Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год

3531
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Алексей Федоров, Управляющий партнер группы компаний «220 Вольт», Санкт-Петербург


В этой статье мы расскажем

  • Как сэкономить несколько миллионов благодаря внутренним командировкам
  • Что делать с непониманием сотрудников
  • Примеры идей, возникших во время внутренних командировок

Наша компания практикует внутренние командировки сотрудников уже третий год. Когда штат компании достигает 500 человек, управлять ею сложнее. Топ-менеджерам не так просто принимать решения, потому что они плохо представляют себе, как протекают процессы. Рядовые сотрудники считают, что работает только их подразделение, а все остальные занимаются ерундой. Так происходит из-за низкой осведомленности в том, чем занимаются коллеги. Кроме того, я замечал, что сотрудники, проработавшие в компании более двух лет, перестают видеть ситуацию объективно и интересуются лишь своим участком. Для решения всех этих проблем и существуют внутренние командировки.

Суть внутренних командировок

Минимум один раз в год каждый работник должен оказаться в роли исполнителя в другом подразделении. Так, бухгалтеры, юристы, логисты и сотрудники других обслуживающих отделов, включая топ-менеджеров, обязаны отправляться в командировки в розничные магазины. Чтобы принимать стратегические решения и менять бизнес-процессы в магазинах, им нужно хорошо представлять себе, как функционирует розница. Я в прошлом году был в командировках в отделах франчайзинга, логистики и в контакт-центре. Все новички также проходят подобную практику: они обязаны отработать неделю в контакт-центре, чтобы пообщаться напрямую с клиентами.

Внутренние командировки длятся одну рабочую неделю. Список обязанностей составляет принимающая сторона. Каждому командированному выдается паспорт стажера. Начальник принимающего подразделения делает в нем отметки, а по завершении командировки пишет резюме о работе подопечного.

Стажер, в свою очередь, составляет отчет, включающий 50– 60 пунктов, как минимум на двух страницах, Все отчеты изучаются аналитиком, и в каждом обязательно есть несколько предложений, которые необходимо внедрить.

На время отсутствия сотрудника его подменяют коллеги. Никаких доплат они при этом не получают. Однако командированный может быть поощрен за отличную идею, которая помогла компании сэкономить. Сумма премии варьируется в пределах 2–5 тыс. руб.

На этапе внедрения программы мы столкнулись с непониманием работниками сути внутренних командировок. Поначалу некоторые присылали вместо отчетов формальные отписки, в которых рассказывали, как все хорошо. Но мне наоборот, хотелось знать о проблемах. Поэтому теперь перед командировками мы проводим инструктаж.

Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год

Результаты внедрения внутренних командировок

Самый главный итог внутренней командировки – список возможностей для сокращения расходов. За два года мы внесли в привычные процессы более сотни изменений. Менеджеры стали предлагать идеи, которые ежегодно помогают компании экономить миллионы рублей.

Приведу примеры идей, повысивших эффективность работы целых отделов.

Пример 1. В прошлом году я поработал в отделе франчайзинга. Мне было безумно больно смотреть, как операторы набивают счета в программе «1С», потом, чтобы исправить ошибки, копируют данные в документ Microsoft Excel, а уже затем другой сотрудник вновь заносит информацию в «1С». При этом в компании существует технология, позволяющая избегать лишних операций, и ею не пользуется только это подразделение. Внедрение данной технологии в отдел франчайзинга повысило эффективность его работы.

Пример 2. Оператор интернет-магазина, принимающий заказ, должен очень быстро ориентироваться в разделах и категориях документов. Но через пару часов работы он нередко начинает путаться среди одинаковых вкладок. Благодаря отчету сотрудника, побывавшего во внутренней командировке в контакт-центре, мы немного доработали ERP-программу. Теперь приходные документы отображаются зеленым цветом, расходные – красным, а документы перемещения между складами – желтым. Искать их стало проще, благодаря чему каждый из 200 операторов интернет-магазина экономит в среднем до 15 минут в день.

Справка


ГК «220 Вольт»
Сфера деятельности: продажа электроинструмента и оборудования
Территория: головной офис – в Санкт-Петербурге, представительства – в более чем 100 городах России
Численность персонала: 500 (по всей России)
Годовой оборот: 20 млн долл. США (по оценке журнала Forbes, данные за 2013 год)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль