Как работает отдел кадров

9113
Фото © Flickr
Фото © Flickr

О чем мы вам расскажем в этом материале

  • Как и для чего работает отдел кадров
  • Каков перечень его полномочий и обязанностей работников отдела кадров
  • Как привлечь в отдел кадров квалифицированных специалистов

Отдел кадров в своей работе руководствуется Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовое право. Также учитываются нормативные методические документы по кадровому делопроизводству и уставу организации.

Функции и задачи отдела кадров

Главной функцией отдела кадров считается обеспечение кадрового документооборота. Также отделу кадров можно поручить функции подбора персонала и вести постоянную работу с коллективом. Если функции отдела кадров будут ограничиваться просто приемом сотрудников в компанию, не собирая соответствующую информацию о коллективе организации, рассчитывать на успех в бизнесе предприятию не приходится. Сегодня важна комплексная работа отдела кадров, предпринимая необходимые организационные меры и грамотные шаги для максимального использования профессиональных навыков и способностей персонала.

Основные функции отдела кадров

  • определить кадровые потребности предприятия, подбирая сотрудников совместно с руководителями подразделений;
  • подготавливать штатное расписание предприятия;
  • анализировать текучесть кадров, находя методы эффективной борьбы с проблемой текучести;
  • комплекс операций с трудовыми книжками;
  • оформлять личные дела сотрудников, выдавая копии и справки документов по требованию работников;
  • организовывать аттестации сотрудников, составляя планы карьерного движения в коллективе;
  • вести учет отпусков, составляя график и оформляя отпуска согласно нормам трудового законодательства;
  • готовить планы повышения квалификации персонала.

Пошаговая инструкция по созданию отдела кадров с нуля

Для создания отдела кадров необходимы:

  • организационная структура;
  • штатное расписание;
  • документы предприятия;
  • печать организации;
  • трудовое законодательство;
  • бланки приказов.

Обычно вопросами создания нового отдела и его внесения в организационную структуру компании занимается специалист по персоналу. Он должен предусмотреть вид структуры организации, подчиненность новой службы руководителю, её связи, влияние численности персонала компании на структурное подразделение.

После изменений структуры с внесением в неё новой службы – направляется на рассмотрение директора организации. Единоличный исполнительный орган её должен утвердить. Издается с этой целью соответствующий приказ с прописыванием факта введения нового отдела и даты, с которой считаться структурное подразделение будет действующим. Исполнение приказа контролируется руководителем кадровой службы, которому требуется внесение изменений для организационной структуры, с уведомлением сотрудников о новом отделе. Заверение документа подписью директора и печатью организации. Необходимо ознакомить начальника кадровой службы с приказом.

Необходимо внесение нового отдела в действующее штатное расписание. С этой целью требуется издание приказа руководителя компании. Прописываются в приказе название организации, номер и дата составления, город нахождения организации.

Кадровики на основании приказа должны внести соотвествующие изменения в штатное расписание, составить новые должностные инструкции. Руководствоваться при составлении данных инструкций необходимо потребностями предприятия. Необходимо подробное содержание инструкций, соответствуя требованиям и целям новой службы.

Как привлечь в отдел кадров квалифицированных сотрудников

Александр Потапов, Дмитрий Сомов, Владельцы консалтинговой компании «Актив прибыли», Москва

Во-первых, компания должна придерживаться амбициозной цели. Сильный специалист не планирует довольствоваться обычным статусом – ему гораздо интереснее работать в амбициозной организации.

Во-вторых, Вы должны быть амбициозным менеджером. Вам стоит учиться быть интересным и разносторонним собеседником, имея соответствующую харизму. Также важно стараться выглядеть максимально дорого. Во многом это становится серьезным фактором успешного привлечения сильных кадров, завоевывая их внимание и интерес.

В-третьих, будьте готовыми к обеспечению высокого дохода для высококвалифицированного персонала. Компенсировать невысокую зарплату может лишь известный бренд – и то не полностью.

В-четвертых, сотруднику важно видеть карьерные перспективы. Гендиректору может быть интересна перспектива стать партнером, когда достигнет определенных целей. Руководитель направления заинтересован в выделении своего подразделения в отдельную компанию.

Как работает отдел кадров

Обязательные документы, которые должны храниться в отделе кадров

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) 

Перед подбором сотрудников в организацию необходимо составить и утвердить штатное расписание. На основе штатного расписания может определяться число вакансий на данный момент. Важным является и тот факт, что при увольнении кого-то из сотрудников по сокращению работодатель, ссылаясь на штатное расписание, сможет подтвердить в суде невозможность трудоустроить сотрудника и законность увольнения. Судьей при рассмотрении трудового спора обязательно будет истребовано штатное расписание. У работодателя не будет серьезных перспектив выиграть судебный спор с работником, если штатное расписание не представлено суду либо при ненадлежащем составлении.

2. Трудовой договор

Для формирования пакета кадровых документов определяющая роль отводится трудовому договору с работником. Он заключается в письменной форме, с подписью работодателем и работником. Необходима фиксация условиями трудового договора условия труда и оплаты, установленные по действующим нормативным правовым актам по соглашению между работодателем и работником.

3. Правила трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка необходимы для любой организации. Являются локальным нормативным актом организации, который регламентирует порядок по приему сотрудников и увольнению, перечень обязанностей, прав, также ответственность сторон, рабочий режим, время отдыха, меры для поощрения и взыскания сотрудников, прочие вопросы по регулированию трудовых отношений.

4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Приказ представляет собой основание для предоставления рабочего места для сотрудника, с закреплением необходимого имущества работодателя за ним, с ознакомлением сотрудника с деловой перепиской, внутренними документами и др. Подготавливается проект приказа одновременно вместе с трудовым договором.

5. Трудовые книжки

Трудовая книжка представляет собой основной документ о трудовой деятельности трудовом стаже сотрудника. Работник должен предъявить трудовую книжку при трудоустройстве. Исключениями являются лишь случаи при первом трудоустройстве сотрудника либо при трудовом договоре, который не подлежит заключению на условия штатного совместительства. На работодателя возлагается обязательство по ведению трудовых книжек на каждого сотрудника, который в компании проработал более пяти дней. Храниться трудовые книжки должны в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому есть только у ответственного работника, который определяется приказом.

6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

Работник при получении трудовой книжки в связи с увольнением расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Необходима прошнурованная, пронумерованная книга учета, скрепленная печатью и подписью.

7. Договор о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности должны обязательно заключаться с сотрудниками, достигшими возраста 18 лет, в случае передачи сотруднику ценностей для обработки, хранения, продажи (отпуска), перевозки либо применения в процессе производства.

8. График отпусков

Работодателю требуется составление графика отпусков по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. Согласно графику отпусков будет определяться очередность, в которой сотрудники получают оплачиваемые отпуска. График составляется с соблюдением законодательных требований, по которым у отдельных работников есть право отпуска в удобное для себя либо в определенное время. Для лиц, работающих по совместительству, предусмотрено одновременное предоставление отпуска с отпуском по основной работе.

9. Положение об оплате труда

Внедрение эффективной системы оплаты и нормирования труда на предприятии с учетом его специфики позволяет добиться рационального использования существующих кадровых ресурсов, с использованием оптимальных решений в определенной производственной ситуации. Основной внутренний документ, которым регулируется используемая система оплаты работников на предприятии, считается Положение об оплате труда.

10. Положение о премировании

Утверждается положение о премировании приказом работодателя. Премирование – предоставление денежных сумм сверх основного заработка чтобы поощрять достигнутые сотрудниками успехи в работе, стимулируя их дальнейшее совершенствование и улучшение результатов. Выплачиваются премии для круга лиц, который определяется по заранее заданным условиям премирования. Указывается в положении о премировании круг лиц, для которых предоставляется поощрение, условия и показатели премирования, размеры премий (по каждой должности, профессии либо их предельные размеры).

11. Табели учета рабочего времени

В табелях учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого сотрудника за месяц при работе с гибким графиком работы, чтобы обеспечить суммированный учет рабочего времени. Обычно в табеле учета рабочего времени указывается табельный номер каждого сотрудника, с указанием его имени, отчества и фамилии, данных о рабочем времени за каждое число месяца. Ведется документ табельщиком либо лицом, ответственным за табель – назначается на основании приказа руководителя. Используется для кадрового контроля, также с целью оплаты труда в бухгалтерии организации.

12. Положение о защите персональных данных работников 

Содержатся в Положении данные о задачах и целях предприятия в сфере защиты персональных данных, с раскрытием их состава и понятия, также приводится перечень структурных подразделений и носители информации, на которых соответствующие данные хранятся и накапливаются. Необходимо указание в документе способа сбора персональных данных, кому в компании предоставляется к ним доступ, как происходит использование и обработка этих данных, как обеспечивается защита от несанкционированного доступа внутри предприятия и по отношению к представителям других предприятий. Утверждается Положение о защите персональных данных сотрудника по приказу руководителя предприятия.

Как оценивать работу отдела кадров

Чтобы оценить эффективность в работе отдела кадров, нужно ввести в компании измеряемые показатели, контролируя их с определенной периодичностью. В частности, возможно использование показателей текучести кадров, скорости и процента закрытия вакансий, выполнения плана по обучению и аттестации персонала.

Для начальника отдела кадров подойдет и альтернативный метод оценки. Отдел кадров является сервисным подразделением, необходимо периодически узнавать об удовлетворенности менеджеров работы этой службы. Актуальным такой подход можно считать для некрупных компаний.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Изотов, Исполнительный директор ОАО «Стерлитамакский нефтехимический завод», Стерлитамак (Республика Башкортостан)

В нашей работе устанавливается требование – соотношение уровня образования работников (среднего, среднего специального, высшего) должно, как минимум, сохраняться. Как максимум повышаться – с увеличением в пользу более образованного персонала на 20%. Служба персонала в итоге вынуждена трудиться в этом направлении, учитывая четкие критерии по оценке результатов.

Начальник отдела кадров

На начальника отдела кадров возлагается ответственность за привлечение специалистов компании. Его задачей становится обеспечение коллектива служащими и рабочими необходимых профессий и специальностей. Его должность предполагает карьерный рост по административной линии вплоть до гендиректора предприятия.

Говорит Генеральный Директор

Борис Щербаков, вице-президент корпорации Oracle, генеральный директор компании «Oracle СНГ», Москва

К числу должностных обязанностей начальника отдела кадров относятся:

  1. Участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики организации.
  2. Подбор, расстановка и отбор кадров, основываясь на оценке их квалификации, деловых и личных качеств, с контролем правильности использования сотрудников в подразделениях организации.
  3. Обеспечение приема, расстановки и размещения молодых рабочих и молодых специалистов согласно их специальности и профессии, организуя вместе с начальниками подразделений их стажировку, адаптацию к производственной деятельности.
  4. Планомерная работа для создания резерва для выдвижения на основе различных организационных форм, включая подготовку кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, планирование деловой карьеры, ротационное передвижение специалистов и руководителей, стажировку на соответствующих должностях, обучение на специальных курсах.
  5. Организация аттестации сотрудников предприятия, с её информационным и методическим обеспечением, участвуя в процессе анализа данных аттестации, в рамках разработки мероприятий для реализации решений аттестационных комиссий, с определением перечня специалистов, которым требуется повторная аттестация.
  6. Участие в рамках разработки систем комплексной оценки сотрудников и результатов деятельности. Участвует в разработке система служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений, направленных на совершенствование аттестации.
  7. Организация своевременного оформления приема, увольнения и перевода сотрудников согласно положениям действующего трудового законодательства, инструкциям, положениям, приказам руководителя организации, с выдачей справок о прежней и нынешней трудовой деятельности, учетом личного состава, заполнением и хранением трудовых книжек, ведением установленной документации по сотрудникам, с подготовкой материалов, необходимых для представления сотрудников к получению награждений и поощрений.
  8. Обеспечение подготовки документации по пенсионному страхованию, документов для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, представление документов в орган социального обеспечения.
  9. Работа для обновления научно-методического обеспечения проводимой кадровой работы, с её информационной и материально-технической базой, внедрением современных методов по управлению кадрами, применяя автоматизированные подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированные рабочие места сотрудников кадровых служб, формируя банк данных о персонале предприятия, со своевременным расширением, быстро предоставляя необходимые сведения пользователям.
  10. Осуществление координации и методического руководства в деятельности инспекторов и специалистов по кадрам подразделений организации, с контролем исполнения главами подразделений положений законодательства и постановлений правительства, приказов, постановлений и распоряжений руководителя предприятия в вопросах работы с персоналом и кадровой политики.
  11. Обеспечение социальных гарантий для сотрудников в области занятости, с соблюдением порядка по трудоустройству и переобучению высвобождающихся сотрудников, предоставляя для них установленные компенсации и льготы;
  12. Систематический анализ кадровой работы в организации, с разработкой предложений с целью её улучшения;
  13. Организация табельного учета, с составлением и выполнением графиков отпусков, контроля трудовой дисциплины в подразделениях предприятия, с соблюдением правил внутреннего трудового распорядка со стороны работников, анализом причин текучести кадров, разработка мероприятий, направленных на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров и потерь рабочего времени, контроля выполнения данных мероприятий;
  14. Обеспечение составления отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;
  15. Руководство сотрудниками отдела.

Квалифицированным сотрудникам необходимо психологическое, юридическое и экономическое образование, со стажем работы по организации управления кадрами на руководящих и инженерно-технических должностях от пяти лет.

Говорит Генеральный Директор

Елена Трофимова, директор по персоналу компании «Росcита», Новосибирск

Для оценки кандидата, на что ориентирован претендент, подойдут вопросы «Чем вы гордитесь, каких результатов в работе удалось достичь?». «Расскажите, что делали в течение рабочего дня на прежнем месте работы?». Нужно всегда учитывать, как формулируется ответ собеседника (говорит «сделал» либо «делал»).

Также важно получение рекомендаций о работнике, чтобы понимать результаты деятельности. В частности, «сформировал службу персонала», «разработал и интегрировал систему аттестации» и др.

Другой важный, часто решающий фактор, заключается в соответствии претендента ценностям организации, их полностью разделяя. Ведь нелояльный специалист может предполагать опасность для организации, приводя к нарушению её ценности.

Справка


«Актив прибыли»

Сфера деятельности: консалтинг, бизнес-обучение, выстраивание деятельности отделов продаж.

Основные клиенты: компании «Альфа-Сервис», «8 Марта», Ivagio, Сбербанк России. Годовой оборот собственных бизнесов: 90 млн руб. 

Борис Щербаков назначен вице-президентом корпорации Oracle в 2004 году с сохранением должности Генерального Директора представительства Oracle в СНГ, которую он занимает с 1999 года. Под руководством Бориса Щербакова более чем в пять раз увеличились объемы продаж Oracle в регионе, развернут бизнес по Oracle E-Business Suite, полностью завершена трансформация стратегии Oracle на рынках СНГ в части перехода к продажам исключительно через сеть авторизованных партнеров. По рейтингу Ассоциации менеджеров России он занял 21 место в Топ-100 самых профессиональных менеджеров России в 2005 году.

Елена Трофимова окончила экономический факультет Новосибирского государственного университета. В сфере управления персоналом работает более 10 лет. С 2003 года занимала должность директора по персоналу в ООО «Топ-книга», в 2006 году перешла в компанию «Россита».

Компания «Россита» основана в 1998 году. Сфера деятельности — розничная продажа обуви. «Россита» представлена 33 розничными магазинами в Новосибирске, Иркутске, Красноярске, Новокузнецке, Омске, Санкт-Петербурге и Тюмени. Развивается сеть франчайзинговых магазинов. Численность персонала — более 700 человек. В службе персонала работают шесть специалистов.

Стерлитамакский нефтехимический завод работает более 40 лет. Основное направление деятельности — выпуск фенольных антиоксидантов широкого спектра действия, известных под торговой маркой «Агидол». Завод также занимается производством жидких каучуков специального назначения, отвердителей для эпоксидных смол, другой нефтехимической продукции. Численность персонала — 1200 человек. 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль