5 острых проблем, которые решат внутрикорпоративные коммуникации

7300
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Генеральный Директор, партнер
  • Сколько поможет сэкономить внутренний PR
  • Как выстроить внурикорпоративные коммуникации
  • 5 проблем, которые решит внутренний корпоративный PR

Основой успеха организации обычно становится эффективное взаимодействие подразделений и сотрудников между собой - внутренний PR. Недостаточно налаженные либо вовсе отсутствующие внутрикорпоративные коммуникации могут стать причиной серьезных проблем в деятельности организации. В том числе:

  1. Дублирование. Когда выполнением одинаковой функции занимаются несколько подразделений либо сотрудников.
  2. «Провалы». За определенный участок работы не отвечает ни одно из подразделений.
  3. Что следует предпринять в подобной ситуации? Можно говорить о том, что сотрудники не понимают, как они должны решать определенную задачу.
  4. К кому обратиться?  Сотрудникам неизвестно, в чьей компетенции находится решение определенных вопросов.
  5. Зачем? Сотрудники не понимают важность и актуальность выполняемых функций.

Продолжать данный список можно долго. Но такие проблемы приводят к общему результату – негативно сказываясь на общей эффективности компании.

Работающие внутрикорпоративные коммуникации заключаются в прозрачном информационном взаимодействии в повседневной деятельности компании, в рамках проектной работы, с постоянным предоставлением работникам данных о компании – о планах, развитии, текущей ситуации. 

Сколько поможет сэкономить внутренний PR

Хорошо отлаженный внутрикорпоративный информационный канал позволяет серьезно экономить. Опыт крупных международных компаний свидетельствует о том, что эффективная коммуникация позволяет компании сократить расходы более чем на 3 млрд долл. США в год.

Разделить внутрикорпоративные коммуникации можно на 2 основные области:

  1. Информационное поле (различные каналы передачи информации для сотрудников, обеспечивая их причастность к общей деятельности и жизни компании).
  2. Технологическое взаимодействие – в рамках бизнес-процессов и проектов.

Внутрикорпоративные коммуникации: технологическое взаимодействие

Чтобы достичь прозрачного информационного взаимодействия требуется разработка регламентов, в которых будут прописаны все бизнес-процессы и проекты, особенности взаимодействия между сотрудниками подразделений в рамках данных процессов. Чтобы регламенты оказались полезными и соблюдались, их нужно составлять с привлечением самих сотрудников, которые принимают непосредственное участие в соответствующем проекте. Возлагаться ответственность за создание таких регламентов должна, прежде всего, на глав соответствующих проектов и подразделений. Рассмотрим подробный алгоритм такого процесса.

Шаг 1. Генеральный Директор вместе с топ-менеджерами составляет стратегию, общую функциональную модель и систему целей деятельности организации. Далее разбивается составленная модель на отдельные функции, с определением отдельных целей, функций, функциональных задач и ответственности глав департаментов и отдельны ключевых работников. Следовательно, ответственность за каждый проект и функцию привязывается к определенному сотруднику. 

Шаг 2. Исходя из закрепленных за проектом либо подразделением задач, руководителем составляется первый вариант регламента. Документ по каждому проекту (цели) должен включать ряд позиций:

  • соисполнители;
  • планируемый результат;
  • сроки реализации;
  • график мероприятий (с указанием ответственных, сроков, необходимых ресурсов для достижения целей).

В регламенте по каждой функции прописываются:

  • потребители – кому важно исполнение данной функции;
  • предполагаемый результат;
  • роли участников процесса – организационное взаимодействие;
  • информационное взаимодействие внутри подразделения – кто передает информацию, кому, в какие сроки, какой вид данных, в каком формате и пр.

Шаг 3. Ознакомление с вариантом регламента всех сотрудников подразделения, с предложением индивидуальных корректив, принимающихся либо отвергающихся по результатам обсуждения. Данный этап требуется, чтобы заинтересовать сотрудников формировать внутренний корпоративный pr, и для более детального описания функций.

Шаг 4. Составленные регламенты обсуждаются и согласовываются в рамках совещания глав подразделений – на проводимом командном совещании. Утверждается итоговый документ после согласования гендиректором компании. Благодаря такому подходу удается:

  1. Предельно точно определить стадии выполнения заданных функций и целей.
  2. Избежать «провалов» либо дублирований функций.
  3. Исключить проблему формального ознакомления сотрудников с документов либо игнорирование принципов регламента в работе, внутренний pr нужно донести всему вовлеченному коллективу. Поскольку все участники процесса непосредственно задействованы в создании регламента.
  4. Обозначается необходимость выполнения определенной работы, избегая возможного срыва сроков.
  5. Быстрое реагирование на выявленные проблемы в реализации функций (проектов) и во взаимодействии – с оперативным внесением необходимых изменений в положения регламента.
  6. Разработка системы информационного взаимодействия, которая будет прозрачной и понятной для всех сотрудников организации.

Внутрикорпоративные коммуникации: информационное поле

Информационное поле, вовлекающее в жизнь организации всех сотрудников, становится мощным фактором мотивации. К информационному полю относятся довольно многообразные факторы. Чтобы обеспечить работающий внутренний корпоративный PR, коммуникации, информационная политика должна быть обязательной частью корпоративной политики компании.

Экспертное мнение

Марина Серенко, Генеральный Директор компании «Наш мир», Москва

Одно из важнейших направлений — обмен информацией между консультантами компании. Помимо еженедельных совещаний (руководителей рабочих групп у Генерального Директора и в рабочих группах с присутствием Генерального Директора) в нашей компании практикуются совместные обсуждения рабочих вопросов и общение по электронной почте. Информация по проектам оформляется в виде отчетов. Отчеты, по крайней мере та их часть, которая не может нанести урон какому-либо кандидату или клиенту, становятся базой для аналитических материалов, размещаемых в средствах массовой информации.

Внутрикорпоративные коммуникации выстраиваются также на уровне сотрудников, отвечающих за отдельные участки работы в рамках проекта (так называемых ресёчеров). Общение между такими сотрудниками из разных групп инициируется и реализуется в форме образовательной программы, темы которой определяются в зависимости от потребностей самих ресёчеров. В роли преподавателей выступают внутренние тренеры, консультанты, реже — приглашенные практики.

Как выстроить внутрикорпоративные коммуникации

1. Еженедельные совещания, планерки. Следует наладить еженедельные совещания в компании, посвященные подведению итогов, с планированием новых целей на новую неделю. Оптимальным вариантом считаются многоуровневые совещания. Сначала проводится совещание для руководителей предприятия, затем в каждом подразделении. Совещания позволяют не только обсудить рабочие вопросы, но также донести сотрудникам общую информацию о компании.

2. Регулярные встречи Генерального Директора с сотрудниками. Обычно встречи руководителя с коллективом посвящены определенной, предварительно запланированной теме. Хотя у сотрудников есть возможность задавать любые рабочие вопросы. Подобные встречи имеют важное значение – у сотрудников появляется информация по планам компании, её достижениям либо изменениям в работе. С сотрудниками, которые на совещания с гендиректором не попадают, главе компании нужно встречаться ежемесячно либо минимум раз в квартал.

3. Сайт компании. Сайт компании считается самым мощным информационным ресурсом, мобильным и простым в обновлении. На сайте может быть разработана закрытая зона, которая будет доступна лишь для сотрудников компании – выполняя роль внутрикорпоративных СМИ. Здесь могут быть доступны для скачивания необходимые регламенты, документы, телефоны и пр.

На общедоступной части сайта может приводиться информация о компании, её деятельности, достижениях, структурах и пр. Данные вопросы имеют важное значение для полноценного формирования действенных внутрикорпоративных коммуникаций и положительного имиджа организации, с привлечением новых квалифицированных сотрудников. Наличие полной информации на страницах сайта позволяет упростить и адаптацию новых сотрудников к работе в компании.

4. Корпоративные СМИ. Корпоративные СМИ могут быть представлены журналами, газетами, информационным листком, электронной газетой и пр. Издания могут выходить в еженедельном формате, раз в месяц либо квартал. Наиболее распространенным вариантом считается ежемесячное издание с публикацией интервью с руководителями компании, рассказывая о мероприятиях, новостях компании, о передовом опыте сотрудников, о новичках и пр. Особенно такое издание оказывается ценными, если структура организации включает удаленные подразделения либо филиалы – чтобы все сотрудники ощущали свою вовлеченность в общую жизнь компании, оставаясь в курсе последних событий.

5. Информация для новичков. Чтобы способствовать скорейшей адаптации новых работников в компании, им нужно в сжатые сроки получить максимум информации о компании, правилах, нормах поведения, своих функциях и пр. В результате они получают множество информации, которую сразу запомнить довольно сложно. Поэтому важно позаботиться о создании должных условий для получения информации постоянно и планомерно. Например, можно предложить разработку «книжки нового сотрудника» - с информацией о компании, её истории и развитии, достижениях, планах развития, где искать нужные документы и пр. Прикрепляется к новому сотруднику куратор, рассказывающий о функциях и особенностях работы, знакомя с  коллегами и общей структурой организации.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram @gd_ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль