Активировать доступ

Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Кадровый аутсорсинг: задачи, которые стоит отдать профессионалам

8 октября 2019
66
Средний балл: 5 из 5
начальник управления развития партнерских продаж Home Credit Bank
Кадровый аутсорсинг

Вы узнаете:

  • Что такое аутсорсинг персонала.
  • Какие задачи решает кадровый аутсорсинг.
  • В каких случаях выгодно использовать аутсорсинг HR.

Кадровый аутсорсинг: что это

Аутсорсинг персонала – это аренда услуг исполнителей для выполнения какого-либо функционала за договорную стоимость. То есть работники выполняют свои функции для компании, будучи трудоустроенными в другой организации.

В первую очередь, это позволяет экономить ресурсы на организацию и администрирование их труда, а также использовать внешнюю экспертизу. Порой владельцам предприятий малого бизнеса на содержание офисных работников часто просто не хватает бюджета, а взять их функции на совмещение никто из существующего персонала не может из-за отсутствия должного опыта и уровня знаний. 

Самыми популярными секторами аутсорсинга на сегодня являются бухгалтерские, юридические, IТ-услуги, кадровый аутсорсинг. 

Кадровый аутсорсинг – это своего рода удалённый отдел кадров. Он не находится в офисе компании, но выполняет все возложенные на него задачи - от подбора кандидатов на вакансии фирмы и ведения всей необходимой документации до выплаты работающим сотрудникам социальных пособий и администрирования сложных увольнений.

Аутсорсинг персонала

10 самых распространённых задач, которые решает аутсорсинг HR

1. Прием и увольнение сотрудников

Грамотные аутсорсеры подключают к работе не только кадровиков, но и юристов, которые верно оформят все процедуры. В этом случае все трудовые договоры с работниками заключает и расторгает именно аутсорсинговая компания, и возможные претензии со стороны персонала будут рассматриваться тоже ею. 

2. Заполнение трудовых книжек

Это несложная, но кропотливая процедура, особенно, когда штат на предприятии большой. Чтобы не создать ненужных проблем и работнику, и компании, заполнять их нужно своевременно и грамотно, с чем аутсорсеры справляются вполне успешно. Пока не ввели электронные трудовые книжки, передавать  бумажные оригиналы нужно только по акту приема-передачи. Но существует значительная поправка – в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г., №225 «о трудовых книжках», учитывать и хранить их должен работодатель. Поэтому до момента перехода на электронные версии, этот вопрос стоит дополнительно согласовать с юристом.

3. Составление штатного расписания и графика отпусков

Если первое не является обязательным документов, то второй непременно нужно формировать согласно правилам, утверждать и следовать ему. 

4. Составление правил внутреннего распорядка

Часто наспех составленные правила внутреннего трудового распорядка могут стать причиной проблем с законом или трудовой инспекцией, поэтому отдать их разработку и обновление аутсорсерам будет прекрасным решением, как для небольших, так и для крупных компаний. 

5. Составление договоров и инструкций

Современные руководители и владельцы бизнеса скорее всего не могут себе позволить следить за постоянными изменениями в трудовом законодательстве. На это часто просто нет времени, либо не позволяет бюджет.  Порой инструкции оформляют месяцами. Лучше отдать услугу на аутсорс.

6. Оценка и развитие персонала

Актуально в случае, если функционал переходит рамки кадрового делопроизводства и касается других HR-направлений. Все большую популярность в крупных компаниях набирает опция отказа от содержания огромного количества внутреннего тренерского штата, задействованного в оценке и развитии сотрудников. Это достаточно затратно и хлопотно. Для этого функционала привлекают фирмы, которые ведут обучение и отвечают за его качество перед заказчиком на перманентной основе. Особенно это ценно, когда в компании или совсем мало тех, кого надо постоянно обучать или наоборот, количество массового персонала настолько велико, что команда собственных тренеров не справляется с потоком.

7. Ведение портала обучения

Дистанционные курсы и онлайн-платформы также можно отдать внешнему провайдеру с должным опытом и знанием трендов и новинок на рынке.

8. Ведение системы грейдов

А также проведение индексации при максимальной прозрачности окладной сетки – всё это может взять на себя сторонняя компания, тем более это услуга скорее не постоянная, а разовая или, например, ежегодная.

9. Внутренние коммуникации

Проведение тимбилдингов, построение корпоративной культуры, повышение уровня лояльности сотрудников и отслеживание динамики вовлеченности персонала, конечно, лучше держать в своих руках, но это также потребует дополнительной штатной единицы, в случае роста фирмы или изменения её стратегии развития. Поэтому зачастую уходит в аутсорсинг с привлечение компании-провайдера или самозанятого фрилансера.

10. Аутсорсинг кадровой документации

Предприятия, сосредоточенные на своей основной деятельности, зачастую с пренебрежением относятся к формированию трудовых договоров, должностных инструкций, либо составляют их задним числом, что чревато проблемами при проверках. Также нередки случаи использования старой документации, без учета нововведений в законодательстве. Аутсорсинг кадровой работы подразумевает постоянный мониторинг таких изменений и своевременные правки необходимой документации. Таким образом, фирма, передавшая  на аутсорсинг вопросы кадров, практически полностью снимает с себя ответственность за персонал, ведь по факту у компании его нет, как нет и трудовых договоров, трудовых книжек, должностных инструкций и прочей кадровой документации. Да, все нанятые работники трудятся в компании, но де-юре, у нее есть только один документ, касающийся этого вопроса – договор с организацией, оказывающей услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства.

Как оформить отношения с аутсорсинговой компанией

Для того, чтобы оформить отношения с компанией, предоставляющей услуги по кадровому аутсорсингу достаточно учесть следующие моменты:

  • Оценить бюджет и целесообразность использования этой опции, ведь кадровый аутсорсинг может быть достаточно дорогостоящим «удовольствием». Нужно сравнить сколько фирма платила бы внутреннему кадровику. Возможно, будет иметь смысл передавать на аутсорс не все кадровые услуги, а лишь их часть.
  • Выбрать надёжного подрядчика. Обратите внимание на рекомендации серьезных фирм, желательно из той же сферы деятельности, наличие гарантий  и страховки профессиональной ответственности, возможность сделать предварительный расчет стоимости аутсорсинговых услуг онлайн на сайте, опыт работы и квалификацию специалистов-аутсорсеров. 
  • Обговорить условия партнерства и заранее донести до аутсорсеров свое видение сотрудничества, запросить, выслушать и оценить встречные предложения. Ознакомиться с их методами набора персонала, проведения собеседований, алгоритмом действий в нестандартных ситуациях, используемым программным обеспечением и так далее. Прежде чем приступить к совместной работе, следует провести калибровку и удостовериться в точности понимания ситуации для обеих сторон. Для этого нужна четкая формулировка задач, грамотно составленные вопросы и готовность к открытому диалогу.  Стоить обсудить техническую сторону сотрудничества — какие инструменты, методики, стратегии, программное обеспечение и документация будут использоваться. При этом приемы и решения, предлагаемые партнером, могут отличаться от тех, которые приняты в компании- заказчике, и следовательно, содержать ценные альтернативные варианты работы с персоналом, к которым, вероятно, стоит приглядеться.
  • Заключить договор. Аутсорсинговая компания, скорее всего, предложит свой типовой шаблон. На этом этапе желательно привлечь грамотного юриста, который сможет проверить его и предостеречь от возможных рисков и ошибок. В контракте в обязательном порядке оговариваются сроки оказания услуг, их стоимость, ответственность за результат и качество. Обязательным условием является подписание соглашения о неразглашении информации и конфиденциальности, ведь провайдеру будут доступны все личные данные сотрудников и другая внутренняя информация. 
  • Важно мониторить и контролировать работу аутсорсера. Возможно, стоить назначить ответственного за эту опцию сотрудника, который будет периодически составлять отчетность для руководства по запланированным показателям и промежуточным результатам. В том числе может пригодиться обратная связь от всех участников процесса со стороны компании заказчика, сравнения результатов работы партнера с намеченными ожиданиями, группового обсуждения обеими сторонами дальнейшего сотрудничества и предполагаемых нововведений и изменений.

Оплата за услуги кадрового аутсорсинга зависит от факта достижения поставленных целей, выполненного объема работ, уровня компетентности  привлекаемых специалистов, срочности выполнения задач и сферы деятельности бизнеса. А финальная стоимость будет разной для каждого клиента, главное - произвести расчеты и составить смету по всем задачам заранее, чтобы потом не выходить за рамки выделенного бюджета.

В каких случаях выгодно использовать аутсорсинг HR

  • Когда есть острая необходимость или срочность в найме сотрудников. К примеру, открывается новый филиал, идёт строительство нового объекта - соответственно необходимо быстро набрать команду или бригаду, а такие фирмы, как правило, имеют пул потенциальных кандидатов. 
  • Для иностранных компаний, так как освобождает от необходимости разбираться и вникать в местное трудовое законодательство.
  • Для набора и обслуживания сезонных рабочих, в частности, мигрантов, поскольку эта категория трудящихся довольно сложна в ведении. 
  • Для индивидуальных предпринимателей (ИП), которые не хотят превышать лимит персонала в 100 единиц, дабы удержаться на УСН. 
  • Для компаний, имеющих серьезную текучку кадров. Аутсорсинг HR поможет не только оперативно решать вопросы подбора новых работников, но и проводить процедуры по грамотной оценке персонала или построению корпоративной культуры. 
  • Для стартаперов, которые в начале своей деятельности не имеют финансовой возможности содержать полноценный кадровый штат. 

Передача кадровой работы на аутсорсинг станет актуальной альтернативой и во многих других случаях. Следует досконально изучить вопрос и выбрать надежную аутсорсинговую фирму в партнеры, а далее компанию ждет адаптация к новому виду организации труда. Именно поэтому не стоит сразу избавляться от имеющихся сотрудников отдела кадров. Принцип “чем больше подробностей и моментов в описания в договоре, тем лучше и безопаснее” поможет избежать ненужных проблем, а конкретность и ясность описания ответственности является залогом спокойствия в будущем.

Кадровый аутсорсинг: задачи, которые стоит отдать профессионалам

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте без ограничений все статьи главного издания для руководителей - «Генеральный Директор».

Предложение действует 1 час. Подтвердите свой 3-х дневный доступ и используйте идеи для развития вашего бизнеса. 

0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Подтвердить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.