Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

14515
Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

Фото: Павел Лисицын/РИА Новости

Михаил Акишин, системный администратор ООО «Михайловский торговый дом»


В этой статье Вы узнаете 

  • Когда стоит задуматься об автоматизированном учете ухода и прихода сотрудников
  • На какую программу сделать ставку 
  • Почему конроль прихода и ухода сотрудников не всегда стоит доверять машине
  • Какие сотрудники не читаются сканером
  • Как вручную обеспечить учет рабочего времени персонала 

В нашей компании — три розничных магазина и собственное производство. Оплата труда почасовая. Раньше, когда в штате было 150 человек, приход и уход сотрудников на работу фиксировал в специальном журнале охранник на проходной. Затем бухгалтер переносил информацию в электронную таблицу. Ему приходилось выделять полтора-два часа времени на то, чтобы заполнить таблицу, а затем перенести данные (обычно за предыдущий день) в программу. С ростом компании количество работников увеличилось в три раза, поэтому справляться с учетом времени прихода и ухода пятисот сотрудников стало очень сложно.

Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно

Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках — самых популярных на сегодняшний день. Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать — они практически не допускают ошибок при регистрации. Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.

Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии. Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server. Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.

Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. — на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки. Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется. Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.

Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

Учет и контроль прихода и ухода работников

Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.

Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, — это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.

Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается — работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:

  • сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
  • время прихода;
  • время ухода;
  • время на рабочем месте.

Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение. Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии. Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.

Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.

Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.

Решить эту проблему можно двумя путями.

Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.

Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.

Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями

Рита Ним, начальник отдела кадров ИП Казаков А.В., Луховицы, Московская область


У нас шесть магазинов в городе. Штатная численность продавцов — восемь человек, из которых двое подменные — на случай болезни, отпуска или каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это, с одной стороны, облегчает работу, потому что контролировать маленький штат проще. Но с другой стороны, в большом коллективе обычно есть специальные сотрудники, следящие за дисциплиной. В нашем же случае это просто невозможно, а устанавливать какие бы то ни было системы учета абсолютно нерентабельно.

Мы разработали другие способы контролировать приход и уход сотрудников. В каждый магазин я подбираю сотрудников, которые живут в том же районе и могут быстро добираться до работы. Для большинства у нас введена почасовая оплата труда (в соответствии с МРОТ по Московской области). Можно, конечно, установить график работы 2/2 или 7/7, но таким способом мы бы увеличили штатную численность, на что компании потребуются определенные затраты. Из-за этого мы установили плату за каждый час. Поэтому важно, чтобы сотрудник исправно отрабатывал положенное оплачиваемое время.

Продавец приходит на работу к восьми часам и сам открывает магазин. Я обзваниваю всех и проверяю, вышли ли они на работу. А в конце рабочего дня, около пяти часов вечера, я вновь всех обзваниваю и спрашиваю сумму выручки. В конце каждого месяца в компании составляется табель учета рабочего времени, в котором указывается, сколько дней и часов отработал каждый, а также размер выручки — продавцы получают от нее один процент.

Есть еще один простой и действенный способ контроля — «тайный покупатель», человек из числа знакомых, который за определенную плату должен:

  • объехать все магазины;
  • посмотреть, на месте ли продавцы;
  • проверить, к которому часу они приходят;
  • оценить, как продавцы себя ведут, как говорят с покупателями.

Иногда наш директор сам делает такие объезды, а также еженедельно руководитель отдела продаж и реализации в каждом магазине проводит ревизию. Это стимулирует продавцов работать качественно.

За разовые небольшие нарушения обычно не штрафуем, но если сотрудник совершает их регулярно — увольняем. Недисциплинированных продавцов не держим — сейчас много желающих найти работу. И можно подобрать того, кто будет приносить пользу магазину, а не портить впечатление покупателей о компании.

Учет прихода и ухода сотрудников: советы эксперта

Антон Михайлов, директор по маркетингу BioLink Solutions, Москва


Если театр начинается с вешалки, то компания — с персонала. Точный учет прихода и ухода сотрудников способствует повышению эффективности и прибыльности. Ведь здесь человеческий фактор играет особую роль. К тому же расходы на персонал составляют значительную часть издержек. Следовательно, нужен жесткий учет и контроль этих расходов — как в денежном выражении, так и в «натуральном» (реально отработанном сотрудниками времени).

Очень распространены пропускные системы, использующие карты, талоны, жетоны и тому подобное. Однако они не могут гарантировать точности, поскольку сотрудники быстро находят выход из ситуации — передают пропускные документы своим коллегам, чтобы те пробили их в нужное время.

Это становится невозможным, если использовать идентификаторы, которые уникальны для каждого конкретного человека и не могут быть одолжены или забыты. Такими идентификаторами служат биометрические параметры, и сейчас наиболее распространены, технологичны и эффективны системы идентификации по отпечаткам пальцев.


Принцип работы биометрических систем учета времени схож с «карточными» решениями, только считывателю (в данном случае сканеру) нужно предъявлять отпечаток пальца. В продвинутых системах допускается использование и карт, и биометрических идентификаторов. Например, карты выдаются посетителям на время визита, а персонал идентифицируется по отпечаткам пальцев.

Автоматизация учета рабочего времени с помощью биометрических технологий позволяет:

  • руководителям без особых усилий отслеживать рабочий процесс, контролировать дисциплину каждого сотрудника;
  • минимизировать неизбежные погрешности при ручном учете;
  • выплачивать заработную плату за реально отработанное время;
  • экономить время на обработку данных по приходу-уходу, опозданию сотрудников на работу.

Выбирая биометрическую систему, обязательно убедитесь в том, что она совместима с другими программами (чаще всего это «1С:Зарплата и управление персоналом»), установленными на компьютере в вашем магазине. В этом случае вам не придется заново заводить в ней данные о сотрудниках (фамилию, имя, должность и т. д.). Надо будет всего лишь импортировать в программу сведения, содержащиеся в 1С. В автоматическом режиме должен осуществляться и экспорт сведений из биометрической системы в 1С для начисления зарплаты. Конечно, надежность интеграции с 1С должна подтверждаться официальным сертификатом. Важны и другие сертификаты. Скажем, сертификат на совместимость с Microsoft Windows 7 не только гарантирует, что учет рабочего времени будет действовать и в этой операционной системе, он подтверждает технологичность самого сертифицированного решения: установка биометрической системы будет осуществляться корректно и не приведет к выходу из строя всего программного обеспечения магазина.

Справка


ООО «Михайловский торговый дом»

Год основания: 1997
Количество магазинов: 3
Штат: 500
Площадь: общая 2000 м2
Оборот и прибыль: не раскрываются

ИП Казаков А.В.

Год создания: 2002
Количество магазинов: 6
Штат: 20 человек
Площадь: до 20 м2 каждый
Оборот и прибыль: не раскрываются

Biolink Solutions

Год основания: 1997
Штат: 50 человек
Услуги: разработка, внедрение и сопровождение комплексных биометрических систем учета рабочего времени и контроля доступа, аутентификации пользователей и массовой идентификации в рамках государственных проектов.
Клиенты: OLDI Computers, «Подружка», TOGAS, супермаркеты «Марка», «Остров» и «АБК», сеть ТРЦ «РИО», банк «Авангард», Запсибкомбанк, ФораБанк, «Мобил Элемент».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль