Аутсорсинг персонала: как правильно составить договор, чтобы не навредить самим себе

2934
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

О чем мы вам расскажем в этой статье

  • Что такое аутсорсинг персонала
  • Какие виды аутсорсинга бывают
  • Сколько стоит аутсорсинг персонала
  • Что обязательно нужно прописывать в договоре аутсорсинга персонала

Аутсорсинг персонала в широком смысле на практике подразумевает «аренду» части функций организаций, когда задействуются чужие ресурсы. Для этого предприятие передает другим организациям непрофильные задачи, которые не относятся к основным бизнес-процессам, таким образом приобретая услугу, а не устраивая работников в штат.

Аутсорсинг персонала в узком смысле значит передачу части функции предприятия сотруднику, который формально не состоит в штате предприятия и не связан с компанией прямым договором трудоустройства.

Зачем нужен аутсорсинг персонала

В основе поиска новых решений лежат потребности компании в сокращении затрат. В том числе необходимость привлекать квалифицированных специалистов, но при этом в последние годы отмечается повышение стоимости труда. Решением проблемы становится аутсорсинг персонала.

В зависимости от объема бизнеса и на различных стадиях его развития, возникает экономическая обоснованность в передаче части непрофильных, хотя обязательных для компании, функций.

Также это может быть сезонный бизнес, который растет. Следовательно, возрастает спрос на привлечение временного персонала. Всеобщей тенденцией является нехватка квалифицированного персонала – поэтому сезонность становится серьезной угрозой для бизнеса. Компании при этом стремятся найти различные выходы из подобной ситуации. В числе самых распространенных вариантов стоит отметить:

содержание персонала численностью 100% от потребности для выполнения сезонных работ, что приводит к дополнительным расходам;

формирование «кадрированной дивизии», которая разворачивается до полной штатной укомплектованности на сезон за счет привлечения временных сотрудников низкой квалификации. В этом случае вопрос уходит в область качества – удастся ли сотрудникам на сезонной работе обеспечить выпуск действительно качественной продукции?

Другим актуальным вопросом становятся «затратные подразделения». Они необходимы для работы компании, но не обеспечивают прибыль бизнесу.

В свою очередь, без должного контроля данные подразделения начинают существовать самостоятельно, отдельно от предприятия. В результате возникают сложности в контроле их эффективности, оправданности численности персонала и пр.

Эффективным способом решения рассмотренных проблем становится аутсорсинг персонала – непрофильные функции предприятия передаются на исполнение внешним специалистам.

Говорит Генеральный Директор

Александр Малютин, Генеральный Директор группы компаний Clearlink, Москва

При каждом проекте в сфере недвижимости предполагается особый набор подрядчиков, которые отвечают за архитектуру, инжиниринг и управление строительством. Поэтому аутсорсинг персонала в нашей компании стал постоянной практикой. Вместе с аутсорсерами по определенным направлениям существуют также свои подразделения.

Рынок аутсорсинга сегодня претерпел качественные изменения. Действительно профессионалы данного рынка раньше имели множество заказов, выбирая, с кем хотят сотрудничать. Сегодня данные услуги стали гораздо доступнее, компании идут на серьезные уступки, хотя пока существенно цены не снижают.

Но при всем этом у заказчиков аутсорсинга возникла другая проблема. Необходимо оценить выживаемость аутсорсера. В результате сокращения штатов сейчас отмечается значительная миграция сотрудников. И несмотря на попытки сохранить лучших сотрудников, ситуация в ряде компаний оказывается нездоровой. Для наведения справок о состоянии дел у конкретной компании прибегаем к внешним связям (уточняя у контрагентов, деловых партнеров) и открытым источникам информации.

В любом случае, аутсорсинг - выгодный, удобный и эффективный инструмент для бизнеса, которым мы продолжим использовать.

Схемы аутсорсинга персонала на примере бухгалтерских услуг

  1. Частичный аутсорсинг. В распоряжение аудиторской компании будут переданы лишь определенные функции – регулярный мониторинг законодательных изменений, разработка методик по учету нестандартных хозяйственных операций либо простые задачи.
  2. Временный аутсорсинг. Компания привлекает внешнего исполнителя, которому предстоит с нуля налаживать налоговый и бухгалтерский учет. Используется данный вариант также с целью восстановления учета. 
  3. Условный аутсорсинг. Бухгалтерская служба в таком случае выделяется из состава компании, становясь особым юридическим лицом. Предполагается сдельная оплата труда. Удастся сохранить все преимущества наличия собственной бухгалтерии, дополнив их главным плюсом аутсорсинга – фактическая оплата за выполненную работу.

Какие виды аутсорсинга бывают

Бухгалтерский. Одна из популярнейших форм аутсорсинга. Организации передается бухгалтерский учет, составляется отчетность на предприятии. Ответственность за результаты возлагается на руководителя предприятия-заказчика услуг.

Сотрудничество может основываться на нескольких вариантах:

  • ведение учета;
  • составление отчетности;
  • полное обслуживание (с ежедневным учетом, отчетностью, созданием и ведением первичных документов).

Бухгалтерский аутсорсинг в целом является удобной функцией, которая лишает вас необходимости создавать и содержать свою бухгалтерию.

Говорит Генеральный Директор

Роман Маячкин, Директор компании «Абсолют-инжиниринг», Нижний Новгород

Уже 5 лет работаем по договору аутсорсинга бухгалтерских услуг. Нам остается лишь оплачивать услуги исполнителя, остальное – его забота. Бухгалтеры на аутсорсинге решают весь комплексных задач, нам лишь остается получить результат. В результате добились значительной экономии за счет отказа от содержания своего отдела бухгалтерии. Платим 15 тыс. рублей в месяц. В случае со штатным специалистом аналогичного уровня его зарплата обошлась бы нам в 30 тыс. рублей. А освободившиеся рабочие места можем передавать в аренду.

IТ-аутсорсинг. При IT аутсорсинге передается исполнителю довольно обширный перечень задач в отношении обслуживания компьютеров и другой офисной техники. Услуга может относиться к обслуживанию оборудования либо разработке и сопровождению компьютерных программ. Сегодня можно говорить о серьезной экономической выгоде для компании благодаря возможностям IT-аутсорсинга. Но у вас должна быть страховка части рисков в случае сбоев IT-инфраструктуры.

Аутсорсинг персонала. Аутсорсинг персонала является более актуальным для деятельности крупных организаций, в которых может быть текучесть кадров. Управление персоналом – достаточно затратные по стоимости и времени вопросы.  Кадровые агентства могут на себя взять функции по найму сотрудников, расчету соответствующей налоговой нагрузки. Расчет зарплаты все реже передается аутсорсинговым компаниям. При этом кадровое агентство не несет ответственность за качество работы привлеченных сотрудников.

Юридический аутсорсинг является удобным для деятельности малых и средних компаний. Специальной аутсорсинговой компанией обеспечивается обслуживание по трудовому и налоговому праву. На аутсорсинг могут передаваться регистрация, ликвидация и реорганизация юридических лиц.

Логистический аутсорсинг известен также как транспортный. Предполагается передача функций перевозки сторонней организации. Удобный вариант для предприятий, периодически заказывающие логистические услуги, без необходимости содержания своей логистической службы.

Промышленный (производственный). Свойственен высокотехнологичным предприятиям. Компании в сфере выпуска техники и телекоммуникаций передают аутсорсинговой компании весь производственный процесс – со снижением себестоимости, улучшением надежности и качества продукции.

Аутсорсинг отдела продаж

Олеся Ковалева, менеджер по управлению проектами, «Внешфинанс Групп»

Аутсорсинг отдела продаж является незаменимым при необходимости оперативного расширения базы либо в сезон, когда рабочих сил не хватает. Мы передаем холодные звонки на аутсорсинг, как правило, 2 месяца в течение года. Предприятие специализируется на финансовых услугах, поэтому не подойдет передача полного цикла продаж для подрядчика, для аутсорсинга предпочтительна лишь определенная часть – включая рассылку коммерческих сообщений, холодные звонки, сбор первоначальной клиентской документации для оформления сделки.

Сколько стоит аутсорсинг персонала

Цена аутсорсинга в абсолютных показателях оказывается выше по сравнению с привлечением штатного сотрудника. Однако  требуется учет и реальной экономии времени, также альтернативных затрат.

На аутсорсинговую компанию возлагается ответственность по всем выплатам, которые связаны с выплатой зарплаты работника, включая оплату больничного листа, страховые взносы, оплату отпусков, декретных. При временных простоях связанные с ними затраты также возлагаются на аутсорсера. Оплата аутсорсинга может быть 3 типов:

  • оплата по результату;
  • оплата реально отработанного времени;
  • почасовая оплата, согласно положениям договора.

Самый распространенный вариант – с оплатой по результату. Производится перевод финансовых средств исполнителю после получения соответствующего результата.

Какие функции можно передать аутсорсинговой компании

Внешнему исполнителю могут быть переданы любые функции и задачи организации. Но среди самых распространенных вариантов в отечественной практике следует отметить передачу на аутсорсинг следующих функций:

  • бухгалтерский учет, расчет налоговой базы;
  • инвентаризация основных средств предприятия, материалов и товаров;
  • расчет зарплаты работников;
  • юридическое обеспечение деятельности;
  • производство;
  • управление персоналом;
  • связи с общественностью, маркетинговые коммуникации;
  • управление базами данных, информационные системы;
  • управление доставкой и логистикой;
  • информационная и экономическая безопасность;
  • весь комплектации управления проектами от их составления до реализации;
  • сборка, тестирование.
  • транспортное управление, его ремонт и техобслуживание;
  • обслуживание и уборка;
  • офисная печать и пр.

Плюсы и минусы аутсорсинга персонала

Благодаря особенностям аутсорсинга организация-заказчик получает возможность уменьшения издержек трудоемкости и затрат эксплуатации информационных приложений и систем, концентрируя свое внимание, ресурсы и силы на основных бизнес-процессах.

Плюсы аутсоринга

1. Сокращение стоимости реализации бизнес-процесса, в том числе:

  • контроль и уменьшение издержек;
  • экономия на налогах на зарплату штатных сотрудников;
  • компания высвобождает внутренние ресурсы для решения других задач.

2. Повышение качества производимых услуг и товаров:

  • компания фокусируется на основной деятельности;
  • возможность использования специализированного оборудования, технологий и профессиональных знаний.

3. Аутсорсинг позволяет уменьшить риски, которые связаны с реализацией соответствующего бизнес-процесса:

  • использование конкуренции на рынке исполнителя;
  • возможность разделения рисков, с их частичной передачей другой организации;
  • меньшая зависимость от неуправляемых факторов, в том числе от нехватки комплектующих;
  • рост инвестиционной привлекательности компании.

Аутсорсинг персонала: как правильно составить договор, чтобы не навредить самим себе

Минусы аутсорсинга

  1. Непрофессионализм сотрудников на аутсорсинге, что скажется на качестве работ.
  2. Недостаточные рычаги управляющего воздействия, из-за чего может быть нарушена эффективность процессов, а расходы на обслуживание будут возрастать.
  3. Риски нарушения сохранности имущества, утечки конфиденциальной информации при нерегулируемом доступе к данным, документам и материальным ценностям организации.
  4. Возрастает время, необходимое на решение проблем при возникновении аварийных ситуаций.
  5. Аутсорсинг может оказаться неработоспособным в деятельности компаний с низким уровнем зрелости, учитывая отсутствие утвержденных и понятных бизнес-процессов.
  6. Для передачи бизнес-процесса на аутсорсинг в компании должны быть специалисты, взаимодействующие с аутсорсинговой организацией, с контролем полноты услуг, качества и пр.
  7. В результате передачи ключевых бизнес-процессов на аутсорсинг компания постепенно лишается ключевых компетенций.
  8. Надо быть готовым к тому, что переход к работе с другим аутсорсером  - это затратно.

Что обязательно указывать в договоре аутсорсинга персонала

Важное условие заключается в предмете договора. Детально зафиксируйте в договоре, что входит в список услуг аутсорсинговой компании. Если в договор не будет включено какое-либо действие, исполнитель не должен будет его выполнять. При этом обязательно следует указать в договоре  порядок и срок оплаты услуг. В случае отсутствия цены в заключенном договоре будет действовать правило «об обычной цене» (п. 2 ст. 424 ГК РФ). Необходимо указать в договоре и пункт замены сотрудника при болезни либо прочих непредвиденных обстоятельствах. Компания платит за определенные услуги, поэтому рассчитывает на их непрерывное исполнение.

Как минимизировать риск ухода от ответственности компании-аутсорсера

Ольга Сингур, Директор департамента правового консультирования ЗАО «АКГ «Развитие бизнес-систем», Москва

Помогут снизить риски следующие меры:

В договоре с аутсорсинговой фирмой максимально подробно перечислите услуги, укажите требуемый уровень их качества, порядок и срок приемки услуг, основания наступления ответственности и возможные санкции. Например, при заключении договора аутсорсинга на бухгалтерские услуги можно включить в него положение об ответственности за несвоевременное представление отчетов в контролирующие органы, неправильность начисления налогов. Также можно предусмотреть механизм компенсации штрафов, если они будут наложены на Вашу компанию за ошибки в бухучете, случившиеся по вине специалистов компании-аутсорсера (по действующему законодательству аутсорсинговая компания не может платить штрафы за клиента).

В договор Вы также можете включить условие о неустойке. Преимущество этого пункта договора в том, что, выдвигая требование об уплате неустойки, Ваша компания не будет обязана доказывать причинение ей убытков (п. 1 ст. 330 ГК РФ). В случае уплаты неустойки компания-аутсорсер должна будет возместить и убытки, понесенные клиентом (ст. 394 ГК РФ). В договоре Вы можете предусмотреть случаи взыскания убытков и неустойки или – по Вашему выбору – чего-то одного. Есть ограничение: убытки могут быть возмещены, только если доказана вина специалиста аутсорсинговой компании. Однако сделать это не очень просто. Компания заключила договор с аудиторской фирмой на бухгалтерское обслуживание. Одну из деклараций клиент подал в инспекцию не вовремя. Компанию оштрафовали. И хотя договор между компаниями предусматривал ответственность за убытки, причиненные клиенту, суд посчитал, что компания нарушила законодательство по своей вине. Доводы были такие:

  • обязанность по сдаче деклараций лежит на налогоплательщике (ст. 80 НК РФ);
  • аудиторы подготовили декларацию 17 апреля, а клиент сдал в налоговые органы в последний день срока – 21 апреля;
  • инспекторы нашли в декларации ошибку и не приняли отчет, аудиторы в тот же день исправили недостатки и сообщили об этом клиенту, но он не приехал за исправленными декларациями (cм. постановление ФАС Московского округа от 01.04.2004 №КГ-А40/1386-04).

Еще один способ защиты – выбор аутсорсера, который застраховал свою профессиональную ответственность. Тогда возмещение убытков ложится на плечи страховой компании. Необходимость страхования профессиональной ответственности аутсорсера законом не установлена. Единственный мотив, который может побудить аутсорсера застраховать ответственность, – стремление стать более привлекательным для клиентов.

Для исполнения части функций дешевле использовать аутсорсинг

Виктор Новоченко, Директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва

Мы за последние 6 лет разным компаниям передавали на аутсорсинг свои юридические, транспортно-логистические, бухгалтерские, некоторые IT- и рекламные функции. Например, раньше была своя, избыточная по ресурсам юридическая служба. Чтобы избежать сокращения работников, мы зарегистрировали ее как другое юридическое лицо. Сначала специализировалась на услугах только для нашей организации, но постепенно перешла на сотрудничество с другими клиентами. Аутсорсер для сотрудничества с нами определяется по результатам тендера. Поэтому можем и не передавать заказ своей дочерней организации, если сторонняя компания предложит более выгодные условия.

Тенденции развития услуг аутсорсинга персонала в России

В российской практике аутсорсинг повторяет западный путь. Сейчас многие компании на рынке рекрутинга активно внедряют данную услугу, расширяя долю аутсорсинга. Такой подход способствует экономическому росту, стабилизации в стране, в Россию приходят новые западные компании, возрастает их доля на рынке.

По мнению экспертов, рост спроса на аутсорсинг – обращение к небольшим, клиентоориентированным компаниям, гарантирующим для клиентов конфиденциальность, квалифицированное решение поставленных задач и гибкую ценовую политику – сохранится.

Влияние кризиса на использование аутсорсинга персонала

Отказ от аутсорсинга. Сегодня многие компании решают выполнять все задачи самостоятельно, улучшая эффективность сотрудников, использования оборудования. А именно – отказываются от услуг, к выполнению которых сама организация может перейти практически мгновенно. Например, одна компания решила отказаться от аутсорсинга по уборке помещения, введя в обязанности своих сотрудников дополнительную задачу. Пока компании не отказываются от заказа бухгалтерских и транспортных услуг на аутсорсинге, учитывая длительность и дороговизну покупки всей техники. Да и вводить нового бухгалтера в курс дел оказывается непросто и опасно.

Наращивание объемов аутсорсинга. При выборе данного направления недозагруженные функции и участки передаются на аутсорсинг, принимая решение о сокращении целых отделов. При этом удается найти вполне недорогих исполнителей на аутсорсинге.

Экспертное мнение

Дмитрий Хлебников, Независимый консультант по Business Development, Москва; кандидат физико-математических наук

Под сокращение практически на всех предприятиях попадают, прежде всего, регулярные закупки услуг. Поэтому провайдерам аутсорсинга пришлось пострадать больше остальных. Хотя вскоре на рынке аутсорсинга ожидается оживление. Компании будут использовать возможности сторонних исполнителей для замещения сокращенных сотрудников в своем штате.

В ближайшее время рынок аутсорсинга сохранит прежнюю структуру – преобладать будут IT-услуги, бухгалтерские и юридические проекты. Также постепенно приобретет признание аутсорсинг узкоспециализированных направлений. В частности, всё больше девелоперские компании будут обращаться к архитектурным бюро, постепенно отказываясь от архитекторов в штате.

Также будут многие новые предложения в сфере промышленного производства. К примеру, отдельные цеха будут предлагать не только продукцию, отличающуюся от общезаводской, но также ряд производственных услуг (сфера мелкосерийного производства) либо сдачу производственного оборудования и линий в аренду. При этом промышленные компании будут активнее искать исполнителей, предлагающих традиционные и дополнительные услуги.

В ближайшее время рынок аутсорсинга ожидает лишь стабильный рост: компании стремятся более эффективно использовать свои средства.

Справка


Дмитрий Хлебников. По образованию физик, имеет также степень МВА по курсу «Управление крупной корпорацией»; сертифицированный специалист по ISO 9000, ISO 14 000, balanced scorecard, lean management, total quality management, маркетингу. Реализовал более 40 проектов: отвечал за реструктуризацию компании в ГМК «Норильский никель» (2003–2007 годы), реструктурировал службы НИОКР и создавал новую линейку продуктов ОАО «Автокран» (Иваново, торговая марка «Ивановец»), проводил оптимизацию системы управления и сертификацию по ISO 9000 системы менеджмента качества на пивоваренном заводе «Остмарк» (Калининград, торговые марки «Три медведя», Gösser и др.), участвовал в создании страховой компании «Капиталъ Страхование» (Москва) на базе СГ «Лукойл» и приобретенных рыночных активов.

Clearlink 
Сфера деятельности: оказание услуг по девелопменту, управлению активами и недвижимостью
Форма организации: группа компаний
Месторасположение: Москва
Численность персонала: 65
Стаж Генерального Директора в должности: с 2003 года
Участие Генерального Директора в бизнесе: соучредитель и совладелец.

«Торговый дом ЗИЛ»
Сфера деятельности: сбытовая структура АМО «ЗИЛ» (автомобили, спецтехника, запчасти и агрегаты)
Форма организации: ОАО
Территория: головной офис – в Москве, офисы – в Смоленске и Ярославле
Численность персонала: 37 000

«Развитие бизнес-систем»
Сфера деятельности: аудиторские и консультационные услуги
Форма организации: ЗАО
Территория: головной офис – в Москве, официальные представительства – в Волгограде, Ижевске, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Омске, Ростове-на-Дону, Санкт-Петербурге, Тюмени
Численность персонала: 800
Основные клиенты: Администрация Президента РФ, компании «Аэрофлот – Российские авиалинии», «Газпром», РЖД, «Роснефть», «Рособоронэкспорт».

«Абсолют-инжиниринг»
Сфера деятельности: инжиниринговые услуги
Форма организации: ООО. Месторасположение: Нижний Новгород
Численность персонала: 60.

Сергей Соловьев окончил Казанский авиационный институт по специальности «Вычислительные комплексы, системы и сети».

ICL Services - пионеры профессионального ИТ-аутсорсинга в России. Управление программными активами — существенно оптимизировать ИТ-бюджет.

Олеся Ковалева окончила Московский государственный технический университет радиотехники, электроники и автоматики в 2010 году. В финансово-инвестиционной сфере работает с апреля 2010 года.

«Внешфинанс Групп» на финансовом рынке с 2010 года. Основные направления деятельности: комплексное финансирование строительства, инвестирование проектов, лизинговые услуги, финансовое сопровождение клиентов.

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль