Как повысить управляемость бизнеса, потратив 200 тыс. руб. на автоматизацию предприятия

6206
Фото © Flickr
Фото © Flickr

Наталья Савельева, Генеральный Директор и совладелец компании «Автокомфорт+», Иркутск


На какие вопросы вы найдете ответы в этой статье

  • Почему стоит самостоятельно изучить список услуг IT-подрядчиков, а не просто объявить тендер
  • Автоматизация бизнеса без длительного этапа внедрения
  • Какие четыре меры помогут Вам преодолеть нежелание продавцов работать в новой системе
  • Сколько стоит автоматизация небольшой компании 

В 2012 году обороты нашей компании стали достаточно высоки, появились крупные оптовые клиенты, увеличилось число розничных магазинов, а работать мы продолжали по старинке.

1. Продавцы в магазинах записывали информацию о каждой продаже в тетрадки, а потом сдавали их менеджерам отдела оптовых продаж, которые уже вносили данные в компьютерную систему.

2. В каждом из территориально разнесенных подразделений (магазины, склад и офис) была своя база данных. И продавцам, и бухгалтерам приходилось потом вручную переносить данные в общую базу.

3. Оптовые клиенты (сети автомобильных супермаркетов, заправок) ставят жесткие условия по оперативности предоставления сведений и документов в электронном виде. Поскольку обработка данных производилась вручную, на выполнение этих требований стало уходить много времени.

4. Мы не могли расширить штат отдела оптовых продаж, чтобы ускорить обработку данных, так как помещение для офиса арендуем в торговом центре, где стоимость квадратного метра очень высока. Выделить там рабочие места сотрудникам, которые не занимаются продажами, слишком дорого, а перевести их куда-то еще у нас не было возможности. Проблема была все в том же – разрозненные базы данных и необходимость вручную вносить в них информацию и обрабатывать ее.

5. При ручной обработке информации неизбежно возникало много ошибок.

В поисках решения этих проблем я задумалась об автоматизации бизнеса. Главная задача, которую я поставила, – объединить розничное и оптовое направления единой информационной системой. Это позволило бы тратить меньше времени на обработку и анализ данных, освободить сотрудников от необходимости переносить цифры с бумаги в компьютер, использовать высвободившиеся ресурсы для развития бизнеса. 

Система автоматизации предприятия: как выбрать

Мы стали присматриваться к местному рынку IT-подрядчиков, причем не объявляли тендер и не обращались к ним, представив описание своих потребностей, а просто изучали, какие услуги предлагают компании и какие на них цены. У нас был жесткий бюджет (около 200 тыс. руб.), и стоимость услуг была существенным моментом. Еще одним важным для нас фактором являлась репутация компании – искали такую, которая давно работает на рынке, выполнила много проектов для известных фирм и может представить рекомендации (или мы сами можем запросить их у перечисленных на сайте подрядчика клиентов).

Сначала планировали найти компанию, которая установит нам сервер на нашей площади, проведет и настроит локальную сеть, подключит к серверу магазины. Выяснилось, что дорого не только выполнить эти работы, но и поддерживать сервер и сеть в рабочем состоянии; пришлось бы к тому же взять в штат технических специалистов, которые бы разбирались в оборудовании. А еще и вопрос безопасности данных нужно было решать. Конечно, довериться сторонней компании было страшно – ведь мы оказались бы в полной зависимости от нее. Кроме того, мы опасались, что систему не удалось бы настроить так, как нам нужно. Поэтому мы достаточно долго ничего не предпринимали, откладывали все до крайнего случая.

У одного из подрядчиков я нашла интересное предложение – облачный сервис1. Суть проста: не нужно покупать и устанавливать никакого оборудования, поддерживать систему, достаточно лишь получить доступ к нужной нам программе с помощью облачного сервиса и  работать в ней через Интернет. К тому же, если бы что-то пошло не так, мы легко смогли бы перейти к использованию другого решения (как нам объяснили, данные технологии обеспечивают легкий переход из облаков к локальному решению, то есть можно попробовать работать в облаке, а если не понравится, то выгрузить базу на свой сервер и продолжить работу). Стоимость этого варианта оказалась в разы ниже, чем вариант с собственным сервером. Еще одним доводом в пользу облака стало то, что не требовалось брать в штат отдельного специалиста: поддержку обеспечивает подрядчик. На мой взгляд, для небольших компаний это менее рискованно, чем закупка оборудования и все сопутствующие хлопоты. В качестве программного продукта мы выбрали «1С:Управление небольшой фирмой 8» – именно восьмая версия поддерживает работу на облачном ресурсе.

Почему внедрения как такового не потребовалось

Поскольку выбранная нами программа работает в облаке, сам процесс автоматизации организации в классическом его понимании отсутствовал (см. рис. 1). Мы заключили с подрядчиком (партнер фирмы «1С») договор, который включает предоставление технической и консультационной поддержки. Завели девять учетных записей: для двух руководителей, бухгалтера, трех продавцов в магазинах и всех менеджеров по продажам (на отдел сделали три записи). Чтобы начать работу в программе, нужно лишь набрать в адресной строке адрес сайта и ввести на открывшейся странице свой логин и пароль. Делать это можно с любого устройства с доступом в Интернет. После ввода логина и пароля открывается интерфейс программы, в которой мы и работаем; нам не пришлось даже устанавливать на компьютеры новое ПО. Руководители и продавцы используют «1С:Управление небольшой фирмой», а бухгалтерия – программу «1С:Бухгалтерия», которая доступна в этом же облаке. Это удобно: документы, созданные в любой из этих двух программ, сразу же попадают и во вторую, так что нет необходимости заводить их повторно. Это очень помогает мне экономить рабочее время. К тому же мы уложились в наш бюджет 200 тыс. руб. (см. рис. 2).

Также подрядчик помогал нам переносить базу данных в программу на облачном сервисе: мы выгружали информацию в Excel, а подрядчик импортировал оттуда данные в «1С» на облачный сервер.

Как повысить управляемость бизнеса, потратив 200 тыс. руб. на автоматизацию предприятия

 Как повысить управляемость бизнеса, потратив 200 тыс. руб. на автоматизацию предприятия

Как преодолели сопротивление персонала необходимости работе в новой программе

Это делали в два этапа: первыми в системе начали работать офисные сотрудники, а затем продавцы магазинов. Расскажу, какие на данном этапе возникали проблемы и как мы их решали.

Проблемы офисных сотрудников

Сначала мы подключили к системе отдел оптовых продаж. Его сотрудники умели пользоваться компьютером и знали программу «1С» – до этого у нас стояла седьмая версия. Но проблемы все равно были, и достаточно серьезные. Во-первых, «восьмерка» поначалу показалась сложной, кроме того, работать пришлось через Интернет, чего сотрудники раньше никогда не делали. Во-вторых, доступ в Сеть был нестабильным, а скорость медленной, сотрудники часто ошибались, нервничая и не понимая, из-за чего произошел сбой: из-за их ошибки или отсутствия связи. У моих подчиненных была еще одна фобия: они не понимали, «ушла» ли вся информация в базу данных или нет. В результате каждый день было одно и то же: сотрудницы приходили ко мне жаловаться, что программа сложная, непонятная, все работает медленно, ничего не получается, – и спрашивали, зачем все это нужно. И я каждый день (и в ответ на жалобы, и не дожидаясь их) успокаивала и агитировала подчиненных. Успокаивала обычно так: «Я понимаю, Вам сложно. Но нужно потерпеть – учиться всегда сначала трудно. Скоро Вы все освоите, и каждая операция станет занимать меньше времени. Вы сможете выполнять эти действия автоматически, легко». А агитировала так: «Потратив сейчас время и силы (и нервы!) на изучение новой программы и технологии работы через Интернет, Вы повысите свою квалификацию, получите новый опыт. А когда новая программа  станет привычной, Вам больше не придется выполнять ту отупляющую работу по переносу данных с бумаги в систему. Вы сможете уделять время деятельности, на которую раньше почти не оставалось времени, но которая достойна Вашей квалификации и опыта. А благодаря этому и зарабатывать сможете больше».

Проблемы продавцов в магазинах

Три месяца спустя, когда офисные сотрудники освоили программу, мы перешли к обучению работников магазинов. Они, в отличие от офисных коллег, никогда не работали с компьютером. К тому же каждому из продавцов, работающих в магазинах в одиночку, было просто психологически сложно из-за того, что рядом нет коллеги, которого можно было бы позвать на помощь. Интерфейс программы на компьютерах в розничных точках такой же, как и в офисе, только не все функции доступны. Конечно, продавцы гораздо больше жаловались на то, что программа не работает, постоянно куда-то пропадает, закрывается, выдает ошибки. На самом деле эти ошибки были в основном связаны с неумелостью: например, люди случайно закрывали программу или задевали провод (так что у них пропадал Интернет), но  не замечали этого, а сразу впадали в панику. Чтобы успокаивать продавцов, мы применили несколько мер.

Во-первых, мы рекомендовали им каждый день перед закрытием магазина распечатывать отчеты по продажам и хранить их у себя. Психологически это помогало, люди успокаивались: ведь все распечатано, значит, информация уже не пропадет, даже если «программа сломается» или выключится Интернет.

Во-вторых, мы изменили периодичность посещения каждого магазина менеджером, отвечающим за развитие розницы: если раньше он приезжал в каждый из них дважды в неделю, то теперь должен был делать это не реже чем раз в два дня; также его могли вызвать продавцы.

В-третьих, каждому продавцу сообщили телефон нашего подрядчика, и на первых порах они звонили и в техподдержку, и нам в офис – главное было дозвониться. Со временем же сотрудники магазинов начали разбираться, какого типа проблема возникла, и стали звонить не всем подряд, а тому, кто может им помочь с конкретным вопросом.

В-четвертых, я подобрала убедительные аргументы и для продавцов: объясняла, что благодаря новой программе и облачному сервису работать стало проще – надо только привыкнуть делать все по-новому. Теперь у них на рабочих местах есть Интернет, а значит, доступ к различным каталогам товаров. Автомобильные аксессуары по большей части подбираются по модели автомобиля, даже не по марке, поэтому запомнить такой объем информации невозможно. Также благодаря Интернету продавцы теперь могут при подборе оптимального для клиента варианта показывать покупателям картинки (если конкретного товара сейчас нет в магазине и клиент хочет его заказать). А благодаря компьютерной системе больше нет необходимости записывать сведения о каждом товаре (артикул, наименование, цена) в тетрадку – достаточно просканировать штрихкод.

И агитация, и другие меры дали  эффект: ни один из моих подчиненных (как в офисе, так и в магазинах) не уволился, хотя я знаю, что внедрение автоматизированной системы часто приводит к уходу части сотрудников.

Результаты

База данных как по оптовым, так и по розничным продажам (сведения о товарах и клиентах) теперь доступна всем откуда угодно: продавцам – из каждого магазина, сотрудникам отдела оптовых продаж – из офиса и со склада, бухгалтерам и руководству – из дома либо с ноутбука (или даже с планшета). При этом, чтобы обезопасить компанию от хищения данных, мы установили для каждого сотрудника свой набор прав – в соответствии с должностью.

Я могу следить за актуальной ситуацией, а не получать информацию  с опозданием в несколько дней. Раньше приходилось ждать, пока она поступит из магазинов в отдел оптовых продаж, а там ее внесут в базу; так как я работаю не в офисе, то для ознакомления с информацией мне приходилось приезжать, чтобы быть у офисного компьютера. Сейчас я в любой момент могу посмотреть чек, который выбили в магазине минуту назад. Программа позволяет получать аналитические отчеты: по продажам, по прибыли (с детализацией по подразделениям), по взаиморасчетам с клиентами, по движению денежных средств.

У некоторых работников освободилось время, которое раньше они тратили на внесение информации в базу вручную. И теперь перед ними я могу ставить более сложные задачи: активнее искать новых клиентов, составлять аналитические отчеты и пр. Также я увеличила для офисных сотрудников планы продаж.

Дорогая офисная площадь теперь используется более эффективно: мы смогли перевести на удаленную работу всех, кроме менеджеров по продажам, и расширить отдел, наняв еще двух сотрудников (теперь в отделе пять человек). В частности, смогли взять на работу директора по продажам, который занимается исключительно планированием работы отдела, поиском новых клиентов и другими мероприятиями по увеличению продаж. Раньше мне самой приходилось заниматься этим – просто потому, что не было рабочего места для такого сотрудника.

Мы смогли активнее привлекать крупных клиентов (сети по 30–40 магазинов), потому что теперь можем оперативно обрабатывать большой объем информации, не опасаясь, что не справимся с документооборотом. Ведь им нужно предоставить всю нашу номенклатуру – порядка 4 тыс. наименований, с указанием штрихкодов, производителей, стран выпуска и пр., причем с информацией о наличии товара в данный момент.

Сайт компании теперь работает как интернет-магазин (и для оптовых, и для розничных клиентов): с помощью автоматизированной системы на нем поддерживается в актуальном состоянии информация по всем наименованиям.

Как повысить управляемость бизнеса, потратив 200 тыс. руб. на автоматизацию предприятия

Справка


Наталья Савельева окончила Байкальский государственный университет экономики и права по специальности «экономист». Нынешнюю компанию основала в 2006 году. До этого работала начальником отдела снабжения в торговой автомобильной фирме. 

ООО «Автокомфорт+»
Сфера деятельности: оптово-розничная торговля автоаксессуарами
Численность персонала: 20
Количество магазинов: 3 (а также интернет-магазин)
Годовой оборот: 70 млн руб. (в 2013 году)

1Речь идет об облачном сервисе (SaaS) «1С:Предприятие через Интернет» (www.1cfresh.com). Здесь же можно протестировать работу выбранного продукта в облаке. – Примеч. редакции.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль