Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Кадровый аудит: 4 вида и 4 этапа проведения

31 мая 2019
202
Средний балл: 0 из 5
Кадровый аудит: 4 вида и 4 этапа проведения

Вы узнаете:

  • Что такое кадровый аудит.
  • Какие существуют виды кадрового аудита.
  • Как проводится кадровый аудит.

Рассказываем, почему вашей компании необходим кадровый аудит и каков алгоритм его проведения.

Виды кадрового аудита

Кадровый аудит – это комплексная проверка кадровой документации на предмет того, соответствует ли она требованиям трудового законодательства.

Выполнение всех рекомендаций аудиторов позволит оптимизировать работу предприятия и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.

Кадровый аудит: 4 вида и 4 этапа проведения

Функции кадрового аудита

Кадровики используют 2 вида кадрового аудита:

  • Внутренний.
  • Внешний.

Внутренняя проверка проводится силами самой фирмы. Это актуально для небольших компаний с минимальным объемом кадровой документации. Внутренний аудит проводит либо владелец компании, либо сотрудник, знакомый с трудовым законодательством и имеющий навыки работы с официальной документацией.

Внешний аудит проводится с привлечением сторонних специалистов, например, сотрудников консалтинговых фирм. После независимой проверки специалисты составляют отчет о нарушениях (при их выявлении) и выдают рекомендации по устранению нарушений и дальнейшему ведению кадрового учета.

Кадровая документация проверяется двумя способами:

  • Полностью.
  • Выборочно.

Полный кадровый аудит – это проверка всех документов, связанных с персоналом. В результате выявляются все нарушения, неточности и составляются рекомендации по их устранению.

При выборочном аудите проверяются документы, в которых наиболее часто появляются ошибки и нарушения. Это позволяет получить представление о состоянии учета, расставить приоритеты и выделить проблемные зоны. К примеру, к рисковым сегментам можно отнести оформление трудовых договоров с иностранцами, заключение договоров о материальной ответственности, расчеты с работниками.

Вопрос: Как выбрать аудиторскую компанию?

Узнайте ответ эксперта от электронного журнала «Генеральный Директор».

Узнать ответ эксперта »

Когда проводится кадровый аудит

Кадровый аудит: 4 вида и 4 этапа проведения

Действующее законодательство не предъявляет требований к проведению кадрового аудита. Он проводится по инициативе компании, когда возникает необходимость в оценке соответствия текущего состояния кадровых документов нормативам.

В некоторых случаях рекомендуется проводить аудит, чтобы в будущем не возникло вопросов об ответственности за те или иные нарушения, ошибки и т.д.

Внеплановый кадровый аудит проводится:

  • если сменился сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство;
  • при наличии жалоб работников при увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, отгулов и т.д.;
  • если работники планируют обратиться в трудовую инспекцию:
  • при смене руководства;
  • при изменении действующего законодательства, в котором регламентируется кадровый документооборот;
  • при массовом увольнении работников, сокращении штатов и т.д.;
  • если планируется проверка государственной трудовой инспекцией.

✪ Читайте также: Аутсорсинг кадрового делопроизводства: когда необходим и как выбрать подрядчика »

Алгоритм проведения кадрового аудита

Проверка документации, связанной с персоналом, чаще всего проводится в офисе компании. При аудите проводится анализ документации, которая относится к персональным данным, например, трудовых книжек. Потому если планируется проверка документации на чужой территории, предоставить оригиналы всех необходимых документов будет невозможно.

Процесс проверки проводится в несколько последовательных этапов.

Организационный этап

Во время первого этапа выполняются следующие работы:

  • Аудитор уточняет, для чего компании нужна проверка кадровых документов – для внутреннего контроля или в рамках подготовки к более глобальной проверке со стороны государственных органов.
  • Определяются сроки. В зависимости от числа работников компании и от вида деятельности, длительность проверки может составлять от пары дней до нескольких месяцев.
  • Составляется приказ о проведении кадрового аудита.

Этап согласования

В рамках второго этапа согласуется список документов, которые подлежат проверке. Единого списка документов не существует. В различных нормативно-правовых актах прописывается необходимость ведения журналов, приказов и прочего. Перечень составляется в зависимости от численности кадров, от отрасли, типа организации.

В список документов, которые в соответствии с различными правовыми актами должны быть на предприятии, включаются:

  • Штатное расписание.
  • Трудовые договора.
  • Договора о материальной ответственности сотрудников.
  • Кадровые приказы о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и т.д.
  • Табеля учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки.
  • Должностные инструкции.
  • Внутренние нормативные акты.
  • Результаты спецоценки условий труда.

Также компания может вести учет листов нетрудоспособности, учет прохождения сотрудниками медицинского освидетельствования и т.д.

Проверка и анализ кадровой документации

На этом этапе проверяется наличие документации, после чего проверяется ее соответствие официальным требованиям. Документы проверяются на наличие подписей, регистрационных номеров, подписей работников, отметок о согласовании и исполнении.

Все документы должны быть взаимоувязаны. Должность и оклад, установленные в трудовом договоре, должны соответствовать информации в штатном расписании, приказе о приеме сотрудника на работу и в других связанных документах.

Проверка трудовых книжек включает в себя сверку наличных книжек с книгой учета. Записи в трудовые должны соответствовать приказам, подчистки и помарки не допускаются.

Аудит документации по охране труда включает в себя проверку подписей сотрудников – они должны подтвердить, что прошли первичный инструктаж, а также периодический, если таковой проводился.

Каждое предприятие обязано проводить спецоценку условий труда. С результатами спецоценки знакомятся работники, после чего условия вносятся в договор. Если на рабочем месте есть вредный или опасный фактор, в отчете указываются дополнительные условия и гарантии для соответствующих сотрудников, например, дополнительный отпуск или сокращенный рабочий день. Во время кадрового аудита необходимо проверить, соблюдаются ли на предприятии эти гарантии.

✪ Читайте также: Как проводится спецоценка рабочих мест: подробный алгоритм »

В целом, в рамках аудита кадров проверяется следующее:

  • Условия хранения и архивирования документов.
  • Документальное оформление приема и выбытия сотрудников.
  • Наличие и правильность составления документации по кадровому учету.
  • Наличие и корректность локальных актов.

Оформление отчета

По окончании кадрового аудита составляется отчет. Единого образца не существует, потому форму отчета разрабатывает компания, которая проводит проверку. В документе отражается информация о состоянии кадрового делопроизводства в компании, о нарушениях и недостатках, о мерах, которых необходимо предпринять для устранения недостатков. В конце делается вывод о том, достигнуты ли цели проверки.

Большинство компаний по итогам проверки передает заказчику экспертное заключение, включающее в себя несколько стандартных пунктов:

  • Предмет проверки – документ, который проверялся.
  • Вид нарушения – какой нормативный акт нарушен.
  • Комментарии – какие правовые акты можно использовать в этой ситуации.
  • Риски компании – штрафы и иные санкции, которые может понести фирма-заказчик в связи с этим нарушением.
  • Рекомендации – список мер, позволяющих исправить ситуацию.

Кадровый аудит: 4 вида и 4 этапа проведения

Польза кадрового аудита

По окончании кадрового аудита руководитель компании понимает, насколько запущена кадровая информация. Если она ведется в соответствии с требованиями законодательства и иных актов – хорошо. Если, к примеру, ведением документооборота занимался человек, не имеющий соответствующей подготовки, одновременно выполнявший функции бухгалтера или экономиста – не стоит ожидать идеального результата. Возможно, следует ввести в штат дополнительную единицу, которая будет заниматься исключительно кадрами, это позволит компании избежать штрафных санкций за нарушение трудового законодательства.

Своевременный кадровый аудит позволит повысить эффективность работы компании и создаст владельцу репутацию ответственного работодателя, который заботится о подчиненных. Планируя проверку, важно отличать кадровый аудит от кадрового консалтинга: аудитор проводит проверку документации, консультант дает консультации по различным вопросам, связанным с оптимизацией кадров.

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.