Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

  • 5 декабря 2018
  • 75
Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Вы узнаете:

  • Какие плюсы дает автоматизация бухучета.
  • Когда и в каких масштабах нужна автоматизация бухучета.
  • Из каких этапов состоит процесс внедрения автоматизации бухучета.
  • Какие существует сервисы и программы автоматизации бухучета, как их выбирать.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии позволит снизить издержки на ведение бухгалтерии, а также повысить качество отчетности. В этом материале разберем, как выбрать сервис и внедрить автоматизацию бухучета в своей компании.

Автоматизация бухгалтерии

Автоматизировать бухгалтерский учет – значит передать функционал, который выполнял человек, компьютеру. Чаще всего этими функциями являются любые арифметические и математические действия по расчету налогов, итоговых сумм и пр. Также автоматизируется образование выборок и сводных таблиц, хранение данных, заполнение типовых документов и бланков.

Переход на выполнение этих и многих других задач с помощью компьютера не говорит о том, что человеческий ресурс обесценился. Наоборот, для управления системными программами по автоматизации бухучета к профессионализму и уровню квалификации специалиста предъявляются еще более строгие требования. Ведь все данные и первичная регистрация документов вносятся им, он решает, как будет отображаться та или иная операция в программе и пр. Для этого необходимо владеть знаниями об информационных технологиях.

Для чего нужна автоматизация бухучета

Перевод вашего бухгалтерского делопроизводства из ручного в автоматическое принесет пользу не только касаемо снижения издержек на персонал. Бухгалтерия с автоматизированными процессами позволяет быстро заполнить все громоздкие цифры и числа, ошибка в которых может стоить дорого. Это могут быть реквизиты счетов, накладных, платежных поручений и пр. Информация и любые входные данные будут обрабатываться оперативно и полностью корректно.

Любая аналитика, которую подготавливает бухгалтерия с помощью автоматизации может быть представлена в виде таблиц, графиков или диаграмм. Также автоматизация бухгалтерского учета позволяет создать различные регистры по типам документации и сэкономить время при необходимости обращения к требуемому документу. Используя сервисы и программы автоматизации, вы экономите время на коммуникации между отделами, сможете взаимодействовать с государственными органами (налоговая, пенсионный фонд, социально- страховая служба и др.) удаленно и без математических ошибок, вызванных человеческим фактором.

Вся финансовая и хозяйственная деятельность становится для руководителя наглядна и подконтрольна. Таким образом, можно оперативно и своевременно принять соответствующие меры. Во многих системах автоматизации существуют обновления, в которых автоматически будут встраиваться изменения, произошедшие в законодательстве.

Сколько стоит автоматизация

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, во сколько вашей компании обойдется автоматизация и как максимально сократить затраты. 

Узнать стоимость

Где необходима автоматизация бухгалтерии

Без автоматизации могут обходиться лишь микро-предприятия или какие-то временные проекты, форма отчетности которых не такая строгая. Всем остальным компаниям следует переводить данные по бухгалтерии в цифровой вид. Если не говорить об отчетности в государственные органы, то автоматизация полезна в любом виде. Большое облегчение деятельности индивидуального предпринимателя принесет использование стандартного пакета Microsoft Excel.

Автоматизация будет особенно полезна тогда, когда на предприятии важны: оперативность получения финансово-хозяйственных данных, обмен информацией между отделам, получение информации руководителем. Все экономические операции предприятия могут отслеживаться в реальном времени.

Также без автоматизации не обойтись, когда для предприятия важен регулярный контроль своей финансово-хозяйственной деятельности. Она облегчает варианты группировки данных, выборку, сортировку. Все эти преимущества в конечном итоге делают принимаемые управленческие решения эффективнее.

Если предприятие ведет эффективную кадровую политику, то автоматизация поможет успешно реализовать цели, связанные с повышением эффективности деятельности и повышением квалификации персонала.

Также автоматизация документооборота бухгалтерии нужна, если специфика деятельности компании подразумевает быстрое реагирование на те или иные запросы контрагентов и покупателей. Например, будет мгновенно сформирован счет, подписанные документы с помощью электронной подписи дойдут до адресата за доли секунд.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизации бухгалтерского учета состоит из нескольких этапов:

  • Анализ потребностей. На основании мнения бухгалтерского персонала и руководителей необходимо выяснить, какие именно процессы нуждаются в автоматизации. Существуют и не явные потребности, выявить которые могут помочь только привлеченные извне бизнес-консультанты и аудиторы.
  • Назначение масштабов. Нужно выяснить, насколько глобально должна быть проведена автоматизация, какие конкретно бухгалтерские процессы должны быть автоматизированы и в каком объеме.
  • Постановка задачи. Необходимо поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухгалтерского учета. Выбрать, с помощью каких технических средств это будет осуществлено, какие будут использоваться системы и программы.
  • Обучение персонала. После внедрения автоматизации необходимо обучить персонал пользоваться ими. Обязать ответственных за внесение данных и работу с другими процессами контролировать и выполнять работу с системами автоматизации.
  • Тестирование. Необходимо запустить тестовый период работы систем автоматизации. За это время выявить слабые места, неучтенные моменты и доработать их: модернизировать имеющийся софт или установить дополнительное программное обеспечение.
  • Запуск. Функционирование бухгалтерских процессов по новым автоматизированным алгоритмам.

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Сервисы и программы автоматизации бухучета

На рынке представлено большое количество сервисов и программ по автоматизации бухгалтерии. Выбор того или иного технического решения автоматизации зависит не только от запросов и потребностей конкретной организации. Также необходимо ориентироваться и на саму программу.

Выбор должен происходить, учитывая особенности каждой программы, а также её качество и достоверности данных на выходе.

Существует критерии, по которым вы сможете оценить сервисы и программы по автоматизации бухгалтерского учета:

  • Простота. Эксплуатация программы должна быть доступна людям различного образования и возрастной группы. Большая рабочая нагрузка не дает людям возможности закончить компьютерные курсы или получить соответствующее дополнительное образование. Интерфейс программы должен быть интуитивно понятный, а также быть адаптивным: его использование будет не только на ноутбуках, но и на широкоэкранных мониторах. Программа должна разгружать бухгалтерию, а не вносить новые трудности в работу.
  • Увязка параметров. Все арифметические данные и математические параметры должны быть логически увязаны. Таким образом все расчеты и результаты, полученные с помощью программ автоматизации, будут достоверными. Отчетная документация будет включать полные сведения об экономической деятельности предприятия. Это поможет избежать штрафов и санкций от налоговой.
  • Пропускная способность. Программа должна эффективно функционировать вне зависимости от объема входных данных. С помощью автоматизированных сервисов и программ происходят обработка, передача и хранение данных, и хорошая система справляется с этим задачами вне зависимости от масштабов деятельности.
  • Надежность. Хорошая программа автоматизации защищена от возможных сбоев, системных ошибок, порчи и потери информации. Если даже такие ситуации возможны, разработчики должны предлагать оперативные меры по решению данных проблем, быстро восстанавливать нарушенное функционирование. От уровня сервиса компании производителя зависит эффективность использования вашей программы.
  • Функциональность. Качественная программа должна иметь широкий функционал по выполнению не только расчётов, но и логических действий: распечатка документов, перенос сведений из разных форм, ведение баз клиентов и контрагентов, предоставление доступу к архиву и пр.

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Примеры сервисов и программ автоматизации систем учета

1С: Бухгалтерия

Самая распространенная программа, чтобы автоматизировать бухгалтерский учет. Также помогает составлять налоговую отчетность и документацию для государственных органов. Программа полностью соответствует нормам российского законодательства. Все формы и планы счетов составляются по стандартам, установленным Министерством финансов.

Программой могут успешно пользоваться бухгалтеры, товароведы, коммерческие работники и др. Данная программа уместно впишется в деятельность предприятия любой сферы. Для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса существует базовая версия программного обеспечения. Для среднего или крупного бизнеса можно использовать расширенную сборку программы. Также продукт предоставляет тестовую версию, которая не предназначается для работы и помогает обучить персонал.

Плюсы программы:

  • Можно настраивать различные системы налогообложения.
  • Можно добавлять учет нескольких подразделений или предприятий.
  • Отчетные формы выполняются в многостраничном формате.
  • Расширенная система подсказок.
  • Есть возможность отправить отчет в налоговую онлайн.
  • Бесплатные обновления.

Мое дело

Данная программа представляет собой облачный сервис. Функционал дает возможность эффективно автоматизировать ведение бухгалтерии даже на больших предприятиях. У сервиса существует своя база форм отчетности, бланков и нормативных актов. Онлайн-поддержка рассылает пользователям новостные подборки по теме.

Сервис оказывает онлайн поддержку, на вопросы пользователей отвечают профессиональные бухгалтеры и налоговики. Чтобы ознакомиться с облачным сервисом, существует пробный бесплатный период.

Все базы данных хранятся на иностранных серверах, утечка информации попросту невозможна. Сервис имеет синхронизацию с основными банками России, все банковские операции предельно просты. Также у сервиса настроена широкая структура уведомлений пользователя.

Контур бухгалтерия

Программа является облачным сервисом и подойдет в первую очередь для предприятий малого бизнеса. Функциональность программы широкая и позволяет решать разнообразные бухгалтерские задачи.

Программный продукт обладает необходимыми опциями и набором выполняемых действий, которые позволят эффективно вести бухгалтерию предприятия. Программа имеет расширенные возможности для ведения складского учета и контроля товарооборота предприятия. У тарифных планов «Люкс» и «Комфорт» есть доступ к нормативно-правовым документам. Также разработчики сервиса периодически проводят вебинары и обучают клиентов пользованию сервисом.

У сервиса есть минус: он не позволяет решать специфические бухгалтерские задачи, поэтому для крупных предприятий данный продукт не будет полезным.

Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.

Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации бухучета. 

Смотреть кейс Adobe Systems

Вывод

В современных условиях без автоматизации бухгалтерского учета не обойтись ни одному предприятию. Это поможет разгрузить ваших работников бухгалтерии от работы и повысить их ценность для предприятия.

Руководителю необходимо знать, в каких случаях и как нужно автоматизировать бухгалтерию своего бизнеса, а также соблюдать этапы проведения данного процесса. Также следует понимать, что автоматизация систем учета требует материальных вложений, но в дальнейшем это принесет компании только пользу.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.