Читать журнал

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Как провести деловую встречу: основные правила

  • 11 марта 2019
  • 330
Как провести деловую встречу: основные правила

Вы узнаете:

  • Как происходит подготовка встреч и переговоров с партнерами.
  • Какие основные этапы подготовки деловых встреч нельзя упускать.
  • Какие существуют правила проведения деловых встреч.
  • Как этикет переговоров повышает результативность деловой встречи.
  • Как достичь желаемой цели на встречах с контрагентами.

О том, как подготовиться к переговорам так, чтобы они привели к успеху, читайте в нашей статье.

5 правил подготовки к деловым встречам

Деловые встречи – неотъемлемая часть работы в любой сфере. В формате деловых переговоров решаются различные вопросы, связанные с организационной деятельностью, устанавливаются контакты и заключаются сделки. Залог хороших переговоров – прийти на них подготовленным.

Необходимо тщательно продумать все этапы переговоров, определить цели, которых вы хотите достичь и уровень компромисса, на который вы готовы пойти для их достижения.

Существует несколько основных правил, которые стоит учитывать при подготовке к деловой встрече.

Определение формата и средств ведения переговоров

Прежде, чем проводить переговоры, необходимо определиться с форматом. Он зависит от ваших целей и задач, а также от возможностей участников. На формат переговоров влияет территориальное расположение собеседников, их статус, тип решаемого вопроса, количество участников.

Установление контакта

Определившись с местом и форматом ведения переговоров, стоит перейти к следующему этапу, подразумевающему контакт между сторонами. Нужно связаться с компетентным человеком, договориться о проведении переговоров, выбрать подходящее время, утвердить предложенный формат обсуждения. Часто на этом этапе вносятся коррективы в первоначальный план, связанные с возможностями второй стороны.

Сбор необходимой информации

Далее ведется поиск как можно более точной информации по вопросу, которая приведет к достижению желаемого результата. Необходимо собрать всю недостающую информацию, проверить ее достоверность. На этом же этапе определяются интересы собеседников, которые могут быть использованы в ходе ведения переговоров.

Разработка плана

На основе полученной информации и с учетом места проведения переговоров и других переменных составляется план проведения переговоров. Он должен включать в себя:

  • Цели и задачи.
  • Степень компромисса.
  • Тактика проведения.
  • Работа с возражениями.
  • Специфика вопроса и варианты решений.

Главное – это понимать, чего вы хотите добиться, а также что вы можете предложить взамен.

Собеседнику всегда что-то нужно, ваша задача – выяснить это досконально, чтобы знать, куда целиться. Многие ошибочно полагают, что любой вопрос решается деньгам, но это не всегда так.

Защита и поддержка

Удачные переговоры – это те, в которых обе стороны получают желаемое. Ваша задача – сделать все, чтобы сделка прошла в комфортной и благоприятной атмосфере. Заранее подготовьтесь к ответам на неудобные вопросы, проработайте возражения. Создайте атмосферу доверия – если у вас есть факты, которые вы скрываете, оцените, насколько это выгодно – возможно, стоит наоборот начать с проблемных моментов, чтобы вызвать доверие собеседника. Если же вы наоборот используете слабые места второй стороны для достижения целей – то продумайте подход, чтобы не угодить в расставленную вами же ловушку и не добиться результата, противоположного желаемому.

6 правил ведения переговоров и деловых встреч

Одна из самых частых причин провала переговоров – следование исключительно собственным интересам без попытки понять собеседника. Если вы не ставите себя на место второй стороны, не оцениваете выгодные и проигрышные стороны вашего предложения с другой точки зрения, то вряд ли сможете провести переговоры на высшем уровне. Эта проблема нередко становится барьером не только в делах, но и в повседневной жизни. Кроме этого существует деловой этикет, который является основой культуры проведения переговоров.

Не опаздывать

Понятное и простое правило, которое, тем не менее, часто нарушается. Человек, который опаздывает на важное мероприятие, не вызывает доверия и расположения, что автоматически ставит переговоры под угрозу. Лучше прийти раньше собеседника, чтобы оказаться в позиции силы. Или точно вовремя, если вы обладаете талантом планирования времени.

Правильно начать

Прежде всего стоит поздороваться с собеседником или собеседниками и представить всех участников переговоров.

Не стоит моментально переходить к обсуждению деловых вопросов, лучше начать с нейтральной светской темы.

Обязательно уточните культурные особенности – в разных странах и культурах есть свои запреты и правила, и для успешных сделок необходимо хорошо в этом разбираться.

Следовать намеченному плану

Правила ведения деловой встречи подразумевают набор вопросов, которые решаются последовательно. Не распыляйтесь по мелочам и не давайте себя отвлечь: четко следуйте намеченному плану переговоров, который вы подготовили, перестраивая его по мере необходимости. Искусство правильно задавать вопросы – один из самых эффективных инструментов, которыми можно воспользоваться во время общения по деловому вопросу.

Не торопитесь

Ведите себя уверенно, даже если это самые волнительные переговоры в вашей жизни. Чем увереннее вы будете выглядеть, тем больше шансов у вас достичь желаемого результата. Регулярно вспоминайте о ваших целях и задачах, можете отталкиваться от записей, которые вы делали, если они успокаивают вас и возвращают мысли в нужное русло.

Относитесь к собеседнику уважительно

Слушайте внимательно, проявляйте заинтересованность, покажите, что вы хотите не просто получить свое, а готовы дать собеседнику то, что его действительно интересует и будет ему полезно. Интересуйтесь его мнением, ищите точки соприкосновения – все это поможет быстрее достичь собственных целей и расположит участника переговоров к вам.

Не реагируйте резко или негативно на вопросы или предложения собеседника, даже если он делает это намеренно, чтобы вывести вас из равновесия. Сохраняйте лицо и будьте предельно вежливы, возможно, это позволит вернуть переговоры в нужное русло. А если нет – то ваша сдержанность как минимум поставит вас в более выгодное положение, вы даже сможете воспользоваться этим моментом во время следующей беседы.

Сохраняйте вежливость

Даже если на этот раз не удалось достичь желаемого, обязательно поблагодарите собеседника и завершите встречу с достоинством. Если вы останетесь вежливы и дружелюбны, а также оставите о себе хорошее впечатление, то в будущем, если возникнет потребность контакта именно с этим человеком, вы сможете с большей вероятностью получить желаемое.

Как справиться с манипуляцией на переговорах

Как провести деловую встречу: основные правилаК манипуляциям на переговорах может неосознанно или сознательно прибегать каждая сторона, пытаясь повлиять на решение оппонента в свою пользу, особенно если на карту поставлена судьба компании или важный контракт.

Читайте статью электронного журнала «Генеральный Директор», чтобы понять, когда вами манипулируют, и узнать способы, как этому противостоять.

Читать статью в журнале

Как достичь своих целей в деловых встречах

Любые переговоры подразумевают достижение собственных целей. Есть некоторые правила проведения деловых встреч, которые помогают этого добиться. Например, очень важно правильно расставлять аргументы в структуре переговоров. Рекомендуется для начала использовать сильные, чтобы заинтересовать собеседника, затем – средние, чтобы дополнить картину, а в финале – самые убедительные, которые позволяют сфокусироваться на выгоде и подчеркнуть важность вашего предложения.

Также важно правильно задавать вопросы. Например, если вас особенно интересует довольно сложный момент, сначала попросите собеседника ответить на более простые и легкие для ответов вопросы, а затем задайте тот самый. Используйте полученную информацию и собственный статус, чтобы ваши аргументы звучали более убедительно. Подчеркните опыт, продемонстрируйте успешные результаты.

Одна из тонкостей – соблюдение границ. Каждый из участников хочет сохранить свой статус, не заходите слишком далеко, даже если манипулирование – ваш талант. Не стоит и принижать свои заслуги, чтобы выделить собеседника – это может сыграть негативную роль. Следите за реакцией: если видите, что какие-то ваши слова затрагивают собеседника с отрицательной точки зрения, то извинитесь или смените направление.

Не стоит загонять партнера по переговорам в угол – обязательно оставляйте пространство для маневра, чтобы у собеседника оставалось чувство контроля над ситуацией, даже если это не совсем так. Также обязательно контролируйте уровень понимания – часто бывает так, что обе стороны по-разному видят обсуждаемую ситуацию, что приводит к недопониманию и провалу переговоров. Проявите взаимопонимание – подчеркните то, что прекрасно понимаете собеседника (если это действительно так) и выйдите на точки соприкосновения.

Если переговоры клонятся в противоположную от желаемого сторону – вернитесь на тот этап, на котором ваши взгляды совпадали и постарайтесь начать заново, применив другие тактики или методы в обсуждении.

Помните, чем больше взаимопонимание – тем легче прийти к компромиссу.

Мы проще соглашаемся с теми, кто совпадает с нами по интересам и с теми, кто нам симпатичен, в то время как отталкивающие или не совсем приятные собеседники заставляют нас подсознательно отказываться даже от выгодных предложений.

Вывод

В решении различных рабочих вопросов чрезвычайно важен личный контакт. Он позволяет видеть реакцию собеседника и с помощью различных тактик достигать своих целей или искать компромисс, который устроит обе стороны. В мире бизнеса таким видом личного контакта обычно является деловая встреча.

Правила поведения на таком мероприятии просты, но эффективны. Первое и самое главное – это качественная подготовка, которая позволяет предугадать мотивы собеседника и выстроить линию поведения. Второе – это соблюдение этикета переговоров, который является базовым принципом вежливости и служит залогом того, что обсуждение будет доведено до конца.

Набор различных методов и приемов, грамотное распоряжение информацией и четкое понимание своих целей и возможностей для компромисса – это завершающие штрихи, которые позволяют довести любые переговоры до решения в вашу пользу или с максимальной для вас выгодой.

Как провести деловую встречу: основные правила

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте все статьи журнала «Генеральный Директор» без ограничений в течение трех дней.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.