text
Генеральный директор

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

  • 23 июня 2014
  • 7138
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Павел ГончаровГенеральный Директор и владелец компании «Невский небосвод», Санкт-Петербург


  • Как  автоматизация бизнеса позволит повысить количество продаж
  • Почему Генеральному Директору стоит самому составлять техническое задание и тестировать программу
  • Что, кроме плановой себестоимости, стала считать программа
  • Шесть основных принципов максимально эффективной автоматизации

Нашей компании за полгода деятельности удалось в 3 раза повысить свой оборот. Поэтому нужно было приложить управленческие усилия и серьезно задуматься, как автоматизировать бизнес.

1 этап. Выбрать программу и способ работы (система автоматизации бизнеса). Выбор был сделан в пользу «1С: Управление небольшой фирмой». На самом деле, удобный и понятный интерфейс, хотя на первом этапе мы столкнулись с определенными проблемами из-за связи. Поэтому решили приобрести сервер, чтобы на нем размещать данные. Теперь поддерживается работа с системой из локальной сети – гораздо быстрее. Пользователю для входа в систему достаточно указать логин и пароль.

2 этап. Адаптация программы под бизнес
. При необходимости программа может быть адаптирована под специфику определенного бизнеса. Лучше, если пару месяцев с программой работать по заложенной в ней схеме. И уже в процессе работы становится понятно, какие модули необходимо изменить и доработать – с учетом специфики бизнеса. Изменения мы вносили поэтапно – небольшими заданиями для подрядчиков. С момента, как мы приняли решение автоматизировать бизнес и до полной адаптации системы, прошло полтора года. При этом всегда я сам составлял техническое задание для доработки, сам же имел опыт работы с системой от лица разных пользователей. Именно так смог на своем опыте определить, как можно сделать систему более удобной.

3 этап. Добавление в автоматизацию бизнеса CRM-модуля. Можно создавать в программе карточку под каждый заказ с указанием клиента, суммы договора и прочих данных. С учетом специфики нашей компании, мы создали документ для подробной фиксации данных о работе с покупателем: время звонка, предварительный расчет, был ли оформлен заказ выезда замерщика и пр.

В карточке возможно указание и статуса заказа. В график нашего замерщика данные о заказе переходят непосредственно из карточки клиента – ничего вручную переписывать не приходится.

Внедрить основной функционал удалось в течение месяца. Потом лишь постепенно вносили дополнения – несколько месяцев на фоне основной работы.

4 этап. Наладить расчет валовой прибыли с заказа до его выполнения
. Программа «1С» включает механизм расчета стоимости. Однако точный размер (учитывая распределение всех затрат) может быть понятен только после выполнения работы. Мне было важно определять (пусть и примерно) себестоимость и валовую прибыль по заказу заранее – чтобы еще на этапе согласования сметы с клиентом понимать рентабельность проекта.

Далее составили перечень нормативных расходов по всем позициям работ, материалов и предоставляемых услуг – суммарно порядка 100 позиций. Указали плановую себестоимость каждой из позиций (немного отличалась от реальной). После этого был введен показатель «плановой валовой прибыли» - разница между ценой заказа и плановой себестоимостью. В результате мы смогли рассчитывать потенциальную прибыль с заказчика.

Новая система начала полноценно использоваться компанией с осени 2012-го года. За это время нам удалось суммарно повысить количество продаж примерно в 1.8 раза.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

6 советов, как автоматизировать бизнес эффективно

Если сотрудник переменам сопротивляется, можно разрешить прежний принцип работы, но с определенным условием. Однажды замерщик сказал мне, что ему тяжело и медленно работать с такой системой. Поэтому он решил продолжить работу на бумаге. Мы решили согласиться, но при одном условии – каждое утро замерщик должен был приезжать в офис, чтобы вносить данные в программу. Спустя два дня сотрудник сам попросил перейти к новой системе.

Отдельные (а лучше все) поля следует делать обязательными для заполнения.

Чтобы автоматизировать бизнес, будьте готовы потратить на автоматизацию существенную для себя сумму. Это своеобразный стимул – потраченные деньги не дают забыть об автоматизации. Поэтому руководитель вынужден довести дело до конца, чтобы инвестиции не пропадали даром.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

Пошаговая доработка программы. Особенно актуально, если компания ограничена в средствах – можно вкладывать часть доходов в автоматизацию постепенно. К тому же, вы уже будете работать с программой, понимая необходимые изменения.

Руководителям небольших компаний рекомендуется заниматься автоматизацией лично.

Я с уверенностью говорю, что автоматизировать бизнес-процессы для малого предпринимательства крайне важно. Начинать нужно с самого необходимого. Некоторые планируют начинать с финансового учета, другие – со складского. Но я считаю, что начинаться автоматизация должна с управления взаимоотношения с покупателями, также с управлениями продажами компании.

4 этапа эффективной автоматизации бизнеса

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Фотография замерщика на объекте.docx
  • Скриншот интерфейса программы с примерами статусов заказов.docx

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.