Активировать доступ

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Предпроектное обследование: успеть до внедрения

6 августа 2019
170
Средний балл: 0 из 5
Предпроектное обследование: успеть до внедрения

Вы узнаете:

  • Что такое предпроектное обследование.
  • Для чего проводится предпроектное обследование.
  • Как провести предпроектное обследование при внедрении системы автоматизации.

Предпроектное обследование – это набор мер, которые проводит разработчик с целью уточнения целей, задач, объема предстоящих работ. В ходе обследования проектировщики получают выводы и данные, на основании которых составляют техническое задание. Чем точнее заказчик сформулирует задание, тем конкретнее исполнитель составит график выполнения работ по проекту. Важно и разработать алгоритм действий на случай, если количество работ незапланированно увеличится.

Предпроектное обследование объекта проектирования проводится, например, при капитальном ремонте или реконструкции здания. В процессе анализируется то, что есть на данный момент – инженерные сети, строительные конструкции, проверяется их пригодность к дальнейшей эксплуатации, проводятся обмерные работы для создания чертежей.

Важную роль предпроектное обследование играет и при реализации проекта по автоматизации. Рассмотрим все процессы подробнее.

Этапы предпроектного обследования

Для примера возьмём компанию, которая собирается внедрить информационную систему. В таком предпроектном обследовании можно выделить следующие стадии:

  • Появление идеи
  • Постановка главной цели и текущих задач
  • Выбор поставщика / подрядчика / системы
  • Старт проекта
  • Обследование
  • Проектирование
  • Разработка системы
  • Внедрение, эксплуатация
  • Закрытие проекта

В мировой практике предпроектное обследование распространено мало. В российской практике к предпроектным стадиям, согласно ГОСТ 34.601 и РД 50-34.698, можно отнести все перечисленные пункты, вплоть до разработки. Применительно к перечисленным пунктам, это будет выглядеть следующим образом.

  1. Первый пункт – идея. Этот этап не имеет никакого отношения к проекту: идея может так и остаться нереализованной. Однако если она возникла, значит, к тому есть предпосылки – возможно, ухудшение каких-то финансовых показателей, или же необходимость дальнейшего развития компании.
  2. Формулировка целей и задач. В некоторых случаях есть вполне четкие инструкции, спущенные из центрального офиса. В других случаях руководитель компании должен самостоятельно определить, что ему нужно. Для этого необходимо уточнить проблему и проанализировать ее причины. Проблема может заключаться в нехватке денег на счетах предприятия. Причина проблемы - в неправильной работе финансовой службы, неверно выбранном рыночном сегменте или в банальном воровстве. Как вариант, все отделы могут работать честно и правильно, а проблема заключается в недостатке оперативной информации. На втором этапе может потребоваться помощь со стороны. Оценить все происходящее на предприятии помогают профессиональные консультанты. Не стоит принимать их мнение за истину в последней инстанции: если обследование проводит специалист от маркетинговой организации, он будет убеждать, что нужно переориентировать сбыт на другую целевую аудиторию, консультант от IT-компании скажет, что необходимо установить их компьютерную информационную систему. Окончательное решение в любом случае принимает руководитель компании.
  3. Выбор поставщика услуг. Компания может выбрать контрагента самостоятельно, или также воспользоваться услугами консалтингового агентства.
  4. Первичное обследование. Проводится первичный анализ объекта, прогнозируется бюджет. На этом этапе можно определить количество времени, которое потребуется для реализации проекта.

Как преодолеть четыре возражения коллектива при внедрении изменений

На стадии внедрения нового проекта очень важен человеческий фактор. Мария Калмакова, руководитель проектов по оптимизации бизнес-процессов компании Strauss, рассказала редакции электронного журнала «Генеральный директор» о том, как заслужить уважение и одобрение персонала.

Читать кейс

Для чего проводится обследование

Предпроектное обследование приносит определенную пользу и компании, которая его заказывает, и исполнителю, который его проводит.

Польза для заказчика выражается в следующем:

  • Заказчик получает реальное описание всех бизнес-процессов, которые проходят на предприятии. Как следствие, есть уникальная возможность сравнить реальное положение дел с собственным представлением.
  • При необходимости – оптимизация всех бизнес-процессов в компании.
  • Возможность уточнить, проанализировать и использовать собственные уникальные качества и преимущества, причем использовать их на этапе разработки и внедрения новой системы, еще до того, как она окончательно заработает.
  • Оценка стоимости и сроков реализации проекта, включая все возможные доработки и переработки
  • Оценка всех ресурсов – материальных, технических, трудовых – которые могут понадобиться в процессе внедрения новой системы. Это позволит своевременно организовать выделение этих ресурсов к моменту реализации и внедрения проекта.
  • Оценка всех возможных рисков и последствий.
  • С точки зрения инвесторов важным дополнением будет возможность оценить экономический эффект и просчитать сроки возврата вложенных денег.

Определенные выгоды и преимущества есть и у исполнителя.

  • Он может более полно вникнуть в то, что требуется заказчику и удовлетворить все его потребности, которые появляются на этапе предварительного обследования. Также можно сравнить пожелания заказчика с реальными возможностями конкретной системы и прийти к выводу, какая именно система ему нужна.
  • Благодаря уточнению сроков и стоимости внедрения системы, исполнитель может заранее спланировать все необходимые работы и выделить ресурсы.
  • Возможность спланировать все доработки и назначить время их выполнения не в момент внедрения, а накануне. Отсутствие тщательного обследования перед началом работ приводит к тому, что несоответствие возможностей системы требованиям потребителя обнаруживается лишь на стадии реализации или внедрения, что автоматически приводит к незапланированным работам. И чаще всего исполнителю приходится делать их бесплатно, чтобы не сорвать сроки внедрения. Своевременное исследование проекта позволит избежать подобных ситуаций.
  • Анализ рисков, из-за которых может сорваться срок внедрения проекта. Зная риски, можно разработать комплекс мероприятий по их минимизации.

Результат обследования

В результате предпроектного обследования составляется отчет о проведенной работе. Его согласовывает и подписывает представитель компании и исполнитель. В отчет могут быть включены следующие пункты:

  1. Перечень и краткое описание бизнес-процессов, которые на данный момент существуют на предприятии.
  2. Список задач, которые можно решить при помощи внедряемой системы.
  3. Анализ бизнес-процессов.
  4. Составленные рекомендации по оптимизации работы компании или отдельных подразделений с учетом всех преимуществ, которые предоставит исследуемый объект.
  5. Список особенностей и преимуществ компании. Анализ влияния на них внедряемой информационной системы.
  6. Анализ информационной среды, которая уже есть на предприятии. Среда проверяется на соответствие требованиям информационной системы. При необходимости составляют рекомендации по ее изменению.
  7. Оценка работ по внедрению информационной системы.
  8. Документооборот
  9. Анализ рисков и проработка мер, позволяющих минимизировать их появление и воздействие на работу предприятия
  10. Анализ пожеланий заказчика. Не все пожелания можно реализовать в информационной системе. Может потребоваться дополнительная доработка программных комплексов. В этом разделе уточняется стоимость доведения системы до идеала и время, в течение которого она будет разработана и внедрена.

Отдельно в отчет входит примерный график работ, включая список ответственных лиц. В списке нужно указать представителей как заказчика, так и исполнителя. Обе стороны должны тщательно проверить и согласовать его.

Предпроектное обследование и техническое задание

В ряде случаев предпроектное обследование включает в себя также формирование технического задания. ТЗ составляется на начальном этапе работ. Это основной документ, которым руководствуется исполнитель, внедряя новое решение.

В техническом задании устанавливается ряд показателей:

  • Назначение продукта
  • Технико-экономические показатели
  • Показатели, связанные с патентно-правовым оформлением

Техническое задание разрабатывается, уточняется и утверждается в порядке, который установили заказчик и разработчик. При необходимости, к разработке можно привлечь и другие организации – например, проектировщика или посредника, через которого будет осуществляться реализация продукта.

На любом этапе при обоюдном согласии заказчика и исполнителя в техническое задание могут вноситься изменения и корректировки, которые не нарушают основные условия. Если требуются кардинальные изменения, разрабатывается новое задание и выпускается новый продукт.

Предпроектное обследование: успеть до внедрения

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте без ограничений все статьи главного издания для руководителей - «Генеральный Директор».

Доступ действует 3 дня. Активируйте его сегодня, и используйте идеи для развития вашего бизнеса.

0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Подтвердить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.