Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Табель учета рабочего времени: важные нюансы и готовые шаблоны

10 сентября 2019
867
Средний балл: 0 из 5
Табель учета рабочего времени 2019

В статье вы найдете необходимые шаблоны табелей учета рабочего времени и узнаете, как нужно правильно их заполнять в 2019 году.


Вы узнаете:

  • Как вести табель учета по форме Т-12.
  • Как вести табель учета по форме Т-13.
  • Можно ли разработать собственный бланк учета, и как это сделать.
  • Какие условные обозначения существуют при ведении табеля.

Вести табель учета рабочего времени обязан каждый работодатель, это закреплено на государственном уровне. В табеле фиксируется число дней и часов, которые сотрудники фактически отработали в течение календарного месяца.

Бланки табелей учета рабочего времени

Вы можете скачать бланки табелей учета рабочего времени сотрудников (word, excel):

Руководитель может использовать унифицированную форму Т-12 или Т-13, а также разработать собственную. Можно как регистрировать все явки и неявки, так и фиксировать лишь отдельные отклонения от норматива – опоздания, прогулы.

✪ Читайте также: Как взять под контроль рабочее время сотрудников »

Табель учета рабочего времени может потребоваться бухгалтеру при проведении сверок и расчетов, а также некоторым должностным лицам, в частности, работникам налоговой инспекции при проведении проверки. Налоговый инспектор проверяет начисления по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам; в случае обнаружения ошибок в табеле доначисляет налоги, взносы и пени за просрочку.

Как отучить сотрудников опаздывать на работу

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор» 7 идей от топ-менеджеров крупных компаний, как отучить ваших сотрудников от хронических опозданий на работу.

Узнать 7 идей »

Какую форму табеля учет рабочего времени использовать в 2019 году

В 2004 году были разработаны две унифицированные формы бланков учета рабочего времени.

  • Т-12 – используется при ручном учете.
  • Т-13 – используется при автоматизированном учете.

Начиная с 2013 года использование унифицированной формы не является обязательным. Каждый работодатель вправе создать собственный бланк, при этом нужно соблюсти несколько требований. На практике, собственный бланк разрабатывают крупные компании, имеющие свой фирменный стиль.

Форма Т-12

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 включает в себя следующие разделы:

  • Титул с указанием реквизитов и условных обозначений.
  • Первый раздел, где прописываются явки, неявки, опоздания, нарушения и итоговые показания.
  • Второй раздел, где рассчитывается заработная плата работников.

Компания, использующая в своей работе унифицированный бланк учета рабочего времени Т-12, вправе вносить в него изменения, связанные с деятельностью фирмы и внутренними требованиями:

  • Компания выбирает условные обозначения, используемые при формировании табеля. Работодатель может как разработать собственную систему, так и воспользоваться готовой, которая указана на титульном листе официального бланка.
  • Составитель может увеличить число граф и проставить туда дополнительные отметки. К примеру, отметить количество рабочих часов, если условия работы отличаются от норматива.
  • При ведении расчета заработной платы в отдельных регистрах, второй раздел не заполняется, а первую часть можно считать самостоятельным документом по учету рабочего времени.

Форма Т-13

Данный бланк разработан для автоматизированного учета. К примеру, если фиксация прихода и ухода сотрудников осуществляется с помощью пластиковых карточек или иных приспособлений. При заполнении формы можно использовать те же самые условные обозначения, что и в форме Т-12. При желании, можно разработать собственные обозначения.

Главное отличие формы Т-13 заключается в том, что она разрабатывалась специально для учета времени. Второго раздела, где бы рассчитывалась заработная плата, здесь нет. Еще одно отличие – в форме Т-12 данные заносятся в две строки, в форме Т-13 – в четыре.

Разработка собственного бланка

Начиная с января 2013 года компании вправе создавать собственные бланки. Так как документ относится к первичке, необходимой для расчета и начисления зарплаты сотрудникам и подтверждения обоснованности расходов и вычетов при проверке в налоговой, есть несколько требований к его заполнению. Среди реквизитов, которые должны присутствовать в табеле в обязательном порядке:

  • Название документа («Табель учета рабочего времени»).
  • Дата формирования документа.
  • Наименование составителя. Если табель составляет индивидуальный предприниматель, указываются его фамилия, имя и отчество. Если юридическое лицо – название компании.
  • Подписи сторон.

Разработанный документ утверждается в учетной политике, до этого момента его использование является незаконным.

Отличие ручного заполнения табеля учета рабочего времени от автоматизированного

Каждый бланк рассчитан на один календарный месяц. В начале каждого последующего месяца формируется новый документ, куда будут заноситься все необходимые сведения. То, как табель будет заполняться в текущем месяце, зависит от принятого на предприятии способа учета:

  • Ручной способ. В первый день составляется шапка (вручную или с помощью автоматизированных средств – неважно), сотрудник вносит в документ перечень работников. В течение месяца данные о явках, неявках и т.д. прописываем непосредственно в документ. По завершении временного отрезка производим перерасчет, по каждому работнику рассчитываем фактически отработанное время. Заполненный табель необходимо подшить.
  • Автоматизированный способ. Шапка и перечень работников можно оформить с помощью используемых на предприятии автоматизированных средств. Далее в течение месяца происходит накопление информации. Все данные поступают в единую учетную систему. По завершении календарного периода в автоматическом режиме проводим все необходимые расчеты, после чего сформированный документ необходимо распечатать и подшить.

Срок хранения табеля зависит от условий производства. В обычных условиях компания должна обеспечить хранение документа в течение пяти календарных лет. Если же сотрудники трудятся в условиях, официально признанных вредными и/или опасными, срок хранения табеля возрастает до 75 лет.

✪ Читайте также: Как можно уволить сотрудника на основе данных учета рабочего времени »

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Число часов, которые отработал и пропустил работник, вписываются в строки граф 4 и 6. При составлении формы Т-13 месяц делится на две части: первая половина вносится в графу 4, вторая – в графы 15 и 16. В верхних строчках прописываются коды и обозначения, в нижней – время.

Число отработанных дней указывается в верхних строках граф 5 и 7. В нижних – число часов.

Следующие строки (с 8 по 17) заполняются в конце календарного месяца. Восьмой столбец рассчитывается как сумма верхних строк столбцов 5 и 7, девятый – как сумма нижних строк.

Если сотрудник в какой-то день не явился на работу, этот день в число фактически отработанных не включается. В столбце 15 указывается код причины отсутствия работника на рабочем месте. В графе 17 – число выходных и праздничных дней.

Коды учета

Буквенные и цифровые коды, используемые при заполнении табеля, одинаковы для обеих форм. Они расположены на титульном бланке формы Т-12.

Основные коды приведены в таблице:

Буквенное обозначение

Цифровое обозначение

Расшифровка

Я

01

Сотрудник присутствовал на рабочем месте и отработал день в полном объеме

Н

02

Отработанные ночные часы

РВ

03

Человек вышел на работу в свой выходной день

С

04

Сверхурочные часы

В

05

Код используется для сотрудников, которые приняты на работу вахтовым методом

К

06

Время, фактически отработанное сотрудником, находящимся в командировке

ПК

07

Сотрудник отправлен на повышение квалификации

ПМ

08

Сотрудник направлен на повышение квалификации в другой регион

ОТ

09

Сотрудник находится в отпуске

Я

01

Сотрудник отозван из официального отпуска

ОД

10

Отпуск дополнительный

Б

19

Сотрудник временно нетрудоспособен, пособие назначено

Т

20

Сотрудник временно нетрудоспособен, пособие не назначено

ЛЧ

21

Сокращенный рабочий день

ПВ

22

Вынужденный прогул, вины работника нет

ПР

24

Прогулы

В

26

Выходные и праздники

НН

30

Сотрудник не явился на работу по неизвестной причине

РП

31

Простой, виновата компания

РВ

33

Простой, виноват сотрудник

Таблица с образцами кодирования в табеле учета рабочего времени сотрудников

✪ Читайте также: 4 способа, которыми работники пытаются обмануть систему контроля рабочего времени »

Особенности ведения табеля учета в 2019 году

Табель заполняется ежедневно. Данная обязанность возлагается на лицо, назначенное приказом директора – чаще всего это секретарь или сотрудник отдела кадров. В небольших компаниях табель ведется в единственном экземпляре. В крупных предприятиях с большим количеством отделов, подразделений и департаментов для каждого отдела ведется отдельный учетный документ.

Табель может вестись двумя способами:

  • Сплошной. Здесь нужно фиксировать лишь часы пребывания и отсутствия сотрудника на рабочем месте.
  • По отклонениям. Стандартный рабочий график принят в качестве основы, после чего в документ вносятся все опоздания, переработки, праздники, неполные рабочие дни. Например, изначально сотрудник должен отработать 40 часов в течение недели, при этом он дважды оставался сверхурочно. Это отклонение прописывается в табель.

Вся информация собирается и накапливается в течение месяца. В последний день работник, ответственный за ведение документа, подсчитывает число пропущенных и отработанных часов по каждому работнику, подписывает и передает за утверждение руководителю отдела. Заверенный документ передается в бухгалтерию.

В небольших компаниях все проще. Табель ведет либо сам бухгалтер, либо один из сотрудников. Во втором случае сотрудник подписывает документ в конце месяца и лично доставляет его бухгалтеру.

Табель учета рабочего времени 2019

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте без ограничений все статьи главного издания для руководителей - «Генеральный Директор».

Предложение действует 1 час. Подтвердите свой 3-х дневный доступ и используйте идеи для развития вашего бизнеса. 

0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Подтвердить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.