Активировать доступ

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Как выполнить бюджетирование расходов на персонал + готовый пример документа

  • 6 июня 2019
  • 172
  • Средний балл: 0 из 5
Главный специалист по обучению продажам в ювелирной компании "Рута"
Как выполнить бюджетирование расходов на персонал

Вы узнаете:

  • Какие бывают нюансы в оформлении бюджетов на персонал.
  • Как происходит формирование бюджета затрат на персонал.
  • Как выглядит бюджет расходов на персонал на примере конкретной организации.

Во многих компаниях планирование расходов на персонал осуществляется на короткий период без учета возможных изменений на рынке. Как правило, это показатель уровня развития бизнеса, поскольку отсутствие прогнозирования может привести к ситуациям, когда сотрудник нужен, но денег на его найм нет.

Какие бывают нюансы в оформлении бюджетов на персонал

Бюджет – это план по получению доходов и оплатам потребностей компании разбитый на финансовый год с учетом сезонности. Распределение выполняется дифференцированно, в зависимости от уровня прибыли в каждом отдельном месяце. Например, если в июне продажи находятся на пиковой отметке, а в январе на минимальной, то и средства для оплаты издержек и мероприятий планируются соответствующе.

При выполнении прогнозирования отделом кадров, используется 2 вида бюджетирования:

  • Операционное бюджетирование. Опирается полностью на стратегию развития предприятия. Предположим, учредители решили, что одно из выбранных направлений деятельности не приносит дохода и стоит от него отказаться к концу года. В таком случае и бюджет расходов на персонал должен быть сокращен на сумму равную зарплатам и содержанию людей, подлежащих сокращению.
  • Инвестиционное бюджетирование. Применяется в случае, когда невозможно составить детальный прогноз по найму кадров и новым проектам в организации. Тогда экономисты составляют документ, разделяя статьи затрат на две части: для поддержания стартапов и отдельно учитывают плановую деятельность.

Чтобы грамотно составить документ, учитывающий издержки на всех работников, необходимо следить за двумя важными составляющими: отклонения уровня трат от нормы по текущим планам и основные статьи расходов. Поэтому начать работу следует с определения статей расходов на персонал. Рассмотрим их подробнее в таблице:

Статья

Состав бюджета

Премиальные выплаты

В зависимости от используемой системы мотивации она может формировать ФОТ на основании имеющейся зарплаты или соотноситься с объемом продаж.

ФОТ

Планируется с учетом возможных повышений в оплате труда и непредвиденными затратами. При формировании следует отталкиваться от общей численности специалистов.

Подбор кандидатов

Ежемесячно компания получает счета от порталов и кадровых агентств, необходимо сразу заложить сумму, покрывающую эти затраты.

Социальные гарантии

Бюджетируются средства на помощь сотрудникам, у которых появилось пополнение в семье, и ДМС на весь отчетный период.

Обучение и повышение квалификации кадров

Отражает принципы организации внешнего и внутреннего обучения на предприятии. Строится на основании сводной таблицы по предполагаемым тратам или стратегии развития, утвержденной руководством.

Корпоративные мероприятия

Резервируются деньги под события, в которых участвует весь коллектив, например, празднование Нового года или дня рождения компании.

Командировочные расходы менеджеров и руководства

Включаются все возможные издержки, связанные с поездками ответственных лиц в другие регионы по делам фирмы. Адекватность суммы оценивается по тем задачам, которые специалисты должны решить за счет личного присутствия. Иногда проще решить вопрос удаленно и сэкономить на этом весомое количество финансов.

Как показывает практика, грамотно составленный план издержек помогает добиться конкретности в формулировках целей и задач для отдела кадров, сделать понятной для учредителей стоимость содержания предприятия и каждого сотрудника по отдельности. За счет этого становится возможным формализовать процесс подбора специалистов и развивать его, управляя простыми критериями.

Как снизить зарплату сотрудников, чтобы не было претензий

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор», как сократить расходы на зарплату персонала и защититься от претензий проверяющих органов.

Узнать способы »

Как происходит формирование бюджета затрат на персонал

Планирование является действенным инструментом для развития предприятия. Система проверки расходов позволяет руководству своевременно оценить эффективность каждого отдела и собственных управленческих решений. Чтобы процесс формирования директивного документа шел правильно, выполняются следующие шаги.

Анализ потребностей в средствах

Разработка бюджета начинается с подробного анализа потребностей предприятия. Он выполняется с опорой на предыдущие периоды, при этом первым делам оцениваются те отклонения, которые наблюдались в прошлом году.

Исследуются причины расходов, которые были не запланированы, например, связанные с изменением штатного расписания или дополнительным премированием. Также подробно анализируются следующие факторы:

  • Текучесть кадров.
  • Коэффициент удовлетворенности рабочим местом.
  • Квалификация сотрудников.
  • Эффективность мотивационной политики.

Полученные данные позволяют приступить к разработке первой версии бюджета расходов на персонал организации. Выявленные ошибки учитываются и отражаются в документе на новый финансовый год.

Подготовка плана мероприятий

Денежная часть будет опираться на подготовленную стратегию по улучшению кадровой ситуации на предприятии. Она формируется на основании проведенного анализа и должна коррелировать с задачами по модернизации бизнеса. Для большей детальности следует согласовать все процессы с руководителями подразделений.

Стандартный перечень работ выглядит следующим образом:

  • Поиск и найм.
  • Адаптация и обучение.
  • Оценка.
  • Премирование.

Если у компании существуют планы по выходу на другой рынок или развитию дополнительного сегмента бизнеса, следует заранее включить затраты по ним в документ. Мероприятия должны быть прописаны и зафиксированы в положении о составлении бюджета на персонал, это позволит максимально формализовать взаимодействие между подразделениями.

Выбор методики и статей издержек

Решение о способе планирования материальной части принимается с учетом специфики деятельности фирмы. Финансовый менеджмент выделяет следующие подходы:

  • Суммирование. Основан на корректировке инвестиций, исходя из данных прошлых периодов работы. Специалисты, выполняющие работу, учитывают факторы изменения рынка и ценообразования на предприятии. Основной минус этого метода в том, что он, как правило, уменьшает количество вложений в кадры.
  • Структурирование. Базируется на выборе условной точки затрат, от которой происходит формирование всех остальных статей. За нее принимается текущая структура организации с учетом всех изменений в штатном расписании. Такой вариант позволяет работать с приоритетами и закладывать деньги на перспективу развития, но он весьма трудоемкий в исполнении.

Оформление и защита бюджета расходов на содержание персонала

После того, как сформирован и согласован перечень мероприятий, проведена подборка статей трат, проводится первичная верстка документа на новый рабочий год. Выполняется она обычно в формате excel или в специальной программе, чтобы в дальнейшем цифры было проще проверить и скорректировать.

Первые страницы включают в себя сводную с короткой информацией по статьям издержек и полными суммами по ним, далее идет подробная расшифровка каждой из них. После полной разработки, проводится аудит полученного проекта и при необходимости проводится вторая верстка с доработкой проблемных моментов.

Процедура утверждения материального плана – это поступенчатый процесс, в котором участвуют руководители и специалисты разного уровня. Приведенная выше схема является релевантной для всех видов прогнозирования. Разница будет только в количестве включаемых в расчет сотрудников. Для крупных компаний этим вопросом могут заниматься целые подразделения ввиду больших объемов работы.

✪ Читайте также: Автоматизация бюджетирования: как выбрать модель и программу »

Как выглядит бюджет расходов на персонал на примере конкретной организации

В крупной торговой компании ООО «Промметснаб» руководителем поставлена задача по выполнению бюджетирования на следующий год. Для выполнения поставленной задачи проведен анализ текущих подразделений, он показал следующие данные:

  • ФОТ за предыдущий год составила 54 878 ₽

Структура предприятия состоит из двух отделов оптовых продаж, службы логистики и склада, бухгалтерии, экономистов и отдела кадров. В текущем году планируется открытие еще одного филиала для осуществления торговли в отдаленных регионах.

  • Социальные и премиальные выплаты по итогам равны 4 670 ₽

Основная часть суммы была потрачена на премии менеджерам коммерческой службы по итогам выполненной работы. Существует вероятность, что в новом периоде понадобится провести премирования опытных специалистов со стажем работы от 25 лет.

  • В среднем HR службе необходимо закрывать до 35 позиций в год

Текучесть кадров находится в рамках допустимых пределов и связана в основном с выгоранием сотрудников линейных подразделений. Цифра в бюджет расходов на персонал может возрасти, если будет принято решение по открытию филиала.

  • Предполагается проведение тренингов и оценки

У предприятия имеется внутренний тренер, который осуществляет командировки и проводит мероприятия по развитию работников, включая оценку и аттестацию. Также руководство рассматривает возможность привлечения внешних коучей для ТОП-менеджмента.

Формирование документа начинается с определения сумм, которые необходимо будет потратить в любом случае, то есть с определения нулевой точки эффективности. Он отталкивается от прогноза по выполнению планов продаж и корректируется с учетом данных прошлых периодов.

В качестве основных статей для подготовки финансового документа выбраны следующие:

  • ФОТ.
  • Премиальные и социальные выплаты.
  • Подбор новых специалистов.
  • Обучение и оценка.
  • Командировочные расходы руководства.
  • Корпоративные мероприятия.

Готовый пример бюджета расходов на персонал с образцами схемы в виде таблицы вы можете скачать ниже:

В этом варианте использовалась методика структурного планирования, учитывающая как текущее состояние организации, так и позволяющая заложить некоторые суммы для возможного роста. В течение года ситуация на рынке может поменяться несколько раз, возникнут непредвиденные задачи или отменятся старые, поэтому для руководства важно иметь возможность перестраховаться.

Следует обратить внимание, что затраты разбиты помесячно и по каждой группе отдельно, что позволяет быстро сориентироваться в вопросах экономии средств. Кроме того, такой подход позволяет понять учредителям, на какие конкретные мероприятия будут потрачены деньги и для чего. Это делает финансовую политику прозрачной и позволяет существенно увеличить эффективность вложений.

Как выполнить бюджетирование расходов на персонал + готовый пример документа

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.