Чек-лист для собеседования

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

  • 5 декабря 2018
  • 954
Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Вы узнаете:

  • Какие плюсы дает автоматизация бухучета.
  • Когда и в каких масштабах нужна автоматизация бухучета.
  • Из каких этапов состоит процесс внедрения автоматизации бухучета.
  • Какие существует сервисы и программы автоматизации бухучета, как их выбирать.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии позволит снизить издержки на ведение бухгалтерии, а также повысить качество отчетности. В этом материале разберем, как выбрать сервис и внедрить автоматизацию бухучета в своей компании.

Автоматизация бухгалтерии

Автоматизировать бухгалтерский учет – значит передать функционал, который выполнял человек, компьютеру. Чаще всего этими функциями являются любые арифметические и математические действия по расчету налогов, итоговых сумм и пр. Также автоматизируется образование выборок и сводных таблиц, хранение данных, заполнение типовых документов и бланков.

Переход на выполнение этих и многих других задач с помощью компьютера не говорит о том, что человеческий ресурс обесценился. Наоборот, для управления системными программами по автоматизации бухучета к профессионализму и уровню квалификации специалиста предъявляются еще более строгие требования. Ведь все данные и первичная регистрация документов вносятся им, он решает, как будет отображаться та или иная операция в программе и пр. Для этого необходимо владеть знаниями об информационных технологиях.

Для чего нужна автоматизация бухучета

Перевод вашего бухгалтерского делопроизводства из ручного в автоматическое принесет пользу не только касаемо снижения издержек на персонал. Бухгалтерия с автоматизированными процессами позволяет быстро заполнить все громоздкие цифры и числа, ошибка в которых может стоить дорого. Это могут быть реквизиты счетов, накладных, платежных поручений и пр. Информация и любые входные данные будут обрабатываться оперативно и полностью корректно.

Любая аналитика, которую подготавливает бухгалтерия с помощью автоматизации может быть представлена в виде таблиц, графиков или диаграмм. Также автоматизация бухгалтерского учета позволяет создать различные регистры по типам документации и сэкономить время при необходимости обращения к требуемому документу. Используя сервисы и программы автоматизации, вы экономите время на коммуникации между отделами, сможете взаимодействовать с государственными органами (налоговая, пенсионный фонд, социально- страховая служба и др.) удаленно и без математических ошибок, вызванных человеческим фактором.

Вся финансовая и хозяйственная деятельность становится для руководителя наглядна и подконтрольна. Таким образом, можно оперативно и своевременно принять соответствующие меры. Во многих системах автоматизации существуют обновления, в которых автоматически будут встраиваться изменения, произошедшие в законодательстве.

Сколько стоит автоматизация

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, во сколько вашей компании обойдется автоматизация и как максимально сократить затраты. 

Узнать стоимость

Где необходима автоматизация бухгалтерии

Без автоматизации могут обходиться лишь микро-предприятия или какие-то временные проекты, форма отчетности которых не такая строгая. Всем остальным компаниям следует переводить данные по бухгалтерии в цифровой вид. Если не говорить об отчетности в государственные органы, то автоматизация полезна в любом виде. Большое облегчение деятельности индивидуального предпринимателя принесет использование стандартного пакета Microsoft Excel.

Автоматизация будет особенно полезна тогда, когда на предприятии важны: оперативность получения финансово-хозяйственных данных, обмен информацией между отделам, получение информации руководителем. Все экономические операции предприятия могут отслеживаться в реальном времени.

Также без автоматизации не обойтись, когда для предприятия важен регулярный контроль своей финансово-хозяйственной деятельности. Она облегчает варианты группировки данных, выборку, сортировку. Все эти преимущества в конечном итоге делают принимаемые управленческие решения эффективнее.

Если предприятие ведет эффективную кадровую политику, то автоматизация поможет успешно реализовать цели, связанные с повышением эффективности деятельности и повышением квалификации персонала.

Также автоматизация документооборота бухгалтерии нужна, если специфика деятельности компании подразумевает быстрое реагирование на те или иные запросы контрагентов и покупателей. Например, будет мгновенно сформирован счет, подписанные документы с помощью электронной подписи дойдут до адресата за доли секунд.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизации бухгалтерского учета состоит из нескольких этапов:

  • Анализ потребностей. На основании мнения бухгалтерского персонала и руководителей необходимо выяснить, какие именно процессы нуждаются в автоматизации. Существуют и не явные потребности, выявить которые могут помочь только привлеченные извне бизнес-консультанты и аудиторы.
  • Назначение масштабов. Нужно выяснить, насколько глобально должна быть проведена автоматизация, какие конкретно бухгалтерские процессы должны быть автоматизированы и в каком объеме.
  • Постановка задачи. Необходимо поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухгалтерского учета. Выбрать, с помощью каких технических средств это будет осуществлено, какие будут использоваться системы и программы.
  • Обучение персонала. После внедрения автоматизации необходимо обучить персонал пользоваться ими. Обязать ответственных за внесение данных и работу с другими процессами контролировать и выполнять работу с системами автоматизации.
  • Тестирование. Необходимо запустить тестовый период работы систем автоматизации. За это время выявить слабые места, неучтенные моменты и доработать их: модернизировать имеющийся софт или установить дополнительное программное обеспечение.
  • Запуск. Функционирование бухгалтерских процессов по новым автоматизированным алгоритмам.

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Сервисы и программы автоматизации бухучета

На рынке представлено большое количество сервисов и программ по автоматизации бухгалтерии. Выбор того или иного технического решения автоматизации зависит не только от запросов и потребностей конкретной организации. Также необходимо ориентироваться и на саму программу.

Выбор должен происходить, учитывая особенности каждой программы, а также её качество и достоверности данных на выходе.

Существует критерии, по которым вы сможете оценить сервисы и программы по автоматизации бухгалтерского учета:

  • Простота. Эксплуатация программы должна быть доступна людям различного образования и возрастной группы. Большая рабочая нагрузка не дает людям возможности закончить компьютерные курсы или получить соответствующее дополнительное образование. Интерфейс программы должен быть интуитивно понятный, а также быть адаптивным: его использование будет не только на ноутбуках, но и на широкоэкранных мониторах. Программа должна разгружать бухгалтерию, а не вносить новые трудности в работу.
  • Увязка параметров. Все арифметические данные и математические параметры должны быть логически увязаны. Таким образом все расчеты и результаты, полученные с помощью программ автоматизации, будут достоверными. Отчетная документация будет включать полные сведения об экономической деятельности предприятия. Это поможет избежать штрафов и санкций от налоговой.
  • Пропускная способность. Программа должна эффективно функционировать вне зависимости от объема входных данных. С помощью автоматизированных сервисов и программ происходят обработка, передача и хранение данных, и хорошая система справляется с этим задачами вне зависимости от масштабов деятельности.
  • Надежность. Хорошая программа автоматизации защищена от возможных сбоев, системных ошибок, порчи и потери информации. Если даже такие ситуации возможны, разработчики должны предлагать оперативные меры по решению данных проблем, быстро восстанавливать нарушенное функционирование. От уровня сервиса компании производителя зависит эффективность использования вашей программы.
  • Функциональность. Качественная программа должна иметь широкий функционал по выполнению не только расчётов, но и логических действий: распечатка документов, перенос сведений из разных форм, ведение баз клиентов и контрагентов, предоставление доступу к архиву и пр.

Автоматизация бухгалтерского учета: как выбрать и внедрить систему

Примеры сервисов и программ автоматизации систем учета

1С: Бухгалтерия

Самая распространенная программа, чтобы автоматизировать бухгалтерский учет. Также помогает составлять налоговую отчетность и документацию для государственных органов. Программа полностью соответствует нормам российского законодательства. Все формы и планы счетов составляются по стандартам, установленным Министерством финансов.

Программой могут успешно пользоваться бухгалтеры, товароведы, коммерческие работники и др. Данная программа уместно впишется в деятельность предприятия любой сферы. Для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса существует базовая версия программного обеспечения. Для среднего или крупного бизнеса можно использовать расширенную сборку программы. Также продукт предоставляет тестовую версию, которая не предназначается для работы и помогает обучить персонал.

Плюсы программы:

  • Можно настраивать различные системы налогообложения.
  • Можно добавлять учет нескольких подразделений или предприятий.
  • Отчетные формы выполняются в многостраничном формате.
  • Расширенная система подсказок.
  • Есть возможность отправить отчет в налоговую онлайн.
  • Бесплатные обновления.

Мое дело

Данная программа представляет собой облачный сервис. Функционал дает возможность эффективно автоматизировать ведение бухгалтерии даже на больших предприятиях. У сервиса существует своя база форм отчетности, бланков и нормативных актов. Онлайн-поддержка рассылает пользователям новостные подборки по теме.

Сервис оказывает онлайн поддержку, на вопросы пользователей отвечают профессиональные бухгалтеры и налоговики. Чтобы ознакомиться с облачным сервисом, существует пробный бесплатный период.

Все базы данных хранятся на иностранных серверах, утечка информации попросту невозможна. Сервис имеет синхронизацию с основными банками России, все банковские операции предельно просты. Также у сервиса настроена широкая структура уведомлений пользователя.

Контур бухгалтерия

Программа является облачным сервисом и подойдет в первую очередь для предприятий малого бизнеса. Функциональность программы широкая и позволяет решать разнообразные бухгалтерские задачи.

Программный продукт обладает необходимыми опциями и набором выполняемых действий, которые позволят эффективно вести бухгалтерию предприятия. Программа имеет расширенные возможности для ведения складского учета и контроля товарооборота предприятия. У тарифных планов «Люкс» и «Комфорт» есть доступ к нормативно-правовым документам. Также разработчики сервиса периодически проводят вебинары и обучают клиентов пользованию сервисом.

У сервиса есть минус: он не позволяет решать специфические бухгалтерские задачи, поэтому для крупных предприятий данный продукт не будет полезным.

Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.

Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации бухучета. 

Смотреть кейс Adobe Systems

Вывод

В современных условиях без автоматизации бухгалтерского учета не обойтись ни одному предприятию. Это поможет разгрузить ваших работников бухгалтерии от работы и повысить их ценность для предприятия.

Руководителю необходимо знать, в каких случаях и как нужно автоматизировать бухгалтерию своего бизнеса, а также соблюдать этапы проведения данного процесса. Также следует понимать, что автоматизация систем учета требует материальных вложений, но в дальнейшем это принесет компании только пользу.

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.