Excel как инструмент управления сотрудниками

539
Excel как инструмент управления сотрудниками

Фото: Andrei Tifrea/Flickr

Александр Карпов Директор по персоналу и общим вопросам завода LG Electronics Rus, поселок Дорохово Рузского района Московской области; кандидат технических наук


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Как применять электронные таблицы в ежедневном управлении коллективом
  • В каких случаях эффективно использовать Excel
  • Какие показатели и критерии легко и удобно отслеживать в электронных таблицах

Одна из самых серьезных трудностей, с которыми сталкиваются руководители, – необходимость постоянно поддерживать высокое качество работы персонала. Если постоянно не напоминать сотрудникам, что они должны делать, со временем они перестают соблюдать однажды внедренную технологию работы. Информационные технологии помогают руководителю деликатно осуществлять планирование, контроль и другие управленческие функции. С их помощью удается поддерживать процессы на должном уровне, а также визуализировать результаты деятельности. Необязательно для этого закупать дорогостоящие информационные системы, я хочу поделиться опытом управления персоналом и контроля сотрудников с помощью одного из самых простых и доступных инструментов – электронных таблиц Excel.

Почему электронные таблицы

Конечно, в нашей компании есть сложные специализированные информационные системы, но на уровне отдельного подразделения с управленческими задачами великолепно справляются и электронные таблицы. Их главное преимущество по сравнению с серьезными информационными системами – простота. Сейчас сложно найти человека, который бы в той или иной степени не был знаком с Excel. Поэтому на освоение этого инструмента новому сотруднику требуется минимальное количество времени. Создать и редактировать таблицы руководитель подразделения может самостоятельно, без посредничества программистов.

Другое важное преимущество электронных таблиц – надежность. Ломаться практически нечему, к тому же мы периодически создаем резервные копии данных. Сохранить конфиденциальность можно, предоставив права доступа к отдельным таблицам ограниченному кругу лиц. Например, новички получают доступ только к данным, имеющим непосредственное отношение к их работе. После прохождения испытательного срока права доступа постепенно расширяются.

Как все устроено

В нашей компании есть корпоративная сеть, в которой у каждого подразделения имеется своя папка, где хранятся рабочие документы. Наше подразделение состоит из трех отделов: кадрового делопроизводства, организационного развития, а также отдела обучения и развития. Соответственно, кроме общей папки департамента, на сервере хранятся три отдельные папки каждого отдела. Это сделано для облегчения поиска информации, доступ ко всем таблицам и файлам, лежащим на сервере, имеют все сотрудники департамента. Особенность системы в том, что к одному файлу могут одновременно обращаться несколько пользователей, и все они видят одну и ту же информацию.

Мы используем электронные таблицы для следующих целей:

  • Хранение информации. В электронных таблицах можно хранить не только количественные данные, в них можно также собирать знания, умения и навыки группы. Так, у нас в таблицах записаны ценности департамента. Мы сформулировали его коллективно. Любой из нас может сверить свое поведение с тем, чего ждут от него компания, подразделение, коллеги и руководитель. В форме таблиц записаны должностные обязанности всех сотрудников. Это не формальные инструкции, которые требует трудовая инспекция (хотя они у нас тоже есть), а реально работающие документы. 
  • Планирование работы. Управление с помощью Excel позволяет сплотить команду. Этого удается добиться за счет того, что все сотрудники имеют одновременный доступ к информации по подразделению: они видят, какие задачи поставлены и какова степень их выполнения, каков вклад каждого сотрудника в общий результат. В нашей компании все сотрудники в курсе происходящего, не бывает так, чтобы сотрудник занимался только своим участком работы: каждый видит планы своих коллег и всего подразделения. Таблицы я специально сделал цветными, это дает возможность не просто показывать цифры, но и давать их оценку. С помощью цвета можно обозначить проблемные участки и выделить успешно осуществляемую работу. Если ячейка выделена зеленым цветом – все хорошо, работаем нормально, если красным – значит, дела идут не лучшим образом (см. табл. 1 и 2).
  • Контроль за выполнением деятельности. Результаты фиксируются ежедневно, сравнение с целевыми показателями осуществляется ежемесячно. Степень достижения всех задач представлена в наглядной форме. Каждый сотрудник имеет возможность сравнить личные результаты с показателями коллег или собственными достижениями в прошлом. Помимо основных обязанностей у всех сотрудников возникает необходимость выполнять разные поручения. Я уже говорил, что часто люди просто забывают о каких-то делах, разные электронные и бумажные «напоминалки» не помогают. А таблица, в которой написано, что, кому и когда поручено и когда что сделано, – работает (см. табл. 3). Люди туда регулярно заглядывают и вспоминают про данные им поручения. Вносят данные (результаты) во все таблицы сами сотрудники – я им доверяю и никогда не буду проверять, например, действительно ли за эту неделю сотрудником было сделано 50 приказов или он ошибся на десяток. Работники проверяют себя сами.

Excel как инструмент управления сотрудниками

Excel как инструмент управления сотрудниками

Excel как инструмент управления сотрудниками

Справка


Александр Карпов окончил МГТУ им. Н. Э. Баумана. Кандидат технических наук. Возглавлял лабораторию информационных технологий НИИ НПО «Луч», затем работал HR-менеджером и HR-директором в нескольких производственных компаниях.

LG Electronics Rus

Сфера деятельности: производство бытовой техники и электроники 

Форма организации: ООО, завод

Месторасположение: поселокДорохово Рузского района Московской области

Численность персонала: 1000

Объем производства в день: 2–3 тысячи единиц каждого вида продукции 

Рынки сбыта: Россия (основной), Белоруссия, Украина, Восточная Европа



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль