Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Представительские расходы в налоговом учете: как отражать

17 октября 2019
112
Средний балл: 0 из 5
начальник управления развития партнерских продаж Home Credit Bank
Представительские расходы в налоговом учете

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что входит в представительские расходы.
  • Как учитывать представительские расходы.
  • Как происходит компенсация представительских расходов.

Формально представительские расходы для целей налогообложения - это расходы, которые связаны с официальным приемом и/или обслуживанием:

  • физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества.
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

Официальный приём это – деловой завтрак, обед, ужин или другое подобное мероприятие в месте, которое компания-организатор выберет сама – офис, бизнес-центр? ресторан, гостиничный комплекс. Но у налоговых инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

А обслуживание в данном случае это:

  • доставка участников до места проведения мероприятия и обратно (но оплату авиа и жд билетов, а также издержки, связанные с трансфером гостей мероприятия от аэропорта или вокзала до отеля, плюс расходы на проживание недопустимо учитывать как представительские затраты).
  • банкетное обслуживание во время встречи, причём в налоговом кодексе нет перечня продуктов питания и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов, поэтому, например, затраты на алкоголь для проведения официальных мероприятий, тоже можно включить в понятие представительские расходы.
  • оплата услуги переводчика, не состоящего в штате компании, или нескольких переводчиков, если таковые требуются.

Алкоголь можно вычесть из прибыли

Минфин выпустил письмо с пояснениями о представительских расходах, где сообщил, что траты на алкоголь тоже можно считать такими расходами. Раньше у компании могли возникнуть споры с налоговиками, которые считали, что коньяк и виски нельзя покупать за счет организации. Теперь вы сможете сослаться на письмо Минфина, чтобы защитить расходы и избежать штрафов. Однако выпить за счет компании без повода директор все еще не может. По крайней мере, если не оформит все правильно.

Как списать алкоголь на представительские расходы

Что ещё можно отнести к представительским расходам

Представительские расходы ООО могут также включать затраты на проведение корпоративов – Дня рождения фирмы, Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. И так как подобные расходы связаны с развлечением, бухгалтерия не сможет учесть их при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходов. Но если на развлекательное мероприятие были приглашены сотрудники контрагентов и его цель — улучшение бизнес-связей и усиление сотрудничества, в случае претензий можно будет настаивать, что оплата представительских расходов проведена верно, хотя риск проблем с инспекцией все же сохраняется.

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет, представительские расходы в выходной день или в нерабочее время проводятся как обычные.

Как списать представительские расходы

Шаг 1. Составляем подтверждающие документы

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (чеки, договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и т.д.).
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него.

Пример такого отчета.

По факту можно составить любой документ, записку или отчёт в произвольной форме, главное — чтобы из него следовало, что подтвержденные документами затраты организации связаны с проведением представительской встречи. В том числе, не лишним будет собрать и приложить визитные карточки (или их копии) гостей мероприятия, особенно если встреча проводилась с представителями сразу нескольких организаций.

Шаг 2. Далее грамотно оформляем представительские расходы в налоговом учете

  • Считаем представительские расходы текущего месяца или квартала датой:

Представительские расходы в налоговом учете

  • Определяем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива 4% от начисленных расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый период. И сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года, а если какая-то доля представительских расходов не будет учтена в одном квартале, частично она может быть учтена в следующем квартале того же календарного года.
  • Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

- Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то для расчета части налога, который можно предъявить к вычету используем формулу:

Представительские расходы в налоговом учете: как отражать

Важно! Все суммы берутся нарастающим итогом с начала года.

- Если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим — входного налога не было, то выгоднее исходить из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива учитываются прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

Важно! Предъявляемый к вычету налог должен относиться к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыль.

 - Для большинства других случаев подойдет формула:

Представительские расходы в налоговом учете: как отражать

Важно! Как и выше, все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет в виде таблицы Excel, где список представительских расходов

ведётся помесячно или квартально. Так как представительские расходы необходимо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может выйти, что НДС по таким расходам можно будет принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В том числе, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затрат. Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расход.

Шаг 3. Представительские расходы бухгалтерский и налоговый учет:

В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и полностью признаются как расходы по обычным видам деятельности. Представительские расходы как статья затрат отразятся на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы» на дату утверждения авансового отчета — если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия или на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему — если работник отчитался о расходах до этой даты. В случае, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно:

  • погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68;
  • или списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодов). Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

Списание представительских расходов в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»).

Важные детали:

  • Представительские расходы ИП - упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нет.
  • С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.
  • Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприятия.
  • Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называть. Безопаснее учесть их как прочие расходы. Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих офис.
  • НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.
  • Встречу с контрагентами лучше не организовывать в караоке барах, кинотеатрах, театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания, т.к. проверяющие инспекторы сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.
  • Если встречи с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи, которые будут рассматриваться как выплата ему дохода. А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

Обязанности маркетолога: что можно требовать от такого сотрудника

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×

Подтвердите свободный доступ и читайте без ограничений все статьи главного издания для руководителей - «Генеральный Директор».

Предложение действует 1 час. Подтвердите свой 3-х дневный доступ и используйте идеи для развития вашего бизнеса. 

0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
0 5 4 3 2 1 0
0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Подтвердить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.