Читать журнал

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Открытие филиала: поэтапная инструкция для руководителя

  • 25 февраля 2019
  • 280
Открытие филиала: поэтапная инструкция для руководителя

При развитии бизнеса компания может столкнуться с необходимостью территориального расширения. Когда это точно необходимо, с чего начать, как грамотно оформить юридически открытие филиала и как контролировать впоследствии его работу, разберем в статье.

Вы узнаете:

  • Когда открытия филиала не избежать.
  • Как поэтапно провести открытие филиала компании.
  • Какие методы контроля применимы для регионального офиса.

Когда открытие нового филиала обязательно

В некоторых случаях обязанность создать обособленное подразделение/представительство или филиал предусмотрена Налоговым кодексом РФ. Если организация пренебрегает этой обязанностью, ее могут привлечь к налоговой ответственности, а на руководителя будет наложен административный штраф. Как можно избежать этих рисков и когда открытие филиала обязательно?

  1. Компания планирует вести бизнес по адресу, отличному от адреса государственной регистрации.
  2. В новом помещении будет оборудовано минимум одно рабочее место на срок более 1 месяца, то есть будет трудоустроен минимум один работник.

Эти два условия должны выполняться одновременно. Но если стационарное рабочее место не планируется, то обособленное подразделение создавать по новому адресу не обязательно.

Как руководителю понять: представительство или филиал он должен открывать как обособленное подразделение? Отличия действительно есть. Задайте себе вопрос: для каких целей часть бизнеса переводится в другой регион?

  • Если для ведения фактической хозяйственной деятельности (например, производства продукции, складирования, оказания услуг и т.д.), то целесообразно открытие филиала.
  • Если исключительно для представления интересов компании в другом регионе (поиск контрагентов и заключение сделок, представление интересов в суде и т.д.), то речь идет о представительстве.

Чаще всего на практике, и это совершенно обоснованно, руководители предпочитают открывать филиалы. Такая форма подразделения может взять на себя и фактические хозяйственные функции и представительские задачи частично.

Закон также предусматривает возможность создания простого обособленного подразделения (не филиал и не представительство). Такая форма организации не позволит иметь в регионе собственный расчетный счет и отдельный бухгалтерский баланс, а также самостоятельно начислять вознаграждения сотрудникам.

Если вы все-таки подразумеваете открытие полноценного офиса с большим количеством сотрудников, на достаточном расстоянии от головной организации, то лучше сделать выбор в пользу создания полноценного филиала.

3 кейса практиков, которым удается эффективно контролировать филиалы

Ваш бизнес отлично себя чувствует: выручка и рентабельность растут, клиенты довольны. Все хорошо, пока однажды вы не решаете открыть удаленный офис. Крупные компании используют три приема, благодаря которым иногородние подразделения не превращаются в «черные ящики» для головного офиса.

Узнайте о методах управления филиалами из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».

Приемы управления филиалами

Как создать филиал: поэтапное руководство

Организация открытия филиала начинается с принятия решения руководством и составления утверждения Положения – соответствующего нормативного акта, регламентирующего его деятельность. Разберем по шагам, как это происходит на практике.

Шаг 1. Принятие решения руководством о необходимости создания филиала.

С инициативой, как правило, выступает генеральный директор, совет директоров, участники общества или другие управляющие органы.              

Шаг 2. Разработка и утверждение Положения о филиале.

Важно понимать, что это именно тот документ, на основе которого будет действовать региональное подразделение, то есть своего рода Устав филиала. К собранию участников готовится проект такого положения, а на самом собрании оно утверждается и подписывается.

В обществе, состоящем из одного участника, положение единолично утверждает этот участник (ст. 39 Закона об ООО). Вместе с тем, учредительные документы юрлица могут допускать тот факт, что полномочие утверждать Положение о филиале передано совету директоров (наблюдательному совету).

В Положении желательно прописать:

  1. Цель создания (которая должна соответствовать в целом Уставу организации), назначение, порядок функционирования.
  2. Структуру филиала, предельную численность сотрудников.
  3. Права и обязанности филиала, а также права и обязанности самой организации по отношению к филиалу.
  4. Ограничения на совершение конкретных сделок.

Рекомендуем также сразу подготовить должностную инструкцию на руководителя филиала. Кроме того, в доверенность руководителя прописать все ограничения на совершение сделок. В противном случае директор может превысить свои полномочия, а оспаривать совершенные сделки, основываясь лишь на одном Положении о филиале, будет очень сложно.

Шаг 3. Определение необходимости вносить изменения в Устав.

По общему правилу, закон не обязывает вносить такие изменения в Устав. Достаточно, что сведения о филиалах будут содержаться в выписке ЕГРЮЛ.

Однако изменения в устав имеет смысл внести, если в нем уже есть сведения о другом филиале или положение о том, что филиалов нет. Тогда нужно указать сведения о новом филиале или исключить пункт о филиалах.

Если не менять сведения в уставе, то после открытия филиала положения устава будут расходиться со сведениями в ЕГРЮЛ. Это может вызывать недопонимание в отношениях с контрагентами, банками или госорганами.

Формулировка статьи Устава о новом филиале может быть следующей:

«В Обществе создан Самарский филиал общества с ограниченной ответственностью "Авангард" по адресу: 125000, г. Самара, ул. Михалковская, д. 20».

Шаг 4. Общее собрание учредителей общества.

Собрание может быть очередными или внеочередным, созывается оно по общим правилам, и на нем участники принимают решения по двум вопросам:

  1. О создании филиала. Для положительного решения достаточно 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества;
  2. Об утверждении положения о филиале. В этом случае закон допускает простое большинства голосов.

Также если необходимо внесение изменений в устав, на собрании принимается решение по третьему вопросу. Решение об утверждении устава в новой редакции принимается 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества (если иное не предусмотрено самим Уставом).

Шаг 5. Внесение изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Для этого нужно подать заявление по форме № Р14001 в инспекцию, которая проводит регистрацию. Другие документы подавать необязательно.

Найти инспекцию, которая проводит регистрацию, можно с помощью сервиса на сайте ФНС.

Заявителем выступает генеральный директор, свою подпись на заявлении од должен заверить в присутствии нотариуса.

Инспекция получает документы и в течение пяти дней вносит в ЕГРЮЛ запись о филиале.

Как правило, на шестой день инспекция направляет лист записи ЕГРЮЛ по итогам регистрации на e-mail, указанный в заявлении. Если нужно получить документы на бумаге, то их могут выдать разными способами. Все зависит от того, как заявитель подавал заявление на регистрацию.

Шаг 6. Назначение директора филиала и выдача ему доверенности.

Обычно директора филиала назначает генеральный директор компании, он же подписывает трудовой договор и издает приказ о приеме на работу.

Директор филиала действует от имени компании на основании доверенности, которую выдает генеральный директор. Полномочия в доверенности должны соответствовать полномочиям в положении о филиале. При этом в доверенности можно указать их конкретнее. Например, какие именно договоры директор филиала вправе подписывать, на какие сделки наложены ограничения.

Шаг 7. Постановка на учет во внебюджетных фондах по адресу филиала.

Это нужно сделать, если филиал имеет отдельный баланс, свой расчетный счет, самостоятельно начисляет выплаты и вознаграждения сотрудникам. Постановка на учет в ИФНС по адресу нового регионального офиса также обязательна, но она происходит автоматически, без участия компании. Инспекция сама ставит организацию на учет по новому адресу на основании сведений в ЕГРЮЛ.

Открытие филиала: поэтапная инструкция для руководителя

Что необходимо при открытии расчетного счета для филиала

Как показывает практика, банк может потребовать дополнительные документы при открытии счета филиалу. К стандартному перечню банк может запросить:

  • положение о филиале;
  • доверенность, выданную руководителю филиала, из которой обязательно должно усматриваться право открывать счета и право распоряжаться денежными средствами на счете;
  • документ, подтверждающий постановку на учет юридического лица в налоговом органе по местонахождению филиала.

Контроль над работой филиала

Контроль деятельности филиала осложняется удаленностью его от главного офиса. Нередко у компаний возникают организационные проблемы именно из-за неотлаженной системы взаимодействия с обособленными подразделениями. Следующие советы помогут руководителю несколько минимизировать риски и сохранить партнерские отношения с филиалами.

  1. Определите сразу, какие функции вы делегируете региональному офису. Во-первых, функционал должен быть четко очерчен и понятен работникам филиала. Во-вторых, старайтесь не передавать те задачи, результат исполнения которых не сможете контролировать. Крупные компании используют системы различных показателей для контроля бизнеса на местах. Чаще всего анализируются валовая прибыль, сумма продаж, просроченная дебиторская задолженность, количество заключенных сделок, а также звонков и встреч с клиентами – в зависимости от задач, поставленных перед региональным офисом.

Хорошо, если в головном офисе будет работать куратор каждого филиала, который будет отслеживать показатели подразделения и нести ответственность и вовремя реагировать на его проблемы.

  1. Внедрите в филиалах электронный контроль, автоматизируйте рабочие процессы. Сейчас повсеместно устанавливаются программы учета рабочего времени, которые позволяют контролировать активность работника в рабочее время, отслеживать статусы выполнения задач и получать отчеты о проделанной работе. Также сотовые операторы предлагают специальные сервисы для бизнеса, с помощью которых можно удаленно контролировать персонал. Например, руководитель главного офиса получает возможность отслеживать фактическое местоположение сотрудников филиала, координировать маршруты их перемещений, и в целом использование рабочего времени.
  2. Применяйте в работе ревизию. Ревизионные мероприятия проводятся для проверки соблюдения стандартов и показателей работы подразделений. Процедура ревизии должна быть понятной и прозрачной для сотрудников, быть направленной не на запугивание персонала, а на повышение эффективности их работы.

В заключение

Целесообразность создания филиала индивидуальна в каждом конкретном случае. Как правило, к этому приходят компании в связи с расширением бизнеса, невозможностью вести коммерческую деятельность удаленно в других регионах, для непосредственного контакта с крупными контрагентами. Также создание регионального подразделения может быть обусловлено экономической выгодой, например, если аренда производственных площадей и оборудования в провинции стоит в разы дешевле, чем в столице.

Самый сложный момент при создании филиалов – разделение полномочий между головным офисом и подразделением. Важно сохранить баланс в руководстве, передать на месте достаточный объем полномочий для развития бизнеса, но сохранить адекватный контроль над персоналом.

Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи журнала «Генеральный Директор» без ограничений в течение трех дней.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.