Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Средства автоматизации бизнес-процессов компании

  • 30 октября 2018
  • 193
Средства автоматизации бизнес-процессов компании

Вы узнаете:

  • Для чего используют средства автоматизации бизнеса.
  • Какие процессы и операции можно успешно автоматизировать.
  • Как внедрить средства автоматизации в работу предприятия.

Автоматизация процессов на компании – это один из способов снизить трудовые издержки и временные затраты на выполнение операций. Таким образом, вы снизите финансовые затраты и повысите продажи. Но процесс автоматизации бизнеса имеет свои особенности и сложности. Поговорим о них в этом материале.

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса – это полный или частичный переход с ручного выполнения задач на автоматическое с помощью специализированных средств. Это могут быть различные информационные системы или программные комплексы. В результате автоматизации происходит значительная экономия трудовых человеческих ресурсов, финансов, а также повышается точность выполняемых задач. Со стратегической точки зрения крупное предприятие всегда выигрывает от автоматизации.

С помощью автоматизации можно наладить документооборот предприятия, делать автоматические документы для покупателей и партнеров, а также в быстрые сроки получать отчеты о финансовой или хозяйственной деятельности предприятия.

Автоматизация освобождает работников от выполнения несложных однообразных операций и сводит к нулю человеческий фактор. Вероятность допустить ошибку в автоматизированном процессе зависит только от корректности входных данных. С помощью систем автоматизации можно безопасно хранить информацию.

Автоматизация бизнеса имеет 2 основных направления:

  • Основные процессы. Сюда относятся руководство продажами, ведение клиентских баз. Автоматизация таких процессов прежде всего нацелена на повышение объема продаж и увеличение количества клиентов.
  • Процессы поддержки. Это может быть автоматизация бухгалтерского учета, работы с документами, составления отчетности. Этот вид не увеличивает напрямую доход организации. Но он сокращает издержки и затраты трудовых и временных ресурсов на совершение операций.

От автоматизации бизнес-процессов повышается качество менеджмента в компании, так как количество людей сокращается, упрощаются производственные коммуникации. Информация обрабатывается в десятки раз быстрее, она не требует проверки или визирования. Повторяющиеся задачи выполняются безошибочно.

Бизнес, который использует средства автоматизации, гораздо прозрачнее: за процессами могут наблюдать учредители или инвесторы прямо в процессе выполнения, причем это не повлияет на качество. С помощью автоматизации бизнеса можно работать с любыми объемами информации и минимизировать ошибки, а также выполнять параллельно несколько не связанных между собой задач.

Автоматизация экономит время предприятия. Решение типичных ситуаций и вопросов будет занимать доли секунд. Руководитель сможет получать любые отчеты в режиме реального времени в два клика. Своевременность полученных отчетов позволит скорректировать оперативный план деятельности предприятия и добиться более высоких показателей и результатов.

Сколько стоит автоматизация 

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, во сколько вашей компании обойдется автоматизация бизнес-процессов, как максимально сократить затраты. 

Узнать стоимость

Какие бизнес-процессы автоматизируются

Современные системы позволяют автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. Какие же именно части производственно-хозяйственной и маркетинговой деятельности предприятия можно эффективнее всего автоматизировать, рассмотрим далее.

Работа с клиентами

С помощью автоматизации можно наладить управление информацией о клиентах. В основе средств для автоматизации этого процесса лежит база данных, в которой содержатся все сведения о клиенте. Правильное использование информации о клиентах позволит людям, задействованным во взаимодействии с ними, эффективнее выполнять задачи.

С помощью средств автоматизации можно упорядочить и сгруппировать информацию по любым принципам и критериям: важность, срочность задачи, любые количественные значения. Обычно все данные группируются в блоки, перемещаясь по которым, можно добавлять и убирать информацию на каждого клиента, смотреть списки и пр.

Процесс продаж

В улучшении работы с клиентами вам поможет автоматизация процесса продаж. Используя средства автоматизации, ваши менеджеры по продажам смогут эффективнее работать с клиентами и тратить на это меньше времени. Никакая информация о клиенте не будет утеряна. Автоматизация процесса продаж позволяет одновременную деятельность по нескольким сделкам. Каждое дальнейшее действие менеджера не только планируется компьютером, но и напоминает о сроках и подсказывает, как лучше выполнить задачу. Также перед глазами у менеджера будет находиться вся история взаимодействия с тем или иным клиентом. Менеджер не упустит никакую информацию, а клиент будет чувствовать, что к нему относятся с вниманием и заботой. Это позволит менеджеру делать наиболее персонализированные предложения для клиента.

Также автоматизация продаж ускоряет аналитический процесс. В режиме реального времени можно смотреть на процесс воронки продаж, работу конкретных менеджеров или отдела в целом. Можно отследить, насколько корректно менеджеры заполняют информацию о сделках, достаточна ли она. На основании этих данных можно корректировать процесс продаж.

Управление лидами

С помощью современных средств автоматизации можно оптимизировать работу с информацией о входящем потоке клиентов. Сервис будет давать развернутую информацию о предпочтениях пользователя, его действиях, а также аккумулировать контактные и другие персональные данные клиента. Быстрое получение и обработка этой информации дает большие преимущества при составлении рекламных предложений или осуществлении других маркетинговых действий.

Каждый новый лид будет автоматически фиксироваться и заноситься в базу данных. Система не только автоматически регистрирует обращения, заполненные формы и целевые действия, но и подсказывает сотрудникам, работающим с базой, какие шаги предпринять для отдельно взятой рабочей ситуации.

Сервис

Системы автоматизации бизнес-процессов позволяют настроить автоматическую поддержку и сервисное обслуживание клиентов. Так как взаимодействие с ними происходит на разных уровнях коммуникационной сети, то где-то участие персонала со стороны компании не нужно. Поэтому многие ответы на типовые вопросы и поддержку можно эффективно автоматизировать. Все управление в этом случае будет происходить без участия персонала. Например, это может быть чатбот-консультант или автоответчик.

Система предлагает клиенту какие-то типовые решения для продолжения взаимодействия с компанией. Например, это может быть всплывающее окно для заполнения формы договора или получение ответов на простые запросы. Главная задача автоматизации в этом случае – сделать процесс максимально быстрым, уменьшить время ожидания клиента. Таким образом, клиент почувствует особое отношение к себе и высоко оценит оказываемый ему уровень сервиса.

Работа с документами

С помощью автоматизированных программ можно настроить документооборот компании. Эффективная работа с документами всегда требует больших человеческих ресурсов. С помощью автоматизации можно привести в порядок не только внутренние документы компании, но и бухгалтерию, протоколы и исходящую, а также входящую документацию. Больше не нужно держать в штате специалистов по документоведению. Все необходимые операции по созданию, выставлению документов будут автоматизированы.

Автоматизация документов в 5 шагов

Журнал «Генеральный Директор» подготовил статью о том, как внедрить автоматизацию документооборота и сделать этот процесс более эффективным.

Узнать 5 шагов

Также система автоматизации работы с документами имеет готовые шаблоны различных видов документов и позволяет добавлять собственные. Появляется возможность обмениваться сканированными копиями с другими учреждениями и компаниями. Объем памяти позволяет хранить любое количество информации и обеспечивает беспрепятственный доступ и удобный поиск необходимых документов за доли секунды. С помощью средств автоматизации доступ к одному и тому же документу одновременно могут иметь несколько сотрудников.

Средства автоматизации бизнес-процессов компании

Как внедрить средства автоматизации бизнес-процессов в своей компании

Внедрение систем автоматизации бизнеса подразумевает создание или выбор программного обеспечения, которое максимально подходит под специфику деятельности предприятия.

Внедрение несложных средств автоматизации заключается в установке ПО на рабочие компьютеры, соединение их между собой и выстраивание логических связей. Также это может быть регистрация в облачном сервисе. Обычно такие программы обладают интуитивно понятным интерфейсом. Поэтому после их установки персонал сможет сразу преступить к работе.

Более сложен процесс внедрения средств автоматизации при необходимости масштабных изменений. Во-первых, систему нужно доработать под нужды вашего бизнеса, а услуги разработчиков средств автоматизации высоко оцениваются на рынке. Система будет полностью адаптирована под те практические задачи, с которыми сталкивается именно ваш бизнес. Сложно найти программу в полной мере отвечающую специфике выполняемых процессов и операций. Если компания крупная, а управленческая, маркетинговая и производственная деятельность сложные, то лучшим решением будет создание ПО под свою компанию.

Такие разработки нужно вести совместно с компанией, предоставляющей средства автоматизации бизнеса. Только ваши сотрудники и руководители знают особенности процессов, которые происходят на предприятии. Чем подробнее они объяснят ваши потребности разработчикам, тем полезнее для вас будет программа автоматизации.

После разработки программного обеспечения и его установки необходимо внести изменения в должностные инструкции работников. Выполнение операций с помощью средств автоматизации должно стать обязательным, потому что многие люди консервативны и неохотно пользуются инновациями. Затем важно провести обучение персонала, объяснить для чего внедряется система, как она работает. По результатам обучения необходимо провести экзамен. Сотрудники компании должны понимать, как система автоматизации поможет делать им свою работу лучше.

В процессе внедрения есть определенные риски. Это большие финансовые затраты. Окупаемость систем автоматизации для каждого бизнеса разная. Она зависит от многих факторов, поэтому при расчете рентабельности внедрения таких систем не стоит прогнозировать оптимистичных исходов. Также сложность внедрения систем автоматизации заключается в том, что персонал может не принять её и будет сопротивляться ее использованию.

Возможные проблемы можно предотвратить, если подойти к процессу внедрения средств автоматизации рационально: правильно выявить потребности, провести мониторинг рынка ПО, подобрать правильных партнеров по внедрению.

Приведем некоторые примеры программ автоматизации бизнеса:

1С:Бухгалтерия

 

С помощью программы можно вести информацию и получать итоги по счетам, проводить аналитический учет по товарам, материалам, сотрудникам и пр. Учет может вестись в различных эквивалентах. Ввод данных может быть как ручным, так и автоматическим. Дает возможность настроить первичные документы и формы отчетности.

БухСофт: Торговля

Необходим для автоматизации процесса торговли в масштабах предприятия. Система имеет широкий функционал и интуитивно понятный интерфейс. Первичные документы можно получить уже сразу после работы с программой.

CRM Индивидуальный предприниматель

Представляет собой полноценный инструмент для ведения малого бизнеса. Функционал позволяет учитывать контрагентов, договоры, счет-фактуры, услуги и вести финансовый учет.

Monitor CRM

Предназначается для оптимизации коммерческой деятельности предприятия. Главная цель программы – управление лояльностью клиентов и увеличение продаж. Приложение, кроме классического CRM-функционала, содержит инструменты для маркетинговых анализов и составления отчетов.

ЛидерТаск

Идеально подходит для управления компаниями любого масштаба, организациями с филиальной сетью, заводами, холдингами. С помощью нее можно раздавать поручения начальникам отделов, контролировать исполнение. Работа над проектам может вестись неограниченным числом участников.

Slack

Программа для автоматизации коммуникаций в организации. Уменьшает шум в чатах. Можно создавать отдельные каналы, настраивать напоминания и уведомления. Можно выделять важные слова другим цветом, создавать список задач и многое другое.

 

Как выбрать систему автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных систем, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию. Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать действенную методологию выбора системы автоматизации. 

Смотреть кейс Adobe Systems

Вывод

Деятельность любого бизнеса включает в себя выполнение мелких рутинных задач, которые не требуют творческого подхода. Для их эффективного решения существует различные средства автоматизации. Каждому руководителю следует рассмотреть необходимость автоматизации бизнес-процессов своего предприятия.

Чтобы автоматизация принесла пользу, нужно понимать, какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь. Например, если вы автоматизируете обслуживание клиентов, то все равно должны оставить сотрудника в сервисном центре. Клиентам всегда приятнее получать информацию от человека, чем холодные шаблонные ответы от бота.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.