Контроль персонала. 6 эффективных методов борьбы с бездельниками

34803
Фото © Flickr
Фото © Flickr

Андрей Михайлов, Генеральный Директор мебельной фабрики «Феликс», Красногорск (Московская обл.)


На какие вопросы вы найдете ответы в этой статье

  • Какие существуют методы контроля персонала
  • Как понять, что руководитель отдела отлынивает от работы
  • Зачем проводить нормирование труда каждые полгода и как использовать полученные данные на практике
  • Как добиться, чтобы люди могли самореализоваться в Вашей компании



Контроль персонала всегда является обязательным условием. Но его степень и вариации могут различаться в зависимости от ситуации – может быть иногда мягче, а порой жестче. Безделье персонала может быть обусловлено двумя причинами. Первая из них – отсутствие интереса к своей работе. Когда человек действительно в чем-то заинтересован, он будет на этом сконцентрирован, забывая про всё остальное. Вторая причина обусловлена возможностью сотрудников избежать работы. По своей натуре, люди не перестанут бездельничать в то время, когда другие выполняют работу за них. Работа нашей компании построена на принципе, позволяющем контролировать работу каждого сотрудника. Остановим свое внимание на методах для эффективного контроля всех своих сотрудников. 

6 методов контроля персонала

1. Руководители подразделений предоставляют отчет каждую неделю. Лениться может сотрудник на любой должности. В компании был глава торгового подразделения, регулярно срывавший сроки поставленных задач, заявляя о регулярной занятости (работал с экспозицией, встречался с клиентами и пр.). Тогда я решил утвердить для него необходимость отчета каждую неделю. Такой подход к контролю его работы позволил нам понять – постоянная занятость заключалась в выполнении только нескольких дел, для которых было достаточно немного времени. Просто сотрудник ленился заниматься всем необходимым в своей работе. В результате нам пришлось с ним просто расстаться.

Такой принцип контроля зарекомендовал себя эффективностью на практике. Поэтому решил использовать его для всех руководителей – каждый начальник должен каждую неделю предоставлять свои отчеты. На таком принципе построен еженедельный контроль работы персонала. У нас действует регламентированная форма отчета, которую руководителям необходимо заполнить в корпоративной системе. Благодаря такому решению нам удалось добиться значительной экономии времени.

Иногда возникают ситуации, когда руководители стремятся отписаться, сообщая не про конечный результат, а про сам процесс. Причина такого решения достаточно проста – нет результатов, которыми могут похвалиться руководители. Но взял для себя за правило – не принимать подобные отчеты, они должны быть переделаны, с указанием четких формулировок.


2. Работа с CRM-системой. Контроль работы персонала отдела оптовых продаж и магазинов основан на работе с CRM-системой, функционал которой поддерживает ведение статистики о ежедневной работе каждого менеджера. Благодаря такой систематизации данных мы можем в любой момент ознакомиться с информацией о работе менеджеров – количество встреч с клиентами, кому менеджер звонил, с кем согласовал встречу. Но каждый день (да и еженедельно) проводить анализ всех соответствующих данных не нужно. Постоянно контролирую только тех сотрудников, которые регулярно не выполняют установленный план либо при снижении их рабочих показателей в течение нескольких последних месяцев. В таком случае нам нужно разбираться в причинах данной проблемы, обеспечивать контроль работы персонала. 

Говорит Генеральный Директор

Вадим Захариков, Генеральный Директор онлайн-сервиса «Планадо», Москва

Контролировать работу персонала и бороться с низкой эффективностью работы сотрудников можно с помощью новых технологий. Существуют системы учета рабочего времени, которые позволяют точно оценить, сколько рабочего времени работник тратит на выполнение обязанностей, а сколько – бездельничает, например CrocoTime или «Босс Контроль».

Однако бездельничать могут не только офисные работники, но и мобильные сотрудники, совершающие выезд к клиенту. У монтажников, настройщиков, уборщиков помещений может возникнуть соблазн подстроить рабочий график под свои нужды, или просто обмануть работодателя, взяв деньги за заказ себе в карман, но заявив, что клиент просто все отменил.

В последние несколько лет все большее распространение получают средства, которые помогают организовать контроль мобильных сотрудников (такие сервисы называют Field Management Software). В России также есть несколько локальных сервисов: Planado, Task24, MobiForce, «Где Мои» и т.п.

Например, при работе с сервисом Planado мобильный сотрудник получает приложение, в котором содержится информация о заказах на день, в каждом заказе есть чек-лист пунктов, которые нужно выполнить для решения задачи. По завершению работы сотрудник должен создать фотоотчет и отправить его в офис. Все передвижения монтажников, уборщиков или сборщиков мониторятся и отображаются на карте. 

Сотрудников, работающих на условиях сдельной оплаты труда, лучше контролировать, составляя плотное расписание. Если каждый выезд будет составлен строго с учётом необходимого времени на перемещение между клиентами, то у сотрудников не останется времени на «левую» подработку или неоправданно долгий обеденный перерыв. В итоге у работников просто не остается пространства для обмана или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Онлайн-сервисы для контроля мобильным персоналом позволяют повысить коэффициент использования рабочего времени за счёт гибкого и продуманного механизма планирования выездов. Эти сервисы могут даже автоматически высылать клиенту SMS-уведомление в назначенный день и час, чтобы он не забыл о визите сотрудников, что снизит процент сорвавшихся заказов. 

3. Видеонаблюдение. Для поддержания стабильно высокого уровня производительности труда в магазинах нашей сети, также на производстве был предусмотрен монтаж видеокамер. Поэтому при желании мы всегда можем контролировать, чем каждый сотрудник занят на текущий момент. Мы проинформировали всех сотрудников о факте видеонаблюдения (этот факт регламентирован трудовым договором).

К тому же, наличие видеокамер оказывается полезным не только для руководства, но и сотрудников. К примеру, в случаях неадекватного поведения клиента либо претензий со стороны клиента работник может подтвердить свою правоту благодаря доказательствам на видео.

Мы не нанимали сотрудника, который будет в режиме реального времени смотреть за происходящим на видеокамерах. Для контроля деятельности сотрудников главы нескольких подразделений (в том числе отдел контроля качества обслуживания клиентов, департамент управления персоналом) раз в месяц выборочно просматривают различные записи с видеокамер. 

4. Нормирование труда. Для оценки загруженности работников на нашем производстве используем принцип фотографии рабочего дня. С этой целью раз в полгода (постоянно продолжаем модернизацию, для ускорения процесса) работники отдела персонала фиксируют каждое действие сотрудника, также и потребовавшееся для этого время. На выходе обеспечиваются достаточно точные данные, но следует учитывать важный нюанс – не всегда удается добиться объективности.

Ведь при постоянном ощущении контроля своих действий, человек стремится действовать более активно, пытаясь по возможности скорее выполнить свои задания. Однако ежедневно поддерживать высокий темп работы просто невозможно. Поэтому при установке нормативов мы обязательно учитываем данный фактор. Когда результаты очередного хронометража существенно превосходят действующий норматив, то мы его изменяем (с уменьшением времени для выполнения данной операции). При незначительном отклонении изменения в наш норматив не вносятся.

Также такой хронометраж нам помогает выявлять и оптимизировать процессы с максимальной продолжительностью. К примеру, время, которое нужно сотруднику склада для отгрузки товара, зависит от веса и объема продукции, числа ассортиментных позиций и других факторов. Благодаря использованию штрих-кодирования нам удалось значительно упростить поиск необходимых товаров. За 8 часов сотрудники смогут справиться с объемом работы, для которого ранее могли требоваться 16-24 часов. Также важная выгода нового метода – повышение статуса и престижности работы наших сотрудников. Если ранее они были грузчиками, то благодаря введению этого новшества стали уже комплектовщиками заказа.

Альтернативой методу фотографии рабочего дня в работе сотрудников магазина становится использование CRM-системы. Сотрудники нашего отдела персонала проводят регулярное сравнение показателей всех продавцов наших магазинов (число встреч, звонков, отгрузок, выписанных счетов и прочих параметров). Основываясь на полученных данных, наши сотрудники отдела персонала вносят соответствующие коррективы в действующие нормативы для продавцов.

5. Организация соревнований для персонала. Проведение соревнований для производственных сотрудников (от которых зависят скорость и качество выполнения заказов) и продавцов (от которых зависит прибыль) становится отличным средством мотивации и контроля персонала. Подобные соревнования мы организуем каждый месяц. Благодаря  таким конкурсам человек сможет сравнить свои достижения и результаты с деятельностью коллег. К тому же, многим оказывается довольно неловко, когда узнают, что работают посредственно по сравнению с остальными и без должной активности.

Соревнования продавцов. Для наших продавцов регулярно организуются конкурсы «Лучший работник торгового подразделения» и «Лучший салон». Действуют различные критерии для определения победителей в наших конкурсах – по качеству обслуживания клиентов, общему количеству продаж, выполнению плана по обзвону клиентов, количеству продаж своих товаров по спецпредложениям (в частности, товаров, снятых с производства). Подводятся результаты наших конкурсов каждый месяц, 10-го числа. При оценке результатов соревнований берем за основу информацию, приведенную в CRM-системе. Также учитываем оценки клиентов (могут их выставлять по 10-бальной шкале). Сбором таких оценок занимаются наши работники службы контроля качества обслуживания клиентов. Потом учебным центром формируются рейтинги работников и салонов. Определением победителей проводимого конкурса занимается комиссия. Затем  на своем внутреннем портале компании размещаем данные о проведенных соревнованиях. 

Для лучшего салона мы предоставляем диплом, сладкий приз (к примеру, авторский торт) и переходящий кубок. Как правило, эти награды получает руководитель магазина во время совета директоров. Приятная и полезная традиция в нашей работе – организация чаепития в салоне-победителе. Также предусмотрено вручение премии для лучшего продавца нашей сети и работников лучшего торгового подразделения.

Соревнования на производстве. Каждый день сотрудники нашей диспетчерской службы фиксируют размер выработки всех сотрудников, далее передается эта статистика на рассмотрение руководителя цеха. Он формирует рейтинг за месяц и вывешивает его на видном месте в производственном цеху. Не забыли мы и о важности материального поощрения работников – месячная выработка сотрудников непосредственно влияет на размер их зарплаты, для передовиков предусмотрена и дополнительная премия от нашего предприятия.

Соревнования для работников склада и сборщиков. В нашей службе управления персоналом ежеквартально производится оценка качества работы кладовщиков. Для оценки работы грузчиков учитывается скорость выполнения необходимых заданий, главный критерий для наших сборщиков – сделанный объем. Зарплата этих сотрудников состоит из оклада и премии, но лучшие сотрудники по результатам за квартал могут рассчитывать и на дополнительный бонус.

6. Выявление лучших и худших. Наш учебный центр каждый день составляет список худших работников, после чего планируются подходящие меры воздействия. В том числе, сотрудник может быть направлен для обучения нужным навыкам и знаниям, к нему может быть прикреплен наставник для курирования работы своего подопечного. В подобной ситуации также общаемся с непосредственным начальством данного работника. При регулярном попадании в список худших сотрудников, мы вынуждены расстаться с этим человеком.

6 идей, как поддерживать интерес сотрудников к работе 

контроль персонала

1. Выберите людей, увлеченных делом. Для каждой должности в нашей компании предусмотрено определенное тестовое задание, предложенное на этапе подбора. Такой подход позволяет нам своевременно убеждаться в достаточной компетентности и мотивации сотрудника для работы в нашей компании. Предложенные тестовые задания в нашей компании варьируются, в зависимости от конкретной должности и поставленных задач. В частности, при поиске главы отдела интернет-проектов, мы предлагали тестовое задание в виде аудита сайта нашей компании. Некоторые решали отказаться от этого задания, другие справлялись с этой задачей достаточно поверхностно. Один из кандидатов на эту должность не просто дал детальный анализ, но также указал комплекс рекомендаций для улучшения сайта. Такая увлеченность своим делом нас подкупила, поэтому работник был приглашен на должность. 

2. Новое оборудование, введение красивых названий должностей. В нашей компании несколько лет назад было проведено техническое переоснащение своего производства, с автоматизацией множества рабочих процессов, приобретением нового оборудования. Теперь людям гораздо приятнее работать, значительно возросла и эффективность деятельности. Ведь гораздо комфортнее работать с современным оборудованием, в условиях чистого рабочего места, с максимальной автоматизацией – достаточно минимума рабочих операций. К тому же, изменились названия должностей сотрудников, теперь они звучат гораздо красивее и престижнее. 

3. Участие сотрудников в интересных проектах. В своей работе регулярно предлагаем интересные проекты в сферах маркетинга и производства. В них участвуют сотрудники разных подразделений, в том числе на рядовых должностях. Каждый имеет право войти в состав проектной группы – достаточно только заполнения заявки на корпоративном портале компании либо сообщить об этом своему непосредственному руководителю. К примеру, анализ корпоративной статистики показал – клиенты по одной из коллекций нашей продукции часто задают некоторые одинаковые вопросы. Тогда продавцы смогли поучаствовать в проекте по ассортиментной политике, чтобы значительно улучшить свое взаимодействие с клиентами по данному направлению. 

4. Временный персонал в пик сезона. CRM-система позволяет понимать загрузку своих продавцов и производства для поддержания оптимального количества сотрудников штата. При повышении спроса заблаговременно привлекаем временный персонал, чтобы не заставлять своих штатных работников утомительно работать. В противном случае даже энтузиаст в числе штатных работников может потерять свой интерес к работе. 

5. Обучение смежным специальностям на производстве. Всем своим желающим сотрудникам предлагаем возможность обучения смежной специальности. В том числе, у оператора лакирования и крашения есть возможность обучения на специалиста деревообрабатывающих станков и шлифовщика. Практика может проходить в рабочее время – на этот период работника освобождаем от его прямых обязанностей. После прохождения курса обучения прикрепляем наставника за учеником. Рабочие благодаря такой учебной программе получают возможности расширения профессиональных навыков и определить для себя задачи, которые ему будет интереснее всего выполнять. Во время учебы зарплата нашего сотрудника остается прежней. 

6. Сотрудники вовлекаются в решение текущих проблем. Перед принятием определенного решения своим сотрудникам предлагаем участие в составлении плана действий. Человеку необходимо понимать, что руководство услышит и рассмотрит каждое его предложение. К примеру, при скоплении большого количества продукции на складе, не пользовавшейся покупательским спросом. Наше предприятие уже прекратило производство данной продукции, но остатки необходимо распродать. Для решения возникшей проблемы решили провести конкурс среди руководителей салонов и продавцов – кто предложит лучшую идею для скорейшей продажи остатков. Сначала может показаться, что придумать принципиально новые решения невозможно, но результат нас переубедил – получили 10 интересных и эффективных предложений. Для авторов нескольких выбранных нами идей была предусмотрена премия, но и компания получила существенную пользу – с успешной распродажей скопившейся на складе продукции. 

Если удастся реализовать в работе компании хотя бы несколько из предложенных нами идей для поддержания интереса работников к своим задачам, то можно будет минимизировать весь контроль персонала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль