Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Как работать в режиме многозадачности, сохраняя силы на личную жизнь

  • 21 ноября 2018
  • 162
Главный специалист по обучению продажам в ювелирной компании "Рута"
Как работать в режиме многозадачности, сохраняя силы на личную жизнь

Вы узнаете:

  • Что такое режим многозадачности.
  • Как легко научиться работать в режиме многозадачности.
  • Как с помощью многозадачности работать продуктивно.
  • Какие существуют методы работы в режиме многозадачности.

Нехватка времени на выполнение различных задач негативно сказывается на эффективности компании в целом, поэтому руководителю важно уметь работать в режиме многозадачности.

В этой статье расскажем, как научиться работать в условиях многозадачности, какие методы для этого использовать, а также приведем успешные примеры.

Что такое режим многозадачности

В XXI веке офисная работа большинства руководителей выглядит примерно так: открытый офис, огромное количество сотрудников, шум телефонных переговоров, на компьютере открыта 1С, браузер с почтой и еще 3-4 вкладки, среди которых точно есть социальная сеть... При этом поступают телефонные звонки от коллег или клиентов, нужно срочно отправить договор, распечатать методичку и подбить отчет в Excel.

Это похоже на игру, в которой, как только вы пытаетесь доделать одно дело, возникает новое. Постоянное переключение между делами увеличивает время выполнения даже простой задачи.

Подобную загрузку современные руководители называют работой в режиме многозадачности.

В 2014 году ученые из Университета Сассекса провели исследование, в ходе которого выявили, что около 90 % людей используют два мультимедиа устройства одновременно.

Например, ноутбук и телефон для общения. Это тоже отражение режима многозадачности. Причем влияет он на людей, по мнению ученых, не очень хорошо.

Происходит снижение плотности серого вещества в передней коре головного мозга. Это как раз та часть мозга, которая отвечает за познавательные процессы.

Автор исследований Кепки Лох заметил, что подобный режим взаимодействия меняет структуру мышления у людей. Однако влияние таких изменений может быть как негативным, так и позитивным. Например, для людей с творческими способностями быстрое переключение между идеями сказывалось позитивно при реализации проектов.

Как поддержать работоспособность в течение дня

Древнегреческий оратор и государственный деятель Демосфен, чтобы повысить работоспособность, сбривал себе часть волос на голове. Выходить в люди в таком виде было стыдно, поэтому он оставался дома и целиком посвящал себя написанию речей.

А как повышают работоспособность руководители крупных российских компаний? Узнайте более 25 способов из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Узнать более 25 способов

Многозадачность vs монозадачность

В том же 2014 году ученые из Монреальского университета проводили эксперимент с участием пожилых людей. Им было предложено решать 2 задачи, причем соотношение затрат времени было по принципу Паррето 20 / 80.

Испытуемые тратили на одну задачу 80 % времени, а на вторую – 20 %. Их мозговая активность при этом фиксировалась на МРТ.

Ученые зафиксировали повышенную активность мозга в зоне передней префронтальной коры. Это свидетельствует о том, что если человеку постоянно приходится выполнять несколько задач, то скорее всего его мозг начинает адаптироваться к новым условиям работы.

Но мозг не просто адаптируется. Такие тренировки приводят к выработке нового образа мышления и подхода к работе. Специалисту с многозадачным графиком намного сложнее концентрироваться на выполнении одного дела. Чем дольше он работает в режиме многозадачности, тем сложнее становится концентрироваться.

Такой подход приводит к ряду негативных последствий:

  • Нарушение этики делового общения. Можно заметить, как человек в деловой беседе постоянно отвлекается от коллеги, проверяет почту, отвечает на телефонные звонки. Для собеседника это признак отсутствия интереса к диалогу. Происходит нарушение контакта, что способствует прерыванию деловых бесед. Ставит под сомнение профессионализм специалиста.
  • Проблема с выполнением важных заданий. Чем сильнее человек погружается в многозадачность, тем сложнее ему концентрироваться на конкретном деле. Становится трудно фильтровать информацию и заниматься повседневной деятельностью.
  • Эмоциональное выгорание. Постоянный стресс от напряженной работы при скапливающихся делах провоцирует выработку гормона стресса. Этот гормон подавляет активность и оставляет чувство полного изнеможения и усталости к вечеру.

Общепринятое мнение опытных руководителей: переключение между активностями снижает эффективность, поэтому лучше работать в режиме монозадачности. Так ли это?

Психологи Дэвид Санбонматсу и Дэвида Стрэйер вывели постулат монозадачности: лучше сосредоточиться на одном деле и завершить его, а потом уже переходить к следующему. Путем длительных исследований они определили, что у людей, которые выполняют сразу несколько дел, снижаются показатели IQ и продуктивность при решении логических задач.

Также психологи вывели понятие «ложная многозадачность», при котором наблюдается ряд симптомов:

  • Трудно надолго сосредоточиться на одной мысли или задаче.
  • Быстрая усталость от рутинной работы.
  • Поиск новых ощущений.
  • Импульсивные решения.

Однозначный ответ исследователей на поставленный вопрос – режим монозадачности эффективнее.

Но что делать, если рабочий день состоит из большого объема разных дел?

Как работать в режиме многозадачности, сохраняя силы на личную жизнь

Альтернативный взгляд на работу в режиме многозадачности

Ален Блюдорн в своем исследовании выяснил, что способность работать в многозадачном состоянии зависит от предрасположенности человека. Сам Блюдорн проводил исследование несколько десятилетий, что говорит о его высоком уровне концентрации на одном деле.

Исследование показало, что есть полизадачные люди, которым свойственно делать несколько дел одновременно, при чем они могут выполнить их качественно.

Одним из ярких примеров полизадачного человека можно назвать Илона Маска, главу компании Tesla. Маск руководит несколькими компаниями. Сейчас он занимается проектами, связанными с космосом, бурением тоннелей, автомобилями и энергетикой.

Чтобы чувствовать себя комфортно в таком режиме работы, Маск разработал несколько правил:

  • Он делит рабочий день на короткие отрезки, каждый из которых посвящен определенной активности.
  • У него нет стандартного обеденного перерыва. Обедает и ужинает в перерывах между совещаниями.
  • Подбирает в команду только тех людей, с которыми есть межличностное доверие.
  • Имеет четкий распорядок дел на каждый день.

При таком режиме многозадачности Маск успешно находит время для своей семьи.

Сам Маск говорит, что секрет в разнообразном времяпровождении: он выезжает с детьми за город, на свои фабрики и даже ходит в поход с палатками.

Совет Илона Маска: плохие качества, которые приведут к успеху

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, какие негативные качества парадоксальным образом приводят руководителя к успеху и помогают строить бизнеc.

Узнать 5 качеств

Работа в режиме многозадачности: эффект Зейгарник

В 1927 году был проведен эксперимент доктора психологических наук Блюмы Зейгарник. В нем были задействованы участники из разных возрастных групп. Каждому из участников было предложено решить 20 задач различного плана (от математических до абстрактных).

Участников периодически прерывали в момент, когда они были максимально сосредоточены на решении. Такой подход имитировал режим работы в условиях многозадачности.

По отзывам участников Зейгарник определила, что незавершенные дела запоминались на 90 % лучше тех, что были завершены.

Был сделан вывод, что открытие новых дел при наличии незавершенных не так уж страшно. Более того, если они важные и нужно хранить их в памяти, то прерывание может этому поспособствовать.

Метод «АБВГД» для работы в условиях многозадачности

Известный специалист по тайм-менеджменту Брайн Трейси предлагает использовать метод «АБВГД» и дает ряд базовых рекомендаций:

  • Не открывать сразу несколько рабочих файлов или вкладок в браузере. Рекомендуется держать открытыми только те, в которых вы будете работать прямо сейчас.
  • Рабочий день нужно планировать по часам. Дела разбиваются на небольшие по объему, под них планируется конкретное время.

Как работать в режиме многозадачности, сохраняя силы на личную жизнь

Опрос 2 147 руководителей, у которых есть в подчинении сотрудники.
Статистика Службы исследований компании HeadHunter.
  • Важную информацию сохраняйте на флеш-карту или другой носитель памяти. Большая перегрузка мозга приводит к потери части информации из оперативной памяти. Если информация понадобится вдруг на важном совещании, у вас под рукой будет надежный помощник в виде флеш-карты.
  • Перед тем, как приступить к новому делу, стоит дать мозгу небольшой отдых. Например, пройтись по офису или сходить на обед в кафе.

Этот метод Брайн Трейси рекомендует для определения приоритетов в режиме многозадачности. Наличие приоритетов избавит от бесполезной траты времени и переключения между задачами.

Чтобы понять какое место занимает задача в рейтинге, используются буквенные обозначения:

  • А – самые важные, если их не выполнить будут серьезные последствия для рабочей деятельности (срочное совещание у гендира, встреча с крупным клиентом по предварительной договоренности, годовой отчет в налоговую).
  • Б – важные дела, которые влияют на результат рабочей деятельности, но их можно перепланировать на другое время (текущая работа в отделе, плановые звонки клиентам или коллегам).
  • В – можно не выполнять, никак не влияют на бизнес (попить кофе, пообщаться с коллегами за обедом).
  • Г – можно делегировать сотрудникам (назначить встречу с клиентом, подготовить аналитику для отчета).
  • Д – эти задачи следует игнорировать (общение в социальных сетях в рабочее время).

Как работать со списком дел «АБВГД»

В начале недели нужно распределить дела по группам из алгоритма. Часто получается так, что в одной группе оказывается несколько задач. Это означает, что все они важные и их необходимо решать прямо сейчас.

Чтобы их распланировать, посмотрите в какой день недели вы будете делать эту работу. Если важные дела попадают в план в рамках одного дня, то выстроите приоритет между ними или разбейте на равные отрезки времени. Так вы сможете прогрессировать в течении дня по каждой из активностей.

По остальным категориям порядок следующий: первыми выполняются дела из группы А, далее идет группа Б и т.д. Пока есть не выполненная работа в предыдущей группе, Трейси не рекомендует приступать к менее важным задачам.

По такой схеме распределяется объем работы на день, месяц, квартал или больший срок. При этом в деятельности будет постоянный прогресс, потому что выполняются именно важные задачи. Если время остается то переходим к мелким делам и текучке.

Приоритетность и планирование – основной принцип успешной работы в условиях многозадачности.

Как планировать рабочий день/неделю: опыт «Додо-пицца» и Audi

Руководители «Додо-пицца» и Audi поделились с подписчиками журнала «Генеральный Директор» своими секретами продуктивного планирования. Узнайте их опыт и попробуйте применить в своей работе. 

Узнать опыт «Додо-пицца» и Audi

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.