Оптимизация управления затратами: 7 правил работы с издержками

1257
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Генеральный Директор компании «Девон-альянс», Саратов

Многим знакома проблема конфликтов между руководителями отделом: каждый считает, что затраты именно его подразделения самые необходимые. Чтобы этого больше не происходило, я провел оптимизацию управления затратами. Это избавило нас от лишней траты времени на постоянные споры.

Оптимизация управления затратами

Мы стали делить все расходы на две категории: неизбежные и ненужные.

К первым относятся платежи за свет, газ, топливо, выплаты персоналу и пр., а также расходы, которые сотрудники смогли обосновать, например доплата на питание и др.

Ненужными затратами считаем инвестиции, положительный эффект от которых подразделения не могут обосновать, а также статусные льготы.

Еще мы решили избавляться от техники, если месячные затраты на ее обслуживание и ремонт превышают 1/36 от стоимости новой. Это напрямую связано с нынешней ситуацией на авторынке: цены на запчасти стремительно растут вслед за курсом валюты, при этом технику можно купить по весенне-летнему прайсу, а порой и со скидками, если, к примеру, транспорт произведен не в этом году, а в 2013-м.

Еще одна причина оптимизировать управление затратами - если сотрудник не может обосновать их необходимость.

И наконец, мы отказались от услуг сторонних организаций, которые можем выполнять своими силами, получив дополнительные разрешения (например, лицензированный медкабинет для осмотров водителей).

Кроме того, принимая решение оставлять или сокращать расходы, я руководствуюсь четырьмя критериями (с их помощью проверяю предложения подчиненных):

  • принцип «не навреди клиенту»;
  • прозрачность учета и контроля расходов;
  • общая стоимость приобретаемой продукции (техники, расходников, услуг);
  • возможность превратить затраты в доход.

Например, сотрудники не раз предлагали убрать усиленный пост охраны, но, учитывая, что для клиентов это важный нюанс, так как снижает риск воровства, мы его все же оставили (хотя по сути процесса необходимости в нем как таковой нет). Или противоположная ситуация: мы могли бы использовать систему управления складом (WMS), однако не делаем этого, так как это привело бы к увеличению времени обработки грузов, что негативно скажется на качестве работы с клиентами.

В нашей компании контроль за расходами осуществляет финансовая служба. Утвержденный перечень затрат на год был занесен в электронную систему бюджетирования (мы работаем в программе «1С: Управление производственным предприятием»), а новые расходы проходят теперь круг согласования и вводятся дополнительными приказами, если в них все же есть необходимость. Таким образом мы перешли на предотвращение лишних затрат вместо разбора полетов после их фактического обнаружения.

Одновременно с внедрением нового принципа планирования расходов мы сформировали рабочую группу из сотрудников компании, которая занимается ежемесячным контролем за состоянием транспорта.

Результаты

По итогам каждой проверки транспорта мы составляем акт обнаруженных нарушений. За последние месяцы число списаний запчастей по акту снизилось на 25%. Уже после первой проведенной инвентаризации на 15% уменьшился объем заказа на следующий месяц – за счет оптимизации управления товарными запасами. Списанную технику мы начали продавать по принципу trade-in (англ., сдай старое, доплати и получи новое), тем самым устранив влияние на процесс реализации человеческого фактора. Ранее все продавали на свободном рынке, и на процесс или на цену могли повлиять заинтересованные лица. А это, в свою очередь, не всегда было выгодно нам.

Еще у нас улучшились отношения с производителями, поскольку мы исключили из цепочки посредников-дилеров и увеличили товарооборот непосредственно с торговым домом производителя. Благодаря этому смогли приобретать новую технику для нашей компании со скидками до 15%, а иногда и вовсе без привлечения денежных ресурсов (по бартеру): например, обмениваем старый погрузчик на новую гидравлическую тележку.

Принятые меры позволили уменьшить затраты компании примерно на 40%, систематизировать их планирование, максимально сократить время согласований (за счет передачи процесса продажи от функциональных подразделений службе закупок, которая подчиняется непосредственно Генеральному Директору), а также разработать дальнейшие механизмы оптимизации по наиболее важным группам расходов. В настоящее время это инвестиции в наши внутренние проекты, управление объектами коммерческой недвижимости, а также реинжиниринг логистических процессов.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль