text
Генеральный Директор

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

  • 23 июня 2014
  • 7138
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Павел ГончаровГенеральный Директор и владелец компании «Невский небосвод», Санкт-Петербург


  • Как  автоматизация бизнеса позволит повысить количество продаж
  • Почему Генеральному Директору стоит самому составлять техническое задание и тестировать программу
  • Что, кроме плановой себестоимости, стала считать программа
  • Шесть основных принципов максимально эффективной автоматизации

Нашей компании за полгода деятельности удалось в 3 раза повысить свой оборот. Поэтому нужно было приложить управленческие усилия и серьезно задуматься, как автоматизировать бизнес.

1 этап. Выбрать программу и способ работы (система автоматизации бизнеса). Выбор был сделан в пользу «1С: Управление небольшой фирмой». На самом деле, удобный и понятный интерфейс, хотя на первом этапе мы столкнулись с определенными проблемами из-за связи. Поэтому решили приобрести сервер, чтобы на нем размещать данные. Теперь поддерживается работа с системой из локальной сети – гораздо быстрее. Пользователю для входа в систему достаточно указать логин и пароль.

2 этап. Адаптация программы под бизнес
. При необходимости программа может быть адаптирована под специфику определенного бизнеса. Лучше, если пару месяцев с программой работать по заложенной в ней схеме. И уже в процессе работы становится понятно, какие модули необходимо изменить и доработать – с учетом специфики бизнеса. Изменения мы вносили поэтапно – небольшими заданиями для подрядчиков. С момента, как мы приняли решение автоматизировать бизнес и до полной адаптации системы, прошло полтора года. При этом всегда я сам составлял техническое задание для доработки, сам же имел опыт работы с системой от лица разных пользователей. Именно так смог на своем опыте определить, как можно сделать систему более удобной.

3 этап. Добавление в автоматизацию бизнеса CRM-модуля. Можно создавать в программе карточку под каждый заказ с указанием клиента, суммы договора и прочих данных. С учетом специфики нашей компании, мы создали документ для подробной фиксации данных о работе с покупателем: время звонка, предварительный расчет, был ли оформлен заказ выезда замерщика и пр.

В карточке возможно указание и статуса заказа. В график нашего замерщика данные о заказе переходят непосредственно из карточки клиента – ничего вручную переписывать не приходится.

Внедрить основной функционал удалось в течение месяца. Потом лишь постепенно вносили дополнения – несколько месяцев на фоне основной работы.

4 этап. Наладить расчет валовой прибыли с заказа до его выполнения
. Программа «1С» включает механизм расчета стоимости. Однако точный размер (учитывая распределение всех затрат) может быть понятен только после выполнения работы. Мне было важно определять (пусть и примерно) себестоимость и валовую прибыль по заказу заранее – чтобы еще на этапе согласования сметы с клиентом понимать рентабельность проекта.

Далее составили перечень нормативных расходов по всем позициям работ, материалов и предоставляемых услуг – суммарно порядка 100 позиций. Указали плановую себестоимость каждой из позиций (немного отличалась от реальной). После этого был введен показатель «плановой валовой прибыли» - разница между ценой заказа и плановой себестоимостью. В результате мы смогли рассчитывать потенциальную прибыль с заказчика.

Новая система начала полноценно использоваться компанией с осени 2012-го года. За это время нам удалось суммарно повысить количество продаж примерно в 1.8 раза.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

6 советов, как автоматизировать бизнес эффективно

Если сотрудник переменам сопротивляется, можно разрешить прежний принцип работы, но с определенным условием. Однажды замерщик сказал мне, что ему тяжело и медленно работать с такой системой. Поэтому он решил продолжить работу на бумаге. Мы решили согласиться, но при одном условии – каждое утро замерщик должен был приезжать в офис, чтобы вносить данные в программу. Спустя два дня сотрудник сам попросил перейти к новой системе.

Отдельные (а лучше все) поля следует делать обязательными для заполнения.

Чтобы автоматизировать бизнес, будьте готовы потратить на автоматизацию существенную для себя сумму. Это своеобразный стимул – потраченные деньги не дают забыть об автоматизации. Поэтому руководитель вынужден довести дело до конца, чтобы инвестиции не пропадали даром.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

Пошаговая доработка программы. Особенно актуально, если компания ограничена в средствах – можно вкладывать часть доходов в автоматизацию постепенно. К тому же, вы уже будете работать с программой, понимая необходимые изменения.

Руководителям небольших компаний рекомендуется заниматься автоматизацией лично.

Я с уверенностью говорю, что автоматизировать бизнес-процессы для малого предпринимательства крайне важно. Начинать нужно с самого необходимого. Некоторые планируют начинать с финансового учета, другие – со складского. Но я считаю, что начинаться автоматизация должна с управления взаимоотношения с покупателями, также с управлениями продажами компании.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Фотография замерщика на объекте.docx
  • Скриншот интерфейса программы с примерами статусов заказов.docx

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 10 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.