7 ошибок в договоре аренды, которые ведут к росту арендной платы

26293
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Анна Пилюгина, Финансовый директор группы компаний LPP S.A. в России, Генеральный Директор компании «Фэшн Поинт», Москва


  • Почему арендную плату с оборота лучше платить раз в квартал, а не раз в месяц
  • На какие эксплуатационные расходы стоит обратить особое внимание, чтобы не оплачивать дважды одни и те же услуги
  • Почему в обеспечение договора аренды не стоит давать деньги и что можно предложить арендодателю вместо этого

Одна из причин споров, связанных с арендой, – слабая проработка договоров. Конечно, в большинстве случаев текст договора предлагает арендодатель, а значит, документ содержит условия, наиболее приемлемые именно для собственника помещения. Его аргументы: правила аренды в этом торговом (или офисном) центре одинаковы для всех, и менять их специально для вас нецелесообразно. Как раз на этом этапе арендаторы совершают ряд ошибок. Разберемся, каких ошибок в договоре аренды следует избегать.

Ошибка 1. Компания невыгодно представила себя на первых переговорах с арендодателем

Как начать переговоры с собственником помещения? Прежде всего нужно подготовить краткую презентацию Вашей компании: ее опыт, ключевые клиенты и т. п. Обязательно упомяните об отсутствии темных пятен в кредитной истории, укажите на перспективы роста. Это даст понять, что в будущем Вы сможете взять в аренду дополнительные площади, а также снизит риски арендодателя при работе с Вами, так как в некоторой степени гарантирует, что Вы будете вовремя платить за аренду и собственнику не придется обращаться в суд.

Если Вы убедите собственника в своей надежности, то сможете повлиять на размер ставки. Стоит обсудить с ним ее пошаговое увеличение. Например, при начальной ставке 500 долл. США в год за 1 кв. м можно договориться о таком варианте: 400 долл. в первый год аренды, 450 – во второй, а с третьего года применяется базовая ставка – 500 долл.

Ошибка 2. Слабо проработан протокол о намерениях

Цель переговоров – согласовать условия будущей аренды и письменно закрепить договоренности. Как правило, стороны подписывают протокол о намерениях (англ. business terms sheet, BTS). К сожалению, в этом документе будущий арендатор обычно проверяет лишь указанную площадь помещения и ставки, совсем не обращая внимания на другие детали. Это происходит, в частности, потому, что арендодатель торопит с подписанием протокола, ссылаясь на «очередь из желающих» арендовать Ваше помещение. Однако не стоит идти у него на поводу. Вам надо обязательно включить принципиальные моменты в протокол о намерениях. Что имеется в виду? Во-первых, информация о состоянии помещения до передачи его арендатору и сроки проведения им отделочных работ (если таковые предусмотрены). Во-вторых, обязательства по страхованию в период аренды. В-третьих, вид и сроки внесения обеспечения по договору. В-четвертых, порядок расчета и возмещения коммунальных платежей. Все это может показаться излишним, но позднее, на этапе согласования договора аренды, Ваши риски будут существенно снижены: Вы сможете ссылаться на протокол о намерениях.

Ошибка 3. Не определен порядок взимания платы

Ставка арендной платы может называться по-разному: ставкой основной арендной платы, постоянной арендной платы или базовой арендной платы (ее определение обычно приводится в начале договора). Обратите внимание: ставка аренды, которая устанавливается для помещения площадью около 1000 кв. м и выше, может быть на 30% меньше ставки аренды помещения площадью 400 кв. м в том же здании. Запросив информацию о стоимости аренды в разных помещениях одного здания, Вы сможете получить представление, насколько разнятся в нем арендные ставки.

Для торговых фирм иногда предусматривают еще так называемую плату с оборота – взимается положительная разница между предусмотренным процентом товарооборота (часто это 8–15%) и базовой арендной платой за тот же период. Для оптимизации этой части арендной платы можно увеличить отчетный период. Дело в том, что если период равен календарному месяцу, то риск доначисления платы с оборота выше, чем при расчете этого показателя за квартал, полугодие и тем более год.

Пример из практики

В договоре закреплено, что, помимо арендных платежей, компания платит разницу между 10% розничного оборота (продажи товара в арендуемом помещении) и базовой арендной платой. В июле 2012 года выручка от реализации составила 340 тыс. долл. США, в августе – 320 тыс., а в сентябре – 350 тыс. Площадь помещения – 1000 кв. м, ставка аренды – 400 долл. за кв. м в год (или 33,33 долл. в месяц). Отчетный период для исчисления платы с оборота – календарный квартал. Плата с оборота составит:

(340 000 долл. + 320 000 долл. + 350 000 долл.) ×10% − 1000 кв. м × 33,33 долл. / кв. м × 3 мес. = 101 000 долл. − 99 990 долл. = 1010 долл. США.

Если бы плата с оборота рассчитывалась ежемесячно, то суммы были бы такими:

  • за июль – 670 долл. (340 000 долл. × 10% − 1000 кв. м × 33,33 долл. / кв. м);
  • за август платить ничего не надо, так как сумма с оборота оказалась ниже базовой ставки аренды: 320 000 долл. × 10% − 1000 кв. м × 33,33 долл. / кв. м = −1330 долл.;
  • за сентябрь – 1670 долл. (350 000 долл. × 10% − 1000 кв. м × 33,33 долл. / кв. м).

Итого при ежемесячном расчете арендатор доплатил бы за III квартал 2340 долл. США.

Ошибка 4. Не установлены правила индексации платы

Условия об индексации обычно коррелируют с валютой договора. Если ставки выражены в рублях, то ежегодная индексация может устанавливаться в размере индекса потребительских цен (ИПЦ) по данным Росстата. Эта позиция спорная, поскольку прямой связи ставки аренды с изменением стоимости потребительской корзины нет, однако такое условие все чаще встречается в договорах. Как вариант дополнительной оптимизации расходов по аренде можно включить в договор такое условие: «Каждый последующий год срока аренды ставка базовой арендной платы увеличивается на ИПЦ по данным Росстата за календарный год, предшествующий дате индексации, но не более чем на 5%». Это позволит Вам избежать неопределенности, а Ваша финансовая служба сможет точнее планировать бюджет.

Если ставка указана в иностранной валюте, обратите внимание на порядок ее конвертации при внесении арендных платежей. Наиболее популярное условие – по курсу ЦБ РФ, но и здесь есть тонкости: арендодатель во избежание рисков часто устанавливает ограничение нижнего порога курса валюты, например: «…по курсу ЦБ РФ на дату оплаты, но не менее 31 рубля за 1 долл. США». Ссылаясь на возможные курсовые риски, Вы, как арендатор, тоже можете потребовать установить верхний порог курса валюты. Например, укажите: «…и не более 33 руб. за 1 долл. США». Если ставки зафиксированы в долларах США, то для индексации платежей лучше применять CPI США, а для евро – HICP еврозоны.

Ошибка 5. Не расписаны эксплуатационные расходы

Часто вопрос, что подразумевается под эксплуатационными расходами, стороны обсуждают второпях или принимают эти расходы по умолчанию как вторую часть арендной платы. Однако перечень дополнительных услуг, оплачиваемых в составе эксплуатационных расходов, лучше включить в соглашение; перечислите их, например, в приложении к договору. Рекомендую уточнить, что в ставке учтены и расходы на вывоз мусора. Соглашение может содержать такую фразу: «Право собственности на отходы, образующиеся в том числе в результате деятельности арендатора в помещении, принадлежит арендодателю. Арендодатель производит вывоз твердых бытовых отходов и их утилизацию в установленном законом порядке». Это позволит избежать проблем со службой экологического надзора – перед ней будет отчитываться арендодатель в целом по объекту.

Обратите внимание, не предлагают ли Вам оплачивать одни и те же услуги дважды. Например, если затраты на освещение, тепло- и водоснабжение мест общего пользования уже включены в эксплуатационные расходы арендодателя, то их следует исключить из формулы расчета возмещения затрат на коммунальные услуги. И еще совет: если до начала аренды Ваша компания занимается отделкой помещения, в то время как собственник завершает отделку здания (например, торговая компания готовит помещение, устанавливает оборудование и открывает свой магазин одновременно с торговым центром), есть смысл обсудить с арендодателем скидку к базовой ставке за эксплуатацию на период отделки.

Теперь рассмотрим коммунальные платежи. Они могут быть включены в состав так называемой переменной части арендной платы или выделены в договоре как самостоятельный платеж. С точки зрения налогового учета более безопасный способ – включение таких расходов в состав переменной части арендной платы. В любом случае установите счетчики электроэнергии и воды и поручите сотрудникам ежемесячно снимать показания. Это сделает расчеты более прозрачными: расход по счетчику и тарифы будут известны Вашей финансовой службе, что позволит контролировать затраты. Часть платежей может рассчитываться пропорционально доле занимаемой Вами площади по отношению к площади здания (это касается распределения коммунальных расходов на содержание мест общего пользования). При возникновении сомнений в таких расчетах письменно запросите у арендодателя расшифровки к счету на оплату. То же самое можно сделать, если в какой-либо период платежи сильно вырастут относительно среднемесячного уровня.

Пример из практики

Арендодатель предложил установить ежегодную ставку индексации в размере ИПЦ по данным Росстата, но не менее 5%. Основным аргументом собственника был ежегодный рост расходов на эксплуатационное обслуживание здания и прилежащей территории (в том числе на оплату труда персонала). Увеличение – не менее уровня инфляции. Арендатора такой подход не устроил. В результате после переговоров с собственником были согласованы ставки индексации для двух видов платежей:

  • в размере ИПЦ для эксплуатационных расходов;
  • в размере 5% для базовой аренды.

Такой подход оказался приемлемым для обеих сторон. Индексация коммунальных платежей рассчитывалась исходя из фактического роста тарифов в соответствующем расчетном периоде.

Ошибка 6. Арендатор обеспечивает договор наличными

Обеспечительный платеж по договору аренды, как правило, составляет от одной до трех месячных арендных плат. Размер достаточно велик. Но вызвано это не только тем, что арендодатель желает подстраховаться на случай невнесения Вами очередного платежа, – такой депозит часто еще и привязан к размеру штрафных санкций за досрочное расторжение договора по инициативе арендатора при отсутствии вины арендодателя. Тем не менее о размере обеспечения также можно договариваться. Вполне реально в ходе переговоров снизить депозит, например, с трех- до двухмесячной арендной платы. Если же договориться о снижении обеспечительного платежа не удалось, предложите заменить его банковской гарантией. Приведите такой аргумент: Вы не хотели бы замораживать деньги на весь срок аренды и стремитесь к более современному способу обеспечения исполнения обязательств. Если Вы договариваетесь с арендодателем о депозите в форме банковской гарантии, в текст договора нужно включить пункты об условиях и сроках ее предоставления, порядке увеличения в связи с индексацией арендной платы в последующие годы аренды, а также о возврате оригинала банковской гарантии по истечении срока аренды.

Ошибка 7. Не уделено внимание прочим условиям договора

Часто арендатору предлагают застраховать имущество (от всех рисков), а также свою гражданскую ответственность за ущерб третьим лицам при ведении деятельности в арендуемом помещении. Это нормально, но, подписывая договор страхования, не соглашайтесь, если арендодатель пытается включить в него условие об отказе от суброгации (лишив таким образом страховую компанию права требовать с арендодателя компенсацию, даже если он виноват). В целом практика показывает, что арендодатели редко включают обязательства по страхованию со своей стороны, хотя право собственности на здание влечет несение рисков. Поэтому рекомендую Вам еще проконтролировать, есть ли у арендодателя обязательства по страхованию имущества. С 1 января 2013 года будет установлена ответственность собственника здания за ущерб, причиненный третьим лицам в результате разрушения или повреждения здания, а также в результате нарушения требований по безопасной эксплуатации здания (Федеральный закон от 28.11.2011 №337-ФЗ).

Вот на что еще надо обратить внимание.

Есть ли в договоре условие, что Вы имеете преимущественное право перед другими лицами заключить договор аренды на новый срок. Это особенно актуально, если помещение Вам подходит и Вы вложили в его отделку немало денег.

Может ли арендодатель обязать Вас переехать из одного помещения в другое (например, магазин может быть перенесен в новое помещение в границах одного торгового центра). Если исключить такое право арендодателя не удастся, нужно оговорить хотя бы условия частичной компенсации неотделимых улучшений и предоставления нового помещения, по техническим характеристикам и коммерческой привлекательности не уступающего предыдущему.

Еще 3 совета

  1. Чтобы избежать конфликтов с арендодателем, все условия соглашения зафиксируйте в договоре.
  2. По любым вопросам обращайтесь к арендодателю письменно, ссылаясь на соответствующие статьи договора. Это важно: собственник не только убедится в серьезности Вашей компании, но и будет реагировать более конструктивно.
  3. Соблюдайте правила корпоративной этики при переговорах и в деловой переписке. Если сторонам в течение срока аренды удается наладить партнерские отношения и решать спорные проблемы мирным путем, нередко арендный договор заключается на новый срок на взаимовыгодных условиях.

Анна Пилюгина окончила Финансовую академию при Правительстве РФ. Получила степень МВА в Высшей школе финансов и менеджмента РАНХиГС при Президенте РФ. С 2000 года работала главбухом в сфере розничной торговли и ресторанного бизнеса, с 2008 года руководит финансовым департаментом.

7 ошибок в договоре аренды, которые ведут к росту арендной платы

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль