Горячая линия: 8-800-511-46-74

Генеральный директор

График учета рабочего времени: правила заполнения, образец и бланк

21 ноября 2019
70
Средний балл: 5 из 5
Ведение графиков учета рабочего времени

Закон обязывает каждого работодателя вести учет рабочего времени сотрудников. Мы расскажем, как составить график рабочего времени и правильно его оформить.


Вы узнаете:

  • Как ведется учет рабочего времени.
  • Есть ли обязательная форма графика учета.
  • Как заполнять график по унифицированной форме.
  • Как разработать собственный график учета рабочего времени.

Общие положения об учете рабочего времени

Обязанности работодателя по ведению графика учета рабочего времени прописаны в статье 91 ТК РФ. Учет ведется по следующим основаниям:

  • При расчете заработной платы за отработанный период
  • При нормировании труда
  • При осуществлении контроля за внутренней дисциплиной
  • При поиске оснований для взысканий или премий
  • Если нужно сверить соотношение числа дней отсутствия сотрудника на рабочем месте из-за временной нетрудоспособности и числа дней, за которые получены деньги на выплату пособия из фонда социального страхования
  • Для фиксации и подтверждения стажа работника.

В случае, если компания не ведет график учета рабочего времени, она рискует получить штраф в соответствии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Смотрите в статье электронного журнала «Генеральный Директор» инструкцию, которая поможет повысить скорость оказания услуг и их качество в 2 раза, а также снизить уровень брака.

Смотреть инструкцию

Формы графиков учета рабочего времени сотрудников

В каждой компании решение о том, в какой форме вести график учета рабочего времени принимается на уровне руководителя. Как правило, учет ведут с помощью табеля. Существует несколько видов бланков графиков учета рабочего времени:

  • Унифицированные формы Т-12 и Т-13. Форма Т-12 используется при ручном учете рабочего времени. Форма Т-13 применяется, если в компании существует пропускной учет, например, турникеты. В первой форме есть отдельный раздел для расчетов по заработной плате, вторая используется исключительно для фиксирования рабочего времени. Начиная с 01.01.2013 года применение форм Т-12 и Т-13 не является обязательным. Скачать чистый бланк графика учета рабочего времени можно на сайте.
  • Форма, утвержденная Минфином России в приказе «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 30.03.2015 №52Н. Эта форма используется органами власти, бюджетными организациями, внебюджетными фондами и другими компаниями, связанными с использованием бюджетных средств.
  • Форма, разработанная и утвержденная на конкретном предприятии.

Вне зависимости от того, какая форма графика учета рабочего времени используется в компании, сотрудник, ответственный за ее заполнение, обязан ее соблюдать. Иначе график не будет считаться достоверными доказательством в случае трудового спора в суде. 

Способы учета рабочего времени

На выбор способа ведения графика влияет вид деятельности компании. В зависимости от ситуации можно использовать один из следующих способов учета:

  • Ежедневный или поденный. Используется в компаниях, где принята стандартизированная продолжительность дня. Например, с 09.00 по 18.00, при пятидневной рабочей неделе.
  • Суммированный способ. В некоторых организациях установить стандартизированную длительность рабочего дня для всех работников не представляется возможным. Суммированный учет ведется в компаниях:
  1. С круглосуточным режимом работы
  2. Со сменным режимом работы
  3. С гибким графиком для отдельных работников
  4. Если в компании работают вахтовики
  5. Если для отдельных категорий сотрудников суммированный учет устанавливается отдельными распоряжениями вышестоящих органов. К примеру, суммированный учет водителей автомашин ведется на основании п.8 Приказа Минтранса РФ от 20.08.2004 №15.

Точный период, в течение которого должен быть заполнен график, законодательство не устанавливает. Его можно определить следующим образом: график используется при расчете заработной платы, а сроки расчета и выплат устанавливаются в трудовом договоре и внутренних актах компании. Заработная плата выплачивается сотрудникам два раза в месяц, в 15-дневный срок с момента окончания оплачиваемого периода. Следовательно, в этот же срок необходимо подготовить график учета рабочего времени, образец которого можно скачать в начале статьи.

Как вести табель учета рабочего времени 

В идеале, документ нужно заполнять ежедневно. В большинстве случаев ведение табеля учета рабочего времени является обязанностью секретаря или бухгалтера.

В небольших фирмах график ведут в единственном экземпляре. В солидных компаниях со множеством департаментов и подразделений каждый отдел имеет собственный график учета.

Существует два основных способа ведения графика.

  • Сплошной. Сотрудник фиксирует все отработанные и неотработанные часы.
  • По отклонениям. Есть базовый график. Сотрудник фиксирует все опоздания, ночные, сверхурочные и прочие отклонения от базы.

По окончании периода подсчитывается окончательное число отработанных и пропущенных часов. После этого документ подписывает кадровик и руководитель компании или подразделения. В последнюю очередь документ отправляют в бухгалтерию. В малых компаниях уполномоченный сотрудник составляет график, подписывает его и сам приносит в бухгалтерию.

Рассмотрим, как правильно составить график учета рабочего времени.

График учета рабочего времени: образец заполнения 

Унифицированная форма Т-12 используется при ручном ведении графика. Можно  использовать как стандартную форму, так и доработать ее под потребности компании.

Стандартный документ состоит из трех частей:

  1. Титульная страница, включающая унифицированный список кодов. Каждый код служит для отображения определенного обстоятельства – например, для пропуска по больничному или простоя.
  2. Таблица. Основная часть графика, где и ведется учет рабочего времени.
  3. Таблица, где указывают данные, необходимые для начисления зарплаты.

Табель является регулярным документом. По окончании месяца он закрывается, после чего открывается новый табель, на новый месяц. Каждый табель должен иметь порядковый номер, соответствующий номеру месяца.

Открывается табель первого числа отчетного месяца, закрывается последним числом. Дважды в месяц документ подается в бухгалтерию, для расчета аванса и зарплаты. 

В документе отражаются данные по официальным работникам – тем, с кем заключены трудовые договоры. Для внутренних совместителей сведения прописываются дважды. Не учитываются следующие категории работников:

  • Работающие неофициально.
  • Работающие в другой компании и являющиеся внешними совместителями.
  • Заключившие гражданско-правовой договор.

Титульный лист

Первым делом заполняют титульный лист. Здесь указываются следующие данные:

  • Наименование фирмы
  • Коды ОКУД и ОКПО
  • Номер графика
  • Отчетный период – например, с 01.11.2019 по 30.11.2019
  • Дата составления – день, когда документ подписывается всеми уполномоченными сотрудниками и передается на хранение.

Заполнение таблицы

В стандартной таблице заполняются все графы.

  • 1 - Номер работника. 
  • 2, 3 – Личные данные: ФИО, должность, номер по табелю. Все данные можно брать в личных карточках работников.
  • 4 – Явка / неявка работника, а также число фактически отработанных часов.
  • 5 – Число дней и часов, отработанных в течение половины месяца.
  • 6 – Число дней и часов, отработанных за весь месяц.
  • 7-9 – Данные, необходимые для расчета заработной платы.
  • 10-13 – Информация о том, отсутствовал ли работник в течение дня и по какой причине
  • 14 – Число неявок в течение отчетного месяца. Учет ведется в часах и днях.
  • 15, 16 – Причина отсутствия работника на рабочем месте
  • 17 – Суммарное число праздников и выходных.

В итоге документ должен отражать все данные по всем числам. 

В конце оставляем место для подписи уполномоченных лиц:

  • Секретаря или иного лица, ведущего документ
  • Представителя отдела кадров
  • Начальника отдела

В небольших компаниях достаточно подписи лица, ответственного за заполнение документа.

Советы по ведению графика рабочего времени в таблице Excel

График можно разработать самостоятельно. Для компаний со сменным режимом документ должен содержать следующую информацию:

  • Название компаний
  • ФИО работников
  • Период, на который разрабатывается график
  • Минимальное число смен для полной загрузки производства
  • Число смен в течение суток
  • Порядок выхода сотрудников на работу
  • Длительность смены
  • Чередование смен
  • Наличие перерывов, выходных

График учета рабочего времени скачать чистый бланк

Во избежание ошибок, в процессе работы в Excel можно пользоваться следующими рекомендациями:

  • Постоянную информацию (название фирмы, имена, должности, табельные номера) делать неизменяемой. 
  • Перед заполнением уточнять наличие официальных праздничных дат и переносов выходных.
  • Отклонения от нормы (опоздания и т.д.) нужно учитывать ежедневно. Либо вводить на предприятии систему автоматизации. 

График учета рабочего времени: правила заполнения, образец и бланк

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.