Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: к чему быть готовым работодателю

С января 2020 года вступит в силу целый ряд поправок в законодательные акты. Это изменит порядок учета сведений о трудовой деятельности граждан. Разбираемся, зачем нужен переход на электронные трудовые книжки, как они будут выглядеть теперь и что грозит работодателю за нарушение сроков перехода.

Вы узнаете:

• В какие законы будут внесены поправки об учете сведений о трудовой деятельности.
• Что из себя представляют электронные трудовые книжки.
• Как работник сможет ознакомиться с информацией о себе.
• Что нужно знать работодателю к началу 2020 года о переходе на электронные трудовые книжки.
• Какова ответственность работодателя за нарушение новых норм законодательства.

В какие нормативно-правовые акты внесут изменения по электронным трудовым книжкам

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Нормативно-правовым основанием для этого станет ряд документов, в которые внесут поправки.

1. Трудовой кодекс РФ

В его текст будет добавлена статья 66.1, именно она по сути и введет в оборот понятие электронных трудовых книжек.

Ожидается следующая формулировка статьи: «Сведения о трудовой деятельности работника (далее — сведения о трудовой деятельности) — это информация о периодах его работы, которая представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

2. Закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ

В нем будет закреплена новая обязанность работодателей сдавать в ПФР отчет, который фактически станет реализацией электронной трудовой книжки.

Пенсионный фонд РФ уже разработал форму такого отчета, а также форму выписки, которую будут по запросу выдавать на руки работнику. Ознакомиться с этими документами можно на официальном сайте фонда, по ссылке http://www.pfrf.ru/press_center/~2019/07/09/185464.

3. КоАП РФ

Законодатель предусмотрит ответственность для работодателей за нарушение сроков предоставления / предоставление неполных / недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже своих работников.

В настоящий момент все три проекта о поправках находятся на рассмотрении Государственной Думой, но к зиме 2019-2020 их уже должны принять и утвердить.

4. Ведомственные акты ПФР РФ

Ожидается принятие документов, которые должны утвердить вышеуказанные формы предоставления отчетности, а также регламентировать порядок их заполнения и подачи.

5 ошибок, за которые чаще всего штрафуют работодателей

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор» опасные ошибки работодателей, чтобы подготовиться к проверкам и предотвратить штрафы.

Узнать 5 ошибок

Что представляют собой электронные трудовые книжки

По сути трудовые книжки будут представлять собой информационный ресурс. По содержанию записи кардинально не изменятся, о работнике будут вносить следующие сведения:

• место работы;
• должность, специальность;
• квалификация, категория или разряд;
• периоды работы;
• даты приема, увольнения, перевода на другое место работы;
• основания для прекращения трудового договора.

Электронные трудовые книжки с 2020 года будут реализованы только в цифровом формате, то есть на бумажном, материальном носителе их не продублируют. Однако, у работника останется возможность сохранить этот документ в традиционном бумажном виде. Для этого он обязан до конца 2020 года подать работодателю письменное заявление. Бланк соответствующего заявления либо разработает компания, либо можно будет подать его в произвольной форме. В этом случае работодатель продолжит вести бумажную версию трудовой книжки и дополнительно вносить сведения на электронный ресурс.

Остальных работников автоматически переведут на цифровой формат учета, а бумажные носители трудовых книжек выдадут на руки с начала 2021 года. Работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На специалистов, которые в этот момент впервые начнут трудовую деятельность, бумажную трудовую книжку уже не заведут. Все сведения сразу будут внесены в электронном виде.

Как работник сможет ознакомиться с информацией о трудовой деятельности

Информация о трудовой деятельности каждого работника будет доступна в личном кабинете на официальном сайте ПФР, а также на общероссийском портале Госуслуг. Планируется также разработка специальных приложений для смартфонов для быстрого и удобного доступа.

Также работник сможет запросить выписку на бумажном носителе, ее предоставит работодатель: настоящий или по последнему месту работы. Помимо этого, за такой выпиской гражданин сможет обратиться в любое отделение ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства.

При устройстве на новое место работы гражданин будет предоставлять:

• либо распечатанную выписку своей трудовой книжки с сайта,
• либо сведения в электронной форме с цифровой подписью.

Пенсионный Фонд гарантирует высокий уровень защиты информации, поэтому волноваться об «утечке» сведений или случайной потере данных работникам не стоит.

Что нужно знать работодателю об электронных трудовых книжках

Итак, электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. С 1 января следующего года у работодателей появится новая обязанность - представлять в Пенсионный фонд еще один отчет «Сведения о трудовой деятельности».

На основании поданных сведений и будет формироваться ресурс с электронными трудовыми книжками. Бухгалтерия каждой компании обязана сдавать такой отчет ежемесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

Далее, с 1 января 2021 года при заключении трудового договора с новым сотрудником работодатель должен предоставить информацию о приеме на работу или увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем приказа.

Отчет будет отправляться автоматически, в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица добавится раздел «Сведения о трудовой деятельности». В него работодатель будет вносить данные о месте работы, должности, периоде трудовой деятельности на предприятии и прочем. Ожидается также, что производители программного обеспечения (например, 1С) в ближайшее время внесут электронные трудовые книжки в программы для бухгалтерии и кадров.

Руководству компаний до конца 2019 года нужно позаботиться о следующих вопросах:

• Письменное уведомление коллектива об изменениях трудового законодательства, о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года и возможности работников сохранить бумажную версию документа. 
• Получение и фиксация от каждого работника отказа от бумажной трудовой книжки или наоборот его согласия на сохранение. Допускается разработка определенного бланка или сбор заявлений в произвольной форме.
• Изменение и приведение в соответствие локальных нормативных актов, коллективных договоров, разработка регламента о переходе и ведении электронных трудовых книжек в компании.

Законодательство также дополнится нормами об ответственности работодателя: 

• за нарушение сроков по предоставлению данных в ПФР, 
• за передачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работника.

Пока в законопроекте фигурирует только предупреждение как мера административной ответственности для работодателя, соответствующие изменения будут внесены в КоАП РФ. Предупреждение будут выносить за нарушение срока предоставления два или более раза в течение 2020 года.

Заключение

В России запланирован постепенный переход на электронный кадровый документооборот. Первым шагом станут электронные трудовые книжки, с конца 2019 года их бумажная версия фактически отойдет на второй план, а потом и вовсе перестанет существовать. Законодатель руководствуется следующим: бумажные трудовые книжки часто теряются, ведутся неправильно и могут быть подделаны. При потере документа восстановить данные о трудовом стаже работника невероятно сложно, особенно если он менял место жительства и работы. Электронная версия обеспечит точность, актуальность и сохранность сведений о трудовой деятельности каждого работника в стране. Кроме того, упростит процедуру оформления новых сотрудников, трудоустройство удаленных работников, сократит издержки и время обработки информации.

Беспокоиться о срочном переводе на электронные трудовые книжки сейчас не стоит. Работодатели должны выдать на руки работникам бумажные версии до конца 2020 года. То есть в течение будущего года сотрудники еще могут выразить желание получить традиционные бумажные трудовые книжки.