» –
    профессиональный журнал руководителя

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    
    • Мы в соцсетях
    Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

    Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

    • методики, проверенные на практике
    • библиотека Генерального Директора
    • правовая база
    • полезные подборки статей
    • участие и просмотр вебинаров

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт
    Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль