Учимся вести хронометраж рабочего времени по образцу

24486
простой.ру
простой.ру

Хронометраж рабочего времени сотрудников является отличным решением для ситуаций, когда несмотря на казалось бы интенсивную работу персонала, результаты не оправдывают надежды. В условиях подобной суматохи необходимо выявить, на что тратится время сотрудников. 

Что такое хронометраж рабочего времени?


Хронометраж — ведение записи всего выполняемого человеком на протяжении рабочего дня.

Необходимы максимально точные записи, с ведением хронометража в течение одной-двух недель. Затем предстоит:

  1. Анализ полученных данных.
  2. Поиск дел, которые требуют траты времени, однако не способствуют достижению целей компании;
  3. Определение необходимых изменений.
  4. Внедрение соответствующих изменений.

Хронометраж становится эффективным инструментом для понимания причин, мешающих достижению результата. Хотя для этого есть цели, мотивация и действия для достижения необходимых целей.

Для чего нужен хронометраж рабочего времени?

Основной задачей (которая возникает у всех менеджеров) становится:

  • тратящееся количество денег на каждого заказчика;
  • необходимые траты времени конкретных высококвалифицированных специалистов для работы с каждым заказчиком либо проектом.

Учитываем:

  • если у специалистов более 1 проекта – 2-3;
  • при наличии у специалистов команды, периодически работающей по разным проектам;
  • если работают с разными заказчиками. В том числе заказчики могут быть внутренними либо внешними.

Менеджер проекта должен понимать данные по расходам – для чего тратятся средства, необходимо ли вести какой-либо проект, ведение биллинга и пр.

Хронометраж при грамотной организации способствует повышению личной эффективности отдельных сотрудников. Они придерживаются более осознанной работы, фокусируя свое внимание на выполняемые задачи. Им понятно, для какой задачи тратится время. Удивительно, но отдельные сотрудники получают защищенность и уверенность, что положительно влияет на результаты работы.

Кому необходим хронометраж рабочего времени?

Григорий Кнеллер, независимый системный консультант.

Хронометраж рабочего времени подходит для менеджеров проектов, занимающихся несколькими разными проектами. Актуальное решение для аутсорсеров, фрилансеров, разных агентов, работающих по часовой оплате, определяющих свои объективные тарифы за потраченное время.

Хронометраж рабочего времени становится актуальным для служб поддержки и обслуживания клиентов. Ведь им тоже нужно контролировать, сколько времени было потрачено для определенной задачи. Актуальным решением хронометраж рабочего времени становится для людей, которые анализируют свою личную эффективность. Если желаете понимать, сколько времени потребовалось для определенной жизни задачи, хронометраж становится актуальным решением.

Как сказал один менеджер "Бездельников я и так вижу. Я хочу узнать, куда расходуются ресурсы". Используется хронометраж вовсе не для выявления бездельников. Но становится необходимым инструментом, как минимум, для эффективного проектного менеджмента.

Зачем вести хронометраж времени?

Проведенный хронометраж рабочего времени позволил добиться нескольких важных результатов:

  • выявление значительных резервов своего личного времени. Человек даже не представляет, сколько может высвободить личного времени, если грамотно вести хронометраж. В частности, около 2.5 часов в день тратится на «обработку внешних прерываний»,  с возвратом к работе;

  • ощущение неэффективности процессов, происходящих вокруг. Формируется «чувство времени», которое быстро становится «чувством эффективности».

В результате в компании вокруг руководителя была сформирована «зона эффективности» - жизненное пространство, когда окружение может себя комфортно ощущать лишь при эффективной трате своих и чужих временных ресурсов.

Рассказывает практик

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва

Не являюсь сторонником постоянной оценки целесообразности каждой расходуемой минуты. Когда лишь изучал основы тайм-менеджмента, учет велся на протяжении нескольких минут. Это привело в основном к серьезному стрессу от понимания неэффективности трат своего времени. Полученные данные и ощущения при их анализе подтолкнули к мысли о необходимости жесткого контроля и планирования буквально каждой секунды.

При сведении бюджета используемого времени каждый день всё в большей степени в себе разочаровывался. Не намечался особый прогресс, складывалось ощущение, что очень много времени расходуется впустую. Подобное несовпадение желаемого и действительного заставило переосмысливать всю систему ценностей, отношение к общему процессу.

Не стоит делать учет времени самоцелью. Он должен быть инструментом аналогично аудиту. Данное средство в моей практике используется с целью контроля эффективности не чаще каждого полугода. Проводится хронометраж на протяжении 14 дней.

Виталий Королев, Генеральный Директор Центра корпоративного развития Ассоциации независимых директоров, Москва.

Занимался хронометражем рабочего времени на протяжении нескольких лет. После первых результатов не возникло психологического шока. Но при этом было ощущение «здесь и сейчас», с пониманием необходимости постоянного отчета перед собой. Уверен, что такой вариант очень эффективен и полезен. Когда стала понятной моя стандартная неделя, учет времени прекратил. Но сейчас занимаюсь хронометражем рабочего времени, тратящегося для выполнения проектов и по «слоновым» задачам.

Сергей Козловский, Директор ОДО «Нилитис», Минск

Личный хронометраж своего времени вел порядка 10 лет (начал в возрасте 25 лет), мог расписывать рабочее время за всю неделю с точностью до 5 минут. Затем такой подход лишился своей актуальности, ведь технология стала элементом моего образа жизни.

Подготовка к хронометражу

Хронометраж рабочего времени на подготовительном этапе предполагает:

  • выбор наблюдаемых работников, с учетом целей хронометража;
  • составляется список технологических операций, продолжительность которых подлежит измерению;
  • рассчитывается необходимое количество замеров;
  • подготавливаются чистые планки карты хронометража.

Выбирать наблюдаемых работников следует среди сотрудников со средней производительностью. При высоком уровне физического труда больше подходят исполнители со средним уровнем психофизических данных. Лучше отказаться от исследования сотрудников с высоким стажем и новичков.

Если цель хронометража заключается в установлении факторов невыполнения норм труда, необходимо формировать для наблюдения 2 выборки исполнений – которые стабильно не выполняют либо стабильно перевыполняют заданные нормы. При этом не имеют значения опыт и психофизические данные.

Когда хронометраж рабочего времени предназначен для улучшения производительности труда, в качестве эталона для наблюдений могут браться лучшие работники.

Образец хронометража рабочего времени

В первый день вносятся в специальный бланк все дела, которые выполняет наблюдаемый.

Требуется фиксация:

  • Времени начала отчетного дела;
  • Времени окончания дела;
  • Названия дела.

Например:

8.00 – пришел на работу.
8.00-8.15 – перекур с коллегами
8.15-8.45 – проверил почту
8.45-9.15 – обсудил с коллегами проект
….
12.00-12.30 – обед
12.30-12.55 – совещание
13.00-14.00 – обзвон клиентов

и т.д.

Недостатки классического хронометража

  1. Классический хронометраж является довольно трудоемким и продолжительным процессом, с многочасовым стенографированием рабочего дня – с использованием секундомера, карандаша и блокнота.

  2. Негативные последствия для работы компании. Для выполнения хронометража рабочего времени возможны два пути:

  3. Данное задание поручить самому работнику. Недостаток – сотруднику придется регулярно отвлекаться от работы для выполнения записей, есть вероятность неточности, сказываются субъективные факторы;

  4. Выделение отдельного сотрудника для наблюдения. Ему потребуется отдельная зарплата, вероятность неверной оценки работы сотрудника.

  5. Компьютеризация труда. Наблюдающим сложно оценить, что сейчас делает сотрудник? Именно сейчас, когда вносит какие-то цифры в интерфейс программы?

Автоматизированный хронометраж рабочего времени сотрудников

Если сотрудники вашей компании в основном трудятся за компьютером, можно обратить внимание на большой выбор различных специальных программ для контроля работы подчиненных.

  1. Сервис Yaware.TimeTracker. Максимальная точность записей (до одной минуты), что делает сотрудник, запись времени смены деятельности, ведение хронометража в течение круглых суток, 7 дней в неделю. Работает хронометраж в фоновом режиме, что позволяет сотруднику сконцентрироваться на основной работе.

  2. Программа "ОфисМЕТРИКА". Снижает количество опозданий, без отвлечений на общение в социальных сетях и на форумах, с выявлением недобросовестных сотрудников, с улучшением эффективности команды.

  3. Биометрическая система BioTime. Наличие веб-модуля онлайновой проходной, работа с Windows 10, возможность пополнения количества отчетов, лучшая скорость и эффективность биометрической идентификации, оптимизация контроля доступа и учета рабочего времени в работе организаций со сложной организационной и разветвленной территориальной структурой.

  4. Программа Workview. С удобным и понятным графическим интерфейсом. С возможностью получать все необходимые сведения по работе каждого сотрудника – достаточно считанных кликов. Выводятся все собранные сведения в удобном для анализа виде, в понятном графическом виде.

  5. Программа «Табель учета рабочего времени». Включает максимально упрощенные операции, с интуитивно-понятным и удобным интерфейсом, без необходимости специального обучения. Способствует сокращению необходимого времени для заполнения данных в табеле. Опыт подтверждает, что достаточно считанных минут для заполнения табеля. Табель может быть распечатан за любой прошлый период.

Фотография рабочего дня

Многие считают фотографию рабочего дня одним и тем же с хронометражем, но существуют серьезные различия:

  1. При хронометраже анализируются траты времени в течение определенного временного периода, который устанавливаете сами.

  2. Фотография рабочего дня является более формализованным и официальным мероприятием. Обычно с инициативой выступает работодатель.

  3. При хронометраже сами определяете, как будете фиксировать данные, вести себя, самостоятельно определяете методы анализа.

  4. При фотографии рабочего времени необходимы заранее установленные формы/протоколы/таблицы.

Фотография рабочего дня является стандартизированной процедурой, включая следующие этапы:

– Подготовка. С изучением технических возможностей проведения процедуры, задавая сроки, решая, кто из сотрудников будет объектом исследования и пр.

Учимся вести хронометраж рабочего времени по образцу

– Непосредственно фотографирование рабочего дня (устанавливаются дата начала и продолжительность исследования приказом (образец приказа есть в доп материалах), извещая сотрудников, с проведением инструктажа о том, что процедура на трудовой процесс не влияет, они могут в привычном темпе заниматься своими рабочими задами. Идеальным результатом процедуры становятся объективные данные.

Анализ хронометража рабочего времени        

Для обработки данных хронометражей анализируются коэффициенты устойчивости хроноряда, с расчетом потраченного времени для каждой операции, суммированием результатов проведенных замеров. По данным анализа задается норма труда, с разработкой предложений для повышения скорости и производительности операций, с анализом соответствия полученных и утвержденных норм и фактической выработкой.

Какие могут быть риски от контроля за сотрудниками:

– Начальство может стремиться контролировать всё. Это влечет за собой страх сотрудников тотального контроля. Использование данных хронометража не для проектных расчетов, а для разборок и наказания внутри коллектива;

– Система работает нестабильно, учитывая отсутствие production environment (рабочей среды);

– Индивидуальная непереносимость сотрудником хронометража;

– Различная скорость обучения разных сотрудников, сложно одновременно собрать всех сотрудников;

– Разные руководители и сотрудники имеют разные ожидания;

– Система при отсутствии постоянного обучения новых сотрудников работы с ней постепенно будет «вымирать».

Справка


Григорий Кнеллер, независимый системный консультант, Германия. 15+ лет в ИТ-индустрии. Прошел через разработку, поддержку и топ-менеджмент. Автор блогов: executives.ru, business-processes.com.

Г.А. Архангельский «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Фундаментальная монография; первая за прошедшие 30 лет не переводная книга по ТМ в России. Деловой бестселлер. Год выпуска: 2004. Количество страниц: 444.

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва. Группа компаний «Сапсан» занимается производством и сбытом рыбной продукции. В состав ГК «Сапсан» входят управляющая компания в Москве, заводы на Сахалине и Курильских островах, а также представительства во Владивостоке, Хабаровске, Ростове-на-Дону, Нижнем Новгороде.

Виталий Королев, Генеральный Директор Центра корпоративного развития Ассоциации независимых директоров, Москва. Ассоциация независимых директоров (АНД) – профессиональная организация, объединяющая российских и международных корпоративных директоров и экспертов в области корпоративного управления. В 2003 году члены АНД стали независимыми директорами в таких компаниях, как ОАО «РЖД», «Норильский никель», «Вимм-Билль-Данн», ОАО «Балтика», «Северо-Западный Телеком», «Центртелеком», ТД «ГУМ», Воткинская ГЭС, «Калугаэнерго», «Курган-энерго», «Пермэнерго», Ставропольская ГРЭС, «Аптека Холдинг» и мн. др.

Сергей Козловский, Директор ОДО «Нилитис», Минск. Компания образована в 1998 году. Направление деятельности – бизнес-консалтинг.

Вложенные файлы



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный Директор»

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль