Договор аутсорсинга: 5 рисков, которые вытянут деньги и нервы

505
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Пимонова Алёна
Руководитель юридического отдела компании «Скай Лайн Консалтинг», Новосибирск

Заключая договор аутсорсинга, участвуйте в разработке и согласовании всех условий сотрудничества. Привлеките к обсуждению юриста. Если пункты договора аутсорсинга вас не устраивают, настаивайте на их изменении. Приведу пять примеров ситуаций, когда формальный подход к составлению договора услуг аутсорсинга привел компанию к убыткам.

5 рисков договора аутсорсинга

1. Непредвиденные траты

Главная ошибка при заключении договора аутсорсинга на оказание услуг – нечеткое определение объема услуг. Если вы не привели в договоре исчерпывающий перечень функций, которые передаете на аутсорсинг, велика вероятность того, что придется доплатить за дополнительные услуги.

Компания заключила договор аутсорсинга на юридическое сопровождение. Перечень обязанностей аутсорсера ограничивался экспертизой договоров с контрагентами и представлением интересов в суде. Когда же понадобилась консультация по поводу спора с собственником или помощь в урегулировании конфликта с работниками, юридическая фирма потребовала гонорар, сославшись на то, что ее компетенции ограничены договором.

Обдумайте и укажите в договоре исчерпывающий перечень процессов, которые передаются на аутсорсинг. Если возникает потребность в новых услугах, заключайте дополнительное соглашение. Порядок его оформления пропишите в договоре: «В случае изменения или дополнения перечня оказываемых услуг стороны заключают дополнительное соглашение об изменении соответствующего пункта договора».

2. Срыв сроков

После определения задач исполнителя составляется техническое задание. Если компания формально подойдет к этому вопросу, то в случае срыва сроков работ определить виновника будет практически невозможно.

Компания привлекла подрядчика для создания сайта. Для выполнения работ подрядчику нужны были сведения о товарах, однако компания их не передала. Пункт о необходимости предоставления данных для наполнения сайта стороны в договор не включили. В результате подрядчик работы не выполнил.

Подробно описывайте задачи аутсорсинговой фирмы и необходимые условия для их выполнения. Укажите в договоре: «Исполнитель обязан уведомить заказчика о невозможности выполнить ту или иную задачу в установленный срок. В противном случае исполнитель обязан выплатить заказчику неустойку в указанном в договоре размере». Вы легко определите, из-за кого возник простой в работе, если включите в договор аутсорсинга перечень ситуаций, о которых аутсорсер обязан письменно известить компанию. Например:

  • о наличии в компании документов, которые противоречат законодательству;
  • об отсутствии необходимых данных для выполнения работ;
  • о несоответствии заключаемой сделки закону;
  • об ошибках в счетах-фактурах, договорах и др.;
  • о рисках наложения штрафов за конкретные действия;
  • о запросе третьих лиц предоставить информацию о продажах и других показателях финансово-хозяйственной деятельности.

3. Штрафы

Неверное определение зон ответственности чревато серьезными последствиями. Так, несдача бухгалтерской отчетности грозит штрафами и приобретением незавидного статуса недобросовестной компании. Переложить ответственность на плечи аутсорсинговой фирмы не выйдет – платить штрафы придется вам.

Компания передала бухгалтерию на аутсорсинг. По условиям договора исполнитель запрашивает, а заказчик предоставляет необходимые сведения, чтобы подготовить отчетность. Однако сроки предоставления данных в договоре не определили. В результате отчетность сдали с опозданием, а компанию оштрафовали. Взыскать неустойку с аутсорсинговой фирмы не получилось: в непредставлении данных виноват заказчик.

Зафиксируйте сроки исполнения обязанностей для обеих сторон. Убедитесь, что в договоре аутсорсинга есть пункт о замене работника со стороны аутсорсера в случае необходимости. Если претензии налоговиков возникли по вине аутсорсера, то он обязан возместить убытки. Например, работы не выполнены, так как сотрудник аутсорсинговой фирмы заболел, а замену ему найти не смогли. Тогда исполнитель возмещает вам ущерб – сумму штрафа и упущенную выгоду – те доходы, которые могла бы получить ваша компания, если бы ей не пришлось платить штраф (ст. 15, п. 3 ст. 723 ГК РФ). Санкции нужно предусмотреть отдельным пунктом, например: «Если исполнитель нарушает сроки сдачи отчетности по своей вине, он оплачивает штрафы и покрывает все расходы заказчика, связанные с совершенным нарушением».

4. Утечка конфиденциальной информации

Безопасность бизнеса – основной вопрос, который волнует руководителей компаний. Аутсорсинговая фирма получает доступ к базе клиентов, отчетности, персональным данным.

Компания наняла менеджеров по работе с клиентами по договору аутсорсинга. «Заемный» работник продал базу данных клиентов конкуренту компании. Однако компания не смогла привлечь аутсорсера к ответственности, поскольку соответствующее условие не было предусмотрено в договоре аутсорсинга на оказание услуг.

Подписывайте соглашение о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны на весь срок действия договора аутсорсинга и на пять лет после его окончания. Аналогичное соглашение аутсорсинговая фирма заключает со своими сотрудниками, которые получают доступ к вашим данным. В случае с аутсорсингом персонала укажите: «Ответственность за разглашение коммерческой, служебной и иной тайны заказчика несет исполнитель. Исполнитель обязан возместить заказчику ущерб, причиненный последнему действиями (бездействием) предоставленного персонала».

договор аутсорсинга

5. Внезапное расторжение договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. Заказчик и исполнитель имеют право расторгнуть договор в одностороннем порядке до истечения срока. При расторжении договора аутсорсинга часто возникают сложности с выгрузкой баз данных и передачей функций другому аутсорсеру.

Компания расторгла договор на бухгалтерское сопровождение. Аутсорсинговая фирма передала первичные документы в электронном и бумажном виде. Однако электронную учетную систему аутсорсер не передал. В договоре такой обязанности у исполнителя нет, а значит, заказчик не вправе это требовать.

Зафиксируйте условия расторжения договора аутсорсинга:

  • в каком формате и в какие сроки исполнитель передаст необходимую информацию;
  • предоставит ли исполнитель платно или бесплатно учетную систему и данные из нее;
  • если у заказчика возникнет необходимость в решении оставшихся вопросов, готова ли аутсорсинговая фирма обсудить их и провести консультацию.

Рассказывает практик

Светлана Золотарева, Руководитель департамента финансового аутсорсинга компании «Интеркомп», Москва

Чтобы защитить компанию от недобросовестного аутсорсера, подробно раскрывайте ключевые аспекты при заключении договора аутсорсинга.

  1. Формат предоставления услуг. Предусмотрите все подробности, вплоть до того, где ведутся работы: удаленно, в офисе заказчика.
  2. Стоимость услуг. Обговорите, как выставляются счета за работы: по нормативам или по фактически отработанному времени. Уточните, как складывается стоимость контракта: в зависимости от количества часов или фиксированная либо совмещает оба варианта.
  3. Порядок оплаты. Пропишите схему и периодичность: по предоплате, без предоплаты, равными долями в течение месяца и т. п. Проследите за тем, чтобы аутсорсинговая фирма указала четкие основания для повышения стоимости услуг.
  4. Правила обмена документами и информацией. Определите, в какой форме и каким образом передаются документы для выполнения работ: оригиналы и (или) копии, курьером, по электронной почте или путем размещения на удаленном сервере. И самое главное, пропишите, в какие сроки аутсорсер обрабатывает эти документы.
  5. Контроль за качеством услуг и приемка. Определите, кто, каким образом и в какие сроки контролирует качество услуг и как осуществляется их приемка. Целесообразно заключить соглашение об уровне сервиса (service level agreement).
  6. Управление проектом. Определите состав и полномочия комитета, который принимает решения в рамках проекта. Пропишите в договоре аутсорсинга периодичность заседаний сторон, составьте инструкции и разработайте регламент передачи дел при смене ответственных лиц.

Договор аутсорсинга: 5 рисков, которые вытянут деньги и нервы

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Андрей ШКОЛИН

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Андрей ШКОЛИН.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль