Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Личная карточка сотрудника: актуальные правила ведения, заполнения и хранения

  • 5 марта 2019
  • 89
Личная карточка сотрудника: актуальные правила ведения, заполнения и хранения

Вы узнаете:

  • Для чего нужна личная карточка сотрудника.
  • Как происходит заполнение личной карточки.
  • Как вносятся изменения в сведения о сотруднике.
  • Можно ли перевести личные карточки полностью в электронный вид.
  • Как осуществляется хранение личных карточек сотрудников в организации.
  • Сколько нужно хранить личные карточки уволенных сотрудников.

Узнайте все нюансы ведения личных карточек ваших сотрудников из нашей статьи.

Что чего нужна личная карточка сотрудника

На каждого работника предприятия заводится личная карточка. Оформляется она при приеме на работу, в нее вносятся отметки, например, при наложении взыскания на сотрудника, при смене его фамилии, получении им нового паспорта. При расторжении трудового договора карточка закрывается.

Форма личной карточки сотрудника – № Т2, она утверждена постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004г. Но компания вправе разработать собственную форму этого документа и утвердить его локальным нормативным актом.

Этот документ необходим для должного ведения учета труда персонала в организации. В нем собирается вся ключевая информация о работнике. Ведение личных карточек сотрудников значительно упрощает кадровый учет и доступ к важной информации, организует документацию. Например, при несчастном случае на производстве отдел персонала сможет оперативно поднять личные данные работника, связаться с его близкими. В оперативном доступе также будут сведения об образовании, стаже работы, наличии водительских прав, семейном положении, аттестации и т.д.

Личная карточка сотрудника: актуальные правила ведения, заполнения и хранения Скачать образец личной карточки сотрудника

Документы, на основании которых происходит заполнение личной карточки сотрудника

Карточка заполняется сотрудником службы персонала на основании следующих документов:

  • Приказ о приеме на работу.
  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  • Трудовая книжка или другой документ, подтверждающий трудовой стаж.
  • Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
  • Документы воинского учета.
  • Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Разделы личной карточки сотрудника и порядок ее заполнения

Личная карточка сотрудника по форме Т2 состоит из нескольких разделов:

  • Общие сведения.
  • Сведения о воинском учете.
  • Прием на работу и переводы на другую работу.
  • Аттестация.
  • Повышение квалификации.
  • Профессиональная переподготовка.
  • Награды, поощрения.
  • Отпуск.
  • Социальные льготы.
  • Дополнительные сведения.

Как заполнить личную карточку сотрудника

Начинать заполнение карточки следует с наименования организации согласно учредительным документам. Затем заполняется первая таблица, в которой указываются:

  • дата составления личной карточки;
  • табельный номер, который присваивается работнику;
  • ИНН сотрудника и номер СНИЛС;

Когда у сотрудника отсутствует СНИЛС, его оформляет работодатель на основании письменного заявления (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Исключение – дистанционный сотрудник, который получает пенсионное свидетельство сам (ч. 4 ст. 312.2 ТК).

  • в графе «Алфавит» следует указать первую букву фамилии сотрудника;
  • в графе «Характер работы» нужно указать «постоянно» или «временно»;
  • в графе «Вид работы» указывается «основная» или «по совместительству»;
  • заполняется графа «Пол».

Далее отдел персонала заполняет раздел 1 личной карточки сотрудника. Вносятся номер и дата трудового договора, а также общие сведения о работнике:

  • ФИО, дата и место рождения, гражданство;
  • знание иностранного языка;
  • образование;
  • профессия и стаж работы;
  • сведения о наличии брака и составе семьи;
  • паспортные данные;
  • адрес места жительства (и постоянной регистрации, и фактический);
  • номер телефона.

Раздел 2 личной карточки «Сведения о воинском учете» заполняется в зависимости от того, является ли лицо военнообязанным, и заверяется подписями руководителя отдела персонала и самого работника.

Раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу» заполняется на основании соответствующих приказов – о приеме в штат компании или о переводе. Каждая новая запись должна быть скреплена подписью самого работника об ознакомлении.

Раздел 4 «Аттестация» должен быть заполнен, когда законом или локальными актами организации в обязательном порядке для этого работника предусмотрено проведение аттестации.

Разделы 5 и 6 «Профессиональная переподготовка» и «Повышение квалификации в организации» заполняются по мере прохождения дополнительного обучения и переподготовки сотрудника, основанием для внесения таких записей может служить диплом, сертификат или иной документ, подтверждающий обучение работника.

В разделе 7 «Награды» отдел персонала дублирует записи о поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку работника. Например, о награждении почетными грамотами, присвоении званий, а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ или правилами внутреннего трудового распорядка.

В раздел 8 «Отпуск» вносится информация обо всех видах отпусков, которые брал работник. Это могут быть как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и дополнительные, отпуска без сохранения зарплаты и прочее. Указывается также период отпуска, количество дней и основание, то есть приказ работодателя.

Если работник является льготником, например, имеет статус инвалида, донора, подвергался воздействию радиации, сведения об этом с указанием реквизитов подтверждающих документов вносятся в раздел 9 личной карточки – «Социальные льготы».

В «Дополнительных сведениях» (раздел 9) могут быть указаны любые прочие данные о работнике, которые не представляется возможным внести в другие разделы, но они имеют важное значение.

Раздел 10 является заключительным, он носит название «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» и в него вносится информация при увольнении сотрудника. Отдел персонала вносит формулировку увольнения, аналогичную как в трудовой книжке, со ссылкой на статью ТК РФ. Эта запись заверяется подписями самого работника и руководителя отдела персонала.

Ответственность за нарушение персональных данных сотрудника

Если вы собираете, храните или используете персональные данные работников без их согласия, то вас как руководителя могут оштрафовать на 500-1 000 ₽, а компанию на 5 000-10 000 ₽ (ст. 13.11 КоАП РФ). Работник вправе потребовать компенсацию морального вреда, причиненного работодателем (ст. 237 ТК РФ). Размер компенсации определяет суд.

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор», в каких случаях и какой вид ответственности руководителя наступает, а также, как избежать этой ответственности.

Узнать о трех видах ответственности

Как вносятся изменения в личную карточку сотрудника

Если работник сменил паспорт или изменил фамилию в связи со вступлением в брак, то в личную карточку должны быть внесены изменения. Разберем, как это сделать на практике.

При смене фамилии следует прежние сведения в карточке зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений. Внесение изменений в сведения нужно заверить также подписью самого сотрудника.

В раздел 9 «Дополнительные сведения» следует внести документы-основания, согласно которым была изменена фамилия. Например, должна быть такая формулировка: «Свидетельство о заключении брака № _________ от _______, выданное отделом ЗАГС г. Москвы».

При смене паспорта в «Дополнительные сведения» вносится запись такого содержания «В связи с достижением сорокапятилетнего возраста работнику выдан новый паспорт серии ___ №___ УВД _____________ района Московской области (дата)».

Как хранить личные карточки сотрудников

Так как в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, а их охрана должна быть обеспечена по закону, работодатель должен позаботиться об исключении свободного доступа к этим документам. Хранить личные карточки нужно в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Ключи должны находиться под ответственностью отдела кадров, свободный доступ персонала и посторонних лиц к этим документам должен быть совершенно исключен.

Личные карточки работающих сотрудников располагаются в сейфе с помощью специальных разделителей и систематизируются по структурным подразделениям, а внутри подразделений – по алфавиту.

Карточки уволенных сотрудников хранятся отдельно. Отделу кадров следует расположить их по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту.

Общий срок хранения личных карточек бывших работников на предприятии – 75 лет.

Можно ли перевести личные карточки сотрудников в электронный вид

В законодательстве прямо не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном. Но так как в последние годы сохраняется общая тенденция перевода всего кадрового учета в электронный вид, возникает вопрос – можно ли перевести личные карточки в электронный вид?

При приеме в организацию новый работник должен заверить правильность заполнения разделов карточки 1,2 и 3 своей подписью. Также в дальнейшем каждая новая запись в личной карточке должна заверяться подписями кадровика и самого работника. При автоматизации ведения карточек, исполнение этого требования закона будет невозможно. Поэтому о переводе личных карточек полностью в электронный вид пока говорить не приходится.

Вывод

Личная карточка сотрудника – это основной учетный документ, в котором содержатся подробные персональные данные на работника. Вести их обязаны все юридические лица, зарегистрированные на территории РФ, независимо от организационно-правовой формы.

Карточка заводится при приеме на работу нового сотрудника, закрывается при увольнении, хранится на предприятии в течение 75 лет. Работодатель обязан обеспечить должный порядок хранения персональных данных, исключив к этим документам свободный доступ.

Стоит отметить, что организация не обязана оформлять личные дела, но личная карточка – документ обязательный, за нарушение этого правила работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Личная карточка сотрудника: актуальные правила ведения, заполнения и хранения

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный директор»
Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНУЮ СЕТЬ
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи журнала «Генеральный Директор» без ограничений в течение трех дней.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.