Административный директор: должностные обязанности и функции

166
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Административный директор, или административный менеджер, обеспечивает бесперебойную работу офиса, а также занимается закупкой офисного оборудования, ведением переговоров с арендодателями, поиском и подбором сотрудников в качестве административного персонала и организацией его работы. Наличие данной позиции в компании напрямую зависит от размеров самой компании и величины штата.

В связи с тем, что должность административного директора – позиция относительно новая на современном рынке труда России, большинством наших соотечественников она воспринимается с трудом и как что-то малозначимое, а, подчас, и бесполезное.

Тем не менее, административный директор выполняет множество весомых задач, благодаря которым компания работает слаженно и бесперебойно. В обязанности административного директора входит, в первую очередь, курирование административно-хозяйственным департаментом компании. Он следит за организацией работы персонала, за своевременным выполнением персоналом обязанностей,  организацией делопроизводства в компании, организацией взаимодействия между подразделениями предприятия. Кроме того, именно административный директор производит корпоративные закупки, в том числе, канцелярско-офисные.

Подчиняется административный директор непосредственно Генеральному Директору.

Все трудности профессии административный директор

В нашей стране на сегодняшний день среди людей отсутствует представление о положении административного директора. Незнание сущности этой профессии ведет к тому, что в топ-менеджменте с ней особо не считаются. Существует стереотип, что обязанности административного директора сводятся главным образом к умению «махать тряпками».

Изначально нужно отметить факт, что на сегодняшний день в России нет таких ВУЗов и СУЗов, которые подготавливали бы кадры в сферу административно-хозяйственного управления. Следовательно, нет специализирующихся на этой сфере кафедр и нет соответствующих факультетов. Обычно специалисты в области административно-хозяйственного управления обучаются своей профессии на всевозможных конференциях, семинарах, деловых собраниях, где работники данной сферы обмениваются опытом.

Трудность профессии административного директора, возглавляющего крупную фирму, состоит в том, что он заведует большим числом отделов, занимающихся различной работой. Это канцелярия, отдел материально- технического обслуживания, секретариат, архив, отдел рекламы отдел IТ, пищеблок, курьерская служба, клининговая компания, транспортный и корпоративный отделы, офис-менеджеры в дочерних предприятиях или других регионах. Кроме вышесказанного, некоторое время уделяется решению срочных вопросов, контролю работы служб и отделов, проведению собраний, переговоров, мероприятий, обработке документов.

Разноплановая специфика профессии требует от административного директора всегда «быть в седле». Это подразумевает наличие у него следующих черт характера: готовность усовершенствовать свои навыки, собранность. Незаменимыми качествами эффективного административного директора, как подсказывает опыт большинства, является трудолюбие, желание постигать новые сферы деятельности, интересоваться конкурентами, ценообразованием, рынком услуг и товаров и так далее. У административного управляющего ненормированный график работы, чего и следует ожидать. Что бы с ним ни случилось - болезнь или отпуск, он вынужден всегда быть доступен для подчиненных. Связь может поддерживаться разными способами: Интернет, скайп, корпоративный телефон. Самое важное - не переставать держать под контролем персонал, работающий в разных отделах.

Трудность профессии руководителя административного управления состоит в том, что ему важно быть в курсе задач работы управления, активно участвовать в жизни своей команды, предоставлять отчет о его работе на собраниях у вышестоящих руководителей.

На практике же получается так, что у многих больших компаний структура управления функционирует безрезультатно. Доказательством этому является часто встречающиеся случаи личных обращений работников административно-хозяйственного, транспортного отделов, архива, секретариата и прочих сотрудников к президенту или вице-президенту компании со счетами, проблемами, предложениями. Подобные личные обращения нарушают, с одной стороны, правила субординации и тормозят рационализацию счета управления, оптимизацию затрат, прозрачность отчетности с другой. Помимо всего этого, работники получают желаемое, не неся никакой ответственности.

Такой порядок работы свидетельствует о недостаточной ориентации руководителя в операционно-хозяйственной деятельности или о его безразличии к сложившемуся порядку работы. Напрашивается вывод, что в престижной, работающей много лет на рынке компании царит абсолютный хаос.

Пытаясь избавиться от кучи ненужной информации и проблем, высший руководитель нанимает  административного директора и передает ему соответствующие обязанности. Он справедливо считает, что передает в руки административного управляющего все эти заботы, что в каждом ему подчиненном отделе произойдет оптимизация затрат бюджета, что им будет добываться информация о том, осуществляется ли маркетинг, что, где берется и в каком количестве, открытые или закрытые проводятся тендеры, какая репутация на рынке компаний-поставщиков, какие первичные документы предоставляются, нужны ли закупки и т. п.

Скорее всего, приход в коллектив такого специалиста не понравится никому. По нашему мнению, он нужен исключительно адекватному высшему руководству, так как такой сотрудник связывает все направления, относимые к административно-хозяйственному управлению. Это своеобразный грузовой состав, что везет большое количество информации, который не дает прямого заработка, но без такого состава не удастся качественно и результативно развиваться и переходить на уровень выше в оптимизации затрат ни одной уважающей себя фирме.

При всем этом, подыскивая человека на должность руководителя  административно-хозяйственного управления, в кадровой службе часто полагают, что этот сотрудник будет заниматься исключительно покупкой ручек, папок, бумаги, тряпочек, мыла и т. д. и контролировать уборщиц. Такой ход мыслей говорит о неосведомленности работников отдела кадров о перечне обязанностей сотрудника этой должности, а также о незнании изнанки каждого пункта его должностных обязанностей. В связи с этим в некоторых компаниях руководителю административно-хозяйственного управления предлагают зарплату навскидку, и она чаще всего далека от фактического объема выполняемой им работы. В итоге из-за неточной оценки сотрудниками отдела кадров объема должностных обязанностей руководителя административно-хозяйственного управления, такому работнику часто бывает невозможно повысить зарплату. По нашему мнению, должность административного директора должен занимать человек, знающий специфику деятельности фирмы (организации, учреждения), осведомленный в ее проблемах и знающий варианты их устранения. Помимо этого, административный управляющий должен иметь такие деловые качества, как умение разбираться с документацией самому в пределах своей компетенции, правильно составлять отчеты, слаженно управлять персоналом.

У многих зачастую возникает вопрос: «А что, если предприятие маленькое?». Наше мнение – необходимо нанять работника на должность руководителя административно-хозяйственного управления, чтобы структура действовала.  Такому работнику не нужно занимать пост начальника административно-хозяйственного отдела, так как должность руководителя конкретного отдела (например, руководитель АХО) сосредоточена на узком круге обязанностей – управление хозяйственным отделом. Исходя из этого, руководитель АХО  может главенствовать только в своем, когда начальник административно-хозяйственного управления руководит разными отделами.

Все же на деле бывают случаи, когда руководитель административно-хозяйственного отдела руководит сразу несколькими подразделениями.

Часто приходится слышать, что сотрудники компании не понимают, какие именно обязанности у  административного начальника, по этой причине нам хочется поведать о некоторых его должностных обязательствах. Построить административно-хозяйственное управление на пустом месте гораздо легче, чем это сделать в работающей компании. Казалось бы, есть все необходимое, но устоявшаяся структура не действует.

Что входит в обязанности административного директора

Трудовой договор административного директора предполагает следующие обязанности:

  1. Организует командировки и деловые поездки.
  2. Обеспечивает сотрудников жильем (аренда квартир).
  3. Занимается делопроизводством и хранением документов в архиве.
  4. Контролирует деятельность компании в целом и сотрудников.
  5. Занимается организацией корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов.
  6. Несет ответственность за усовершенствование и разработку организационной структуры, штатного расписания, положений о подразделениях, должностных инструкций, других нормативных документов.
  7. Принимает участие в разработке стратегии предприятия.
  8. Курирует работу курьерской службы, управляет автопарком.
  9. Отвечает за инвентаризацию помещений.
  10. Занимается поиском помещений для переезда.
  11. Отвечает за составление, контроль и управление бюджетными средствами компании на административно-хозяйственные расходы.
  12. Проводит аттестацию рабочих мест.
  13. Главный за сертификацию предприятия.
  14. Занимается разрешением конфликтных ситуаций.
  15. Обеспечивает офис необходимым оборудованием и техникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями.
  16. Занимается курированием системы планирования и отчетности в компании (постановка задач сотрудникам, контроль выполнения).
  17. Осуществляет контроль безопасной работы систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления и водоснабжения.
  18. Проводит текущий и капитальный ремонты, оказывает помощь в разработке интерьеров помещений, осуществляет контроль проектно-сметной документации.
  19. Отвечает за содержание помещений в исправности и порядке, в соответствии со всеми существующими нормами.
  20. Оказывает первую помощь в случае необходимости.
  21. Отвечает за организацию питания, аренду жилья сотрудников, парковочные места.
  22.  Взаимодействует с государственными органами по контролю безопасности и охране труда.

Основные обязанности административного директора в компании

Документооборот. В наше время большинство компаний ведет электронный документооборот. Если же в компании отсутствует электронный документооборот, то административный директор вынужден тратить большое количество времени, чтобы поставить подпись у начальника, свободного времени которого часто приходиться ожидать часами, или же обходить несколько кабинетов сотрудников, чтобы собрать их подписи.

Постоянное наличие в офисе канцтоваров. Прежде всего административный директор определяет количество и периодичность закупок товаров, необходимых для работы офиса. Имея четкое представление о том, сколько и на какой период времени требуется приобрести продукции, административный директор ведет переговоры с поставщиками, также, что немаловажно для компании, добиваясь снижения цены.

Административный директор большого холдинга также должен согласовать расходы и счета на закупочные материалы со всеми дочерними предприятиями компании. После переговоров с поставщиками он подписывает договор со всеми дочерними предприятиями о том, что они должны закупить товары (воду, канцтовары, бумагу, ручки, бытовую химию) по таким же отпускным ценам.

Ведение переговоров и подписание договоров по аренде помещений. Этот процесс требует большой внимательности и деталей, таких как размеры и порядок расположения кабинетов директора и различного офисного персонала.

Контроль счетов за мобильную связь. Административный директор контролирует ограничительный лимит, а если он превышен, то требует с работников объяснительную записку.

Инвентаризация офиса компании. Работа выполняется объединенными усилиями  с бухгалтерским отделом. Это работа отнимает достаточно много времени. Требуется определить каждую единицу материальной ценности компании, выявить излишки или недостачу, результаты задокументировать. Иногда инвентаризация требует отчетности до нескольких десятков тысяч наименований материальных ценностей.

Организовывает переезд компании из одного офиса в другой. Административному директору необходимо найти компанию, которая занимается переездами, и выполнить переезд в течении субботы – воскресения или любых других выходных, чтобы не прерывать рабочий процесс.

Осуществляет поиск помещения для проведения семинаров и тренингов, проводит подготовку и организацию тренингов и семинаров, круглых столов, корпоративных мероприятий и праздников документально. Планирует и подготавливает все необходимые условия для проведения корпоративного мероприятия за границей, если такое намечается (приобретение билетов по доступной цене, бронирование гостиничных номеров, обсуждение программы корпоративного вечера).

Организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовках отчетных данных по ее итогам.

Осуществляет закрытие и открытие офисов в регионах. Выполняет закрытие всех договоров, обеспечивает пересылку офисной мебели и остальных материальных ценностей, принятие их на склад и учёт. Также необходимо контролировать процесс, следить за тем, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке. Сложность в том, что, несмотря на то, что бывают случаи воровства, ни одна компания по пересылке не берёт на себя за это ответственность. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Несет ответственность за перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют права. Только по выписанному пропуску административным управляющим могут что-то внести в организацию и что-то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить.

Контролирует архив. В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, из-за чего административный директор может нажить недоброжелателей.

Занимается составлением бюджета на год.

Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Участвует в найме и адаптации персонала.

Занимается решением всех текущих вопросов внутри предприятия.

Какие личные качества должны быть у административного директора

Количество сложных, многообразных задач вынуждает административного управляющего всегда быть готовым к работе, иметь организаторские способности и гибкий ум. Чтобы эффективно выполнять работу административного директора нужно иметь следующие качества характера:

  • аналитические способности;
  • стрессоустойчивость;
  • инициативность;
  • лидерство;
  • напористость;
  • находчивость;
  • ответственность;
  • решительность;
  • целеустремленность;
  • стратегическое мышление;
  • креативность и все те лидерские качества, необходимые для управления сложной структурной организацией и большим количеством сотрудников.

Какие требования предъявлять к кандидату на должность административный директор

  1. Высшее образование, стаж работы по специальности.
  2. Опыт работы с основными отделами предприятия.
  3. Знание специфики юридического и внутрикорпоративного заполнения документации.
  4. Владение основами трудовой дисциплины.
  5. Опыт рекрутинга.
  6. Знание определенных компьютерных программ.
  7. Знание методов управления людьми.
  8. Умение планировать и прогнозировать.
  9. Умение делегировать полномочия.
  10. Умение убеждать.

Если говорить о требованиях к образованию административного директора, то, как говорилось уже выше, на сегодняшний день российские ВУЗы не осуществляют подготовку специалистов по этой профессии. Поэтому кандидаты на должность административный директор проходят обучение на специализированых семинарах, тренингах, курсах и конференциях. Наиболее близкой университетской специальностью к должности административного директора является специальность «Менеджмент организации». Полученные знания можно легко применить на практике. 

Портрет типичного соискателя таков: мужчина (63%) 45 лет с высшим образованием (94% претендентов).

Административный директор: должностные обязанности и функции



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Андрей ШКОЛИН

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Андрей ШКОЛИН.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль