Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Дедлайн: успеть нельзя нарушить

3 сентября 2019
148
Средний балл: 0 из 5
Дедлайн: успеть нельзя нарушить

Вы узнаете:

  • Какие приложения помогут вам бороться с дедлайном.
  • Как обратить дедлайн себе на пользу.
  • Что говорить клиенту, если горят сроки.

Что такое «дедлайн»

Дедлайн (с английского deadline) — означает «крайний срок», «последний рубеж». Буквально это дата или точное время, к которому задача должна быть выполнена.

В информационном пространстве слово нашло широкое употребление: название «Deadline» получили несколько англоязычных фильмов, комиксы, компьютерная игра и даже фестиваль короткометражного кино. В формате искусства ограничение во времени вызывает интерес и азарт. На те же эмоции можно зарядить команду и в бизнесе, если уметь верно устанавливать дедлайн и использовать его возможности. 

Психология дедлайна

По словам известного психолога Стива Левинсона, привычка срывать сроки зачастую вызвана отсутствием осязаемых последствий. Дедлайн тесно связан с тайм-менеджментом но если в управлении своим временем вы ответственны перед собственной совестью, дедлайн заставляет вас нести ответ перед руководством или заказчиком.

Статистика неумолима: более четверти офисных работников не соблюдают сроки.

Это так называемые прокрастинаторы – на сленге их также называют потомщиками или завтрашниками.

Вы узнаете в себе прокрастинатора, если:

  • в университете вы учили все билеты в последнюю ночь перед экзаменом;
  • вы делаете работу по ночам и берете домой, потому что не укладываетесь в рабочий день (это значит, что работа выстроена неэффективно);
  • вы каждый раз оплачиваете счета за коммунальные услуги на грани с начислением пени;
  • вы выбираете подарки к Новому году 31 декабря, потому что не было времени;
  • дедлайн вызывает у вас стресс, даже если его срок вы узнали только что. 
В помощь хроническому прокрастинатору сегодня разработано множество приложений, виртуальных ежедневников и планировщиков. 
Вот некоторые из них:

1. Trello - содержит рабочие и домашние проекты. Спектр для возможностей приложения огромен: от постановки задач сотрудникам до списка покупок или учебного плана.

2. Pomodoro - графически простое и понятное приложение разбивает общую задачу на 25-минутные отрезки, с перерывами.

3. Evernote - ежедневник-планировщик для Android и iOS, включающий  список дел с напоминаниями, голосовые заметки и возможность  сохранять интернет-страницы.

4. Todoist - менеджер для повышения эффективности, отображающий ваш прогресс. Хотите обзавестись полезными привычками? Подойдет!

5. Wunderlist - заметки с бесплатной лицензией, понятным интерфейсом, быстрым доступом к органайзеру, возможностью ведения проектов, работы с презентациями и обсуждения задач.

6. Timelogger – приложение со списком дел и фиксацией продуктивности. Диаграммы и дашборды визуализируют временные затраты и формируют статистику.

7. Notebook — виртуальный блокнот с понятным управлением, сортировкой и  синхронизацией с другими устройствами.

8. Things 3 – приложение для приоритетной сортировки задач с наглядной демонстрацией завершенных дел.

Дедлайн – верный путь к повышению производительности. Но он не должен становиться вашей внутренней гильотиной за постоянно горящие сроки.

Как избавить подчиненных от деструктивных привычек: эксклюзивные инструкции Марка Гоулстона

Уходить в сторону от намеченной линии — часть человеческой природы. Тем не менее, это ментальная ловушка. Гоулстон описал 40 моделей деструктивного поведения. Что делать руководителям, чтобы помочь и себе, и подчиненным избежать ментальных ловушек, разбирался журнал «Генеральный директор».

Читать инструкции>>

Дедлайн в бизнесе: постановка цели

Чтобы соблюсти сроки, нужно адекватно их установить. Если назначение проектного дедлайна – ваша прямая обязанность, перед вами несколько принципов верного целеполагания.

1. Принятие человеческого фактора

В каждый проект вовлечена команда, каждый из ее участников обладает определенными чертами характера и темпераментом. И их желательно учитывать.

Популярный бизнес-тренер Карсон Тэйт выделил 4 категории людей с точки зрения продуктивности:

- организаторы – реализуют проекты, привлекая сотрудников;
- расстановщики приоритетов – сосредоточены на основной идее;
- визуализаторы – никогда не теряют происходящее из вида;
- планировщики — приводят в порядок все процессы до мелочей.

Несколько важных моментов для менеджера:

- Обращаем внимание на мотивацию. Спокойные и автономные сотрудники просто работают, независимо от внешних факторов. Им достаточно сказать, что нужно сделать и когда. Более эмоциональные члены команды нуждаются в определенных рамках, контроле и одобрении.

- Адресуем задачи с учетом производительности каждого из сотрудников. Если по опыту мы знаем, что сотруднику свойственно переоценивать свои возможности, ему ставим один срок дедлайна, себе и заказчику – другую дату, с запасом.

- Иногда лучшая мотивация – доверие. Не бойтесь порой рисковать, дайте сложную задачу начинающему, и он, возможно, использует шанс и найдет нестандартное, но оптимальное решение.

2.    Понимание задачи

Каждый проект призван достичь определенных целей заказчика. Эти цели необходимо доходчиво, детально и четко донести до сотрудников, с объяснением роли каждого из них в проекте. Для этого в компании должна быть понятная иерархия. Идеально, если за каждой глобальной задачей закреплен проектный менеджер, который может на любом этапе внедриться в процесс и объективно оценить промежуточные итоги, соблюдение сроков и слаженность внутри коллектива. Цели при этом остаются на виду у всей команды: они прописаны в ТЗ и карточке задачи в таск-менеджере. Так команда сможет принимать самые простые решения и быстрее достигать результатов.

  1. Учет рисков

Во избежание рисков нужно предусмотреть все возможные их причины, в том числе, не зависящие от вас обстоятельства. К примеру, если в реализации проекта, помимо вашей, участвует другая команда. Не пренебрегайте деталями! Важно сразу обозначить, что часть команды – сам клиент, и он, в свою очередь, должен предоставить вовремя все оговоренные материалы или документы.

  1. Редлайн: огнетушитель сроков

Редлайн переводится с английского как «красная линия». Редлайн – это установка предварительной даты сдачи проекта руководителю, он позволяет скорректировать все возможные недочеты перед демонстрацией результатов заказчику. Редлайн минимизирует риски в бизнесе и предотвращает панику в коллективе.

  1. Контроль

В течение работы над проектом нужно контролировать сроки, обсуждая процессы на рабочих встречах. Если один из сотрудников начинает срывать свой дедлайн, ищем объективную причину и анализируем, зависит ли она от сотрудника, может ли команда повлиять на нее. Форс-мажор, технические сбои или болезнь оцениваются по-разному. Если сроки «летят», применяем гибкие решения, которые помогут ускорить или упростить процесс выполнения задачи. Также можно разбить одну задачу на несколько и делегировать их другим сотрудникам.

Управление компанией в современных условиях 2.0

Если вы хотите управлять компанией в соответствии со свежими трендами, не переставайте учиться. Один из актуальных образовательных продуктов - программа «Управление компанией в современных условиях 2.0» в рамках «Школы Генерального директора».

Узнать больше о программе >>

Дедлайн и клиент

Есть два экстремальных варианта развития событий для задач и бизнес-проектов:
- срыв дедлайна;
- выход за рамки бюджета.

Итак, срывается дедлайн. Что можно предпринять?

- «Разбейся, но сделай». При таком решении страдают сотрудники.

- Привлечение сторонних исполнителей. Сохранит силы, но ударит по бюджету.

- Упрощение задачи. Можно реализовать в индивидуальных случаях.

При любом из вариантов есть один закон, который позволяет обеспечить лояльность клиента в любой форс-мажорной ситуации. И закон этот – коммуникация.

Важно обеспечивать заказчику чувство контроля над ситуацией на каждом этапе реализации проекта, информировать о стадии исполнения. Он должен сам осознавать возможности и риски. Это нормально. Если что-то пошло не по плану, менеджер должен не только извиниться, но и показать заказчику выгодные стороны переноса сроков. Ключевой момент, чтобы выгоду от просрочки получил именно клиент, а не ваша команда. Заказчик платит не за процесс, а за результат. Докажите ему, что продукт потерял бы в качестве, не потрать вы лишнее время на доработку и тестирование. Если выгоды нет, значит, что менеджер неправильно расставил приоритеты. Если же причина провала сроков не связана с вашей командой, покажите клиенту, что искренне готовы помочь поправить дела.

Дедлайн и команда

Критическая ситуация может как обескуражить коллектив, так и сплотить его. Как сделать так, чтобы дедлайн пошел на пользу команде?

  1. Успокоить и приободрить сотрудников;
  2. Не позволить расслабиться «раз все равно опоздали»;
  3. Сохранять лицо и дать понять, что контролируете ситуацию;
  4. Обсудить ситуацию с командой, переназначить дедлайн;
  5. Изолировать команду от недовольства клиента;
  6. По завершении работы обязательно разобрать ситуацию и сделать из нее выводы.
В режиме горящего дедлайна у вас есть шанс изменить отношения внутри команды с иерархичных на дружественные. Вы становитесь частью механизма, помогаете каждому реализовать свою задачу, допоздна засиживаетесь с ними в офисе – во имя общей цели. И в следующем проекте команда вас не поведет.

Дедлайн: успеть нельзя нарушить

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.