Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Руководство по улучшению бизнес-процессов: этапы и методы осуществления

  • 28 февраля 2019
  • 198
Руководство по улучшению бизнес-процессов: этапы и методы осуществления

Вы узнаете:

  • Зачем улучшать бизнес-процессы в вашей компании.
  • За какие процессы стоит взяться в первую очередь.
  • Из каких этапов состоит улучшение бизнес-процессов.
  • Какие используют методы и подходы к улучшению бизнес-процессов.

Любой существующий на предприятии бизнес-процесс можно улучшить, если понимать принципы его функционирования и важность повышения его продуктивности. Совершенствование бизнес-процессов приводит компанию к выходу на новый уровень и открывает новые возможности для развития.

Улучшение бизнес-процессов в организации

Бизнес-процессы существуют в каждой организации по умолчанию, они являются основой деятельности и базовым фактором ее существования. Начиная какую-либо работу, вы автоматически организуете порядок ее выполнения, который и является бизнес-процессом.

Но наличие бизнес-процессов еще не гарантирует их понимания, возможности ими управлять и улучшать. Чтобы выявить эффективность бизнес-процессов необходимо понимать принципы и структуру их функционирования и выделять качественные критерии, по которым эти показатели можно оценивать.

Улучшение бизнес процессов невозможно без пристального внимания к этому вопросу управляющего состава. Управление должно быть заинтересовано во всех тонкостях функционирования предприятия и уделять повышению эффективности протекающих процессов достаточно ресурсов.

Улучшение бизнес процессов на предприятии возможно в различных сферах. Например, можно работать над совершенствованием процедуре по обработке клиентских заказов или нацелиться на лидерство среди конкурентов за счет обновления и улучшения процессов по производству товаров на предприятии. Главное отличие осознанного регулирования от хаотичного (которому обычно подвержены организации, не уделяющие данному вопросу должного внимания) заключается в систематичности.

Одна из особенностей улучшения бизнес-процессов заключается в том, что оно может осуществляться на любом уровне. Главное в грамотном руководстве – систематичность и понимание того, что любой скорректированный процесс может отразиться на связанных с ним. Например, если один из этапов производства выполняется значительно быстрее остальных, то работники на следующем этапе постоянно находятся в режиме дедлайна, а «быстрый» этап регулярно переживает периоды безделья, поскольку предыдущая стадия еще не завершена.

Какие бизнес-процессы стоит улучшать в первую очередь

Одновременно в компании протекаем множество бизнес-процессов. Определиться с тем, за какой из них взяться прежде всего, не так просто. Но для этого существуют определенные показатели, одним из таких является операционный риск. Это вероятность провала и его влияние на операционные функции компании. Операционный риск подразумевает, что в одном (или нескольких) из протекающих процессов есть угроза, которая повлияет на работу компании в целом и повлечет за собой последствия, на устранение которых потребуется время.

Источниками подобных угроз могут быть различные процессы, поэтому необходимо для начала их выявить. Отталкиваться в этом вопросе стоит не от текущего момента, а от перспективы возникновения проблем. Если в процессе работы возникали неполадки, но не перешли в разряд регулярной проблемы, то эти риски стоит рассмотреть внимательней. Для этого можно использовать следующую последовательность действий:

  • Выявить перечень возможных рисков.
  • Классифицировать их в соответствии с протекающими на производстве процессами.
  • Определить значимость каждого из рисков, определив вероятность его появления и влияние последствий.
  • Полученные показатели определить в процентах от общего числа, то есть распределить 100 пунктов в соответствии с полученными показателями.

Полученные данные стоит занести в таблицу со следующими столбцами: процесс, затраты и различные колонки влияния – на товар, покупателей, выручку. Также стоит выделить столбец «источник угроз». По каждому из процессов распределяем 100 баллов в соответствии со значимостью. Например, в столбце «влияние на выручку» значение логистики будет равно 10, закупок – 15, на продажи отведено 40, а на обслуживание – 35. По итогу высчитывается средний показатель как источника угроз, на основе которого делается вывод о необходимости внесения коррективов.

Выбор количества процессов, которые стоит взять в работу одновременно, зависит от ваших целей и задач. Можно воспользоваться правилом Парето и сконцентрироваться на тех 20 %, которые приносят 80 % влияния. Этот метод позволяет расставить процессы по значимости, что полезно не только для оптимизации, но и для понимания общей системы функционирования предприятия.

Какие 8 бизнес-процессов можно улучшить в любой компании

На протяжении 2 лет проводилась диагностика 165 российских компаний и в общей сложности 1313 бизнес-процессов. На основе полученных данных был сделан вывод о качестве управления. Итак, 59 % процессов компаний – слабые, 36 % – неоптимальные и 5 % – сильные. При этом руководители и сотрудники осознают проблемы, тормозящие бизнес-процессы, однако ничего не предпринимают.

Электронный журнал «Генеральный Директор» рассмотрел 8 бизнес-процессов, которые назвали слабыми более 50 % компаний. Узнайте о них из статьи по ссылке.

Узнать 8 бизнес-процессов

Этапы улучшения бизнес-процессов на предприятии

Какой бы процесс для улучшения вы ни выбрали, подход к их совершенствованию будет включать несколько основных этапов. Их количество зависит от степени важности процесса и его влияния на остальные, протекающие на предприятии. Простые или локальные процессы не требуют последовательного выполнения каждого из этапов, для них достаточно простого решения и выбора методов корректировки. Но если процесс глобальный и оказывает влияние на работу других отделов в организации, то стоит подойти к вопросу более организованно. Можно выделить 4 основных этапа.

Планирование

Предварительный этап, на котором выявляются процессы для улучшения, собирается группа ответственных специалистов, определяются основные параметры. Формируется команда, в задачи которой войдет улучшение и корректировка процесса.

Анализ

После определения процесса необходимо его пристально проанализировать: как он протекает, с какими процессами взаимодействует, что его характеризует и т.д. После чего выводится список изменений, которые планируется внести в процесс для его совершенствования.

Внедрение

После составления плана и определения основных задач производится непосредственно внедрение изменений. Каждое действие отслеживается и находится в ведении компетентного специалиста.

Внесение коррективов

Произведенные изменения отслеживаются и, если они недостаточно эффективны, то в разработанный план вносятся коррективы. Совершенствовать процессы необходимо постоянно, так что это процесс в какой-то степени непрерывный.

Методы и основные концепции улучшения бизнес-процессов

Руководство по улучшению бизнес-процессов подразумевает в целом повышение их эффективности, выбор конкретных методов и подходов всегда зависит от организации, ее деятельности, существующих процессов и их важности. Можно выделить основные концепции улучшения бизнес-процессов, объединяющие каждый из методов.

Соответствие стандартам

Процессы, которые необходимо улучшить, должны соответствовать современным стандартам в области качества, сервиса, стоимости, технологическому уровню. То, что работало вчера, может сегодня казаться безнадежно устаревшим. Необходимо вывести все процессы на современный уровень.

Синтез

Различные навыки становятся обязательными для разных специалистов, границы между профессиями становятся все более зыбкими. То, на что раньше уходили ресурсы двух специалистов или даже отделов, сегодня может быть выполнено одним работником с должным уровнем технической обеспеченности. Необходимо регулярно проводить оценку компетенций и перераспределять рабочие задачи более эффективно.

Вовлечение клиентов и поставщиков

Те, кто принимает косвенное участие в протекающих на предприятии процессах, должны стать непосредственной их частью. Партнерские соглашения с поставщиками, учет требований клиентов, привлечение новых участников для выполнения конкретных задач и разбивки одного процесса на несколько составляющих – все это оказывает влияние на общую эффективность.

Разнообразие вариантов

Каждая проблема может иметь различные уровни сложности, и для каждого из них может быть предложено решение: автоматизированное, с участием специалиста или персональное. Например, стандартные заказы обрабатываются автоматически, на вопросы отвечает консультант, а если клиенту нужна персональная помощь, с ним работает специалист.

Устранение недостатков

Один из самых простых и эффективных способов улучшить процесс – это устранить то, что мешает его нормальному функционированию. Например, последовательность действий может быть слишком длинной и запутанной, что ведет в конечном итоге к потере ресурсов и снижению эффективности. Или в протекающем процессе есть белые пятна, которые образовались из-за спонтанной организации деятельности и мешают гладкой и организованной работе.

Оптимизация

Чаще всего в процессах есть лишние звенья, на что тратится слишком много ресурсов и времени. Иногда процесс затягивается из-за необходимости утверждения на отдельном этапе, хотя это вовсе не обязательно или работа отделов выстроена неравномерно, в результате чего один все время опаздывает, а другой – сидит без дела. Более эффективное распределение задач, устранение лишних элементов, корректировка используемых ресурсов в соответствии со значимостью процесса, разработка новых должностных инструкций, делегация определенных задач – все это поможет повысить продуктивность протекающих на предприятии процессов.

Систематизация

Часто проблемы возникают из-за отсутствия четко выстроенной базы данных или хаотичной деятельности, лишенной элементов контроля. Наличие полной и подробной информации, доступной участникам процесса, может значительно снизить количество временных и ресурсных затрат и в конечном итоге значительно ускорить течение процессов. А специальные программы для систематизации деятельности организации на различных этапах позволяют контролировать процессы и отслеживать слабые места, которые нуждаются в корректировке.

Вывод

Совершенствование бизнес процессов – важный этап развития любого предприятия. Как бы гладко ни была налажена работа, всегда находится то, что можно было бы улучшить и вывести на новый уровень. Часто такие задачи решаются хаотично, более систематизированный подход позволяет оценивать влияние каждого процесса на деятельность организации и улучшать ее продуктивность в целом.

Руководство по улучшению бизнес-процессов: этапы и методы осуществления

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНУЮ СЕТЬ
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи журнала «Генеральный Директор» без ограничений в течение трех дней.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.