5 моментов, которые надо проверить в договоре бухгалтерского аутсорсинга

1037
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Александр Афанасьев, Директор финансовой справочной системы «Система Финансовый директор», Москва


В этой статье я поделюсь самыми важными советами, на что обращать внимание в договоре бухгалтерского аутсорсинга.

Начнем с названия договора аутсорсинга бухгалтерских услуг

Его лучше сформулировать так: договор на предоставление бухгалтерских услуг. Особое внимание уделите преамбуле документа. Тут стоит приводить максимально конкретные формулировки. Однако не нужно впадать в другую крайность и расписывать все мелочи. Вот как может звучать преамбула:

«Исполнитель принимает на себя обязательства оказывать заказчику услуги по бухгалтерскому обслуживанию, а именно:

  • составление первичных документов, отражающих операции финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период;
  • подготовка отчетности по результатам финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период в объемах, установленных нормативными актами России, представление и сдача отчетности в ФНС России, ПФР, Росстат, ФСС России или иным пользователям, а также представление и защита предприятия заказчика в вышеуказанных органах;
  • обработка и предоставление иной информации, непосредственно содержащейся в данных бухучета;
  • консультирование представителей заказчика по вопросам финансового и управленческого учета, налогового законодательства, а также по текущей деятельности предприятия».

5 важных моментов в договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Кто вправе подписывать «первичку»

Даже если компания передала бухучет на аутсорсинг, то подписывать все первичные документы обязаны директор, главбух или финансовый директор. Поскольку главбуха в штате уже не будет, а руководитель не всегда присутствует на рабочем месте, то не исключены ситуации, когда отчетность не будет сдана в срок из-за отсутствия подписей. Решить проблему можно, указав в приложении к договору список сотрудников, обладающих правом подписи, а также срок, за который аутсорсер должен уведомить их о готовности документов. Также надо зафиксировать, как будет передаваться «первичка» (по почте заказным письмом, курьером).

2. О каких ситуациях провайдер обязан ставить в известность компанию

Желательно включить в договор список ситуаций, о которых аутсорсер обязан письменно известить компанию. Например:

  • получены документы, противоречащие действующему законодательству России или нарушающие финансовую дисциплину (допустим, сделка, заключаемая компанией, не соответствует положениям закона о трансфертном ценообразовании);
  • обнаружены ошибки в оформлении «первички» (например, провайдер получил счет-фактуру, подписанный факсимиле);
  • выполнение некоторых поручений заказчика может обернуться для него проблемами (например, компания просит перечислить в бюджет налог на прибыль на неделю позже или не в полном объеме, что может привести к существенным потерям);
  • получен запрос от третьих лиц с просьбой представить информацию о финансово-хозяйственной деятельности заказчика (например, поставщик интересуется данными о продажах за последний квартал, чтобы отследить сезонную динамику).

Защитить Ваши интересы поможет следующая формулировка: «Если о вышеуказанных случаях исполнитель не известил заказчика в письменной форме и это повлекло неблагоприятные для заказчика последствия, то материальную и иную ответственность несет исполнитель».

3. Как сформулировать положения о конфиденциальности

Один из основных пунктов договора – ответственность за разглашение коммерческой тайны. Обратите внимание на два момента.

Во-первых, в течение какого периода исполнитель не вправе разглашать данные о заказчике. Лучше прописать максимальный срок. Можно использовать следующую формулировку: «Условия, предусмотренные пунктом о конфиденциальности настоящего договора, действуют в течение всего срока действия настоящего договора и в течение 5 (пяти) лет после его расторжения».

Во-вторых, сколько сотрудников аутсорсинговой фирмы получат доступ к данным о клиенте. Важно лично удостовериться в том, что эти специалисты подписали соглашение о неразглашении информации. За нарушение данного условия нужно предусмотреть санкции в разделе «Ответственность сторон».

4. Какая ответственность должна быть закреплена в договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг

Ответственность за разглашение коммерческой тайны можно сформулировать так: «Разглашение исполнителем конфиденциальной информации влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством России. В случае ее разглашения исполнитель обязан возместить все убытки, возникшие по причине такового незаконного использования информации».

Отдельно следует рассмотреть вопрос возмещения убытков. При их подсчете надо учитывать не только реальный ущерб, нанесенный заказчику, но и упущенную выгоду. Также важно установить ответственность аутсорсера за некачественное исполнение своих обязанностей. Например, в договор лучше включить такое условие: «Исполнитель несет ответственность за ущерб, возникший в результате выполнения или невыполнения закрепленных настоящим договором и приложениями к нему за исполнителем функций и задач. Ущерб определяется размером штрафов, пеней, а также прочих финансовых взысканий со стороны контролирующих органов в отношении заказчика». Также нужно не забыть предусмотреть сроки возмещения этого ущерба исполнителем. Тут можно использовать следующие формулировки: «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом , в течение трех банковских дней с даты взыскания с заказчика соответствующих сумм контролирующими органами» или «Исполнитель обязуется возместить ущерб, предусмотренный пунктом , в течение трех банковских дней с даты уведомления контролирующими органами заказчика о наложении штрафов и пеней».

5. Как действовать при досрочном расторжении договора аутсорсинга бухгалтерских услуг

Нужно предусмотреть возможность досрочного расторжения договора. Укажите сроки, в которые инициатор решения должен уведомить о нем контрагента. Например, если исполнитель сообщит об этом, когда до сдачи отчетности остается менее 45 дней, у компании могут возникнуть проблемы. Избежать их поможет формулировка: «Если инициатором расторжения настоящего договора выступает исполнитель, а до окончания срока подачи налоговой, бухгалтерской и прочей отчетности остается менее 45 календарных дней, то по письменному требованию заказчика расторжение настоящего договора может быть перенесено до момента сдачи отчетов в соответствующие инстанции».


ФСС «Система Финансовый директор»
Сфера деятельности: готовые решения в сфере финансов и налогов для финансовых директоров (входит в медиагруппу «Актион»)
Численность персонала: 50
Количество пользователей: 15 000

5 моментов, которые надо проверить в договоре бухгалтерского аутсорсинга



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Андрей ШКОЛИН

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Андрей ШКОЛИН.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль