Чек-лист для собеседования

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

  • 2 апреля 2019
  • 208
Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Вы узнаете:

  • Каких сотрудников нельзя отправлять в рабочую командировку.
  • Как правильно оформить командировку сотруднику.
  • Что входит в оплату командировочных расходов.

В этой статье рассказываем, как документально оформить служебную командировку и какие командировочные выплаты полагаются сотруднику.

Рабочая командировка

Командировкой работника называют поездку в другой населенный пункт по заданию руководителя на определенный срок для решения рабочих задач.

Нормы и правила, которые регулируют командировки и разъездной характер работы в целом, изложены в Трудовом кодексе Российской Федерации и Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Согласно этим законодательным актам, на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место, заработок, должность, а траты, понесенные за время командировки, возмещаются.

Согласно ТК РФ и Положению «Об особенностях направления работников в служебные командировки», служебная командировка имеет ряд признаков:

  • Для ее осуществления необходимо прямое распоряжение работодателя.
  • Все задания выполняются за пределами основного места работы, обычно в другом населенном пункте, области, стране.
  • Командировка сотрудника ограничивается некоторым периодом.
  • Работник направляется в конкретное место, по пути не выполняет другие задания. Иными словами, его работа не должна носить разъездной характер.

Скачать инфографикуПочему бизнесу не обойтись без командировок

Каких сотрудников нельзя отправлять в командировку

Есть несколько категорий работников, которые не могут быть отправлены в рабочую поездку. Или могут, но лишь с собственного согласия. К этим категориям относятся:

  • Граждане, оказывающие компании услуги на основании гражданско-правового договора.
  • Беременные женщины.
  • Сотрудники, которые работают по специальному ученическому договору. Исключение – если эта поездка имеет непосредственное отношение к обучению.
  • Женщины, воспитывающие детей до 3-х лет. Командировка возможна с их согласия и при условии ознакомления с возможностью отказа.
  • Граждане, на попечении которых находятся дети до 5-и лет, при отсутствии другого родителя. В эту же группу относятся воспитатели детей-инвалидов и лица, ухаживающие за больными. В каждом случае требуется письменное согласие сотрудника на командировку.
  • Несовершеннолетние. Исключение возможно, если поездка связана с творческими или спортивными мероприятиями.
  • Иностранные граждане не имеют права работать за пределами региона, где у них есть разрешение на работу или специальный патент. Исключение составляют профессии, которые расписаны в приказе Минздравсоцразвития РФ № 564н от 28.07.2010 г.

Проверьте, не переплачивает ли ваша компания за командировки

В США 50 % случаев мошенничества приходится на деловые поездки сотрудников. Узнайте, как обстоят дела в вашей компании. Сделать это вы можете с помощью шести контрольных точек, которые подробно описаны в статье электронного журнала «Генеральный Директор». 

Проверить по шести контрольным точкам

Длительность командировки работника

Продолжительность командировки определяется руководителем. Максимальная длительность законодательно не устанавливается. Все зависит от сложности, объема работ и ряда других нюансов. После завершения работы на выезде работник должен вернуться на основное место.

Есть ряд ограничений, касающихся иностранных граждан:

  • Временно пребывающие граждане могут находиться в служебной командировке не более 10 дней.
  • Временно проживающие граждане – до 40 дней.
  • Высококвалифицированные специалисты – до 30 дней в течение года.
  • Если иностранные граждане временно пребывают на территории РФ и работают по патенту, сроки командировок для них не прописываются. Таких работников желательно не направлять в другие места.

Началом командировки считается дата отправления основного транспорта. В некоторых случаях требуется дополнительное время, чтобы добраться до места отправления, это время включается в состав служебной командировки.

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Гарантии сотруднику в командировке

Сотруднику, который отправляется в командировку, предоставляются определенные гарантии. В первую очередь – на возмещение расходов, связанных с поездкой. Перед отправлением работник получает на руки некоторую сумму денег, после завершения поездки он сдает отчет о командировке с расчетом и прикладывает документы строгой отчетности, подтверждающие целевое расходование выделенных средств.

К расходам на командировку, подлежащим обязательному возмещению, относят:

  • Затраты на проезд. Основание – путевые листы, билеты, чеки.
  • Расходы на аренду помещения. Счета гостиниц, договоры, расписки, чеки и иные документы, свидетельствующие факт найма.
  • Суточные. Средства, выдаваемые на личные расходы. Сумма суточных оговаривается в коллективном договоре или ином внутреннем документе компании. Если сотрудник получает на руки менее 700 рублей в день, эта сумма не облагается НДФЛ, если больше – облагается.
  • Иные расходы, при условии согласования с работодателем. Необходимо письменное распоряжение руководителя или иной документ, подтверждающий факт согласования.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2019 году »

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Этапы документального оформления командировки

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Все нюансы, связанные с отправкой работников в служебные командировки, отражены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно этому документу, оформление командировки можно разделить на несколько последовательных этапов.

Выбор сотрудника

На этом этапе руководитель определяется с тем, кого из сотрудников можно направить в командировку. Некоторые сотрудники не могут быть отправлены в поездку по тем или иным причинам, от других требуется специальным образом оформленное согласие.

Письменное согласие и проверка медицинских противопоказаний требуются, если в командировку направляются следующие сотрудники:

  • Родители, воспитывающие детей в одиночку.
  • Опекуны или попечители, на попечении которых находятся несовершеннолетние дети.
  • Работники, на иждивении которых находятся дети-инвалиды.
  • Сотрудники, ухаживающие за больным членом семьи согласно медицинскому заключению.

Получение согласия/отказа от сотрудника

Сотрудник должен не только согласиться на командировку, но и получить уведомление о праве отказа от нее. В большинстве случаев это оформляется так:

  • Руководитель готовит уведомление. В него включается информация о датах командировки, месте отправки, причинах. Также прописывается, что сотрудник в указанный срок должен дать согласие на командировку или отказаться от нее. Письмо может быть составлено как на официальном бланке, так и в свободной форме – это внутренняя документация фирмы.
  • Сотрудник подписывает письмо примерно следующим образом: «Согласен на командировку. С правом отказаться от командировки ознакомлен. Должность, подпись, дата».
  • Как вариант, сотрудник может согласиться или отказаться от командировки в письменном виде, подав соответствующее заявление в кадровую службу. В этом случае в уведомлении указывается, в какой срок работник должен предоставить эти данные, чтобы была возможность отправить в срочную командировку другого сотрудника.

Оформление приказа

Если согласие работника получено, оформляется приказ о направлении в командировку. В нем указываются название компании, должность работника, место поездки, срок и цель. Можно использовать как стандартную, так и свободную форму приказа.

Если командировка затягивается, издается дополнительный приказ в свободной форме. В нем излагаются причины продления поездки и указываются новые сроки.

Раньше оформлялись также командировочное удостоверение и служебное задание. Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, эти документы для командировки больше не требуются. Вся необходимая информация заносится в приказ.

С 08.01.2015 появились некоторые изменения в оформлении самого приказа. До этой даты основанием для издания приказа служило служебное задание. Цель поездки определялась менеджером командирующей фирмы и заносилась в служебное задание, утвержденное работодателем. После 08.01.2015 это возможно при наличии соответствующих внутренних нормативных актов. В остальных случаях указываются реквизиты документов, на основании которых работник направляется в командировку. Например, договор с контрагентом, приглашение на конференцию, приказ о проведении внутренней аудиторской проверки и т.д.

Приказы о направлении работников в командировки необходимо хранить:

  • 75 лет в случае длительных поездок и тяжелых условий командировки.
  • 5 лет в случае краткосрочных поездок.

Оплата командировки

Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день, тратить их можно на что угодно, не подтверждая каждый шаг чеками. Размер суточных определяется руководством, при этом на сумму выше 700 рублей в день для поездок внутри страны и 2 500 рублей в сутки для заграничных поездок начисляется НДФЛ в размере 13 %.

Если фирма заранее не приобретает билеты и не оплачивает жилье, все необходимые расходы нужно возместить работнику, причем до момента отправки. Это входит в оплату командировки. Билеты и схем жилья оплачиваются обязательно, дополнительные услуги (питание, интернет, химчистка) – по желанию руководства. Для подтверждения расходов нужны гостиничные чеки, квитанции, билеты. Если работник направляется в заграничную поездку, ему также можно возместить расходы на оформление визы или загранпаспорта, по усмотрению руководства. Кроме этого, по согласию с работодателем могут быть проведены и другие выплаты в командировке.

За работником сохраняется заработная плата за рабочие командировочные дни в виде среднего дневного заработка. Чтобы рассчитать этот заработок, зарплата сотрудника за предыдущий год (или месяц) делится на число дней, отработанных в этом периоде.

В случае непредвиденной отмены командировки работник уведомляется об этом в письменном виде и возвращает ранее полученные средства в кассу компании.

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Учет выбытия и прибытия

На данный момент Приказ Минсоцразвития РФ от 11.09.2019 № 739н, согласно которому компании должны были вести журналы учета выбывающих в командировки и прибывших работников, утратил силу. Основание – Приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н.

Однако многие компании по-прежнему ведут данные журналы, используя их при отправке сотрудника в поездку или в принятии работника из другой организации. В журнал заносятся все поездки длительностью более 1 дня.

На данный момент использование журналов учета закрепляется внутренними нормативными актами. В этих же документах определяется образец заполнения документа и его форма.

Отметка в табеле

Согласно статье 91 ТК РФ работодатель ведет учет фактически отработанного времени. В табеле фиксируется и срок нахождения работника в командировке.

Фактическое время нахождения сотрудника в служебной поездке определяется по проездным документам, которые сотрудник предъявляет по возвращении. Если сотрудник едет в командировку на личном транспорте, он должен подать работодателю служебную записку, приложив все чеки, счета, квитанции.

Дни, когда работник отсутствует на основном рабочем месте, помечаются литерой «К» или «06» (служебная командировка).

Как избежать ошибок при планировании командировок »

Авансовый отчет о потраченных в командировке средствах

В течение 3 дней с момента прибытия сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого заполняется авансовый отчет. К отчету прикладываются все документы, подтверждающие траты.

Расходы, не подтвержденные документально, возмещаются по желанию руководителя. В этом случае с возмещенной суммы удерживается налог НДФЛ в размере 13 %. Суточные документально не подтверждаются, однако их необходимо включить в отчет отдельной строкой.

Если сотрудник по каким-то причинам задержался в командировке, за свой счет оплачивая транспорт, помещение и т.д., ему оплачиваются все расходы сверх выданного ранее аванса и выплачиваются суточные за эти дни. Если сотрудник вернулся раньше срока и/или потратил не все выданные деньги, остаток суммы возвращается фирме.

Учет командировочных при расчете УСН

Компании, использующие упрощенную систему налогообложения, при расчете налога могут учитывать ряд затрат, при условии их документального подтверждения:

  • Проездные расходы. Основанием для вычета служат билеты на транспорт, квитанции и т.д.
  • Затраты на оформление визы и загранпаспорта. Потребуется предоставить копии квитанций, подтверждающих факт оплаты пошлины и сбора, копии визы и паспорта.
  • Оплата жилья, за исключением питания. Основанием служит квитанция на оплату гостиницы. Если командированный снимал квартиру у частника, основанием служит договор найма и расписка в том, что частник получил определенную сумму по договору.
  • Суточные за каждый день командировки. Время пребывания работника в служебной поездке подтверждается билетами или иными соответствующими документами.

Все расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета. Если какие-то расходы возмещаются после утверждения, они списываются на дату выдачи денежных средств.

Командировки: как организовать деловую поездку сотруднику

Типичные ошибки при отправке сотрудника в командировку

Многие руководители, отправляя сотрудника в поездку, делают несколько стандартных ошибок. Чтобы этого избежать, достаточно о них знать и быть внимательным.

  • Отправление в командировку сотрудника, которого нельзя отправлять вообще или без письменного согласия.
  • Отсутствие письменного информирования сотрудника о том, что он может отказаться от командировки.
  • Требование каких-то действий и обязанностей, которые не входят в служебные обязанности сотрудника. Если сотрудник должен сделать что-то, не предусмотренное трудовым договором, от него должно быть получено согласие, а руководитель должен подтвердить, что в курсе, что сотрудник будет выполнять не свои обязанности.
  • Отсутствие правильного отражения служебной поездки в табеле учета рабочего времени.
  • Отсутствие приказа.

Любая из этих ошибок может стать основанием для возбуждения дела об административном правонарушении.

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.