Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: когда необходим и как выбрать подрядчика

  • 25 декабря 2018
  • 46
Аутсорсинг кадрового делопроизводства: когда необходим и как выбрать подрядчика

Вы узнаете:

  • В чем преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
  • Из чего состоит кадровое делопроизводство.
  • В каких ситуациях необходима передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
  • Как правильно выбрать компанию-подрядчика.

Для многих компаний делопроизводство в отделе кадров является затратным и финансово, и по времени. Поэтому все больше организаций передает эту работу аутсорсинговым агентствам.

В этом материале расскажем, в каких ситуациях без передачи кадрового делопроизводства сторонней компании не обойтись, как выбрать надежную аутсорсинговую компанию и в чем преимущества передачи этого бизнес-процесса подрядчику.

Преимущества аутсорсинга кадрового делопроизводства

Существует ряд причин, по которым для компаний выгодно передавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Рассмотрим их ниже.

Сокращение расходов

Все экономические исследования по разным отраслям свидетельствуют о том, что передача делопроизводства предприятия сторонним компаниям значительно сокращает расходы на работу с кадрами. В этом случае вам нет необходимости содержать большой штат кадровиков, выделять отделу кадров большое дополнительное офисное помещение. Также отпадает необходимость в том, чтобы обучать свой hr-персонал, проводить сопутствующие консультации в области налогообложения и юридических прав. Также вы экономите на внедрении различных систем автоматизации управления персоналом и делопроизводства. Грамотно передав кадровую работу на аутсорсинг, вы сможете снизить операционные затраты примерно на 25 %.

Управление ресурсами

Кадровое делопроизводство – один из наиболее рутинных процессов на предприятии, но необходимый для любой компании независимо от её отрасли работы или масштаба. Передав мелкие повторяющиеся процедуры в управление внешней аутсорсинговой компании, ваши кадровые специалисты получат временной ресурс для фокусирования на тактических и стратегических задачах вашего бизнеса, которые можно направить на повышение коэффициента полезности использования интеллектуальных ресурсов и потенциала персонала.

Повышение качества

При кадровом аутсорсинге компания-подрядчик берет на себя все финансовые риски, которые связаны со своевременностью и качеством выполняемых работ. Аутсорсинговая компания обеспечивает высокий уровень сервиса и непрерывности предоставляемых услуг. Вы более эффективно можете контролировать ход делопроизводства в кадровом подразделении. Компания-подрядчик следит за изменениями в законодательстве и выполняет работу, гарантированно соответствующую всем требованиям Трудового Кодекса РФ.

Получение опыта

Пользуясь услугами аутсорсинговой компании, вы получаете доступ к лучшим методикам в области кадрового делопроизводства. В дальнейшем вы можете внедрять в свою работу экспертные решения, профессиональные знания и опыт партнеров. У компаний подрядчиков есть отработанные и эффективные решения по программам переквалификации и обучения работников организации.

Снижение рисков

Ведение делопроизводства через специализированную компанию имеет меньше потенциальных рисков. Штатный кадровый работник может уйти на больничный, уехать в отпуск и поменять место работы. Услуги аутсорсингового агентства будут осуществляться вне зависимости от этих факторов. Использование аутсорсинговых услуг по ведению делопроизводства дает возможность минимизировать риски, способные нарушить непрерывность кадровых процессов.

Из чего состоит аутсорсинг учета кадрового делопроизводства

Деятельность по предоставлению услуг кадрового делопроизводства включает 3 основных направления.

Организация и постановка кадрового делопроизводства

Актуальна, когда компании только начинают свою деятельность, открывают новые дистрибьюторские центры в географически удаленных местах либо выходят на новые рынки.

В рамках этого направления осуществляется разработка и внедрение всей необходимой нормативной документации на предприятии. Сюда относятся документы по охране труда, кадровая документация, шаблоны и бланки учетных и не учетных документов, документы расчета трудовых часов и заработной платы.

Кадровый аудит и восстановление документации

Для малого и среднего бизнеса в рамках кадрового делопроизводства осуществляется профессиональный кадровый аудит и анализ ведения кадровой документации на предмет того, соответствует ли она нормам ТК РФ. Для заинтересованных в этом собственников и руководителей бизнеса происходит полная или выборочная оценка процедур и стандартов ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проведенного аудита и анализа компания-подрядчик готовит детализированный отчет по выявленным несоответствиям и нарушениям. Также происходит акцентирование потенциальных рисков и внесение подробных рекомендаций по их снижению. К этому направлению аутсорсинга кадрового делопроизводства относится и корректирующие меры по восстановлению отсутствующей и переоформлению неправильной документации.

Переход на полный или частичный аутсорсинг

Данное направление включает передачу всех или только не основных процедур кадрового делопроизводства. Это может быть ведение подготовительной документации при взятии на работу нового специалиста, комплексное ведение трудовых книжек, оформление стандартизированных карточек работников (форма Т-2), выплат и расчетов заработной платы, дополнений к трудовым контрактам, больничных листов.

Также ведение кадрового делопроизводства включает расчеты трудовых и страховых стажей, ведение и оформление отпусков, командировок, составление штатного расписания, подготовку выплаты премий и документации для расторжения трудового контракта.

Когда бизнесу необходим аутсорсинг кадрового делопроизводства

Существует больше количество ситуаций, когда бизнесу требуется передача ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинг. Такое случается, когда компания не имеет необходимых временных ресурсов, сотрудникам кадрового отдела не хватает квалификации и знаний, а также, когда планируются крупные изменения в штате (приём на работу или увольнение). Рассмотрим каждый случай.

Не хватает времени и ресурсов

Когда в компании работает сотня, а то и больше сотрудников, на подготовку кадровой документации уходит большое количество времени. Это бесконечное оформление заключений и расторжений трудовых контрактов, больничных, отпусков. Также часто меняются персональные данные сотрудников.

Кадровое делопроизводство является затратным, если условия труда работников часто меняются. Например, работники трудятся вахтовым методом или часто бывают в командировках. Либо это может быть деятельность компании, которая подразумевает наличие надбавок за стаж, северных коэффициентов, доплаты за вредность производства.

Высокая текучесть кадров

Когда на работу принимаются персонал на низкоквалифицированные должности либо для выполнения сезонных и других ограниченных по времени работ, возникают огромные проблемы с временными ресурсами. В этом случае не обойтись без передачи делопроизводства в ведение аутсорсинговой компании. Также это актуально, когда организацией кадровой документации занимается единственный человек либо данная обязанность на него возложена дополнительно.

Не хватает знаний и квалификации

Часто бывает, что работники кадровой службы не имеют знаний и соответствующих навыков для надлежащего ведения кадрового делопроизводства. Особенно это характерно для предприятий со специфичной деятельностью или структурой.

В этом случае кадровое делопроизводство стоит доверить в руки аутсорсинговой компании. Когда есть нужда в том, чтобы составить с работниками индивидуальные контракты, например, в случаях передачи прав на результаты труда, выплаты выходных пособий или выполнения нетипичных обязанностей. Также эффективно будет передать вопросы, связанные с наличием сложной системы оплаты труда: почасовая оплата, специфичная система премирования, проценты от сделок и т. д.

Знаний и квалификации может не хватать штатным сотрудникам при приеме на работу иностранных граждан, а также, если трудовой график работников является нетипичным: скользящий, восемь и больше часов в день, вахтовый метод.

Большие изменения персонала

Когда компания открывается или, наоборот, планируется ликвидация, это сопровождается большими кадровыми изменениями. В этом случае знаний и навыков штатного кадровика может не хватить. Возникнут сложности при решении специфичных задач.

Прежде всего, необходимо грамотное взаимодействие с персоналом. Особенно это актуально для решений, которые связаны с сокращениями, переводами на уменьшенный трудовой день, полной или частичной реорганизацией компании. Правильно оформленная документация позволит избежать различных разбирательств и сделает невозможным появление трудовых претензий от работника.

Если вам часто приходится взаимодействовать с контролирующими органами (Инспекция по труду, Федеральная миграционная служба, Роскомнадзор), чтобы избежать штрафов и санкций, вызванных неправильным набором или увольнением персонала, вам необходимо поручить это дело аутсорсинговой компании.

Риски в договоре аутсорсинга кадрового делопроизводства

Заключая договор аутсорсинга, участвуйте в разработке и согласовании всех условий сотрудничества. Привлеките к обсуждению юриста. Если пункты договора вас не устраивают, настаивайте на их изменении. Ведь иногда формальный подход к составлению договора может привести компанию к убыткам.

Узнайте о пяти рисках при заключении договора об оказании аутсорсинговых услуг из статьи журнала «Генеральный Директор». 

Узнать 5 рисков

Как выбрать аутсорсинговую компанию для кадрового делопроизводства

При выборе подрядчика необходимо обратить внимание на несколько важных нюансов. Каждая компания будет предлагать свои условия, но если в предложении подрядчика будет отсутствовать что-либо из нижеперечисленного, то стоит задуматься о компетентности аутсорсинговой компании:

  • Аудит. Проводит ли компания аудит и оценку текущего состояния делопроизводства. Как она это делает, что для этого ей необходимо. Является ли это неотъемлемой частью сотрудничества.
  • Взаимодействие. Компания настаивает на тесном взаимодействии с вашими кадровиками, а иногда и руководителями других отделов и подразделений. Ведь для выработки лучших решений компания должна получить максимум актуальной информации от кадровиков вашей компании.
  • Методы осуществления. Комплексное и профессиональное ведение кадрового делопроизводства может быть осуществлено только с использованием современных методов и интервентов. Опытные и честные подрядчики предлагают завести общую систему, в которой вы сможете в режиме онлайн отслеживать проведенную работу, быть в курсе кадрового делопроизводства.

Также в систему взаимоотношений с подрядчиками должен быть включен подробный список и график ведения документооборота. Чтобы информация оставалась конфиденциальной, нужно уточнить список уполномоченных лиц, кто будет взаимодействовать по информации и коммуникациям.

С будущим подрядчиком нужно договориться о том, какие будут его действия при незапланированных проверках трудовой инспекции или ФМС. Так как причина проверок может кроиться в нарушениях, вызванных вашими действиями, то для более предметного разрешения этих вопросов стоит договориться о совместном решение таких эксцессов.

Немаловажным является и стоимость работ по кадровому делопроизводству. При рассмотрении коммерческих предложений вам следует максимально конкретизировать перечень оказываемых услуг.

Совет: Обращайте внимание на услуги, связанные со штатным расписанием: будут ли вноситься изменения при открытии новых должностей, какой точный перечень оформляемых документов утверждается.

Договоритесь о разрабатываемых бланках и внутренних нормативных актах, а также условиях их доработки и изменений по ходу работы.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: когда необходим и как выбрать подрядчика

Вывод

Аутсорсинг кадрового производства открывает большие преимущества перед бизнесом. Использование данного механизма работы позволяет снизить затраты, эффективно управлять ресурсами, повысить качество делопроизводства, а также снизить риски и научить своих кадровиков стандартам работы.

Передача кадрового делопроизводства сторонней компании состоит из организации, постановки и аудита текущего состояния компании. По его результатам происходит полное или частичное восстановление документации в соответствии с необходимыми стандартами и нормами Трудового права.

Чтобы результат от передачи кадрового производства компании подрядчику был наиболее эффективным, вам необходимо точно знать степень целесообразности передачи данного процесса, а также уметь выбрать из многообразия предложений на рынке правильного партнёра.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный директор»
Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.