Организация переговоров — «тёплые отношения» с партнёрами

80
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Как правильно осуществляется организация переговоров, важно знать каждому человеку, чья деятельность связана с общением с клиентами и деловыми партнёрами. Очень часто приходится выдерживать конфронтацию, возникающую при противоречивых интересах, сохранив при этом дружелюбные отношения.

Организация деловых переговоров — первые шаги к успешной сделке

Распространено мнение, что переговоры — это встреча, целью которой является совместное принятие решения по какому-либо интересующему обе стороны вопросу. Безусловно, это определение имеет основания для существования, но оно не является исчерпывающим.

Информационно-коммуникативный переговоры. Они проводятся не для того, чтобы принять решение, а лишь для прояснения того или иного вопроса, обмена точками зрения, присмотреться друг к другу или обсудить проект, находящийся ещё на ранних стадиях. Участники таких переговоров чётко знают, что не следует ждать какого-либо результата. В той или иной мере эта функция присутствует всегда, она является этапом, предшествующим полноценным переговорам.

Координационные переговоры. Несут скорее отчётный характер. Одна сторона, как правило, исполнительная, рассказывает другой, регулирующей, о результатах проделанной работы. Тем не менее, возможна и партнёрская разновидность таких переговоров, когда стороны обсуждают результаты совместных решений. В любом случае такие встречи являются этапом, следующим за организационными переговорами, и предполагают наличие между сторонами договорённостей.

Переговоры ради переговоров. Иногда одна из сторон не собирается сотрудничать с другой. Встречи в данном случае могут происходить из формальных обязательств, ради отвлечения внимания, для налаживания новых знакомств и в других целях.

В идеале полноценные переговоры — это встреча, которая предполагает взаимную заинтересованность сторон в сотрудничестве. Формируются мнения о партнёрах, учитывается всестороннее видение ситуации, обсуждаются самые выгодные для всех участников условия и стратегии.

Основные цели переговоров:

  • заключение договоров международного характера;
  • заключение договоров с посредниками, иного рода организациями, которые позволяют провести внешнеэкономические операции;
  • согласование и подписание договоров по ведению сотрудничества;
  • рассмотрение возможных претензий и их урегулирование.

Организация переговоров играет особую роль в деле управления компанией. Чаще всего механизм переговоров находит применение при возникновении конфликтов.

Современные тенденции в деле развития любой организации:

  • ориентация на рыночную среду;
  • ведение предпринимательской деятельности;
  • децентрализация управления и процессы подобного рода;
  • увеличение роли переговоров конструктивного плана.

Важно отметить тот факт, что при отсутствии переговоров невозможна работа представителей многих профессий: учителей, политиков, менеджеров, дипломатов, консультантов. Переговорные навыки — неотъемлемая часть нашей жизни в целом — это и обучение, и организация продаж, и наём новых специалистов. Это в том числе умение учитывать чужие интересы, способность работать с актуальными предложениями, способность прислушиваться к собеседнику и принимать чужие ценности.

Пошаговая организация и проведение переговоров

Какая бы техника не использовалась на переговорах, необходимо к ним правильно подготовиться.

 «Внутренняя» подготовка

Шаг 1. Установка целей. Сначала необходимо чётко сформулировать и записать те цели, которые планируется достичь. Затем требуется изучить материалы, освещающие аналогичные вопросы. Информации должно быть в меру достаточно, чтобы не было её переизбытка или недостатка.

Затем требуется предусмотреть компромиссные решения, поскольку с большой вероятностью встреча закончится именно взаимовыгодным решением.

Следует предусмотреть вопросы, которые может задать оппонент, и подготовить ответы на них.

Стоит уделить внимание формулировке собственных вопросов, которые способны выявить потребности другой стороны. Если удастся найти нужные, это вызовет её большую заинтересованность.

Шаг 2. Выбор повестки дня. Необходимо чётко определиться с данным пунктом. Переговоры должны иметь ясный вектор, так будет удобнее его сохранять.

Шаг 3. Анализ целей партнёра. Заранее поняв, чего он хочет, гораздо легче совместно добиваться целей. Следует выстроить стратегию с уважением к интересам партнёра.

Шаг 4. Анализ полномочий оппонента. Организация переговоров будет не полной, если не уделить внимание тому, кто и к какому типу относится. У каждого типа участника переговоров свои интересы и цели, к которым он хочет прийти в результате переговоров. Важно понимать, что чем выше полномочия оппонента, тем осторожнее следует вести себя в общении с ним.

Шаг 5. Выявление интересов оппонента. Это позволит лучше понимать его и избежать столкновения интересов, грамотно подходя к собственной стратегии. Кроме того, внимание к целям оппонента будет значительным плюсом, который спровоцирует его отзывчивость.

Внешняя организация переговоров

Шаг 1. Установка времени начала, длительности и места проведения переговоров. Переговорам предшествует договорённость, которую лучше осуществить не позднее, чем за три дня до встречи. Хорошим жестом станет позволить оппоненту самому назначить время, таким образом удастся психологически разделить с ним организационных процесс, создав впечатление сопричастности. А вот место лучше выбирать самостоятельно — это даст значительное внутреннее преимущество.

Шаг 2. Согласование количества участников. Лучше ограничиться незначительным количеством человек, поскольку большой группе сложно договориться. Участников должно быть поровну со всех сторон, за исключением случаев крайней необходимости.

Шаг 3. Язык переговоров. Если на переговорах будет присутствовать иностранная сторона,  необходимо определиться, на каком языке будет проводиться встреча и нужны ли переводчики.

Подготовка помещения

Лучше использовать изолированное помещение, а всех окружающих оповестить предупреждающими табличками, содержащими просьбу не шуметь и не мешать переговорам. Необходимо выбрать удобную мебель. Для каждого из участников следует организовать именные таблички. Располагать людей лучше в алфавитном порядке по часовой стрелке.

Организация встречи гостей. Встречу лучше производить ассистенту. Рукопожатие должно быть умеренной длительности, чтобы не произвести впечатления сухости приветствия или, напротив, излишней назойливой услужливости. Идти лучше слева от гостей, так как место справа считается более почётным и говорит об уважении.

Начало переговоров. Глава принимающей стороны должен представиться первым, а после познакомить гостей со своими партнёрами, начиная с наиболее высоких должностей. Затем аналогичные действия осуществляют гости.

Подарки. Если у принимающей стороны имеются сувениры или подарки, вручать их нужно сразу после знакомства. Гости, могут подарить что-то в ответ, если заранее позаботились об этом. Хорошим тоном считается, если сувенир соответствует статусу человека.

Говорит Генеральный Директор

Станислав Баранов, Генеральный Директор компании «Профессиональные и торговые автоматы», Москва

Опыт позволяет понять: как бы вы основательно не готовились к ведению и переговоров, всегда нужно быть готовым к внезапным изменениям.

Не так давно мне приходилось организовывать переговоры для одной административной организации. В процессе мы занимались бесплатной установкой оборудования, говоря заказчику, что сотрудники обязательно оценят такие удобства. Уже в начале переговоров руководитель компании перебил меня и сказал, что уже обо всём с нами договорился и не понимает, почему мы тянем с обязательствами.

Я понял, что нас перепутали с другой фирмой и решил воспользоваться представленным случаем. Вначале я принёс свои извинения, после чего сказал, что наши сотрудники заняты из-за большого числа заказов в пик сезона. В результате мы заключили выгодную сделку, а уже на следующий день всё оборудование было установлено. Минуло уже пять лет, а наши торговые автоматы до сих пор находятся на своём месте.

Организация переговоров, если они обещают быть жёсткими

Жёсткие переговоры отличаются от обычных тем, что в них используются эффективные, но грубые приёмы. Это может навсегда оградить оппонента от желания иметь дело со стороной, использовавшей подобный подход. Тем не менее, когда необходимо получить результат, а договорённость носит разовый характер, такие методы целесообразно применить, чтобы не утратить выгоду и твёрдо стоять не своих позициях.

В первую очередь перед проведением жёстких переговоров необходимо чётко определить, чем можно пожертвовать и на какие уступки пойти. Эти грани должны сохраняться при любых обстоятельствах. Никаких дополнительных жертв приносить не следует.

Все стратегии жёстких переговоров делятся на два вида: атакующие и оборонительные.

Защитная стратегия. Используется в случаях, когда оппонент имеет значительное преимущество. В этих случаях все силы и личные качества бросаются на то, чтобы противостоять напору. Главная цель здесь — не сдавать позиций, не идти ни на какие уступки. Отличным решением станет отправить на переговоры человека, не имеющего окончательных полномочий. Даже если он проиграет, ни одна из сторон не сможет принудить его подписать документацию, поскольку такая подпись ничего не значит. Наиболее популярная сфера для применения защитной стратегии — переговоры бизнесменов с властью.

Атакующая стратегия. Применяется стороной, которая ещё до момента организации переговоров твёрдо убеждена в своей победе. В данном случае роль человека, который представляет организацию в переговорах, нельзя переоценить. Необходимо выбрать самую сильную личность, способную оперативно реагировать на изменения в диалоге, проявлять настойчивость и проницательность. Следует внимательно относиться к ошибкам оппонента и использовать их в своих интересах. Эффективное оружие в данном случае — провокация. Яркий пример использования атакующей стратегии — политические дебаты.

На жёстких переговорах следует применять следующие правила.

1. Не следует спорить и встревать, если оппонент проявляет агрессию, кричит и раздражается. Такое поведение не сыграет ему на руку. После того, как взрыв ярости пройдёт, следует спокойным тоном, проигнорировав услышанное, заметить, что подобное поведение неконструктивно, и вернуться к своему видению вопроса.

2. Если информации много, следует её конспектировать. Особенно будет эффективно внезапное записывание слов собеседника: так он подумает, что сказал что-то лишнее или глупость, отчего смутится, отдав оппонентам преимущество.

3. Провокационные вопросы следует переадресовывать, предлагая другим высказаться по этому поводу.

4. Любое негативное утверждение, с которым нельзя поспорить, лучше всего принять эмоциональным замечанием, сказав, что этот факт действительно не радует.

5. Оскорбления лучше игнорировать. Для этого существует множество психотехник по переключению внимания. Самое простое — сосредоточиться на чём-то другом, кроме слов.

6. Психологические приёмы хороши и для того, чтобы подавить эмоциональное напряжение. Отлично, например, работает, перенос волнения или гнева на какое-либо физическое ощущение. Также полезно несколько замедлить свои движения — это снимет тревогу и беспокойство. Всегда можно отвлечься хотя бы для того, чтобы спокойно налить стакан воды, полностью сосредоточившись на этом действии.

Жёсткие переговоры эффективны, но если есть возможность превратить их в мягкие, лучше ею воспользоваться. Для того чтобы это осуществить, мало применять гибкость и проявлять эмоциональное участие, ведь это может быть принято за слабость. А вот беседа на отстранённые темы — отличный способ снять напряжение, сблизиться и перевести диалог уже в новое качество. Также не следует забывать о том, что человеческое отношение всегда принесёт больше пользы, чем отстранённо деловой стиль общения.

Говорит Генеральный Директор

Михаил Уржумцев, Генеральный Директор ОАО «Мэлон Фэшн Груп», Санкт-Петербург

Я не поддерживаю жёсткие методы в переговорах, хотя и не отрицаю, что они иногда нужны. Просто следует понимать, что после того, как оппонент переживёт эмоциональное давление, он вряд ли когда-нибудь захочет снова иметь с вами дело.

Конечно, мне порой приходится прибегать к каким-то психологическим подходам, но этот выбор — для исключительных случаев. Кроме того, речь не о крайних мерах, а лишь о каких-то приёмах, позволяющих подстегнуть собеседника.

Я считаю правильным и давно применяю на практике поэтапные переговоры, когда встречи организуются на разных уровнях, начиная с более низких должностей и заканчивая уровнем директоров. Таким образом, удаётся избежать резких расхождений и жёсткости в переговорах.

Как должны строиться переговоры в международных организациях

Все этапы, правила и принципы организации переговоров, а также их ведения применяются и в международных отношениях. К ним также следует готовиться, определять свои цели и цели сторон, прогнозировать решения и стремиться свести всё к компромиссным решениям.

Не существует единого регламента, который бы описывал правила проведения международных переговоров. Тем не менее, следует учитывать, что обычно такие встречи происходят в стране, которая выступила их инициатором. Кроме того, на международной арене предусмотрены штаб-квартиры и секретариаты международных организаций. Они расположены, например, в Париже, Женеве, Брюсселе, Страсбурге, Монреале, Вене и Нью-Йорке.

О том, кто будет участвовать в делегации необходимо известить министерство иностранных дел страны, в которой состоятся переговоры.

Не смотря на отсутствие единых норм, существуют правила, которые сформированы многолетней практикой. Например, официальными языками считаются английский, французский, испанский, китайский, русский и арабский — провести переговоры на каком-то из них считается хорошим тоном.

Что касается того, как будут проходить переговоры, то наиболее распространённой практикой является два вида принятия решений: голосование и консенсус.

Голосование может проводиться по самым разным правилам. Иногда речь идёт о большинстве голосов, то есть решение будет принято, если в его пользу проголосует более 50%. Случается, что требуется голос всех руководящих лиц за один и тот же вариант. Предусматриваются и прочие формы голосования, которые варьируются в зависимости от обстоятельств, уставов и т.д. Такой способ применяется в тех случаях, когда результаты переговоров поспособствуют принятию рекомендаций, не обязательных для исполнения.

Консенсус может требовать большего времени. Его цель — достижение соглашения, которое будет одинаково устраивать всех участников обсуждения. Применяется данный способ в тех ситуациях, когда принятое решение будет обязательным для исполнения.

Организация переговоров — «тёплые отношения» с партнёрами

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Андрей ШКОЛИН

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Андрей ШКОЛИН.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль