Правила выбора аутсорсинговой компании, которой вы сможете доверить свою бухгалтерию

956
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Рульков Александр
Генеральный Директор компании «1С-WiseAdvice», Москва

Александр Рульков, Генеральный Директор компании «1С-WiseAdvice», Москва


На аутсорсинг стоит передавать второстепенные процессы, которые не определяют стратегию компании. Если говорить о бухгалтерском аутсорсинге, то выделяют следующие направления:

  • ведение бухгалтерского и налогового учета по российским (международным) стандартам;
  • формирование любых видов управленческой и иной отчетности;
  • подготовка платежей в системе «Клиент-банк»;
  • расчет зарплаты сотрудников компании-клиента;
  • кадровое делопроизводство (оформление кадровых документов, табелей рабочего времени, ведение баланса отпусков и пр.).

При этом важно понимать, что передавать бухгалтерию на аутсорсинг не только экономически выгодно, но и более эффективно. Для аутсорсинговых компаний, в отличие от обычных организаций, бухгалтерский или налоговый учет является ключевым бизнес-процессом. В штатных бухгалтериях сотрудники часто либо недогружены, либо перегружены (некоторые одновременно выполняют разные функции). Подобная ситуация считается нормальной, поскольку все понимают, что невозможно взять полтора бухгалтера, четверть налогового юриста или, скажем, три четверти расчетчика зарплаты. А вот на аутсорсинге это возможно, поскольку клиент платит не за аренду специалиста, а за результат (например, сданную отчетность или оформленную платежку). Это, кстати, одна из важнейших компетенций аутсорсинговых компаний: обеспечить высокую интенсивность труда, но при этом не переходить черту в 40 рабочих часов в неделю.

Как разобраться в многообразии бухгалтерских компаний

Открыть бухгалтерскую фирму несложно. Любой главбух может зарегистрировать ИП или ООО, взять на работу пару знакомых бухгалтеров и обслуживать клиентов. Но между небольшой фирмой и крупным провайдером лежит такая же пропасть, как между кустарным производством и современной линией завода. Как же отличить достойных игроков рынка? Нужно руководствоваться рядом критериев – для Вашего удобства мы свели их в таблицу. После ее изучения выбор становится очевиден. Но и тут надо учитывать, что даже среди крупных провайдеров подходящих не так много, поскольку большинство из них выбирают узкую нишу (например, работают только с иностранным бизнесом или специализируются на одной услуге). В итоге универсальные компании, к которым относится и наша, можно пересчитать по пальцам.

Совет! Один из критериев выбора аутсорсинговой компании – ориентация на рейтинги. Однако, при всем уважении к их составителям, рекомендую относиться к этим данным с некоторой долей осторожности. Бывает, что компании преувеличивают свои финансовые показатели и количество сотрудников в надежде занять более высокую строчку.

Правила выбора аутсорсинговой компании, которой вы сможете доверить свою бухгалтерию

7 вопросов, которые надо задать бухгалтерской компании до начала работы

Руководителям, которые еще не сталкивались с аутсорсингом, бывает трудно сразу понять, на что делать упор при переговорах. Перечислю ключевые вопросы, ответы на которые подскажут, что за компания перед Вами и можно ли ей доверять.

Вопрос 1. В какой программе будет вестись учет?

Не все провайдеры используют универсальные программные продукты, например такие, как «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:Зарплата и управление персоналом». Некоторые бухгалтерские фирмы, особенно те, что давно работают на рынке, пользуются «самописным» или редким для российского рынка ПО. Чтобы не попасть в зависимость от такого аутсорсера и сохранить преемственность учета после сотрудничества, работайте только с теми, кто использует распространенные программные продукты.

Вопрос 2. Как обеспечивается передача и сохранность первичных документов?

Процесс передачи документов у всех примерно одинаков: в определенное время из бухгалтерской фирмы приезжает курьер и забирает «первичку». А вот дальнейшая работа с документами у аутсорсеров выглядит по-разному. Мы, например, решили, что не стоит копировать ошибки конкурентов, и внедрили уникальную технологию. Попадая в нашу компанию, бумажные оригиналы «первички» сразу передаются в специальное хранилище, где их сканируют на промышленных сканерах. Потом каждый скан подкрепляется к документам, внесенным в программу «1С». Иными словами, бухгалтер даже не касается оригиналов, а работает только с электронными копиями. Такой подход имеет ряд плюсов.

Во-первых, с момента введения процедуры сканирования у нас не пропало ни одного документа (оригиналы оперативно обрабатываются, даже не покидая пределов помещения).

Во-вторых, можно всего за несколько секунд найти нужный скан в базе, понять, как документ использован в учете, и оперативно распечатать его (что бесценно при налоговых проверках).

Кроме того, под эту технологию мы серьезно доработали программу «1С», благодаря чему все замечания к документам бухгалтер может делать сразу в программе. Сводный отчет с информацией о некачественных документах и необходимых правках передается клиенту по электронной почте. А при наличии удаленного доступа все замечания бухгалтера к первичным документам клиент видит в базе в режиме онлайн. Если же, например, в программу попадает дубль документа, то происходит его автоматическая замена на актуальную версию, что позволяет избежать ошибок в учете.

Электронный архив отсканированных первичных документов клиент может получить в любой момент, направив нам соответствующий запрос. А передачу бумажного архива мы инициируем сами по мере накопления документов в хранилище.

Вопрос 3. Как именно будет обеспечен заявленный уровень сервиса?

На этапе продажи услуги многие компании обещают, что будут соблюдать договоренности. Однако на практике слова нередко расходятся с делом, поскольку многие провайдеры не в состоянии автоматизировать свои бизнес-процессы на должном уровне.

Приведу пример. Декларацию по НДС нужно сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. На обслуживание приходит клиент, которому нужно раннее закрытие отчетности, допустим, до 3-го числа. Мы в такой ситуации не полагаемся на память бухгалтера, а вместо этого автоматизируем алгоритм, который выглядит так: 1-го числа бухгалтер презентует декларацию клиенту, 2-го – при необходимости ее корректирует, 3-го – сдает. При этом каждый квартал CRM-система напоминает бухгалтеру о таком нестандартном процессе, а группа внутреннего аудита контролирует, начал ли специалист работу в указанные сроки.

Подобных «нестандартных» запросов у клиентов десятки и сотни. Вот почему в «ручном режиме» невозможно одинаково хорошо обслуживать непохожие друг на друга компании, с различными запросами и ожиданиями от аутсорсинга. Именно поэтому мы построили нашу работу так, чтобы вся информация о клиенте (мы называем ее «профиль проекта») хранилась в автоматизированной системе, а все бизнес-процессы запускались именно так и тогда, как это было обещано клиенту на старте.

Вопрос 4. Как обеспечивается защита и сохранность данных?

База данных – вещь хрупкая. Обеспечить сохранность сведений можно лишь при наличии отлаженной IT-инфраструктуры. Во-первых, сама база должна храниться не на компьютере, а на сервере. Во-вторых, сервер должен быть защищен от хакерских атак, скачков напряжения и даже перепадов температуры. Поэтому серьезные бухгалтерские компании размещают свои серверы в надежных дата-центрах. Мы, например, несколько лет пользовались услугами одного из таких центров, расположенного недалеко от нашего офиса, что было удобно. Однако, став дочерней компанией фирмы «1С», решили частично переехать в ее дата-центр.

И конечно, очень важно регулярно делать бэкапирование данных, чтобы в случае форс-мажора можно было воспользоваться резервными копиями.

Вопрос 5. Есть ли у провайдера производственные площадки в регионах?

Бухгалтерская компания, которая стремится к стабильному качеству, снижению текучки кадров и сохранению привлекательной стоимости обслуживания, обязана иметь офис за пределами Москвы. Бухгалтеры, работающие в регионах, обходятся дешевле, держатся за свое место, стремятся расти в своей компании. Мы, например, имеем две региональные производственные площадки: в городе Волжский (Волгоградская область) и в Кирове. Это достаточно крупные офисы, где работают десятки бухгалтеров.

Вопрос 6. Как контролируется качество?

Многие крупные бухгалтерские компании имеют в штате аудиторов, которые на регулярной основе проверяют качество отчетности. Однако такой контроль стоит денег, что в итоге сильно сказывается на себестоимости бухгалтерских услуг. Чтобы сохранить демократичный чек для наших клиентов, мы автоматизировали проверочные функции. Наши IT-специалисты разработали уникальный контрольный инструмент – «электронный аудитор». Каждую ночь он проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций сигнал поступает специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную. И если обнаруживается ошибка, то оперативно вносятся исправления.

Вопрос 7. Какова ответственность аутсорсера?

Прежде всего обратите внимание, не обозначены ли в договоре бухгалтерской компании лимиты по ответственности. Например, там может быть указано, что срок ответственности ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал.

Я не считаю это справедливым. Поэтому мы указываем в договоре, что материальный ущерб будет возмещен в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности, даже если к тому моменту договор прекратит свое действие.

Как проходят налоговые проверки при бухгалтерском аутсорсинге

Выездная налоговая проверка должна проходить по месту юридического адреса компании. Но поскольку законодательством разрешено вести бухучет силами специализированной компании, то сотрудники ФНС с пониманием относятся к ситуации, когда первичные документы, базы данных да и сам бухгалтер не находятся по адресу налогоплательщика.

И тут следует выяснить важный момент: готова ли бухгалтерская компания подключиться к проверке, а также защищать интересы своего клиента. Например, компания «1С-WiseAdvice» работает следующим образом: как только инспектор делает запрос документов, его изучают налоговые юристы, оспаривая все, что можно оспорить (поскольку требования инспекторов не всегда правомерны). Дальше делопроизводители готовят документы, составляют опись, передают их по акту ИФНС. И начинается сопровождение проверки налоговыми юристами.

По материалам автора статьи

Как оценить уровень экономии при переходе на аутсорсинг

Сначала нужно рассчитать Ваши текущие затраты на содержание бухгалтерии. Допустим, компания находится в Москве, в бухгалтерии работает пять человек. Зарплата главбуха составляет 90 тыс. руб., бухгалтера (их двое) – 65 тыс. руб., помощника бухгалтера (их также двое) – 40 тыс. руб. Итого общий фонд оплаты труда бухгалтерии (gross) – 300 тыс. руб. Теперь добавим к этой сумме «зарплатные» налоги – это еще примерно 30% от 300 тыс. руб. Также надо посчитать среднюю стоимость аренды помещения, обслуживания компьютеров и бухгалтерского ПО. Включим в расходы подписку на бухгалтерскую прессу, на обслуживание справочной правовой системы (в России так быстро меняется законодательство, что без актуальных знаний вести учет невозможно). В итоге расходы на бухгалтерию в нашем примере составят 450–500 тыс. руб. в месяц (на практике эта цифра может быть еще больше).

Допустим, что для взаимодействия с бухгалтерской компанией (сбора «первички», решения оперативных вопросов и выполнения различных мелких поручений руководства) нужно сохранить в штате помощника бухгалтера с окладом 40 тыс. руб. Эти расходы прибавим к стоимости бухгалтерского аутсорсинга. Для описанной компании она составит 250–350 тыс. руб. (в зависимости от тарифов конкретной аутсорсинговой компании).

Получается, экономия от перевода бухгалтерии (из пяти штатных сотрудников) на аутсорсинг составит 30%. В денежном выражении это составит 130–150 тыс. руб. в месяц, или 1,6–1,8 млн руб. в год.

Правила выбора аутсорсинговой компании, которой вы сможете доверить свою бухгалтерию


Александр Рульков окончил Финансовую академию при Правительстве РФ. Будучи студентом, создал компанию по оказанию аудиторских и бухгалтерских услуг, в которой работает до сих пор. Уже через пять лет после открытия она заняла 5-е место в категории «Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета»в рейтинге крупнейших российских компаний, оказывающих услуги аутсорсинга учетных функций (по данным «Эксперт РА» за 2010 год). Профессионализм команды высоко оценила фирма «1С», которая в 2015 году стала контрольным акционером компании.

«1С-WiseAdvice»
Сфера деятельности: аутсорсинг учетных функций, расчета зарплаты, кадрового делопроизводства; налоговое планирование и оптимизация налогов; консалтинг в сфере оптимизации работы бухгалтерских служб и пр.
Численность персонала: более 100
Количество клиентов: свыше 250 (52% – иностранные компании)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль