Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Контроль персонала: как осуществлять, чтобы не демотивировать сотрудников

  • 31 января 2019
  • 163
Контроль персонала: как осуществлять, чтобы не демотивировать сотрудников

Вы узнаете:

  • Что такое контроль работы персонала и зачем он нужен.
  • Какие виды контроля известны.
  • Зависит ли вид контроля от должности и квалификации сотрудника.
  • Как оптимально и комфортно для обеих сторон осуществлять контроль персонала в компании.

В этой статье рассказываем, как выстроить систему контроля таким образом, чтобы работники не чувствовали себя напряженно, при этом выполняли свои должностные обязанности эффективно.

Контроль работы персонала

Довольно рискованно пускать бизнес-процессы на самотек и полностью отдавать решение текущих вопросов под ответственность сотрудников. Управлять организацией, в которой налажена процедура мониторинга персонала, гораздо проще.

Особенно важен мониторинг деятельности работников при росте бизнеса. Когда иерархическая структура компании становится более сложной, руководству на верхних уровнях труднее отследить выполнение поручений на нижних позициях.

Но в некоторых организациях контроль руководителя доходит до абсурда. Система контроля работы персонала необходима в организации, но все зависит от адекватности подходов к мониторингу.

Виды контроля персонала в организации

Различают следующие виды контроля деятельности сотрудников:

  • Предварительный контроль.
  • Итоговый контроль.
  • Поэтапный контроль.

Предварительный контроль персонала

В некоторых случаях, например, когда новый работник проходит стажировку, руководитель может осуществлять предварительный контроль. Делается это для того, чтобы вышестоящее должностное лицо могло убедиться, что выполнение поручения движется в нужном направлении.

Итоговый контроль персонала

Заключается в проверке итогов работы уже после достижения сотрудником цели. Это может быть отчет о проделанной работе, завершение проекта, выигранный спор в суде, написанное и запущенное программное обеспечение и т.д.

Плюс такого вида контроля в том, что работнику предоставляется в достаточной степени самостоятельность, он чувствует доверие компании к своим способностям, развивается профессионально, учится брать на себя ответственность за ведение задачи. Руководитель при этом экономит свои ресурсы, время, трудозатраты, не отвлекается от другой работы.

Недостаток в том, что остается риск нарушения сроков поручения или выполнения низкокачественной работы. Рекомендуется прибегать к итоговому контролю при взаимодействии с опытными, проверенными, квалифицированными сотрудниками либо при постановке краткосрочных и несложных задач персоналу.

Поэтапный контроль персонала

Применяется, когда можно разделить поставленную задачу на этапы. Этот вид мониторинга помогает сориентировать работников на результат, а не на сам процесс, также минимизирует риск невыполнения конечной цели.

Как применять поэтапный контроль на практике? Руководитель сам может разбить задачу на ряд логических подзадач. Например: сбор необходимой информации, анализ проблемы и поиск путей решения, выбор оптимального способа решения, подготовка документов, подача документов в государственные органы для регистрации и прочее. При этом руководитель должен осуществлять проверку тогда, когда подчиненный завершает тот или иной этап.

Этот вид контроля подходит для больших, долговременных задач, а также при взаимодействии с сотрудниками, которые ориентированы на процесс, невнимательны, требуют частой поддержки.

Для эффективного управления организацией система контроля персонала должна быть гибкой, необходимо отслеживать не только результат, но и процесс выполнения поручений.

Как вид контроля персонала зависит от должности сотрудника

Одинаково ли нужно контролировать своих подчиненных? Мы выяснили, что к опытным и высококвалифицированным сотрудникам можно применять исключительно итоговый вид мониторинга, а к молодым и неопытным специалистам рекомендуется подключить также предварительный и поэтапный контроль. Но зависит ли вид контроля от должности, которую занимает тот или иной сотрудник?

Предварительный контроль намного важнее итогового в том случае, если он осуществляется в отношении лиц, которые основную часть времени проводят за компьютером и выполняют стандартные операции. Например, сотрудники бухгалтерии, операционисты, операторы колл-центра, аналитики.

В первую очередь потому, что результат для этих сотрудников – это строгое соблюдение регламентов и выполнение служебных обязанностей. Как правило, перед ними не ставятся проектные задачи, которые можно было бы оценить по итогу выполнения.

Контроль результата скорее относится к представителям творческих профессий или близких к ним по роду деятельности, например, дизайнерам, разработчикам программ, копирайтерам, сотрудникам научных отделов.

Для того, чтобы система контроля персонала охватывала комплексно всю деятельность сотрудников, но при этом не нарушала комфортные условия труда, необходимо комбинировать виды и методы мониторинга. При этом в различных ситуациях и с сотрудниками на различных должностях и разного уровня квалификации целесообразно использовать разные виды контроля.

В особом порядке осуществляется контроль лиц, работа которых имеет разъездной характер. Рекомендуется принять на предприятии локальный акт о разъездной работе. В нем следует определить, каким категориям сотрудников можно установить подобный характер работы, как они будут отчитываться, а компания оплачивать расходы.

Другие виды контроля деятельности персонала

Контроль в управлении персоналом может быть периодическим и выборочным. Периодический проводится руководством запланировано через определенные промежутки времени. Примером такого мониторинга являются известные всем планерки, совещания, «летучки» в начале рабочего дня или в начале недели. Работники и руководитель успевают подготовиться к такой встрече, эффект неожиданности для подчиненного отсутствует. Кроме того, слишком частые совещания во время рабочего процесса отвлекают сотрудников, отнимают много времени и могут демотивировать.

Выборочный контроль проводится внепланово и внезапно для работников. С одной стороны – работодатель получает в результате объективное представление о состоянии рабочего процесса. Однако с другой стороны – такой вид контроля может демотивировать сотрудника, снижает продуктивность, вызывает недоверие у подчиненных и создает некомфортные условия труда.

Как контролировать сотрудников, работающих удаленно

В современных компаниях все больше работников переходят на удаленный режим, когда все взаимодействие с руководством и клиентами переводится в онлайн. Удаленный труд позволяет компаниям существенно сократить производственные расходы. Однако основная проблема заключается в том, чтобы организовать должным образом контроль деятельности персонала.

Как это осуществить на практике? Вот несколько советов:

  • Необходимо настроить работнику удаленный доступ к локальной сети компании.
  • Важно установить программу автоматического учета рабочего времени. Это позволит контролировать активность работника, отслеживать статусы выполнения задач и получать отчеты о проделанной работе.
  • Можно составить график видеосвязи с подчиненным.
  • Четко прописать обязанности удаленного сотрудника в трудовом договоре с ним. Договор должен включать такие пункты:

a) использование в рабочее время только рабочих девайсов, удаленного доступа и программы учета рабочего времени;
b) следование подчиненного графику видеосвязи;
c) периодическое посещение офиса работодателя, передачу отчетов и т.д.

  • Рекомендуется договориться о сдельной оплате труда для удаленных сотрудников.

Сегодня многие сотовые операторы предлагают специальные сервисы для бизнеса, с помощью которых можно контролировать персонал. Например, компания Мегафон имеет услугу «Контроль Кадров», подключив к которой некоторых сотрудников, руководитель получает возможность отслеживать их местоположение, координировать маршруты их перемещений и контролировать использование рабочего времени.

Как создать систему учета рабочего времени персонала

Исполнительская дисциплина сотрудников повысится, если рабочий день станет полностью прозрачен для руководителя.

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор», как в одной из компаний успешно создали систему учета рабочего времени сотрудников. Этот опыт вы можете применить и в работе своей компании.

Узнать опыт практика

Методы организации системы контроля работы персонала

Даем несколько советов, с помощью которых можно сделать контроль наиболее эффективным:

  • Автоматизация контроля рабочего времени. Можно использовать электронные пропускные системы, которые помогают контролировать дисциплину, а также правильно начислять сотрудникам зарплату с учетом фактически отработанного времени.
  • Использование видеокамер на предприятии. С помощью видеонаблюдения руководство может осуществлять максимально точный контроль над сотрудниками в рабочее время.
  • Применение специального программного обеспечения для контроля ПК работников. С помощью него можно отследить, например, сколько работник тратит времени на социальные сети. Также используются программы для формирования отчетов о результатах контроля деятельности персонала. Такое ПО способно самостоятельно делать подсчеты и сортировки и формировать полный отчет о том, как продуктивно работает тот или иной сотрудник.

Вывод

Организация системы контроля персонала – трудоемкая, но важная функция в работе любого руководителя. Сложно представить себе успешно развивающийся бизнес, в котором подчиненные выполняют свои задачи бесконтрольно, не согласовывая с директором.

В осуществлении контроля над починенными оптимальный вариант – грамотно комбинировать виды и методы, применять разные виды мониторинга.

Контроль персонала: как осуществлять, чтобы не демотивировать сотрудников

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный директор»
Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.