Читать журнал

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами

  • 30 апреля 2019
  • 88
Генеральный директор группы компаний Mikale, Брянск

Вы узнаете: какие условия нужно соблюсти, чтобы внедрить IT-систему самостоятельно, и почему новогодние праздники — лучшее время для ее запуска.

Мы долгое время работали в программе «1С:Управление торговлей» — это старое решение, которое мы дорабатывали под себя. В какой-то момент дополнений и изменений оказалось столько, что мы потеряли возможность централизованно обновлять программный продукт.

Ситуация нас устраивала, пока в холдинге работали торговая и закупочная компании, профильные организации, сервисные службы. Но в 2014 году в эту структуру добавилась фабрика по обжарке кофе. Для нового подразделения нужно было либо писать с нуля блок «Производство», либо на основе готового решения создавать единую систему управления, которая сделала бы более прозрачной работу всего холдинга. Мы выбрали второй вариант.

Как искали подходящий продукт

Мы проанализировали, как меняется наша отрасль, что сейчас происходит в структуре компании, как нам удобно работать.

Нам была важна универсальность, поэтому искали программу-конструктор под все виды деятельности сразу. Мы хотели сохранить стандартную оболочку, чтобы наш собственный специалист мог без проблем обновлять систему.

Выбирали между продуктами «1С». Система «1С:Бухгалтерия 3.0» понравилась, в ней есть учет производственных операций, но это все же специализированный продукт для бухгалтерии. Решение «1С:Управление торговлей 8.0» привлекло своей новизной, но в нем отсутствует производственный блок. Тогда компания-интегратор, с которой мы ранее сотрудничали, посоветовала приглядеться к «1С:ERP».

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами
Наглядный экран с иконками — статусами состояния обеспечения заказов

В 2016 году мы начали развивать оперативный учет и управленческую отчетность. Оказалось, что эти аспекты работы не менее важны, чем производство.

Получилось так, что программа «1С:ERP» решала две глобальные задачи: автоматизировала производство, а также регламентированную отчетность, финансовый учет и контроллинг. Стандартная конфигурация закрывала 90 процентов наших основных бизнес-процессов.

Как проходило внедрение на производстве

Для подготовки внедрения создали рабочую группу. Проект возглавила финансовый директор. В группу входили еще два человека: главный бухгалтер и руководитель производства.

Так как производство запускали с нуля, нам не пришлось заниматься подгонкой бизнес-процессов предприятия под функционал программы «1С:ERP». Мы лишь изучили ее возможности и построили вокруг них необходимые бизнес-процессы.

В 2017 году мы самостоятельно запустили новое производство с «1С:ERP» — почти без привлечения сторонних специалистов, лишь с минимальной помощью компании-интегратора.

Как готовились к внедрению во всем холдинге

После запуска производства начали готовить к переходу на работу в новой программе весь холдинг. Мы рассматривали два варианта.

Первый — полностью отдать проект независимой компании на аутсорсинг. Они выделяют команду по внедрению и сами все делают.

Второй вариант более продолжительный. Мы сами выполняем все этапы внедрения, а при необходимости обращаемся за помощью к компании-интегратору.

Выбрали второй вариант, поскольку хотели пересмотреть бизнес-процессы. Иначе на нас легла бы двойная нагрузка — сначала пришлось бы самим прописывать бизнес-процессы, а затем обсуждать с интегратором каждый блок холдинга.

Мы поставили задачу: с 1 января 2018 года холдинг должен работать в «1С:ERP». Мы не знали, как будет проходить автоматизация. Поэтому заранее просчитали худший вариант — главное, чтобы «примитивно» осуществлялась выписка документов, то есть бизнес-процессы, которые можно было бы оформить вручную.

В июне специалист по поддержке ПО и руководители подразделений начали изучать бизнес-процессы холдинга. Сравнили с тем, как это реализовано в «1С:ERP». И подстроили под программу наши процессы, используя ее возможности. То, что подстроить не смогли, доделывали с помощью компании-интегратора. Доработки программисты писали в течение недели.

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами
Так выглядят отчеты на мобильном телефоне

Доработка: схема работы диспетчера и логиста

Мы использовали пакетную печать для логистики. Этот механизм предусмотрен в «1С:ERP», но не учитывает нашу специфику. Мы отгружаем по разным компаниям, сегментам, маршрутам — таких нюансов в базовой версии не было. Отказываться от старой схемы не хотелось.

В итоге мы реализовали схему работы диспетчера и логиста в программе. Им больше не нужно открывать каждый документ или проверять, кому нужен счет. Они проводят отбор и выводят нужную информацию на экран нажатием одной кнопки.

Доработка: дополнительные поля для кассира

Дополнительные поля для кассира, с которыми он работал ранее, вывели в интерфейс программы, например панель остатков товара на складах. У сотрудника появились новые возможности, позволяющие ускорить работу с клиентами. Например, поиск владельца дисконтной карты по Ф. И. О. и другим параметрам. Все типовые операции теперь можно выполнять из одного рабочего окна без переключений внутри программы.

Как запускали систему

Запуск сознательно назначили на новогодние праздники: в этот период нагрузка наименьшая. Начали работать блоки: «Продажи», «Закупки», «Производство», «Зарплата» и «Бухгалтерия». Розничный отдел «Рабочее место кассира» запустили 4 января.

Мы заранее согласовали с сотрудниками группу по переходу. Люди чувствовали необходимость модернизации и упрощения бизнес-процессов, потому отнеслись с пониманием. Выходные дни сотрудникам мы компенсировали.

Группа по внедрению провела эти дни с сотрудниками. Если выявляли ошибку, то действовали так: фотографировали и оперативно связывались с программистом. Он либо решал проблему параллельно с работой кассира, либо устранял недочеты до следующего рабочего дня.

В таком режиме тестировали систему до конца новогодних праздников. С 9 января внедрили ее в других подразделениях. В каждом присутствовал представитель группы внедрения, который помогал быстро исправить или зафиксировать ошибки.

До конца марта разбирались с нюансами. Как правильно закрыть месяц? Как ведет себя регламентированный и управленческий учет? Все это было сложно воспроизвести заранее.

Показатели в онлайн-режиме

Мы готовим консолидированную управленческую отчетность по холдингу сразу после закрытия периода. Все финансовые показатели смотрю на смартфоне в режиме реального времени. У меня и у собственника компании настроен монитор «1С:ERP», на который выводятся основные показатели бизнеса: рентабельность прибыли и рентабельность по EBITDA, товарооборот, дебиторская и кредиторская задолженность, коэффициент оборачиваемости запасов.

Очень важно настроить программу на этапе внедрения. Например, мы максимально продумали статьи расходов в начале работы — поменять их задним числом нельзя.

Программа позволяет быстро получить отчетность. Я могу в режиме реального времени видеть: какое направление рентабельно, а какое нет; какие сегменты номенклатуры продавать выгодно, а какие не нужны.

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами
Электронная система согласования заявок на оплату и единый реестр платежей вдвое сократили время согласования заявок

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами

Доработанный экран пакетной печати документов. Мы отгружаем по разным компаниям, сегментам, маршрутам — таких нюансов в базовой версии не было

Как нам удалось сэкономить и внедрить ERP-систему своими силами

Рабочее место кассира с дополнительными полями, которые отсутствовали в стандартной версии


Результаты в цифрах

Вдвое выросла производительность труда за счет контроля загрузки оборудования. Объем выпускаемой продукции увеличился в пять раз.

На 20 процентов выросла оборачиваемость денежных средств на расчетных счетах. Мы реализовали систему электронного согласования заявок на оплату и создали единый реестр платежей. В результате время подготовки и согласования заявок сократилось вдвое.

На 25 процентов увеличилась оборачиваемость складских запасов. На 30 процентов вырос коэффициент загрузки оборудования. Сроки выполнения производственных заказов сократились вдвое.

На 15 процентов сократились сроки исполнения заказов. Обработка заказов ускорилась на 45 процентов.

В пять раз ускорили получение управленческой отчетности. Подготовка регламентированной отчетности теперь занимает вдвое меньше времени.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.