Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

2290
Фото © Flickr
Фото © Flickr
  • Как должен составляться и оформляться протокол совещания
  • Где должен храниться протокол совещания
  • Как согласовать протокол совещания с партнерами, не выходя из кабинета

Протокол совещания используется в отечественном делопроизводстве с начала восемнадцатого столетия – с периода, когда в управленческой практике начали практиковать первые «совещания»: обсуждение вопроса перед принятием решения. Протокол представляет собой:

  • распорядительный документ (фиксация решения, принятого в ходе обсуждения);
  • информационный документ (с документацией хода обсуждения).

Составление протокола совещания в современной практике предусмотрено с целью документирования текущих совещаний компании, совещаний топ-менеджеров, совета директоров, собраний членов правления. Применяются протоколы и для того, чтобы отразить работу конференций, семинаров и т.п.

Решение о необходимости составления протокола принимается руководителем перед проведением совещания. Если вы собрали совещание с подчиненными, чтобы информировать их о текущих вопросах, необходимости в протоколе может и не быть.

Нужно ли протокол совещания вести на специальном бланке?

В учебниках по делопроизводству сказано, что оформлять протоколы совещаний принято на специальных бланках. Но сегодня общий бланк в документообороте применяется не всеми компаниями. В первую очередь, это органы местного самоуправления и государственной власти: они используют бланки с изображением герба (государства, региона, собственный логотип), согласно нормативным правовым актам типографского производства.

Если типографские бланки организацией не используются, применяются компьютерные шаблоны бланков. Более удобным вариантом в таком случае становится создание и применение шаблонов бланков конкретных видов документации – приказ, письмо, протокол, распоряжение, служебная записка и прочие документы в делопроизводстве.

В таком случае вовсе не требуется общий бланк. Ссылаться при разработке шаблонов можно на стандарт 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

Как вести протокол совещания

Передайте секретарю совещания перечень вопросов будущей встречи заранее. Попросите его найти протокол предыдущего совещания и составить схему совещания, список вопросов, к которым вы хотели вернуться, дополнить список новых вопросов. Секретарь совещания должен подготовить документы, которые могут понадобиться, а также диктофон для записи текущей встречи, чтобы гарантировать точность и аккуратность фиксации данных и решений.

Секретарь совещания занимает место рядом с председателем (то есть вами), чтобы без проблем уточнять в ходе обсуждения, либо задать возникший вопрос. Составление и фиксация по возможности точного либо примерного плана встречи – помогает потом ориентироваться, особенно при спорной ситуации.

Список присутствовавших в протоколе совещания указывается в алфавитном порядке. Если секретарь не знает по фамилиям всех, пустите по кругу бумагу и попросите членов совещания написать свои фамилии. Если встреча открытая, указывается имена тех, у кого есть право голоса по рассматриваемым вопросам. Имена тех, кто был приглашен, но так и не пришел, также следует указать.

Во время проведения встречи секретарь должен вести запись всех предложений и решений, которые выносят стороны. Особое внимание стоит уделить записи принятых и отвергнутых предложений. Следует указать распределение голосов, и где было единогласное решение. Если на встрече присутствуют менее десяти человек, лучше расписать фамилии голосовавших:  кто одобрял, кто высказался против, кто решил воздержаться - для каждого предложения отдельно.

Оформление протокола совещания

Заголовок, дата и номер протокола. В качестве заголовка протокола указывается название вида заседания. Дата протокола соответствует дате совещания. Если совещание по одному и тому же вопросу длилось несколько дней, оформление даты включает период начала и завершения: пример, 21.07.2015 — 24.07.2015. В качестве индекса (номера) - порядковый номер заседания в пределах календарного года либо срока полномочий коллегиального органа.

Пример

ПРОКОЛ

совещания руководителей структурных подразделений ООО «ООО»

Томск

22.12.2015                                                                                               №548

В тексте протокола содержатся:

  1. Вводная часть – с указанием после заголовка фамилий и инициалов председателя и секретаря. Указываем с новой строки «Присутствовали», приводя перечень фамилий и инициалов должностных лиц, которые присутствовали во время заседания.

При присутствии представителей других организаций, следует после слова «Присутствовали» напечатать с новой строки «Приглашенные»  и перечислить приглашенных лиц, указывая перед каждой фамилией название организации и должность.

Приводится во вводной части протокола повестка дня. В ней содержится список обсуждаемых на заседании вопросов, с закреплением последовательности их обсуждения, фамилий выступающих. Нумеруется каждый вопрос повестки дня арабской цифрой, с формулировкой с применением предлогов «О» либо «Об». К примеру, «О подведении итогов квартальных продаж» или «Об утверждении годового бюджета». Указывается по каждому пункту докладчик.

  1. Основная часть. Текст основной части протокола оформляется в соответствии с повесткой совещания.

Краткий протокол: фиксация вопросов, обсуждавшихся на заседании, фамилий докладчиков и утвержденных решений. Обычно ведется данный протокол при оперативных заседаниях.

Полный протокол:  фиксация не только принятых решений и фамилий спикеров, но также детальные записи содержания выступлений и докладов участников совещаний, всех высказанных мнений, озвученных реплик, вопросов позиций и замечаний. Благодаря полному протоколу возможна документация детальной картины заседания.

Текст протокола при работе с любой формой будет делиться на такое количество разделов, сколько пунктов указано в повестке дня.

Содержатся в каждом разделе 3 части, с указанием их названия прописными буквами:

«СЛУШАЛИ». Приводится в данной части текст выступления. В начале текста с новой строкой указывается в именительном падеже фамилия выступающего. Отделяется запись выступления от фамилии с помощью тире. Излагается выступление от 3-го лица единственного числа. Вместо записи выступления можно указать после фамилии «Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается». Доклады в таком случае должны содержаться в приложениях к протоколу. К примеру, СЛУШАЛИ: Ковалева О.Н. – о данных выполнения планов отдела продаж на 2-й квартал 2014-го года. Отметил выполнение плана на 150%.

«ВЫСТУПИЛИ». С новой строки в именительном падеже в данной части указывается фамилия выступающего – а после тире текст выступления либо вопрос, если он был задан докладчику. К примеру, ВЫСТУПИЛИ: Амелин А.В. – нужно провести подготовку программу обучения продавцов силами штатных менеджеров.

«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Отражается в данной части принятое постановление по рассматриваемому вопросу. Печатается текст постановляющей части полностью в любой форме протокола. В частности:

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Повышение уставного капитала на 20 миллионов рублей.

2. Утверждение проспекта эмиссии акций, представленного Советом директоров.

3. Внесение изменений в Устав компании.

В голосовании приняли участие 72 акционера – владельцы обыкновенных акций, также их полномочные представители, что составило 87% голосов.

«За» – 69 голосов, «Против» – 0 голосов, «Воздержалось» – 3 голоса.

Недействительных бюллетеней – 0.

Решение принято 69 голосами.

При этом в тексте может быть выделена речь основного докладчика, участников обсуждения и постановляющая часть, в которой было сформулировано решение.

Подписывается протокол заседания секретарем и предоставляется на подпись председателю в течение трех рабочих дней после прошедшего заседания. Отделяются подписи от текста тремя межстрочными интервалами. Печатается название должности от границы левого поля, ограничивая последнюю букву в фамилии правым полем.

Протокол должен быть зарегистрирован в день подписания председателем.

Для согласования протокола совещания использую iPad

Илья Алябушев, Директор по продуктам компании «АйДесайд», Москва

Я начал работу на iPad со сложной задачи, весьма непопулярной среди создателей приложений, – согласования протокола совещания с партнерами. Чтобы прокомментировать каждый пункт документа, воспользовался приложениями PDF Converter и PDF Expert. Первое позволило мне конвертировать полученный по почте документ в формат PDF, а второе оказалось очень удобным, когда нужно писать комментарии. Пункты, которые не вызывали вопросов, я отмечал зеленой галочкой (рисовал пальцем). В остальных – подсвечивал текст (тоже пальцем) и оставлял текстовой комментарий. Таким образом, вид документа на экране устройства помогал мне формулировать мнение по каждому вопросу. Получилось удобнее, чем на бумаге, так как для комментариев всегда достаточно места.

Правда, партнеры оторопели, получив от меня письмо с комментариями в файле PDF, – им пришлось читать мои предложения в одной программе, а править исходный документ в другой. Еще одна сложность: если исходный документ содержит много полноразмерных фотографий, после комментирования его будет невозможно отправить по каналам 3G.

Из плюсов отмечу, что при отсылке готового документа программа сама вставила в текст письма мои комментарии с выделенными фрагментами исходного документа, к которым эти комментарии относились. Но главное преимущество – в скорости подготовки документа и оперативности его отправки по почте, минуя секретаря.

Стоит попробовать и другие приложения, например PDF Lab и PDF Highlighter (в последних версиях большинства приложений этого типа добавилась возможность записывать устные комментарии, помечая, к какому фрагменту документа они относятся).

Думаю, удобно также завести на корпоративном сервере папку «Для согласования». Ваш помощник будет сохранять в этой папке документы, которые Вам нужно просмотреть, а Вы, открыв ее на iPad, оставите в файлах комментарии. Настроить совместный удаленный доступ поможет сервис Dropbox.

Как делать выписку из протокола совещания

Выписка из протокола совещания является точной копией части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки.

Воспроизводятся выпиской все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки, по которому подготавливается выписка, а также текст, который отражает обсуждение вопроса и решение. Подписывается и заверяется выписка протокола секретарем. Пишется заверительная надпись от руки «Верно», с указанием должности лица, которое заверяет копию (выписку), также фамилии, инициалов, даты и подписи.

Выписки из протоколов являются определенной заменой решения (распорядительный документ). Выписка в таком случае выступает как инструмент доведения согласованных решений непосредственно исполнителям. Секретарь в этой ситуации не позднее 2 дней с момента подписания протокола заседания рассылает выписки из протокола по отдельным вопросам непосредственно исполнителям. Подписываются выписки секретарем.

Выписки из протоколов совещаний, которые направляются в другую организацию, обязательно должны быть заверены печатью.

Секретарь формирует подлинные экземпляры протоколов в дела по виду заседаний. В частности, «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы общих собраний» и др. Протоколы систематизируются внутри дела по хронологии и номерам. Формируются дела в течение календарного года.

Где и как должны храниться протоколы совещаний

Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования должны обязательно храниться организацией. В соответствии с пунктом 2 данной статьи, необходимо хранение этих документов по месту нахождения исполнительного органа – в течение сроков и в порядке, согласно положениям федерального органа исполнительной  власти по рынку ценных бумаг.

Установлены соответствующие сроки и порядок согласно Положению, которое утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс. В данном документе пункты 2.1.12 и 2.1.14  устанавливают, что общество должно постоянно хранить «протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».

Необходимо хранение и подлинников документов общества. При их повреждении либо утрате необходимо в установленном порядке заверить копию данного документа. Необходимо в отношении каждого случая повреждения либо утраты подлинника составление соответствующего акта, указав причины повреждения либо утраты, который приобщается к копии документа общества, передающейся на хранение, должен храниться вместе с ней.

Необходимо подписание данного акта руководителем структурного подразделения, его утверждает единоличный исполнительный орган общества. При повреждении либо утрате документов бухгалтерской отчетности, бухгалтерского учета – также и главбухом.

Действует особый порядок хранения в  отношении бюллетеней. Бюллетени для голосования, в том числе признанные недействительными, подлежат опечатыванию счетной комиссией, со сдачей в архив АО для хранения после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Ответственность в случае неисполнения обязанностей хранения документов со стороны АО регламентируется ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ. Размер штрафа в отношении должностных лиц в таком случае равен 2.5-5 тыс. рублей, непосредственно для организаций – 200-300 тыс. рублей.

Как добиться выполнения принятых на совещании договоренностей

Александр Шувалов, Генеральный Директор компании «Туле-центр», Москва

Даже при грамотной организации совещания и следовании установленному регламенту, с повесткой, конструктивными обсуждениями, не всегда удается достичь желаемого результата. Компании в итоге не удается прийти к кардинальным изменениям, словно и не было этого собрания. Данная проблема обусловлена вовсе не ленью либо безответственностью сотрудников. Просто нужно понимать – достигнутые на встрече договоренности не были зафиксированы.

Соответственно, озвученные решения и поручения не находят перспектив для реализации. Да, многие фиксируют информацию во время встречи в ежедневниках. Но нередки ситуации, когда сотрудники что-то «не записали» или «перепутали». Ведь человек обычно после совещания забывает всю обсуждаемую информацию.

Поэтому в практике нашей компании протокол совещания стал обязательным условием. Секретарь с этой целью посещал соответствующий курс. Сейчас архив компании содержит стенограммы по всем проведенным совещаниям. Если в компании нет секретаря, то можно назначить сотрудника, который будет ответственным за вопросы протоколирования совещаний, либо можно самостоятельно составить протокол. Руководитель и все сотрудники в таком случае будут проинформированы, для кого утверждаются соответствующие поручения, сколько на них выделено времени.

После проведенного совещания стоит всем напоминать о поручениях электронным письмом, записью в CRM-системе либо прочих программах планирования деятельности компании.


Александр Шувалов в 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний Anhel GmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда Lloyds Banking Group (Лондон).

Илья Алябушев окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации Scrum Alliance.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль