Как планировать рабочий день: секреты успешных руководителей

30518
Как планировать рабочий день: секреты успешных руководителей

Фото: Instagram 


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Планирование рабочего дня руководителя: как научиться все успевать за 40 часов 
  • Как Генеральный Директор компании «Ауди Центр Таганка» планирует свою рабочую неделю
  • Как планировать рабочий день и каким задачам уделять внимание в первую очередь  

Организация и планирование рабочего дня – сложная наука, но этим навыком должен владеть каждый успешный руководитель. В этой статье Ваши коллеги расскажут, как планировать рабочий день, бороться с цейтнотом и все успевать.

Как планировать рабочий день, научиться выделять приоритеты и отказаться от всего лишнего

Федор Овчинников, Директор компании «Додо-пицца», Сыктывкар

Когда я понял, что для достижения цели мне нужно успеть и то, и это, и еще вон то и при этом не взорваться от перегрузки и жить гармонично, –  ответ на вопрос как планировать рабочий день пришел сам собой. Рецепт правильного подхода к организации рабочего времени прост. На одном листе бумаги я составил список всех своих приоритетов, а на другом – всех совершаемых мною дел. Затем вычеркнул из второго списка все, что отнимает время, но не доставляет мне удовольствия, не снимает напряжение, не развивает и не приносит пользу. Таким образом, я исключил из своей жизни телевизор, бесцельный серфинг по Интернету и зависание в социальных сетях. Зачем мне сидеть в Интернете, если я и не работаю, и не отдыхаю и если вместо этого могу пойти в кино с семьей и получить массу удовольствия?

Почему важно иметь цель. Если у Вас нет цели, отказаться от названных мною времяпоглотителей затруднительно. А если цель есть, и Вы действительно желаете ее достичь, то нет ничего сложного в том, чтобы сконцентрироваться, приструнить свою лень и исключить все лишнее, – ведь Вы знаете, что каждая минута имеет ценность. Тем более что все мешающие привычки – почти как привычка курить: когда бросаешь, сначала сложно, а спустя время уже и не помнишь, что раньше курил. Конечно, не все может получиться сразу – будут минуты, когда покажется, что все усилия зря. Но такие минуты проходят, а опыт – остается.

Всего несколько лет назад я был куда менее организован. Мог промыкаться весь день и ничего не сделать. Тогда я занялся самодисциплиной: если отказался от телевизора – то больше его ни разу не включаю; если решил начинать день с самого сложного дела – именно так и по­ступаю. Не важно, лень мне или не лень, хочется или не хочется, – надо! Если я намерен достичь своей цели – то мне надо все это делать. И такой подход стал давать результат. А результат приносит удовлетворение: когда вижу, что чего-то достиг, вечером я спокоен – нет ощущения дискомфорта, нет паники, что опять ничего не успел.

Как планировать рабочий день. У меня есть собственная система, которую я разработал около двух лет назад. До этого я пробовал разные популярные методики, но они оказались для меня неудобными – были или очень сложными, или, наоборот, примитивными. Например, я заплатил за такой сервис (которым ни разу не воспользовался): позвонить на определенный номер, надиктовать заметку – и она в печатном виде появляется на экране компьютера. Но мне было неудобно идти по улице и разговаривать как будто с самим собой. Тогда я составил шаблон таблицы Excel. Если дел не очень много, то я просто держу их в голове и использую разве что напоминалки календаря Google1 (куда вношу только планируемые встречи). Пару раз я забывал о времени встречи, и потом мне было очень стыдно. Поэтому стал записывать, в какой день, во сколько, где и с кем у меня встреча. Затем календарь Google присылает мне SMS с напоминанием на мобильный телефон. А если время напряженное, дел много, то утром я распечатываю шаблон и от руки (так мне удобнее) вписываю в него задачи – и те, которыми должен заняться лично, и те, что собираюсь перепоручить и проконтролировать. Табличка помогает не только ничего не забыть, но и спланировать последовательность событий: когда нужно успеть много, есть смысл, например, назначать разные встречи в точках, расположенных не очень далеко друг от друга. Включив все дела в план, я прикрепляю его на стенку рядом с компьютером и регулярно обращаюсь к таблице, когда надо что-то вспомнить.

Система тайм-менеджмента советует расписывать в ежедневниках или компьютерных файлах каждый свой день. Но я уверен, что, уста­новив себе кучу мелких правил, очень быстро устанешь и вместо дел будешь думать только о выполнении этих правил. Поэтому я использую свою табличку только при необходимости.

В результате я стал намного более организованным. Вижу прогресс: больше успеваю, не отвлекаюсь на бесполезные действия, а времени на рабочие дела при этом трачу столько же, сколько и раньше (а иногда даже меньше). А кроме того, намного больше времени провожу с семьей.

Система тайм-менеджмента  – верьте в то, что Вы достигнете поставленных целей

Владимир Моженков, Генеральный Директор компании «Ауди Центр Таганка», Москва

У меня своя система недельного планирования. Все дни четко разбиты по основным блокам. Даже если я в командировке, все равно каждый день звоню руководителям отделов и общаюсь с ними.

  • Понедельник. Точно знаю, что в этот день, что бы ни случилось, я должен заниматься вопросами финансового анализа.
  • Вторник. Решаю вопросы, связанные с совершенствованием бизнес-процессов.
  • Среда. День маркетинга и рекламы.
  • Четверг. Развитие персонала. В этот день я встречаюсь или с теми, кто очень хорошо отработал какой-то период, – стараюсь узнать, почему так получилось, или, наоборот, с теми, кто, например, уже два месяца не выполняет план. Иногда просто общаюсь с новым человеком, который только пришел в компанию.
  • Пятница. Составляю план на следующую неделю. Этот день я считаю свободным – днем, когда я могу немножко времени уделить себе. 

Все важные несрочные дела я планирую на время до обеда. Это дела, которые требуют мыслительного процесса, подготовительного периода (например, в это время я думаю о планах на следующий год). Кроме того, до обеда я не отвечаю на звонки и не принимаю нежданных гостей. После обеда, как правило, назначаю встречи, звоню, отвечаю на звонки, общаюсь с людьми, которые хотят со мной встретиться.

Планирование рабочего дня руководителя происходит по такой системе, потому что трудно избежать искушения и не хвататься за все текущие дела, которые возникают ежедневно. Например, перестали работать кондиционеры. Это срочное дело, потому что при температуре +28 °C через два-три часа сотрудникам и клиентам будет некомфортно. Но главное – не скатываться в эту текучку, а грамотно все распределить. Иначе Генеральный Директор будет работать по 16–20 часов, крутиться как белка в колесе и ничего не добьется. Поэтому, когда кто-то пытается подойти ко мне с мелкой проблемой, я стараюсь не искушать себя и говорю: «Если Вы эту проблему знаете, то Вы ее решите. Это Ваша зона ответственности. Идите и решайте, лучше Вас это никто не сделает. Получится – расскажете».

У меня есть любимое выражение: «Сам процесс планирования важнее планов». Поэтому я прошу коллег, когда они составляют планы, закрыться в кабинете, уединиться, отключить телефон и спокойно поработать. Все создается дважды – сначала в сознании, в воображении, а потом в реальности. Еще великий Эйнштейн говорил, что воображение важнее знаний: человек вначале представляет, что он должен сделать, а потом этого достигает. Самое главное в планировании – вера в то, что ты достигнешь поставленных целей.

Как умещать все дела в 40-часовую рабочую неделю

Валерий Митякин, Собственник компании «Мастербордюр», Москва

В течение многих лет я был директором небольших компаний. За это время мне стало ясно: моя эффективность как руководителя зависит от способности определять приоритеты как для себя, так и для компании. В неделе ограниченное число часов. Как потратить их с максимальной пользой? Каким задачам и сколько уделять времени? Я решил составить перечень своих повседневных действий и подсчитать, сколько часов в неделю на все эти действия приходится тратить. Получившийся список я отдал друзьям-бизнесменам, чтобы они при необходимости уточнили его. В итоге получилась таблица, обобщающая опыт нескольких успешных директоров малых компаний. Хотелось бы заметить, что на разных этапах развития компании одно и то же дело может требовать разных временных затрат. Пока бизнес небольшой, многие директора наряду с административными функциями выполняют также обязанности рядового персонала. На первом этапе это допустимо, но когда компания выросла, директору неразумно заниматься чужой работой.

Для компании мы также составляем еженедельный план. Ориентируемся на стратегические задачи и текущие программы. Каждый из сотрудников отмечает, что он намерен предпринять на неделе и каких результатов ожидает достичь. Бывает, что руководитель или другие работники сами вносят в план для своих коллег те или иные задачи. При этом ячейку они раскрашивают «своим» цветом, чтобы всем было ясно, кто включил в план пункт. Как только этап работы завершен, сотрудник самостоятельно вносит в план отметку. Благодаря этому ка­ждый видит, что будут делать и что уже сделали его коллеги.


Справка


Федор Овчинников сейчас занимается запуском нового бизнеса – службы доставки пиццы. До этого в 2006–2010 годах был директором книжной сети «Сила ума», выросшей из маленького магазинчика на шестом этаже торгового центра в компанию, владеющую восемью большими магазинами в четырех городах: Воркуте, Сыктывкаре, Усинске и Ухте. С 2006-го ведет бизнес-блог http://sila-uma.ru, в котором практически ежедневно публикует заметки о работе над своими проектами, рассказывает о планах, решениях и результатах. В начале 2011 года, перед открытием нового дела, на два месяца уехал в Санкт-­Петербург, где был разнорабочим во всех крупных фастфуд-сетях; этот шаг предпринял для того, чтобы выяснить нюансы нового для себя бизнеса. Работая параллельно в нескольких местах, продолжал вести блог, подробно описывая свою партизанскую вылазку и сопровождая рассказы фотографиями. В апреле 2011 года в москов­ском издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга о Ф. Овчинникове «И ботаники делают бизнес» (автор – Максим Котин).

«Додо-пицца»
Сфера деятельности: изготовление и доставка пиццы
Форма организации: ООО
Месторасположение: Сыктывкар
Численность персонала: 4
Стаж директора в должности: с 2011 года (с момента основания компании)
Участие директора в бизнесе: владелец

Владимир Моженков окончил Брянский институт транспортного машиностроения и Институт менеджмента и предпринимательства (Москва). Проходил обучение и стажировки в Великобритании, Германии, Италии и США.

«Ауди Центр Таганка»

Сфера деятельности: авторитейл

Форма организации: входит в группу компаний «АвтоСпецЦентр»
Месторасположение: Москва
Численность персонала: 263
Годовой оборот: 6,375 млрд руб. 
Стаж Генерального Директора в должности: с 1998 года
Участие Генерального Директора в бизнесе: акционер
Подписчик журнала «Генеральный Директор»: с 2006 года

Валерий Митякин – совладелец нескольких компаний:«Мастербордюр» (производство цветных монолитных бетонных бордюров и прогулочных дорожек методом непрерывного литья с нанесением различной фактуры и возможностью монтажа подсветки; бизнес развивается по франчайзинговой модели и имеет собственное производство), «Мастерфайбр»(производство и укладка покрытий на основе резиновой крошки на детских и спортивных площадках; бизнес развивается по франчайзинговой модели),«Фабрика резиновых покрытий «Мастерфайбр» (производство и укладка покрытий на основе резиновой крошки на детских и спортивных площадках; собственное производство),«Сумасшедшая наука» (Mad Science; организация детских научно-познавательных и научно-развлекательных программ, праздников, шоу; бизнес развивается по франчайзинговой модели), «Фабрика шоколада»(первое предприятие шоколадного фастфуда в России; в будущем планируется развитие бизнеса по франчайзинговой модели).

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль