Сдача отчетности через Интернет: подробный ликбез

4995
Сдача отчетности через Интернет: подробный ликбез

Фото: Shutterstock

Михаил Поляков, Начальник отдела аудита бизнес-процессов управления внутреннего контроля ГК «Мегаполис», с. Булатниково (Московская область)


В этой статье Вы прочитаете

  • Какие два шага могут упростить сдачу отчетности через Интернет 
  • Как устроен процесс сдачи отчетности через Интернет
  • Сколько стоит отчетность
  • Как бесплатно получать информацию из ФНС: советы практика

Начиная с 2014 года многие компании обязаны сдавать отчетность через Интернет. При этом декларацию по НДС в электронном виде должны подавать абсолютно все предприятия.

До сентября 2013 года каждый из 250 филиалов нашей компании, расположенных в России, отчитывался за себя сам. Чтобы повысить управляемость бизнеса, мы решили оптимизировать процесс. Работа началась в сентябре 2013 года и завершилась в феврале 2014-го. Ранее некоторые филиалы сдавали отчетность на бумаге, другие – в электронном виде, причем через разных операторов. При таком подходе было трудно управлять уровнем налоговой нагрузки по группе в целом, возникали сложности при анализе доходов и расходов, кроме того, разные условия заключенных с провайдерами договоров требовали пристального внимания юристов.

Сдача отчетности через Интернет. Какие два шага могут упростить процесс

1. Отказ от услуг разных провайдеров. Чтобы выбрать единого поставщика услуг, мы изучили предложения нескольких операторов. В итоге остановились на компании «СКБ Контур», поскольку она отвечала нашим требованиям: обеспечивала нужное покрытие во всех городах, где представлены филиалы, гарантировала надлежащее качество услуг и требуемый уровень техподдержки.

2. Постепенная централизация сдачи отчетности. Сначала филиалы напрямую заключили договоры с оператором, перейдя на систему «Контур. Экстерн». Затем сдача отчетности через Интернет по филиалам перешла в головной офис компании, подписавшей с оператором единый корпоративный договор. Централизацию осуществляли поэтапно, предварительно разделив все предприятия на три блока, примерно по 80 филиалов в каждом. И так же, по блокам, подключали филиалы к системе сдачи отчетности через Интернет.

Сдача отчетности через Интернет: подробный ликбез

Как устроен процесс сдачи отчетности через Интернет

Программа для сдачи отчетности через Интернет – облачная, то есть ее не нужно устанавливать на компьютеры. Весь процесс осуществляется через сервер спецоператора: пользователь входит в систему с ключом электронной подписи. Бланки отчетности можно заполнять вручную (если отчет несложный). Но обычно данные загружаются в систему из других бухгалтерских программ отдельными файлами в формате xml. У такой схемы сдачи отчетности два плюса.

Во-первых, риски опоздания со сдачей почти нулевые. Даже при отправке отчета в последний день в 23 часа 50 минут он считается сданным вовремя. Время фиксирует оператор услуги.

Во-вторых, электронный формат избавляет бухгалтеров от необходимости тратить время на хождение в ИФНС, куда не всегда просто доехать и где всегда приходится стоять в очереди.

Сложности. Проблема возникла только со сдачей алкогольной отчетности: файл оказался слишком тяжелым и не проходил через стандартные настройки системы. Понадобилась несущественная доработка, которую выполнили разработчики программы.

Сколько стоит удаленная сдача отчетности через Интернет

Стоимость подобных программ складывается из двух компонентов: стоимости прав и стоимости обслуживания. За подключение платить не нужно. Окончательная сумма зависит от числа подразделений компании: чем их больше, тем больше скидка, – цена за каждое подключенное подразделение может меняться от 1115 до 3290 руб. в год (включая электронные подписи).

Для работы с системой оператор выдает электронные подписи (сертификаты ключей и средства криптозащиты) для Генерального Директора и главбуха. При необходимости можно приобрести дополнительные сертификаты и для других сотрудников (обычная цена – 3 тыс. руб.). В ГК «Мегаполис» сертификаты есть у 15 сотрудников, но доплачивать за них отдельно не пришлось (предусмотрено тарифом, по которому обслуживается предприятие). Что касается всего комплекта услуг, то оплата производится раз в год, обычно при заключении или продлении договора с оператором.

Результаты

  1. Сократились затраты на содержание штата бухгалтеров. За год через Интернет мы отправляем около 500 отчетов для ФНС, Росстата, ПФР, ФСС и др. Численность сотрудников, занятых в отчетном процессе, уменьшилась до 15 человек (раньше было 100). Однако мы никого не сократили, просто перевели на другие участки.
  2. Экономия на бумаге и на содержании архивов. В среднем один бумажный документ обходится в 32 руб. С учетом количества документов, фонда оплаты труда сотрудников, вовлеченных в процесс их обработки, подготовки отчетности, экономия достигает десятков миллионов рублей в год. Кроме того, больше не приходится тратиться на аренду помещений под архивы.
  3. Заметно уменьшилось количество претензий налоговиков. Сделки закрываются в срок, поскольку расчеты ведутся с заведомо добросовестными партнерами (см. также Как проверить контрагента не отходя от компьютера). И не приходится привлекать дополнительные кредиты на уплату НДС и налога на прибыль.

Как бесплатно получать информацию из ФНС

Наталия Тесля, Начальник управления бухгалтерского учета компании «РЖДстрой», Москва

Наша компания постоянно участвует в тендерах, а для этого нужна справка о состоянии расчетов с бюджетом и отсутствии недоимок. Поскольку мы стоим на учете в 190 инспекциях, нам был необходим инструмент для оперативного получения информации. Мы стали использовать сервисы системы ИОН (информационное обслуживание налогоплательщика), разработанной ФНС для работы с запросами компаний. Обмен информацией идет в электронном виде по установленным форматам. Так, прямо в системе электронной отчетности «Контур. Экстерн» можно сформировать и через сервис «ИОН-пакетная отправка» направить запрос о состоянии расчетов компании по налогам, сборам, пеням и штрафам сразу во все инспекции, где мы стоим на учете. Из полученной справки бухгалтерия узнает, что уплаченные налоги действительно попали в бюджет, причем зачислены на нужный КБК.

Еще один вид запроса – перечень налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности. Этот перечень, отправляемый в ИФНС, формируется с указанием регистрационных номеров отчетов. Если, к примеру, отчетность ушла в инспекцию, но ответа нет либо пришел отказ с непонятной Вам причиной, то из перечня можно узнать, дошел ли отчет и нужно ли дополнительно запрашивать в инспекции подтверждение.

С помощью сервиса «ИОН-свод» из полученных от ИФНС справок можно сформировать сводный отчет по всем подразделениям в формате Excel. В нем видны данные о состоянии расчетов с бюджетом с указанием кода инспекции, КБК и пр.

Наша компания отправляет порядка 190 запросов в неделю. На это уходит по пять минут рабочего времени сотрудника вместо нескольких часов, как было до начала применения ИОН. Чтобы компания смогла использовать ИОН, мы заплатили за открытие дополнительного функционала в системе «Контур. Экстерн».

Кроме экономии расходных материалов (за счет отказа от бумаги), компания получила возможность эффективно перераспределять трудовые ресурсы: теперь не нужно привлекать целый ряд сотрудников к формированию и рассылке запросов, консолидации результатов, отправлять работников в налоговые инспекции.

Риски, связанные со сдачей отчетности через Интернет

Риски, связанные со сдачей отчетности через Интернет, не заканчиваются на стадии проверки всех данных. Компанию могут обвинить в том, что она не проявила должную осмотрительность при выборе контрагентов, что чревато не только доначислением налогов, но и штрафами. Эти риски можно снизить с помощью электронной проверки контрагентов еще на стадии заключения сделки. Провести такую проверку оперативно и без лишних расходов позволяют специальные программы. Например, в ГК «Мегаполис» используют программу «Контур. Фокус», в которой собраны данные из официальных источников (ФНС, реестров, судов, Росстата и т. п.). Достаточно ввести в соответствующие поля ИНН компании или ее название, и система выдаст адрес регистрации (с проверкой «на массовость»), информацию о судебных исках, банкротстве, об участии в торгах по госзаказу и другие сведения. Система проверки контрагентов облачная, а подключение к ней в ГК «Мегаполис» реализовано через IP-адреса филиалов, причем воспользоваться сервисом может любой сотрудник.

По материалам автора статьи

Справка


Михаил Поляков окончил Тульский артиллерийский инженерный институт по специальности «инженер», а также Российский университет кооперации по специальности «экономист». В компании «Мегаполис» с 2007 года, в нынешней должности с 2008-го.

ГК «Мегаполис»
Сфера деятельности: управление активами в сфере логистики и дистрибуции товаров повседневного спроса (табачная и пивобезалкогольная продукция, бакалея, зажигалки, элементы питания и пр.)
Численность персонала: около 18 000
Территория: головной офис – в Московской области, 250 филиалов – в России и 40 – на Украине
Количество торговых точек, с которыми компания работает напрямую: более 150 000 в России и 50 000 на Украине

ОАО «РЖДстрой»
Сфера деятельности:строительство и реконструкция железнодорожных путей, станций, пассажирских платформ, вокзалов и депо, а также мостов, высоковольтных линий, линий связи
Численность персонала: 5713
Территория: головной офис и три филиала находятся в Москве, 16 строительно-монтажных трестов – в 16 городах России
Выручка от продаж: 84,2 млрд руб. 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями



Вас заинтересует


© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль