Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Представительские расходы: как оформляем в 2019 году

2 сентября 2019
266
Средний балл: 0 из 5
Представительские расходы: как оформляем в 2019 году

Вы узнаете:

  • Какова норма представительских расходов в 2019 году?
  • Что не следует относить в состав представительских расходов?
  • Как составить отчет о представительских расходах?

Представительские расходы в 2019 году официально регламентированы Налоговым кодексом. Они попадают под налогообложение прибыли. Какие именно расходы можно причислять к представительским, разъясняют письма Минфина РФ.

Представительские расходы: что к ним относится в 2019 году

К представительским расходам, согласно п.2 ст.264 НК РФ, можно смело отнести затраты юридического лица:

  • на официальный прием и обслуживание контрагентов (представителей других организаций), участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества,
  • на прием участников, которые прибыли на заседание совета директоров, правления, наблюдательного совета или иного руководящего органа юридического лица. При этом не имеет значение, где именно организовано мероприятие.

Налоговики конкретизируют эту норму.  Официальный прием контрагентов или участников в данном случае включает:

  • проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для вышеперечисленных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия или заседания и обратно;
  •  буфетное обслуживание (кофе-брейк и прочее) во время переговоров;
  •  оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате компании.

Не входят в представительские расходы в 2019 году любые расходы на развлечения, отдых и оздоровительные мероприятия, организованные для контрагентов. В том числе:

  • любые развлекательные мероприятия и программы после переговоров, посещение театров, экскурсий, выступления звезд эстрады и прочее;
  • проезд и проживание лиц из других городов и населенных пунктов (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки, призы, дипломы для приглашенных лиц (Письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • оформление визовых документов для работников;
  • расходы на приглашенных журналистов (их налоговая и суды склонны относить к категории рекламных, но они также включаются в базу по налогу на прибыль);
  • аренда банкетных залов, конференц-залов для проведения мероприятий;
  • деловые обеды и встречи сотрудников компании с бизнес-тренерами или коучами.

В вышеуказанном п.2 ст. 264 НК РФ также закреплено, что все представительские расходы в рамках одного отчетного периода включаются в число прочих расходов компании, если их сумма не превышает 4% от величины расходов на оплату труда за тот же отчетный период.

Десять приемов, которые заставят собеседников вас уважать

Если у вас впереди важные переговоры, обязательно посмотрите список, подготовленный журналом «Генеральный директор». В нём собрано 10 нетривиальных способов, которые помогут вам стать сильнее собеседника.

10 приёмов для важных переговоров >>

Как оформить представительские расходы в 2019 году

Для учета представительских расходов налоговой очень важно их правильно оформить. Разберем, как это сделать на практике.

Строгих, унифицированных форм законодателем не разработано. Каждая компания создает собственные формы подтверждающих документов, которые будут удобны в ее делопроизводстве. Среди таких документов обязательными являются:

  • Приказ о проведении представительского мероприятия.

В нем должна быть указана дата, место  и цель проведения мероприятия, а также перечислены работники юридического лица, которые будут участвовать в мероприятии и контролировать его ход;

  • Смета расходов на проведение мероприятия, утвержденная генеральным директором фирмы.

Расходы в смете указываются постатейно, то есть отдельно расписываются, например, затраты на организацию ужина, транспорт, кейтеринг;

  • Отчет о представительских расходах.

В отчете должна быть указана цель мероприятия, сумма расходов и информация о результатах проведенной встречи (подписанный с контрагентом договор о сотрудничестве, соглашение о намерениях и т.д.);

  • Программа мероприятия.

Этот документ, как правило, прикладывается к приказу руководителя. В программе прописывают основные этапы и даты мероприятия (если оно проводится в течение нескольких дней);

  • Акт на списание представительских расходов, подписанный главным бухгалтером и генеральным директором.

Важную роль для учета представительских расходов в 2019 году имеют первичные документы. В том числе, если организация приобретала какие-либо товары для целей мероприятия или привлекала сторонние компании для оказания услуг.

К «первичке» относятся чеки ресторана, договоры на оказание транспортных услуг, услуг переводчика, счета-фактуры и платежные поручения, товарные накладные и прочее.

Строго говоря, первичные документы должны подтверждать все расходы, перечисленные в отчете и смете. В противном случае расходы по проведению мероприятия не будут учитываются для целей налогообложения прибыли.

Ниже приведем пример (образец) оформления представительских расходов в 2019 году.

Итак, ООО «Техноленд», г. Санкт-Петербург планирует деловое мероприятие (встречу и переговоры) с контрагентом ООО «Поставщик1». Основная цель встречи – обсуждение условий сотрудничества и заключение договора на поставку сырья контрагента по минимально низкой цене. На встречу в ресторан при конференц-зале ООО «Парк Инн» приглашены два представителя контрагента, один из которых (гражданин Эстонии) нуждается в переводчике. Дата проведения переговоров – 20.08.2019г.

Помимо документов первичного учета, организация представит в налоговый орган в подтверждение представительских расходов следующие документы: приказ, смету и отчет.

  1. ООО «Техноленд» составляет Приказ ООО «Техноленд» от 13.08.2019г. о проведении официального мероприятия, где укажет цели, программу проведения встречи, количество приглашенных лиц, дату, место и срок встречи, список лиц со стороны контрагента, ФИО лица, ответственного за подготовку сметы, отчета и проведение самого мероприятия, а также иные важные сведения. Приказ подписывает генеральный директор компании.

  2. Далее ответственное лицо составляет смету представительских расходов. Смету подписывают главный бухгалтер и генеральный директор, после чего ответственному лицу из числа сотрудников выдают денежные средства под отчет.

  3. После мероприятия ответственное лицо готовит отчет, где указывает вышеперечисленные сведения, а также фиксирует результат переговоров. Отчет подписывает также главный бухгалтер и утверждает руководитель фирмы.

Управление компанией в современных условиях 2.0

Если вы хотите управлять компанией в соответствии со свежими трендами, не переставайте учиться. Один из актуальных образовательных продуктов - программа «Управление компанией в современных условиях 2.0» в рамках «Школы Генерального директора».

Узнать больше о программе

Нормирование представительских расходов в 2019 году

Норматив представительских расходов в 2019 году остался прежним, согласно п.2 ст.364 НК РФ, он составляет 4% от суммы расходов на оплату труда за этот же отчетный или налоговый период.

Включить в налоговую базу эти расходы можно при ОСН. При упрощенной системе («Доходы минус расходы») налогообложения подобные затраты компании не разрешаются. Перечень затрат, которыми можно снизить налоговую базу на упрощенке, остается строго закрыт (это подтверждает Письмо Минфина РФ от 23.03.2017 № 03-11-11/16982).

Список расходов на оплату труда, к которому привязан норматив представительских расходов в налоговом учете в 2019 году, наоборот остается открытым. Ориентироваться стоит на ст. 255 НК РФ. Главное, чтоб такие начисления проходили в рамках трудового или коллективного договора, соответствовали трудовому законодательству РФ и системе оплаты труда, принятой в организации.

Таким образом, единственное ограничение, которое касается лимита представительских расходов в 2019 году – это те самые 4% от расходов на оплату труда за отчетный период, в остальном руководство компании действует на свое усмотрение.

Формула расчета размера представительских расходов в 2019 году

(Расходы на оплату труда * 4%) ˃ суммы представительских расходов - принимаются полностью.

(Расходы на оплату труда * 4%) ˂ суммы представительских расходов – принимается сумма меньшая, до знака «˂».

В налоговом учете представительские расходы принимаются в один из следующих моментов:

  1. при утверждении авансового отчета на проведение мероприятия или деловой встречи (подпункт 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

  2. при подписании акта об оказании услуг (подпункт 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Норма представительских расходов учитывается нарастающим итогом с начала налогового периода. То есть если в первом квартале представительские расходы превысят норму, установленную НК РФ, то остаток можно перенести и учесть во втором квартале. Так же рассчитывается и норма представительских расходов в 2019 году.

Налоговые органы и законодатель дают достаточную возможность бизнесу снижать облагаемую базу по налогу на прибыль, учитывая представительские расходы. Несмотря на ограниченный размер и четкий перечень возможных затрат, списание представительских расходов в 2019 году – одно из преимуществ работы по ОСН. Для налоговиков важно, чтобы денежные средства были направлены именно на деловые мероприятия, встречи, переговоры с контрагентами, которые не носят развлекательный или рекламный характер. Для подтверждения представительских расходов от компании потребуется определенный перечень документов. Среди них, помимо первичной документации на оказание услуг по организации мероприятия, должны быть приказ, смета и отчет о представительских расходах.

Образцы этих документов вы можете скачать ниже.

Представительские расходы: как оформляем в 2019 году

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте без ограничений все статьи главного издания для руководителей - «Генеральный Директор».

Предложение действует 1 час. Подтвердите свой 3-х дневный доступ и используйте идеи для развития вашего бизнеса. 

0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Подтвердить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.