Кто ворует время в офисе и как его поймать

110930
Кто ворует время в офисе и как его поймать

Фото: Depositphotos


Работа современного системного администратора похожа на работу тренера в команде сборной по легкой атлетике. Его основной инструмент - это секундомер для точного замера скорости бизнес-процессов в офисе. Неотъемлемой частью любого бизнес-процесса является документооборот, который похож на конвейер.

Из наиболее часто встречающихся ситуаций, сигнализирующих о том, что  конвейер документов неправильно отлажен и превратился в вора: два-три сотрудника, праздно болтающих рядом с принтером в ожидании отправленных в печать документов. О чем это говорит? О том, что скорость печати принтера явно не соответствует задачам. Три сотрудника по 5 мин. ожидания, минимум четыре подхода за рабочий день составит 1 час оплаченного рабочего времени, который был украден у собственника бизнеса.

Два и более секретарей, постоянно сканирующих документы и отправляющих по электронной почте. Сканирование одного документа - до 1 мин., сохранение и отправка - 2 минуты. Это значит, что офисная техника не интегрирована в работу, которую может выполнять один человек, поэтому ее делают двое. А это дополнительное рабочее место с зарплатой и налогами.

Регулярные внушительные счета за расходные материалы, среди которых картриджи часто занимают первое место. Если сложить стоимость затрат на «расходники» по году, в организации численностью от 100 человек, то сумма бюджета заставит задуматься любого генерального директора.

Для оптимизации документооборота и расходов были созданы многофункциональные устройства (МФУ). К сожалению, они до сих пор не используются на 100%. А ведь правильно подобранное МФУ может сэкономить как минимум 8 рабочих часов. Но есть несколько важных правил выбора.

Итак, МФУ сочетают функции как минимум 3-х устройств: принтера, сканера и копира, а в старших моделях ко всему прочему реализованы такие функции как  факс, PC-факс и телефон. В идеале с помощью него можно организовать работу целого офиса, а, к примеру, такие возможности как отправка отсканированного сообщения сразу на e-mail или на FTP-сервер помогут сохранить временные ресурсы компании.

При выборе МФУ для офиса важно понять, какие функции будут использоваться чаще всего и какие задачи, помимо печати и копирования, устройство должно будет выполнять ежедневно.

Для начала ответьте на следующие вопросы:

  • cколько человек будут пользоваться МФУ;
  • какое количество страниц приблизительно вы планируете  печатать ежемесячно;
  • какой формат бумаги наиболее востребован в вашей повседневной работе: А4, А3 и т.д.;
  • нужна ли вам цветная печать или достаточно черно-белой;
  • нужен ли вам факс.

Помните, от количества пользователей и ежемесячной нагрузки зависит класс МФУ. Если устройство не обладает необходимым для вас функционалом, издержки увеличатся. А если наоборот, то вам придется платить за ненужные мощности.

Не экономьте на МФУ, ведь стоимость покупки не идет в сравнение со стоимостью владения. Это такой хитрый маркетинговый ход - снизить цену самого аппарата,  чтобы привлечь покупателя, но дополнительные затраты на использование устройства впоследствии могут сильно ударить по карману своего владельца. Поэтому в стоимость владения помимо цены аппарата включите еще и стоимость расходных материалов, которые имеют ограниченный ресурс и требуют систематической замены.

Лазерный или струйный. Цветной или монохромный

Как правило, для выполнения стандартных офисных задач подходят лазерные монохромные (черно-белые) МФУ. Они обеспечивают быструю качественную печать документов, независимо от используемой бумаги. При этом ощутимый бонус – невысокая стоимость расходных материалов. Если же вам часто требуется качественная цветная печать (например, фотографии), то лучше приобрести струйное цветное МФУ. Но учтите, у данных  устройств есть существенный недостаток – высокая стоимость отпечатка и низкая производительность.

На рынке печатающей техники в последнее время явно ощущается новый тренд – повышение продаж устройств с дуплексом (возможностью двусторонней печати). Оно и понятно, данная функция позволяет экономить и бумагу, и время, а значит и деньги. Современные МФУ благодаря новым технологиям отличаются высокой скоростью двусторонней печати и минимальной себестоимостью одного отпечатка. Например, флагманская модель от Panasonic - KX-MB2540RU способна печатать с двух сторон 28 страниц в минуту - это самая высокая скорость дуплексной печати в своем классе, при этом низкая себестоимость одного отпечатка достигается за счет возможности использования раздельных расходных материалов и тонер-картриджей повышенной емкости. Все это вкупе с такими функциями, как интернет-факс и экологический режим, прямая печать и сканирование файлов с/на USB-накопитель, отправка факсов на один или несколько адресов электронной почты и т.д., делает устройство надежным и незаменимым помощником в офисе.

Подводим итоги

Итак, оптимальное МФУ для офиса складывается из трех составляющих: цена, качество, надежность. И хотя процесс выбора непростой, но результат того стоит. Ведь сэкономленные время и деньги – это главное условие успешного бизнеса.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль