Нормирование трудового процесса как актуальный инструмент оптимизации

619
Фото © Anna Hoychuk | Shutterstock
Фото © Anna Hoychuk | Shutterstock
Директор по маркетингу компании «Империя Кадров», НП «Эксперты Рынка Труда», Москва

Юлия Денесюк, Директор по маркетингу компании «Империя Кадров», НП «Эксперты Рынка Труда», Москва


Наше время диктует свои условия: бизнес вынужден подстраиваться под новые реалии и правила на рынке, основной целью большинства компаний уже давно стала оптимизация всех внутренних и внешних процессов, а людям приходится адаптироваться к новым «правилам жизни».

«Кризис» - давно устоявшееся определение того, что происходит вокруг. Именно поэтому мы все чаще избегаем этой формулировки, говоря о том, что в наше «непростое время» требуются решительные шаги и более продуманный подход к управлению бизнесом. Чтобы повысить (или как минимум – не снизить) свою эффективность, многие компании используют классические инструменты оптимизации, при этом сокращая общие затраты и повышая результативность.

Какие из методов больше всего оправдывают ожидания компаний и помогают не просто выжить, а успешно развивать бизнес? Быть эффективным при минимальных затратах – единственный ориентир в наше время?

Одной из самых действенных технологий является нормирование трудового процесса, к чему в последние годы обращаются не только производственные компании, но и организации, задействованные в банковской, телекоммуникационной, розничной и других сферах.

Нормирование труда не обязательно подразумевает на выходе сокращение персонала и перераспределение функционала среди оставшихся сотрудников. Нередко после анализа производственного процесса принимаются решения, которые не включают увольнение, а предлагают новые правила и критерии работы, мотивирующие сотрудников и повышающие их результативность. При этом улучшается не только производительность труда в целом, но и качество всех процессов.

3 причины, по которым компании обращаются к нормированию трудового процесса

Так, основной причиной, по которой компании обращаются к нормированию трудового процесса, считается ориентир работодателя на контроль издержек производства, точный учет и управление всеми процессами, включая расходы на персонал и производительность труда.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Мазуров, Управляющий партнер компании «Норма HR»

Одной из важнейших задач любого предприятия является снижение трудоемкости работ. В этом случае нормы труда служат основой оценки эффективности работы и определения перспективных направлений. С помощью норм оценивается рациональная организация того или иного трудового процесса и происходящих в нем изменений, которые сказываются на затратах рабочего времени. Изучение трудовых процессов и оценка их во времени на основе нормирования позволяет спроектировать оптимальную организацию рабочих мест, равномерную и взаимосвязанную их работу.

Последние, кризисные, годы поставили компании перед выбором: уменьшить издержки за счет сокращения части персонала или провести оптимизационные работы по повышению эффективности в условиях ограниченности ресурсов. Так, многие работодатели уже провели сокращение или продолжают урезать штаты по принципу «уволить Х%», не проводя никакой аналитики и подсчета эффективности. Поэтому есть риск сократить больше, чем необходимо, при этом компания может не выйти на уровень безубыточности, как планировала, а качество производства снизится. Именно по этой причине часто без проведения нормирования не обойтись.

Традиционные методы нормирования трудовых процессов

  1. Факторное нормирование (когда анализируется статистика по принципу соотношения количества сотрудников к определенному фактору, характеризующему трудозатраты на конкретное действие – например, выставление счета, проведение собеседования, отправка письма и т.п.).
  2. Бенчмаркинг, когда сравниваются количество и другие показатели между двумя разными отделами, подразделениями компании или разных компаний. Наиболее легкий, но наименее точный метод.
  3. Хронометраж и фотография рабочего времени, которые считаются наиболее сложными и трудозатратными способами проведения нормирования.  

Измеряя численные показатели, анализируя процессы и факторы, из которых состоит рабочий процесс, нормирование помогает оптимизации и улучшению показателей всех функциональных направлений компании.

Рассказывает практик

Мария Третьякова, Руководитель департамента организационного развития «М.Видео»

Нормирование выполняется путем выделения основных драйверов численности, которые измеряют результативность бизнес-процессов. Соответственно, для измерения времени выполнения бизнес-процесса, необходимо изучить порядок и последовательность его выполнения. Далее анализ становится более глубоким: вы начинаете смотреть этапы и анализировать их необходимость и последовательность выполнения, как следствие - появляются решения по оптимизации».

Насколько сильно отличаются критерии нормирования труда сейчас

Интересно, что с тех пор сама технология практически не поменялась. Специфика самого инструмента предполагает, что в современное время может измениться (усовершенствоваться) только техническая часть.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Мазуров, Управляющий партнер компании «Норма HR»

Действительно, технология практически не изменилась. Относительные изменения связаны только с появлением более точных приборов для измерения продолжительности операций. Потому что нормирование труда изучает воздействие человека на предметы труда. А сами физиологические способности человека за этот период измениться не могли. Есть два основных метода проведения замеров. При первом не учитывается эффективность/интенсивность труда работника, точность полученных данных при этом достигается за счет большего числа замеров. При втором способе, когда эффективность/интенсивность труда сотрудника уже учитывается, точность полученных данных достигается специально развитыми навыками у нормировщика.

Традиционно к инструменту нормирования обращаются, в основном, производственные компании с большим штатом сотрудников. Ведь нормы труда, разработанные и установленные в рамках конкретного предприятия, помогают планировать, анализировать затраты на трудовую деятельность и издержки, которые влечет за собой именно производственный процесс: набор одинаковых действий, выполняемых человеком вручную или с помощью машины. Поэтому включение инструментов проведения оценки и нормирования труда в общую программу оптимизации процессов характерно именно для промышленных компаний.

Но в последние годы к процессу проведения нормирования обращаются не только производственные, но и организации из банковской, телекоммуникационной, розничной и других сфер. Ведь нормировать, а значит, просчитать наилучшую формулу организации любой формы труда, любого специалиста, при этом повысив эффективность его работы – важная задача для любой компании. Насколько активно будут предприятия непроизводственных сфер деятельности  использовать нормирование и в ближайшие годы?

Каким другим секторам экономики может быть интересен и полезен этот инструмент

Практика показывает, что нормирование труда актуально для любой компании, которая стремится наиболее эффективно управлять своими расходами

Рассказывает практик

Мария Третьякова, Руководитель департамента организационного развития «М.Видео»

У всех компаний есть желание управлять своими расходами и повышать их эффективность. Затраты на персонал – одна из самых управляемых статей расходов, именно поэтому у компаний из разных секторов экономики возникает желание просчитать и понять, какое количество ресурсов необходимо и достаточно для выполнения определенного объема бизнес-процессов. Нормирование позволяет понять это. Кроме того, при построении моделей расчета численности можно закладывать не только количественные, но и качественные критерии обслуживания, используя теории вероятности

Говоря о качественных критериях, имеется в виду, что при нормировании оцениваются не только количественные показатели, но и учитывается эффективность трудового процесса, что значит анализ и сравнение затрат и результатов труда.

Так, например, количественной нормой считается норма численности сотрудников (какое количество работников необходимо для выполнения конкретного объема), а качественной – норма, которая устанавливает необходимый результат деятельности (что необходимо сделать – какой и какого качества получить результат – силами одного или определенного количества работников за конкретный период времени).

Все эти и другие нормы в наше время широко применяются в практике многих компаний. Как уже было сказано, это не только предприятия производственной сферы, но и компании из других отраслей.

Рассматривая такой критерий, как норма времени обслуживания (а под обслуживанием понимается не только обеспечение корректной работы прибора и машины на производстве, но и, например, работа с клиентом магазина), его можно использовать для анализа работы любой розничной сети. Фактически, это норма сервиса, ведь, как известно, в работе любой торговой точки, качество обслуживания клиента – уровень сервиса – основа деятельности, главный критерий и показатель эффективности работы сотрудников розничной сферы.

Рассказывает практик

Мария Третьякова, Руководитель департамента организационного развития «М.Видео»

В данном направлении опыт нашей компании можно считать успешным, так как нам удалось провести нормирование всех основных процессов в наших магазинах. В качестве одного из самых запоминающихся примеров – нашим успехом – стал опыт по нормированию операций на выдаче товара. Мы оценивали время выдачи заказов в магазине и столкнулись с тем, что процесс выстроен не оптимально. В процессе исследования мы определили, что если разделить его на две части (1-я часть - поиск товара на складе, 2-я часть - выдача товара клиенту), мы можем значительно сократить время выполнения процесса, убрав из него время ожидания сотрудником склада очередного клиента (после того, как сотрудник вынес со склада товар). Внедрив данное мероприятие, мы сэкономили около 180 млн рублей в год.  

Система обслуживания важна и в телекоммуникационной сфере. Фактически, это основа, на которой базируется деятельность таких компаний. И так как телекоммуникационные компании обычно состоят из значительного штата сотрудников, которые обслуживают большое число клиентов, многие рабочие процессы таких компаний подвергаются процедуре нормирования. Часто оптимизировать необходимо часть работы, которая связана с прямыми коммуникациями с клиентами.

В телеком-компаниях обычно это колл-центры, работа которых состоит из целого ряда похожих действий и манипуляций сотрудников, на основе чего можно выработать свои нормы производительности и качества работы персонала. Нормирование проводится и в других функциональных направлениях, например, связанных с обслуживанием клиентов в рамках технической поддержки.

Рассказывает практик

Елена Ешилова, Директор по организационному развитию компании «ВымпелКом»

В 2014 году мы проводили нормирование технической функции. Это  подразделение, основная задача которого - планирование, строительство и дальнейшая эксплуатация технической инфраструктуры компании (антенно-мачтовые сооружения, коммутаторы, сервера, биллинговая и другие системы, кабели и пр.), которая является основой для предоставления в дальнейшем услуг связи. Проще говоря, нет инфраструктуры – нет связи.

В процессе проведения нормирования в рамках данного подразделения мы применяли сравнительный анализ между территориями по выработке на 1 человека. Для определения норм выработки все технические функции были распределены на 13 основных областей деятельности. Если не углубляться, то это, к примеру: планирование и оптимизация мобильной сети, планирование и оптимизация транспортной сети, строительство мобильной сети и др. Для каждой из областей путем проведения интервью с рядом экспертов функции и их руководителями были определены основные показатели, которые влияют на нагрузку и рабочее время сотрудника. К таким показателям относятся, например: количество базовых станций, км ВОЛС, проектов, операций, количество определенных элементов сети, подключенных зданий и т.д. Мы брали фактические данные по этим показателям за прошедший период (год или полгода в зависимости от наличия данных), сравнивали с численностью, которая работала в этом периоде, а затем проводили сравнение между филиалами.

Проект длился в течение 2 месяцев, в рамках которого были задействованы один эксперт из дирекции организационного развития и руководители технических функций. В результате было оптимизировано 6% персонала.

Возвращаясь к основной для нормирования сфере – производственной, можно отметить, каких можно добиться результатов при оптимизаций бизнес-процессов такой компании. Так, если нормировать не только собственно производственные направления, а также административные и обслуживающие функции, получается еще более существенный итог. Ведь оптимизация предполагает не только отказ от лишних манипуляций и действий в производственном процессе, но и упрощение других процессов (коммуникации с клиентами, документооборот, логистика и т.п.).

Нередко при запуске подобных оптимизационных программ полезно привлечь именно специалистов со стороны, когда экспертиза всех внутренних процессов компании будет оцениваться более объективно. Так как привычные правила и регламенты, установленные в компании, процедуры, которым сами сотрудники привыкли следовать, установившийся формат общения на всех уровнях – все эти и другие аспекты устоявшейся корпоративной культуры и корпоративных правил не дают возможности увидеть перспективы перемен: что и как изменить, чтобы стало лучше. Безусловно, часто в результате оптимизации, особенно, когда проводится нормирование, приходится сокращать часть персонала. Обычно это связано, например, с совмещением функционала сотрудников: в ходе анализа становится очевидным, что несколько сотрудников или даже многие загружены не полностью, и можно использовать этот временной ресурс на пользу компании. Но не всегда нормирование ведет к увольнению и объединению функционала. Часто аналитика, наблюдение за производственным процессом и введение норм труда повышает общую производительность и эффективность.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Мазуров, Управляющий партнер компании «Норма HR»

Наиболее успешной для нас стала реализация проекта по оптимизации численности и организационной структуры, а также внедрения системы нормирования труда на предприятии общей численностью более 11 000 человек. Нам доверили полностью организовать трудовые процессы и рассчитать численность для всей компании, начиная от генерального директора и заканчивая всеми остальными категориями сотрудников, вплоть до уборщиков производственных и административных территорий.

Расчетный экономический эффект, от экономии на ФЗП (плюс налоги), составил более 700 млн рублей. И это с учетом затрат на реализацию самого проекта по проведению нормирования. Производительность труда повысилась более чем на 22%.

В отраслях, которые в кризис испытывают значительное давление и наибольшие сложности, как нигде необходима оптимизация всех внутренних процессов. Особенно это касается контроля численности и повышения эффективности персонала. Так, например, в ресторанной отрасли (санкции на импортные продукты, повышение закупочных цен, значительно снижение покупательской способности) существует острая необходимость в сокращении расходов по всем направлениям, и, чаще всего, это связано с блоком работы с персоналом.

Как и на любом производственном предприятии, помимо введения стандартных норм (численности и нормы выработки), в ресторанах вводятся и нормы обслуживания (например, время и качество обслуживания официантом одного посетителя, время приготовления одного блюда – особенно важный показатель к точках быстрого питания). Рациональное использование временных ресурсов помогает не только выявить пробелы в обслуживании, но и определить возможности в повышении качества работы персонала: совместить функционал, ввести критерии обслуживания клиента с премированием за определенную норму выработки и т.п. Естественно, оптимизация этих процессов нередко приводит к сокращению неэффективных сотрудников. Поэтому для оставшегося персонала важно вводить дополнительные стимулирующие меры по повышению мотивации, укреплению лояльности и заинтересованности в увеличении результативности: совершенствование рабочего процесса (техника безопасности, охрана труда, программы ЗОЖ и др.), возможность карьерного роста (особенно, при совмещении должностей), обучение и развитие и многое другое.

Еще одна – банковская - сфера, сильно «просевшая» за последние годы, одна из тех отраслей, где нормирование процессов по-настоящему необходимо. С упразднением множества небольших банков и слиянием других возникла необходимость оптимизации персонала, прежде всего, численной. Специфика работы банков такова, что нормироваться могут практически все уровни специалистов – кассиры (количество обслуженных клиентов и пр.), бухгалтеры (время, затраченное на выставление счета, документационное сопровождение одного клиента и т.п.), кредитные менеджеры, операционисты и т.д. На основе проведенного анализа работы всех категорий банковских сотрудников можно просчитать стоимость тех или иных операций, что позволит оценить общую стоимость работы каждого специалиста.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Мазуров, Управляющий партнер компании «Норма HR»

Всем секторам экономики нормирование трудовых процессов должно быть интересно, если они хотят развиваться, снижать издержки и увеличивать прибыль. Заинтересованные в этом компании и будут внедрять систему нормирования труда. Об этом как раз и говорит всплеск интереса к этому инструменту у организаций из разных сфер бизнеса именно в кризисные года, когда макроэкономическая ситуация заставляет считать издержки. По пословице «Пока жареный петух не клюнет, мужик не перекрестится».

В целом, к технологии нормирования труда на всех функциональных направлениях компании в последнее время обращаются многие организации. Несмотря на это, небольшие компании все еще не так активно используют этот инструмент: если крупное производство может позволить себе потратить материальные и временные ресурсы на реализацию программ по нормированию, то маленькие компании часто отказываются от этого. Чаще всего, это связано с опаской руководства небольшой компании по поводу возможных больших затрат для запуска проекта по нормированию, но чаще всего – это боязнь потери доверия, снижения лояльности и ухудшения общей атмосферы в коллективе. Ведь специфика таких компаний – тесный, даже семейный, формат общения, а любые изменения в рабочем процессе очень болезненно сказываются на эмоциональном фоне маленького коллектива.

Тем не менее, преимущества нормирования трудового процесса и на выходе – хорошие результаты – очевидны. Помимо того, что в кризисное время это один из эффективных инструментов, актуальная технология работы с персоналом, нормирование помогает:

  • просчитать оптимальное для выполнения всех функций компании количество сотрудников;
  • закрыть «пробелы» и временные простои, объединив функционал, упразднив часть ненужных для осуществления деятельности функций;
  • повысить общую эффективность работы и улучшить результаты;
  • стимулировать мотивацию на повышение производительности;
  • сократить затраты (корректнее сказать, затраты не на персонал, а на обеспечение хода рабочего процесса);
  • оптимизировать все внутренние процессы, что поможет улучшить работу разных функциональных направлений компании.

Даже не изменяя подходы и методы к нормированию труда (которые за последние 30-40 лет не изменились, и, как считают некоторые эксперты, должны быть усовершенствованы), используя этот инструмент, компании смогут существенно повысить свою производительность.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Мазуров, Управляющий партнер компании «Норма HR»

Мне кажется, что нам сначала надо наверстать утерянные позиции, повысить производительность труда на наших предприятиях, а уж потом думать о развитии и совершенствовании инструмента нормирования. На данном этапе, только применяя уже существующие методы, в российских компаниях можно повысить производительность труда, в целом, от 10 до 30%.


Юлия Денесюк окончила филологический факультет Российского Университета Дружбы Народов (РУДН), получила степень МВА (Стратегический маркетинг) в Высшей школе международного бизнеса РАНХиГС при Президенте РФ. В 2014 году вошла в Рейтинг «ТОП-1000 РОССИЙСКИХ МЕНЕДЖЕРОВ» (Ассоциация Менеджеров). Имеет 10-летний управленческий опыт, специализируется в областях маркетинга, PR и развития бизнеса, а также в вопросах развития HR-сферы и области управления персоналом.

ООО «Управляющая компания ИМПЕРИЯ КАДРОВ» специализируется на поиске и подборе персонала; кадровый консалтинг.

Некоммерческое партнерство «Эксперты Рынка Труда» - глобальное профессиональное сообщество, созданное для поддержки партнерских отношений среди профессионалов в области управления персоналом, рекрутинга, трудового права, образования, средств массовой информации, правительственных и неправительственных организаций, предприятий и академических институтов. Аккумулирует более 40000 специалистов в области управления персоналом

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль