Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: к чему быть готовым работодателю

13 ноября 2019
203
Средний балл: 5 из 5
Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года

С января 2020 года вступит в силу целый ряд поправок в законодательные акты. Это изменит порядок учета сведений о трудовой деятельности граждан. Разбираемся, зачем нужен переход на электронные трудовые книжки, как они будут выглядеть теперь и что грозит работодателю за нарушение сроков перехода.


Вы узнаете:

  • В какие законы будут внесены поправки об учете сведений о трудовой деятельности.
  • Что из себя представляют электронные трудовые книжки.
  • Как работник сможет ознакомиться с информацией о себе.
  • Что нужно знать работодателю к началу 2020 года о переходе на электронные трудовые книжки.
  • Какова ответственность работодателя за нарушение новых норм законодательства.

В какие нормативно-правовые акты внесут изменения по электронным трудовым книжкам

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Нормативно-правовым основанием для этого станет ряд документов, в которые внесут поправки.

  1. Трудовой кодекс РФ

В его текст будет добавлена статья 66.1, именно она по сути и введет в оборот понятие электронных трудовых книжек.

Ожидается следующая формулировка статьи: «Сведения о трудовой деятельности работника (далее — сведения о трудовой деятельности) — это информация о периодах его работы, которая представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

  1. Закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ

В нем будет закреплена новая обязанность работодателей сдавать в ПФР отчет, который фактически станет реализацией электронной трудовой книжки.

Пенсионный фонд РФ уже разработал форму такого отчета, а также форму выписки, которую будут по запросу выдавать на руки работнику. Ознакомиться с этими документами можно на официальном сайте фонда, по ссылке http://www.pfrf.ru/press_center/~2019/07/09/185464.

  1. КоАП РФ

Законодатель предусмотрит ответственность для работодателей за нарушение сроков предоставления / предоставление неполных / недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже своих работников.

В настоящий момент все три проекта о поправках находятся на рассмотрении Государственной Думой, но к зиме 2019-2020 их уже должны принять и утвердить.

  1. Ведомственные акты ПФР РФ

Ожидается принятие документов, которые должны утвердить вышеуказанные формы предоставления отчетности, а также регламентировать порядок их заполнения и подачи.

5 ошибок, за которые чаще всего штрафуют работодателей

Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор» опасные ошибки работодателей, чтобы подготовиться к проверкам и предотвратить штрафы.

Узнать 5 ошибок

Что представляют собой электронные трудовые книжки

По сути трудовые книжки будут представлять собой информационный ресурс. По содержанию записи кардинально не изменятся, о работнике будут вносить следующие сведения:

Электронные трудовые книжки с 2020 года будут реализованы только в цифровом формате, то есть на бумажном, материальном носителе их не продублируют. Однако, у работника останется возможность сохранить этот документ в традиционном бумажном виде. Для этого он обязан до конца 2020 года подать работодателю письменное заявление. Бланк соответствующего заявления либо разработает компания, либо можно будет подать его в произвольной форме. В этом случае работодатель продолжит вести бумажную версию трудовой книжки и дополнительно вносить сведения на электронный ресурс.

Остальных работников автоматически переведут на цифровой формат учета, а бумажные носители трудовых книжек выдадут на руки с начала 2021 года. Работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На специалистов, которые в этот момент впервые начнут трудовую деятельность, бумажную трудовую книжку уже не заведут. Все сведения сразу будут внесены в электронном виде.

Как работник сможет ознакомиться с информацией о трудовой деятельности

Информация о трудовой деятельности каждого работника будет доступна в личном кабинете на официальном сайте ПФР, а также на общероссийском портале Госуслуг. Планируется также разработка специальных приложений для смартфонов для быстрого и удобного доступа.

Также работник сможет запросить выписку на бумажном носителе, ее предоставит работодатель: настоящий или по последнему месту работы. Помимо этого, за такой выпиской гражданин сможет обратиться в любое отделение ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства.

При устройстве на новое место работы гражданин будет предоставлять:

  • либо распечатанную выписку своей трудовой книжки с сайта,
  • либо сведения в электронной форме с цифровой подписью.

Пенсионный Фонд гарантирует высокий уровень защиты информации, поэтому волноваться об «утечке» сведений или случайной потере данных работникам не стоит.

Работник сможет получить сведения из электронной трудовой книжки:

у последнего работодателя

в личном кабинете на сайте ПФР или едином портале госуслуг

В клиентской службе ПФР или МФЦ

Работник сможет совершить с полученными сведениями следующее:

распечатать

отправить по е-mail

сохранить

Что нужно знать работодателю об электронных трудовых книжках

Итак, электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. С 1 января следующего года у работодателей появится новая обязанность - представлять в Пенсионный фонд еще один отчет «Сведения о трудовой деятельности».

На основании поданных сведений и будет формироваться ресурс с электронными трудовыми книжками. Бухгалтерия каждой компании обязана сдавать такой отчет ежемесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

Далее, с 1 января 2021 года при заключении трудового договора с новым сотрудником работодатель должен предоставить информацию о приеме на работу или увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем приказа.

Отчет будет отправляться автоматически, в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица добавится раздел «Сведения о трудовой деятельности». В него работодатель будет вносить данные о месте работы, должности, периоде трудовой деятельности на предприятии и прочем. Ожидается также, что производители программного обеспечения (например, 1С) в ближайшее время внесут электронные трудовые книжки в программы для бухгалтерии и кадров.

Руководству компаний до конца 2019 года нужно позаботиться о следующих вопросах:

  • Письменное уведомление коллектива об изменениях трудового законодательства, о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года и возможности работников сохранить бумажную версию документа. 
  • Получение и фиксация от каждого работника отказа от бумажной трудовой книжки или наоборот его согласия на сохранение. Допускается разработка определенного бланка или сбор заявлений в произвольной форме.
  • Изменение и приведение в соответствие локальных нормативных актов, коллективных договоров, разработка регламента о переходе и ведении электронных трудовых книжек в компании.

Законодательство также дополнится нормами об ответственности работодателя: 

  • за нарушение сроков по предоставлению данных в ПФР, 
  • за передачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работника.

Пока в законопроекте фигурирует только предупреждение как мера административной ответственности для работодателя, соответствующие изменения будут внесены в КоАП РФ. Предупреждение будут выносить за нарушение срока предоставления два или более раза в течение 2020 года.

Заключение

В России запланирован постепенный переход на электронный кадровый документооборот. Первым шагом станут электронные трудовые книжки, с конца 2019 года их бумажная версия фактически отойдет на второй план, а потом и вовсе перестанет существовать. Законодатель руководствуется следующим: бумажные трудовые книжки часто теряются, ведутся неправильно и могут быть подделаны. При потере документа восстановить данные о трудовом стаже работника невероятно сложно, особенно если он менял место жительства и работы. Электронная версия обеспечит точность, актуальность и сохранность сведений о трудовой деятельности каждого работника в стране. Кроме того, упростит процедуру оформления новых сотрудников, трудоустройство удаленных работников, сократит издержки и время обработки информации.

Беспокоиться о срочном переводе на электронные трудовые книжки сейчас не стоит. Работодатели должны выдать на руки работникам бумажные версии до конца 2020 года. То есть в течение будущего года сотрудники еще могут выразить желание получить традиционные бумажные трудовые книжки.

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: к чему быть готовым работодателю

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.